FrolaProjekt_01

Projektplanung Verbandslager
Ablaufplanung
1. Platz
1.1. Anforderungsprofil
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Größe: mind. 3 ha, genügend Platz 800 Personen
Parkmöglichkeiten für ca. 70 PKWs
Sanitäre Anlagen: mind. 1 Klo pro 50 Teilnehmer, ca. 1 Dusche pro 100 Teilnehmer
Möglichkeit zur Aufstellung des Großzelts / Arena
Wasser: Anschlussmöglichkeiten (Hydrant), Anschlussgröße
Strom: Starkstromanschlüsse, Stromanschlüsse
Feuerstellen
Lageplan (topographisch) ggf. erstellen
Brenn- und Bauholz
Einkaufsmöglichkeiten (Bäcker, Metzger, Baumarkt, Großmarkt)
1.2. Vorbereitungen, Ergänzungen, Equipment
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Zusätzliche Parkmöglichkeiten erschließen
Zusätzliche Sanitäranlagen (Chemoklos, Klowagen) mieten
Zusätzliche Versammlungsmöglichkeiten (Großzelt, NepalVario, Tarp)
Anfrage Feuerwehr für Hydrant, Termin ausmachen
Bühnen für Versammlungsorte mieten
Bierzelt-Garnituren mieten (Tische, Bänke)
Zusätzliche Stromgeneratoren mieten
Zusätzliches Brenn- und Bauholz kaufen (Stangenholz, Schwartenbretter, etc.)
Ton- und Lichttechnik (Stromverteiler, Stromkabel)
Genehmigung für Feuerstellen vom zuständigen Forstamt
Bestellung Frola-Bändchen
2. Vorbereitung des Verbandslagers
2.1. Projektinitiierung
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Projektleitung bestimmen
Orga-Kern-Team zusammenstellen
Kick-Off-Meeting durchführen
Orga-Ablaufplan aktualisieren
Termin und Ort für Vorbereitungstreffen festsetzen
2.2. Konzeption und Mottofindung
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Motto / Thema / Spielidee entwickeln
Ernennung der Verantwortlichen im Orga-Kern-Team für
o Programm/Spielidee
o Bibelkreise
o Musik
Referenten / Verkündiger / Musiker einladen
2.3. Mitarbeiterauswahl für das Orga-Team
Anforderungsprofil für Mitarbeiter
 Erfahrung bei kleinen Lagern oder im Orga-Team
 Empfehlung des (ehem.) Chiefscouts oder Predigers
 Hohe Einsatzbereitschaft, Engagement und Belastbarkeit
 Motivation vs. Eigeninteressen
 Zuverlässigkeit
 Verbindliche Zusage für die Mitarbeit ab Aufbau bis Abreise
2.4. Vorbereitungstag mit Ortsgruppen
2.4.1. Planung des Vorbereitungstreffens
 Verpflegung
 Raumaufteilung
 Tagesablaufplan
 Erstellen eines Logos
 Erstellung der Arbeitsanweisungen für die einzelnen Workshops
 Erstellen der To-Do-Listen für Workshops (Was-Wer-Bis wann-Listen)
 Einladung + Wegbeschreibung verschicken
2.4.2. Durchführung
 Begrüßung
 Vorstellung Konzept
 Lageplan / Platzaufteilung
 Aufteilung in Workshops (ggf. Splitting der Themen in mehrere Gruppen)
o Spielidee
o Bibelkreise
o Musik (Liedheft, Zusammenstellung Musikteams)
o Abendveranstaltungen
 Präsentieren der Workshop-Ergebnisse
 Verabschiedung
2.4.3. Nachbereitung und Dokumentation
 Ergebnisse zusammenfassen und veröffentlichen
 To-Do’s in Orga-Ablaufplan einfügen
 Beauftragung für Layout und Drucklegung des Liedheftes
3. Kalkulation
Folgende Kostenpunkte sind zu beachten:
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Platzmiete
Fahrtkosten (für Vorbereitungstreffen und Adventjugend-Fahrzeuge)
Liederhefte
Frola-Bändchen
Personalkosten (Referenten, etc.)
Büromaterial & Portokosten
Deko-Material (Bühne, Aktionen, etc.)
Strom- und Wasserkosten
Verpflegung und Unterbringung Orga-Team
Vorbereitungstreffen
Spielidee
Mietkosten Bühnen
Mietkosten Technik
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Mietkosten Generator
Mietkosten Tische und Bänke
Mietkosten Chemo-Klos bzw. Klowagen
Putzmittel
Trinkgelder
Give-Aways
Versicherungen
Sonstiges
4. Kontakte und Adressen
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Platzwart
Doktor, Krankenhaus
Feuerwehr / THW
Bäcker
Metzger
Eismann
Supermärkte / Großmarkt / Baumarkt
Förster / Forstamt
Bühnenverleih
Biertischgarnitur-Verleih
Leihtoiletten-Service
Baumaschinenverleih
Verantwortliche / Orga-Team
5. Durchführung und Troubleshooting
5.1. Orga-Briefing morgens
 Bericht der Verantwortlichen für die jeweiligen Bereiche
 Tages-To-Do-Liste aktualisieren auf Basis der Erkenntnisse aus dem Lager-Briefing am Abend
vorher
 Verteilung der Aufgaben, die den Tag über anstehen
 Feedback / Tagesrückblick / Problematiken ansprechen / Lösungen finden
 Für gelungene Aktionen Lob aussprechen
5.2. Kommunikation im Orga-Team im laufenden Tagesgeschäft
 Projektleiter übernimmt nur Kontrolle und Delegation (nicht mit Aufgaben belasten)
 Zentrale Kommunikationsplattform zur Weitergabe und Sammlung von Infos innerhalb des Teams
(z.B. Flipchart, Whiteboard, etc. im Büro)
o Offene Tages-To-Do-Liste
o Problemsammlung
o Änderungen, Kurzinfos, etc.
o Offene Agendaliste für Lager-Briefing
5.2. Lager-Briefing abends (mit Chiefscouts/Lagerleitung der Gruppen)
 Kurze Vorbesprechung mit Orga-Kern-Team
 Erstellung der Agenda auf Basis der gesammelten Informationen
 Zusammenstellung der Infos & Aufgaben für die Gruppen
 Ggf. Feedback
6. Unterlagen für die Durchführungsphase
6.1. Pläne und Listen
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Orga-Ablaufplan
Tages-To-Do-Listen
Putzplan Sanitäranlagen
Reinigungsplan Versammlungsstätten
Nachtwachenplan
Bühnenablaufplan (Minutenprogramm) für Veranstaltungen (für Techniker und Mitwirkende)
Parkausweisliste
Verleihliste Tische
Probenplan für Bühnen
6.2. Beschilderung
 Parkschein
 Toiletten, Duschen (männlich, weiblich)
 Parkverbot
 Pfeile für Anfahrtsweg
 Aushänge Orga-Büro und Infowand (Büro-Öffnungszeiten)
6.3. Dateien / Formulare
 Anmeldeformular
 Abrechnungsformular
 Platzabnahmeerklärung
 Lagerordnung
 Diverse Feedbackbögen (auch für einzelne Projektbausteine)
7. Projektabschluss und Auswertung
7.1. Auswertung des Frolas
Die folgenden Auswertungen dienen als Grundlage für eine Erfolgsmessung des Projekts:
7.1.1. Feedback Teilnehmer
 Auswertung nach Altersstufen
 Feedbackformular auf der Homepage (Umfrage)
7.1.2. Feedback Betreuer/Gruppenleiter
 Bewertung der Lager-Briefings
7.1.3. Feedback Orga-Team
 Teamatmosphäre
 Kommunikation im Team
7.1.4. Feedback Projektleiter
 Zeitplanung
 Budget
 Krisenmanagement
 Zusammenarbeit Orga-Team (genügend Besprechungen, Stimmung im Team, Vertrauen ins Team)
 Zusammenarbeit / Absprache mit Landesverband
7.1.5. Erfolgsmessung für einzelne Projektbausteine
 Kostenplanung
 Zeitplanung
 Bewertung der Lieferanten, Materialien, etc.
7.2. Mitarbeiterbewertung
 Einsatzbereitschaft
 Zuverlässigkeit / Termingerechtes Arbeiten
 Kostenbewusstsein
 Teamverhalten
 Besondere Stärken des Mitarbeiters (z.B. handwerkliche Fähigkeiten, Fachwissen,
Führungskompetenzen, „Multi-Talent“, etc.)
 Fazit / Bemerkungen / Empfehlung
7.3. Projektabschlussbericht