Seriendruck im Word

Seriendruck
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Seriendruck im Word
Seriendruck im Word ......................................................................... 1
Das Prinzip .................................................................................... 1
Ein paar wichtige Informationen vorab: ............................................ 2
Alle Seriendruck-Felder sind formatierbar! ...................................... 2
Alle Schritte sind rückgängig zu machen! ....................................... 2
Schritte können rückwärts durchlaufen werden! .............................. 2
Die korrekte Vorbereitung ............................................................... 2
So gehen Sie vor: .......................................................................... 3
Schritt 1: Dokumenttyp auswählen ................................................ 3
Schritt 2: Startdokument (Dokumenttyp) auswählen ....................... 3
Schritt 3:Empfänger wählen ......................................................... 3
Schritt 4: Dokument und Datenquelle verbinden ............................. 4
Schritt 5: Testen mit Vorschau ...................................................... 5
Schritt 6: Brief / Mail ausgeben ..................................................... 5
Komfortable Serienbriefe mit Outlook und Word................................. 6
Viel Erfolg und Spaß beim Durcharbeiten!
Für Informationen und Rat können Sie mich gerne kontaktieren.
Kerstin Armbrust-Krinn
[email protected]
www.armbrust-krinn.de
mobil: 0173/3240971
Das Prinzip
Der Seriendruck ist DAS Hilfsmittel,
um mit geringem Aufwand eine große
Anzahl von Adressaten mit identischen
Briefen und unterschiedlichen
Adressen zu erreichen. Und zwar per
Brief oder Mail.
Im Prinzip ist das Rezept für die Serien-Mixtur wirklich ganz einfach: Man
erstellt einen Vordruck mit Platzhaltern (das Hauptdokument), verknüpft
ihn mit dazu passenden Datenbeständen (die Datenquelle) und mischt
daraus viele, viele persönliche Anschreiben, Listen oder Etiketten.
Dabei können die Adressen noch nachbearbeitet werden. Ausgegeben
werden die individuellen Massenbriefe dann in Dateien, über den Drucker
oder als persönliche E-Mail über Microsoft Outlook*.
*Im Outlook können Adressen auch vorselektiert und dann in den WordSerienbrief übernommen werden, vgl. Inhaltsverzeichnis!
© Kerstin Armbrust-Krinn 14. Mai 2016
Seriendruck
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Ein paar wichtige Informationen vorab:
Alle Seriendruck-Felder sind formatierbar!
Damit optisch ansprechende Rundschreiben zustande kommen, lassen
sich sämtliche Seriendruck-Felder wie ganz normaler Fließtext
formatieren. Die hinzugemischten Inhalte erscheinen automatisch im
voreingestellten Format (Schriftart, Schriftgröße).
Alle Schritte sind rückgängig zu machen!
In all diesen Einzel- oder Sammeldateien können Sie beliebige Eingriffe
vornehmen – sogar die Daten aus der Datenquelle lassen sich nachträglich
korrigieren oder ergänzen. Das ist sehr wichtig, wenn die Datenbestände
uneinheitliche oder schlecht gepflegt sind.
Schritte können rückwärts durchlaufen werden!
Ab Schritt 2 lassen sich sämtliche Misch-Etappen auch problemlos
rückwärts durchlaufen! So können die Schritte einfach rechts im
Assistenten mit einem Klick auf den Pfeil nach links wieder rückgängig
gemacht werden – wenn es nicht so aussieht wie gewünscht!
Die korrekte Vorbereitung
1. Schreiben Sie Ihren Brief (Hauptdokument). Sie starten später von
hiert.
2. Falls Sie NICHT bestehende Outlook-Kontakte nutzen wollen, erstellen
Sie eine Datenquelle
 Exportieren Sie die Adressedaten in eine Excel- oder Wordtabelle.
Speichern Sie diese als „Datenquelle“ ab.
 Die Überschriften werden die späteren Feldnamen
(„Seriendruckfelder“) sein. Nutzen Sie folgende Namen:
 Tipp: Beachten Sie das Feld „Sgh“: Es ist für die spätere Anrede
über dem Brief. So sparen Sie sich die mühsame unterschiedliche
Ansprache Ihrer Adressaten und die Unterscheidung zwischen
„Sie“ und „Du“.
 WICHTIG: Viel Ärger sparen Sie sich auch, wenn Sie
Namenszusätze direkt mit in die Nachnamen-Spalte
übernehmen“!
© Kerstin Armbrust-Krinn 14. Mai 2016
Seriendruck
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So gehen Sie vor:
Im Extras-Menü- Briefe
und Sendungen mit
Serienbrieferstellung... Aufgabenbereich
Seriendruck aufrufen.
Es sind sechs Schritte zum
fertigen Seriendruck:
Der Assistent erscheint in
Form einer eigenen Steuerungs-Leiste am rechten Fensterrand.
Schritt 1: Dokumenttyp auswählen
Möglich sind Briefe, E-Mail-Nachrichten, Umschläge, Etiketten und
Verzeichnisse (fortlaufende Daten-Listen)
 Wählen Sie einfach "Briefe". Über "Weiter" am unteren Rand der
Steuerleiste gelangen Sie zur nächsten Auswahlmöglichkeit.
(„Dokument wird gestartet“).
Schritt 2: Startdokument (Dokumenttyp) auswählen
Sie haben Sie die Wahl, ob Sie mit dem aktuellen
Dokument, mit einer Dokument-Vorlage (zum Beispiel
Ihrer Geschäftsbrief-Vorlage) oder einem anderen,
bereits vorhandenen Dokument beginnen wollen.
 Starten Sie entweder mit der aktuellen, leeren
Datei (empfohlen – unser Hauptdokument) –
 oder rufen Sie gleich Ihre Brief-Vorlage auf.
Schritt 3:Empfänger wählen
Auch eine Excel-Tabelle ist eine vorhandene Liste.
 Wählen Sie die voreingestellte Option. Sie
bekommen so die Möglichkeit, über den Link
"Durchsuchen" den Pfad zu Ihrer Excel- oder
Wordtabelle vorzugeben.
 Wählen Sie hier die zuvor erstellte „Datenquelle“.
Damit Excel weiß, ob es nach den Daten im
kompletten Arbeitsblatt oder nur in einem
bestimmten Tabellenausschnitt suchen soll, sehen Sie sich noch einer
weiteren Abfrage gegenüber: Sofern die Datenbestände in Ihrer ExcelTabelle wie üblich gleich links oben in der Zelle A1 (mit den
Feldbeschreibungen) beginnen, wählen Sie einfach die komplette Tabelle.
(Anderenfalls müssen Sie den Datenbereich zuvor in Excel festlegen.)
© Kerstin Armbrust-Krinn 14. Mai 2016
Seriendruck
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Abschließend
entscheiden Sie durch
das Setzen oder
Entfernen von Häkchen,
welche der vorhandenen
Datensätze in Ihr Mailing
einbezogen werden
sollen:
Die getroffene
Empfängerauswahl
können Sie später noch
überprüfen und
verändern.
Schritt 4: Dokument und Datenquelle verbinden
Die Feldnamen werden in den Brief als Platzhalter eingesetzt. Später
werden die Felder in jedem Einzelbrief mit Daten
gefüllt. Beispiel:
<<Anrede>><<Name>> wird später gefüllt mit
„Frau Moos“.
 Verzichten Sie auf vorgefertigten
Adressblöcke, Grußzeilen oder andere
Angebote von Word!
 Setzen Sie den Cursor in der Höhe des
Adressfensters

 Rufen Sie über
“Seriendruckfeld einfügen“
(6. Schaltfläche von links) die Dialogbox
"Seriendruckfeld einfügen" auf
 Übernehmen Sie die einzelnen Platzhalter per
Doppelklick dorthin, wo der Cursor blinkt (an
die gewünschte Stelle.)
Leerzeichen dazwischen nicht
vergessen!
Bei den Seriendruck-Variablen handelt es sich um grau hinterlegte WordFelder, die Sie nach Belieben markieren, verschieben und kopieren
können.
Die Dialogbox muss mehrfach aufgerufen werden, weil es ja einige
Seriendruck-Felder gibt. Denn sonst lassen sich die Platzhalter nur
hintereinander weg eintragen Leerzeichen, Zeilenumbrüche oder
Zwischentexte können Sie aber bei Bedarf auch nachträglich noch
eingeben.
© Kerstin Armbrust-Krinn 14. Mai 2016
Seriendruck
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Schritt 5: Testen mit Vorschau
Sie erhalten eine komfortable Vorschau auf das Aussehen jeder einzelnen
Sendung:
 Seriendruck-Symbolleiste:
Mit der „Vorschau“-Schaltfläche können Sie Feldinhalte ein –und
ausblenden.
Über den Vorwärts- bzw. Rückwärtspfeil gehen Sie bei
Bedarf nach und nach alle Empfänger durch.
 Seriendruck-Assistent rechts am Bildrand:
Einzelne Empfänger aussortieren können Sie
per Mausklick auf die Schaltfläche
"Empfänger ausschließen".
Über "Empfängerliste bearbeiten" überprüfen Sei
den Verteiler noch einmal.
Schritt 6: Brief / Mail
ausgeben
Dokument und Liste werden
nun zusammengeführt. Sie können einen Druck
bzw. Sendebefehl geben oder aber die Dokumente
zuvor individuell bearbeiten.
Dabei haben Sie die Wahl, ob Sie
 den aktuell angezeigten Datensatz als
einzelne separate Datei,
 Teile des Verteilers (Datensatz "von ... bis
....") oder aber
 gleich alle Adressaten
in einer Sammeldatei bearbeiten wollen.
Zum Ausgeben nutzen Sie die rechten Schaltflächen auf der SeriendruckSymbolleiste
Seriendruck in neues Dokument.
Hier können Sie auch einzelne Datensätze gezielt
wählen und drucken.
Jede Adresse wird hier eine Seite im neuen
Dokument. Bei 5 Adressen erhalten Sie also
eine Datei mit 5 Seiten, auf denen sich je
ein gleicher Brief mit unterschiedlicher
Adresse befindet.
Seriendruck an Drucker
Auch hier können Sie die Datensätze noch selektieren. Dann werden die
Briefe gedruckt – einer pro Adresse.
© Kerstin Armbrust-Krinn 14. Mai 2016
Seriendruck
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Ausgabe in E-Mail: Hier können Sie den Brief als
Serienmail verschicken. Pro Empfänger senden Sie
eine Mail über Outlook. Sie können mit dem
Dialogfeld selektieren.
Tipp: Dies können Sie auch direkt über Outlook an
Word machen. Dann wählen Sie erst die Kontakte
und senden dann den Brief.
Komfortable Serienbriefe mit Outlook und Word
Versionen: Outlook 2000 und 2002
Schon in Outlook 97 und 98 konnten Sie die Adressinformationen aus
einem Kontaktordner als Grundlage für Serienbriefe in Word verwenden.
Dazu mussten Sie den Vorgang jedoch aus Word heraus starten. In
Outlook 2000 und 2002 ist das nicht mehr erforderlich. Ein spezieller
Befehl erlaubt den direkten Export der Adressen aus Outlook in ein WordSeriendokument.Damit sparen Sie nicht nur Zeit sondern auch die Mühe,
das Word-Dokument mit der Outlook-Datenbank zu verbinden. Das
schließt gleichzeitig eine Reihe von Fehlerquellen aus, denn der korrekte
Einsatz der Seriendruckfunktion von Word bereitet häufig Schwierigkeiten.
Und so vereinfachen Sie das Schreiben von Serienbriefen mit der neuen
Outlook-Funktion:
1. Wechseln Sie in Outlook in Ihren Kontaktordner. Falls Sie zusätzliche
Kontaktordner, etwa zur Unterscheidung von geschäftlichen und
privaten Kontakten, eingerichtet haben, können Sie auch direkt in
den Unterordner wechseln, dessen Inhalte als Grundlage für den
neuen Serienbrief dienen sollen.
2. Um alle derzeit angezeigten Kontakte als
Serienbriefempfänger zu übernehmen, wählen
Sie das Menü Extras-Seriendruck an (der
Befehl erscheint womöglich erst, nachdem Sie
auf den Doppelpfeil am unteren Menüende
geklickt haben).
3. Ein Dialogfeld stellt daraufhin die für den
Seriendruck erforderlichen Optionen zur
Verfügung. In den meisten Fällen genügt es,
die Standardeinstellungen mit Ok zu
akzeptieren. Damit verbinden Sie die aktuellen
Outlook-Kontaktinformationen mit einem
neuen Seriendruckdokument in Word.
4. Sie befinden sich anschließend im neuen Word-Dokument, das
zunächst leer ist. Es wird aber die Seriendruck-Symbolleiste
angezeigt, über die Sie die gewünschten Seriendruckfelder einfügen
können. Öffnen Sie dazu per Mausklick die Liste der Schaltfläche
Seriendruckfeld einfügen und wählen Sie nacheinander die
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passenden Felder aus.
Für die normale Anschrift
aktivieren Sie zum Beispiel als erstes das Feld "Name". Danach
drücken Sie einmal die Return-Taste, um eine neue Zeile
einzufügen, und zum Schluss wählen Sie das Feld
"Anschrift_geschäftlich" aus der Liste unter Seriendruckfeld einfügen
aus. Neben den Feldern geben Sie den Text des Serienbriefs oder
Ihren Briefkopf in der gewohnten Art und Weise ein. Auch
formatieren können Sie das Dokument ganz nach Belieben.
5. Zur Kontrolle klicken Sie auf die Symbolschaltfläche SeriendruckVorschau. Mit den Navigationsschaltflächen der SeriendruckSymbolleiste gehen Sie schrittweise durch alle Datensätze.
6. Sobald Sie mit dem Resultat zufrieden sind, wählen Sie die
Schaltfläche Seriendruck an Drucker an, womit Sie das fertige
Seriendokument zu Papier bringen. Oder klicken Sie auf Ausgabe in
neues Dokument, um die Serienbriefe zunächst in einer separaten
Datei speichern zu können. Sie sehen, dass Sie bei diesem
Verfahren vollständig ohne die komplizierten
Seriendruckanweisungen in Word auskommen. Sie müssen nur noch
die Felder einfügen und natürlich den Brief schreiben.
Ein Nachteil am vorgestellten Verfahren besteht darin, dass Sie bei jedem
Serienbrief wieder mit einer leeren Seite anfangen müssen.
Wahrscheinlich haben Sie aber längst Ihre eigene Briefvorlage in Word
erstellt. Kein Problem - auch darauf brauchen Sie nicht zu verzichten:
1. Legen Sie in Word ein neues Dokument auf Basis Ihrer Briefvorlage
an. Damit die Seriendruckverknüpfung mit Outlook funktioniert, darf
es nicht geschützt sein. Schalten Sie also gegebenenfalls den
Dokumentschutz aus. Anschließend speichern Sie den Standardbrief
als DOC-Datei unter einem Namen Ihrer Wahl.
2. Nun starten Sie Outlook und führen die oben beschriebenen Schritte
1 und 2 aus. Im Dialogfeld Kontakte zusammenführen aktivieren Sie
dann aber im Abschnitt Dokument die Option Vorhandenes
Dokument. Mit Hilfe der Schaltfläche Durchsuchen wählen Sie den
eben erstellten Standardbrief aus. Bestätigen Sie das Dialogfeld
dann mit Ok.
3. Nun fügen Sie - wie oben in Punkt 4 beschrieben - die gewünschten
Outlook-Felder ein. Dazu platzieren Sie den Cursor jeweils an den
passenden Stellen im Dokument. Am Ende müssen Sie den fertigen
Serienbrief nicht ausdrucken oder in einem neuen Dokument
ausgeben. Speichern Sie Ihren Standardbrief vielmehr mit den
inzwischen eingefügten Adressfeldern.
Wenn Sie die Seriendruckfunktion in Outlook später ein weiteres Mal
starten und dabei als Dokument den Standardbrief auswählen, sind bereits
alle Seriendruckfelder vorhanden, so dass Sie in Word nur noch
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Seriendruck
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kontrollieren müssen, ob die Adressangaben korrekt sind. Und den
Brieftext, den müssen Sie natürlich auch jedes Mal neu eingeben.
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