Publikationsverwaltung

Word 2000 Fortgeschritten
Gliederung
Inhaltsverzeichnis konkret
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Gliederung
Gliederung
Als Gliederung bezeichnet man das Einteilen eines Dokuments in verschiedene Ebenen.
So gibt es in einem Dokument z.B. eine Hauptüberschrift (Ebene 1), darunter werden die
einzelnen Unterkapitel definiert (Ebene 2), und sollte es in diesen Unterkapiteln auch noch
eigene Kapitel geben, so erstellen Sie eine weitere Gliederungsebene (Ebene 3). Als sehr
einfaches Beispiel lässt sich dieses Skriptum verwenden: Die Kapitelüberschrift
„Publikationsverwaltung“ stellt die Ebene 1 dar, die einzelnen Abschnitte Gliederung,
Inhaltsverzeichnis usw. werden der Ebene 2 zugeordnet, und unter der Ebene 2 existieren
noch einzelne Abschnittstexte, die zur Ebene 3 gehören. Dieses Skriptum ist also
gegliedert.
Um für ein Dokument eine Gliederung erstellen zu können, muss man in die gleichnamige
Ansicht (Menü ANSICHT / GLIEDERUNG) wechseln. In dieser Ansicht wird automatisch die
Symbolleiste GLIEDERUNG eingeblendet.
Abbildung 1: Symbolleiste ‚Gliederung’
Die Schaltflächen der Symbolleiste GLIEDERUNG
Stuft den Absatz um eine Ebene höher.
Stuft den Absatz um eine Ebene tiefer.
Wandelt den Absatz in einen Textkörper (Fließtext) um.
Verschiebt den Absatz um einen Absatz nach oben.
Verschiebt den Absatz um einen Absatz nach unten.
Erweitert die Ansicht um eine Ebene.
Reduziert die Ansicht um eine Ebene.
bis
Blendet die Ansicht bis zur gewählten Ebene ein.
Blendet alle Ebenen ein.
Zeigt nur die erste Zeile des Textes.
Blendet Formatierungen aus/ein.
bis
Diese Schaltflächen dienen zur Erstellung und Bearbeitung von Zentralund Filialdokumenten. Mit diesem Thema befasst sich das KAPITEL 3
BESONDERE DOKUMENTBEREICHE.
Word bietet eine Reihe von vorgefertigten Formatvorlagen an. Hierzu gehören auch die
Formatvorlagen ÜBERSCHRIFT 1 bis ÜBERSCHRIFT 9. Wenn Sie einem Absatz eine dieser
Formatvorlagen zuweisen, so wird dem betreffenden Absatz automatisch auch die
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entsprechende Gliederungsebene zugewiesen. Wenn Sie einem Absatz also die
Formatvorlage ÜBERSCHRIFT 1 zuweisen, erhält dieser Absatz automatisch auch die
GLIEDERUNGSEBENE 1. Dies funktioniert auch umgekehrt: Wenn Sie einem Absatz die
Gliederungsebene 1 zuweisen, wird dieser Absatz automatisch mit der Formatvorlage
ÜBERSCHRIFT 1 formatiert.
So erstellen Sie eine Dokumentgliederung
1.
Geben Sie Ihren Text, Ihre Überschriften und Unter-Überschriften ein.
2.
Wechseln Sie in die Ansicht GLIEDERUNG.
3.
Positionieren Sie die Einfügemarke im Bereich ÜBERSCHRIFT 1.
4.
Klicken Sie auf die Schaltfläche HÖHERSTUFEN (
). Diesem Absatz wurde nun die
GLIEDERUNGSEBENE 1 (und auch die Formatvorlage ÜBERSCHRIFT 1) zugewiesen.
5.
Positionieren Sie die Einfügemarke im Text ÜBERSCHRIFT 2.
6.
Klicken Sie auf die Schaltfläche TIEFERSTUFEN (
). Dem Absatz wurde nun die
GLIEDERUNGSEBENE 2 (und die Formatvorlage ÜBERSCHRIFT 2) zugewiesen. Sie
sehen also, dass dieser Absatz den vorhergehenden als Maßstab benutzt hat, denn
der Befehl „Tieferstufen“ hat sogleich die Gliederungsebene 2 zugewiesen. Wie der
gegliederte Text jetzt aussieht, zeigt die folgende Abbildung.
Abbildung 2: Text mit Gliederungsebenen – Ansicht ‚Gliederung’
Der Vorteil liegt darin, dass Sie jetzt ohne Probleme ganze Absätze mit einem einfachen
Mausklick verschieben können. Außerdem erhalten Sie durch die Anzeige der einzelnen
Ebenen eine gut strukturierte und leicht überschaubare Ansicht Ihres Dokuments.
Es kann hilfreich sein, die Schaltfläche NUR ERSTE ZEILE (
) zu aktivieren, da
dadurch nur die jeweils erste Zeile der einzelnen Absätze angezeigt wird.
So verschieben Sie einzelne Absätze
1.
Wechseln Sie in die Ansicht GLIEDERUNG.
2.
Positionieren Sie die Einfügemarke im zu verschiebenden Absatz.
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3.
Gliederung
Klicken Sie auf die Schaltfläche Nach oben (
) oder Nach unten (
Absatz in die entsprechende Richtung zu verschieben.
), um den
So verschieben Sie einen Absatz und die folgenden, tiefergestuften Absätze
1.
Wechseln Sie in die Ansicht GLIEDERUNG.
2.
Klicken Sie auf das Pluszeichen links neben dem zu verschiebenden Absatz.
Abbildung 3: Überschrift 3 und alle folgenden, tiefergestuften Absätze sind markiert
3.
Ziehen Sie den Absatz mit der Maus an die neue Position. Es werden sämtliche
Absätze der darunter liegenden Gliederungsebenen mitverschoben. Mit dieser
Methode können Sie schnell sehr große Textpassagen verschieben.
Nummerierung der Gliederungsebenen
Im Modul WORD 2000 GRUNDLAGEN haben Sie bereits Nummerierungen kennen gelernt;
diese Nummerierungen bezogen sich jedoch stets nur auf entsprechende Absätze. Hat
man einem Dokument eine Gliederung zugewiesen, so kann man sehr einfach einzelne
Kapitel und Unterkapitel durchnummerieren.
So erstellen Sie eine Nummerierung
1.
Weisen Sie Ihrem Dokument eine Gliederung zu.
2.
Wechseln Sie in die Ansicht SEITENLAYOUT.
3.
Klicken Sie im Menü FORMAT auf den Menüpunkt NUMMERIERUNGEN UND
AUFZÄHLUNGSZEICHEN.
4.
Wechseln Sie in das Register GLIEDERUNG.
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Gliederung
Abbildung 4: Dialogfenster 'Nummerierungen und Aufzählungszeichen’ Register Gliederung
5.
Wählen Sie die gewünschte Nummerierung aus.
6.
Klicken Sie auf die Schaltfläche
, um zu weiteren Optionen zu gelangen.
Abbildung 5: Dialogfenster 'Gliederung anpassen'
7.
Wählen Sie unter EBENE die zu bearbeitende Gliederungsebene aus.
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Gliederung
8.
Im Bereich NUMMERIERUNGSFORMAT können Sie die gewünschte Formatierung
angeben, unter FORMATVORLAGE lässt sich eine entsprechende Vorlage auswählen,
die der Nummerierung zugewiesen wird.
9.
Unter NUMMERN- bzw. TEXTPOSITION lassen sich die Abstände der entsprechenden
Textteile definieren.
10. Klicken Sie auf die Schaltfläche
, um die Einstellungen anzuwenden.
Abbildung 6: Dialogfenster 'Gliederungsebenen mit Nummerierung'
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Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis
Ein Inhaltsverzeichnis ist eine Auflistung aller in einem Dokument vorhandenen
Überschriften. Um ein Inhaltsverzeichnis erstellen zu können, muss das Dokument zuvor
gegliedert werden. Man kann exakt bestimmen, bis zu welcher Ebene die Überschriften
mit in das Verzeichnis aufgenommen werden.
So erstellen Sie ein Inhaltsverzeichnis
1.
Weisen Sie Ihrem Dokument eine Gliederung zu.
Ein Inhaltsverzeichnis wird immer an der Position der Einfügemarke erstellt.
Standardmäßig positioniert man Verzeichnisse am Anfang oder am Ende eines
Dokuments.
2.
Positionieren Sie die Einfügemarke an der Stelle, an der das Inhaltsverzeichnis
eingefügt werden soll.
3.
Klicken Sie im Menü EINFÜGEN auf den Menüpunkt INDEX UND VERZEICHNISSE.
Abbildung 7: Dialogfenster 'Index und Verzeichnisse' Register Inhaltsverzeichnis
4.
Das Kontrollkästchen SEITENZAHLEN ANZEIGEN blendet die Seitenzahlen neben den
Einträgen ein/aus.
5.
Das aktivierte Kontrollkästchen SEITENZAHLEN RECHTSBÜNDIG platziert die
Seitenzahlen am rechten Seitenrand, im Listenfeld FÜLLZEICHEN können Sie die
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Inhaltsverzeichnis
Zeichen auswählen, die zwischen den Einträgen und den Seitenzahlen verwendet
werden.
6.
Wählen Sie unter EBENEN ANZEIGEN die Zahl der Gliederungsebenen aus, die im
Verzeichnis angezeigt werden sollen.
7.
Wählen Sie aus dem Listenfeld FORMATE ein vordefiniertes Format aus. Sie können
eine Vorschau des Layouts im Bereich SEITENANSICHT betrachten.
8.
Klicken Sie auf die Schaltfläche
gelangen.
, um zum gleichnamigen Dialogfenster zu
Abbildung 8: Dialogfenster 'Optionen für Inhaltsverzeichnis'
9.
In diesem Dialogfenster können Sie definieren, ob Formatvorlagen im Verzeichnis
verwendet werden, bzw. welche der Vorlagen angewandt werden sollten.
10. Klicken Sie auf die Schaltfläche
Formatvorlagen vorzunehmen.
, um Formatierungen an den
Die Formatvorlagen können Sie nur bearbeiten, wenn Sie im Listenfeld
FORMATE den Punkt VORLAGE ausgewählt haben.
11. Klicken Sie auf die Schaltfläche
, um das Verzeichnis einzufügen.
Aktualisieren eines Inhaltsverzeichnisses
Wenn Sie nach der Erstellung des Verzeichnisses Änderungen am Text des Dokuments
vornehmen, kann es geschehen, dass sich Überschriften verschieben . Es ist jedoch nicht
notwendig, das gesamte Inhaltsverzeichnis neu zu erstellen. Da das Verzeichnis aus
einer Reihe von FELDERN besteht, genügt es vollkommen, diese Felder zu
AKTUALISIEREN.
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Inhaltsverzeichnis
So aktualisieren Sie das Inhaltsverzeichnis
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Verzeichnis1.
2.
Wählen Sie aus dem KONTEXTMENÜ den Menübefehl FELDER AKTUALISIEREN.
Abbildung 9: Dialogfenster 'Inhaltsverzeichnis aktualisieren'
1
3.
Wählen Sie im Dialogfenster INHALTSVERZEICHNIS AKTUALISIEREN die gewünschte
Option aus.
4.
Klicken Sie auf die Schaltfläche
, um das Verzeichnis zu aktualisieren.
Ab Windows 95 werden Verzeichnisse auch Ordner genannt.
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Index
Index
Als Index bezeichnet man ein Stichwortverzeichnis, das die Position bestimmter, im Text
vorkommender Begriffe auflistet. Ähnlich dem Inhaltsverzeichnis wird der Index an der
Position der Einfügemarke eingefügt; auch hier sollte man darauf achten, den Index am
Anfang oder am Ende des Dokuments zu platzieren. Es ist jedoch notwendig, Worte, die
in diesem Index aufgelistet werden sollen, entsprechend zu kennzeichnen; also mit Hilfe
eines Feldes einen Verweis auf den entsprechenden Begriff zu erstellen.
So legen Sie einen Indexeintrag fest
1.
Markieren Sie das Wort, für das Sie einen Indexeintrag erstellen möchten.
2.
Klicken Sie im Menü EINFÜGEN auf den Menüpunkt INDEX UND VERZEICHNISSE.
3.
Wechseln Sie in das Register INDEX.
4.
Klicken Sie auf die Schaltfläche
.
Abbildung 10: Dialogfenster 'Indexeintrag festlegen'
5.
Klicken Sie auf die Schaltfläche
Indexeintrag zu erstellen.
, um aus dem gewählten Wort einen
Sie können auch mit der Tastenkombination
Indexeintrag festlegen.
+
+
einen
Abbildung 11: Begriff mit Indexverweis'
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Index
Ist die Schaltfläche
der Symbolleiste STANDARD aktiviert, so wird der Indexverweis in
geschwungenen Klammern dargestellt (siehe Abbildung oben).
6.
Wiederholen Sie dieses Verfahren mit allen Worten, die Sie in Ihren Index aufnehmen
möchten.
Wenn alle Begriffe mit einem Indexverweis versehen sind, kann man nun den Index selbst
erstellen.
So erstellen Sie einen Index
1.
Positionieren Sie die Einfügemarke an der Stelle, an der Sie den Index erstellen
möchten.
2.
Klicken Sie im Menü EINFÜGEN auf den Menüpunkt INDEX UND VERZEICHNISSE.
Abbildung 12: Dialogfenster 'Index und Verzeichnisse' Register Index
3.
Wechseln Sie in das Register INDEX.
4.
Im Bereich TYP können Sie grundlegende Einstellungen für den Index vornehmen.
EINGEZOGEN bedeutet, dass die Indexeinträge in Stufenform, FORTLAUFEND, dass die
Einträge untereinander aufgelistet werden.
5.
Geben Sie bei SPALTEN die gewünschte Spaltenanzahl an.
6.
Unter FORMATE können Sie wie beim Inhaltsverzeichnis vordefinierte Formate
auswählen. Im Bereich SEITENANSICHT sehen Sie eine Vorschau auf den Index.
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Index
Auch in diesem Register können Sie mit der Schaltfläche
wie bei
einem Inhaltsverzeichnis Formatvorlagen verwenden, zuweisen und bearbeiten.
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Abbildungsverzeichnis
Abbildungsverzeichnis
Ein Abbildungsverzeichnis ist eine Liste, in der alle Abbildungen und die dazugehörigen
Seitenzahlen aufgelistet werden. Dafür ist es notwendig, im Dokument eingebettete Bilder
mit einer Beschriftung zu versehen; diese Beschriftungen der Bilder dienen als Grundlage
für das Abbildungsverzeichnis.
So fügen Sie Beschriftungen ein
1.
Fügen Sie Ihre Grafik(en) an gewünschter Stelle im Dokument ein.
2.
Positionieren Sie die Einfügemarke unter oder neben der Grafik.
3.
Klicken Sie im Menü EINFÜGEN auf den Menüpunkt BESCHRIFTUNG.
Abbildung 13: Dialogfenster Beschriftung
4.
Geben Sie im Bereich BESCHRIFTUNG nach ABBILDUNG 1 einen Namen für die Grafik
(z.B. Dialogfenster Beschriftung) ein.
5.
Um den Text ABBILDUNG 1 zu ändern, bzw. eine neue Serie an Beschriftungen (z.B.
Diagramm 1) zu beginnen, klicken Sie auf die Schaltfläche
. Geben
Sie im Dialogfenster BESCHRIFTUNG HINZUFÜGEN einen neuen Namen ein und klicken
Sie auf die Schaltfläche
.
6.
Klicken Sie auf die Schaltfläche
Nummerierung festzulegen.
7.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit der Schaltfläche
, um das Format für die
.
Wenn Sie eine Grafik in ein Textfeld einfügen und diese beschriften, so wird
diese Beschriftung nicht in das Abbildungsverzeichnis übernommen.
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Abbildungsverzeichnis
So erstellen Sie ein Abbildungsverzeichnis
1. Versehen Sie alle Grafiken, die im Verzeichnis aufgelistet werden sollten, mit einer
Beschriftung.
2. Formatieren Sie die Beschriftungen Ihren Wünschen entsprechend.
3. Positionieren Sie die Einfügemarke an der Stelle, an der das Abbildungsverzeichnis
eingefügt werden soll.
4. Klicken Sie im Menü EINFÜGEN auf den Menüpunkt INDEX UND VERZEICHNISSE.
5. Wechseln Sie in das Register ABBILDUNGSVERZEICHNIS.
Abbildung 14: Dialogfenster 'Index und Verzeichnisse' Register Abbildungsverzeichnis
6. Die Funktionen des Registers ABBILDUNGSVERZEICHNIS sind gleich handzuhaben, wie
die Funktionen der anderen Register (z.B. Inhaltsverzeichnis).
7. Klicken Sie auf die Schaltfläche
erstellen.
, um das Abbildungsverzeichnis zu
Wenn Sie zusätzliche Grafiken einfügen, ist es auch hier notwendig, das
Verzeichnis über den Kontextmenübefehl FELDER AKTUALISIEREN auf den
neuen Stand zu bringen.
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Fußnoten
Fußnoten
Fußnoten sind nummerierte Anmerkungen zu gewissen Textpassagen. Man unterscheidet
grundsätzlich zwischen Fuß- und Endnoten, wobei Fußnoten am Ende der Seite (in der
Fußzeile), Endnoten am Ende des Dokuments eingefügt werden.
So erstellen Sie eine Fußnote
1.
Markieren Sie den Begriff, zu dem Sie eine Fußnote erstellen möchten.
2.
Klicken Sie im Menü EINFÜGEN auf den Menüpunkt FUßNOTE.
Abbildung 15: Dialogfenster 'Fußnote und Endnote'
3.
Entscheiden Sie im Bereich EINFÜGEN, ob für den Begriff eine Fuß- oder Endnote
erstellt werden soll.
4.
Im Bereich NUMMERIERUNG können Sie die Art der Nummerierung oder Aufzählung
definieren.
5.
Klicken Sie auf die Schaltfläche
Symbol auszuwählen.
6.
Klicken Sie auf die Schaltfläche
, um weitere Einstellungsmöglichkeiten
für Fuß- bzw. Endnoten angezeigt zu bekommen.
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, um anstelle einer Zahl ein bestimmtes
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Fußnoten
Abbildung 16: Dialogfenster 'Optionen für Fuß- und Endnoten'
7.
Wählen Sie das Register (FUß- ODER ENDNOTE) aus, um die Optionen für die
entsprechenden Bemerkungen festzulegen.
8.
Wählen Sie im Listenfeld POSITION, ob die Fuß- oder Endnoten am Seitenende oder
direkt nach dem Text positioniert werden sollen.
9.
Definieren Sie im Listenfeld Zahlenformat, welches Layout Ihren Fuß-/Endnoten
zugewiesen werden soll.
10. Bestimmen Sie bei BEGINNEN MIT, mit welcher Zahl die Nummerierung starten soll.
11. Wählen Sie bei den Optionen NUMMERIERUNG aus, wie die Zahlen fortgeführt werden
sollen:
FORTLAUFEND
Führt zu einer durchgehenden Nummerierung.
JEDEN ABSCHNITT NEU Beginnt in jedem Abschnitt mit der von Ihnen vorgegebenen
BEGINNEN
Nummerierung.
JEDE
SEITE
NEU
BEGINNEN
Beginnt auf jeder Seite mit der von Ihnen vorgegebenen
Nummerierung.
12. Klicken Sie im Dialogfenster OPTIONEN FÜR FUß- UND ENDNOTEN auf die Schaltfläche
, um Ihre Auswahl zu bestätigen.
13. Klicken Sie im Dialogfenster FUß- UND ENDNOTE auf die Schaltfläche
die Fuß-/Endnote zu erstellen.
, um
Beim Einfügen/Bearbeiten von Fuß-/Endnoten gibt es einen wesentlichen Unterschied
zwischen den Ansichten SEITENLAYOUT und NORMALANSICHT:
In der Ansicht SEITENLAYOUT werden Fußnoten an der von Ihnen definierten Position
angezeigt, wobei standardmäßig eine Trennlinie zwischen dem Fließtext und dem
Fußnotenbereich eingefügt wird.
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Fußnoten
In der NORMALANSICHT werden Fußzeilen standardmäßig nicht eingeblendet, sondern es
wird erst durch einen Doppelklick auf die entsprechende Fußnotenzahl im Text am
unteren Ende des Arbeitsbereiches ein eigener Bereich für Fußnoten angezeigt.
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