Dokumentbereiche

Word 2000 Fortgeschritten
Besondere Dokumentbereiche
Besondere Dokumentbereiche
Sie können Ihre Dokumente unterschiedlichst gestalten. Dazu gehören das Formatieren
des Textes, das Aufteilen des Textes in mehrere Spalten, aber auch die Unterteilung
eines Dokuments in unterschiedliche Bereiche. Abschnitte sind einzelne Bereiche
innerhalb eines Dokuments; bei großen Dokumenten besteht auch die Möglichkeit, die
große Einzeldatei in kleinere Teildateien (Filialdokumente) aufzuteilen. Letztendlich
erfahren Sie noch, wie Sie Ihre Dokumente vor unbefugten Zugriffen schützen können.
Was erfahren Sie in diesem Kapitel?
Wie Sie Text in mehrere Spalten aufteilen
Wie Sie ein Dokument in mehrere Abschnitte unterteilen
Was ein Zentraldokument ist
Wie Sie Ihr Dokument schützen
Spalten
Word bietet die Möglichkeit an, Fließtext in mehrere Spalten aufzuteilen. Diese Aufteilung
des Textes in Spalten bezieht sich auf den jeweiligen ABSCHNITT oder auf einen
markierten Textbereich. Der Text wird so angeordnet, als würden Sie ihn in eine Tabelle
mit gleicher Spaltenanzahl schreiben.
Wenn Sie einen markierten Textbereich in Spalten aufteilen, so wird
automatisch vor und nach dem Spaltentext ein Abschnittswechsel eingefügt.
So teilen Sie einen Textbereich in mehrere Spalten auf
1.
Markieren Sie den entsprechenden Text.
2.
Klicken Sie in der Symbolleiste STANDARD auf die Schaltfläche SPALTEN (
3.
Wählen Sie aus dem Menü die gewünschte Spaltenanzahl mit einem Linksklick aus.
Abbildung 1: Spaltenauswahl über die Symbolleiste
).
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Ändern der Spaltenbreite
Sie können sehr einfach die Spaltenbreite jeder einzelnen Spalte verändern. Word bietet
dafür zwei Möglichkeiten an: Die erste Variante stellt eine Veränderung der Spaltenbreite
über das LINEAL dar, bei Variante zwei erfolgt die Änderung über den Menüpunkt
SPALTEN im Menü FORMAT (mit den Details dieses Menüs befasst sich der nächste
Abschnitt).
So verändern Sie die Spaltenbreite über das Lineal
1.
Positionieren Sie die Einfügemarke in der Spalte, deren Breite Sie verändern
möchten.
2.
Bewegen Sie die Maus in das Lineal – in den grauen Bereich, der den
Spaltenzwischenraum oder –rand darstellt (der Mauszeiger verwandelt sich in einen
Doppelpfeil).
Abbildung 2: Änderung der Spaltenbreite über das Lineal
3.
Ziehen Sie den grauen Bereich nach links oder rechts, um die Spaltenbreite zu
verändern.
Weitere Formatierung der Spalten
Neben dem Verändern der Spaltenbreite bietet Word noch eine Vielzahl von
Möglichkeiten an, um das Layout der Spalten unterschiedlichst zu gestalten. Hierzu
gehören u.a. Trennlinien zwischen den Spalten und die Abstände zwischen den einzelnen
Spalten.
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Das Dialogfenster Spalten
Abbildung 3: Dialogfenster 'Spalten'
BEREICH DES
DIALOGFENSTERS
BESCHREIBUNG
Durch einen Linksklick in das entsprechende Feld können Sie Text
VOREINSTELLUNGEN in ein bis drei Spalten aufteilen und auch die Anordnung der
Spalten definieren.
ANZAHL DER
SPALTEN
Die hier eingegebene Zahl definiert die Anzahl der Spalten.
BREITE UND
ABSTAND
Die Maße bestimmen die Spaltenbreiten der einzelnen Spalten. Ist
das Kontrollkästchen GLEICHE SPALTENBREITE aktiviert, so werden
alle Maße auf denselben Wert gesetzt.
ZWISCHENLINIE
Ist dieses Kontrollkästchen aktiviert, so wird zwischen den
einzelnen Spalten eine Trennlinie eingefügt.
ANWENDEN AUF
Aus diesem Listenfeld kann ausgewählt werden, auf welche
Bereiche des Dokuments sich die vorgenommenen Einstellungen
auswirken.
Abschnitte
Abschnitte sind unterteilte Bereiche in einem Dokument, welchen verschiedenste
Eigenschaften zugewiesen werden können. Sie haben bereits erfahren, dass
Abschnittswechsel automatisch eingefügt werden, wenn Sie einen bestimmten
Textbereich markieren und diesen Bereich in mehrere Spalten aufteilen. Ebenso kann
Text in verschiedenen Abschnitten mit unterschiedlichem Textfluss und auch anderen
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Layouteinstellungen (Seitenränder) versehen werden. Ein weiterer Vorteil von
unterschiedlichen Dokumentabschnitten ist jener, dass Sie den einzelnen Abschnitten
verschiedene Kopf- und Fußzeilen zuweisen können. So haben Sie z.B. auf der ersten
Seite eines Briefes ein Firmenlogo, einen aufwendig gestalteten Briefkopf, auf allen
folgenden Seiten jedoch nur mehr eine einfach gestaltete Variante der Firmenadresse.
So fügen Sie einen Abschnittswechsel ein
1. Positionieren Sie die Einfügemarke an der Stelle im Dokument, an der der
Abschnittswechsel eingefügt werden soll.
2. Klicken Sie im Menü EINFÜGEN auf den Menüpunkt MANUELLER WECHSEL.
Abbildung 4: Dialogfenster 'Manueller Wechsel'
3. Wählen Sie im Bereich ABSCHNITTSWECHSEL die gewünschte Option aus:
NÄCHSTE SEITE
Fügt einen Abschnittswechsel ein und bricht die Seite um, sodass am
Beginn der nächsten Seite ein neuer Abschnitt beginnt.
FORTLAUFEND
Fügt einen Abschnittswechsel ohne Seitenumbruch ein.
GERADE SEITE
Fügt einen Abschnittswechsel ein und setzt den nächsten Abschnitt
auf die nächste GERADE Seite. Hat die folgende Seite einen ungerade
Seitenzahl, wird sie leer gelassen.
Fügt einen Abschnittswechsel ein und setzt den nächsten Abschnitt
UNGERADE SEITE auf die nächste UNGERADE Seite. Hat die folgende Seite einen gerade
Seitenzahl, wird sie leer gelassen.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche
, um den Abschnittswechsel einzufügen.
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Einstellung verschiedener Layouteigenschaften
Wenn Sie ein Dokument in unterschiedliche Abschnitte unterteilen, können Sie wie bereits
erwähnt diesen einzelnen Abschnitten gewisse Eigenschaften zuweisen, die sich ohne
Abschnittswechsel auf das gesamte Dokument auswirken würden. Hierzu gehören
unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen, Einstellungen der Seitenränder aber auch
Papierformate.
So weisen Sie verschiedenen Abschnitten unterschiedliche Seiteneinstellungen zu
1.
Positionieren Sie die Einfügemarke im gewünschten Abschnitt.
2.
Klicken Sie im Menü DATEI auf den Menüpunkt SEITE EINRICHTEN.
Abbildung 5: Dialogfenster 'Seite einrichten'
3.
Achten Sie darauf, dass im Bereich ANWENDEN AUF der Listeneintrag AKTUELLEN
ABSCHNITT aktiviert ist.
4.
Nehmen Sie die gewünschten Änderungen in den jeweiligen Registern vor:
Seitenränder, Abstände der Kopf- und Fußzeilen, Papierformat und -ausrichtung usw.
5.
Klicken Sie auf die Schaltfläche
, um Ihre Einstellungen auszuführen.
Zentraldokument
Ein ZENTRALDOKUMENT ist ein Dokument, welches eine Gruppe von zusammengehörigen
Dokumenten enthält. Zweck eines Zentraldokuments ist es, ein umfangreiches Dokument
zu verwalten und zu organisieren, indem man es in kleinere und einfacher zu
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handhabende FILIALDOKUMENTE aufteilt. So kann man z.B. Zentral- und Filialdokumente
verwenden, um die Kapitel eines Buches zu organisieren.
So erstellen Sie Filialdokumente
1.
Geben Sie Ihren Text und die entsprechenden Überschriften ein.
2.
Wechseln Sie in die Ansicht GLIEDERUNG.
3.
Weisen Sie Ihrem Dokument die gewünschten Gliederungsebenen zu.
4.
Positionieren Sie die Einfügemarke in dem Absatz (z.B. Kapitelüberschrift), aus dem
Sie ein Filialdokument erstellen möchten.
5.
Klicken Sie auf die Schaltfläche FILIALDOKUMENT ERSTELLEN (
GLIEDERUNG.
6.
Wiederholen Sie die Schritte (4) und (5) für alle weiteren Kapitel.
) in der Symbolleiste
Abbildung 6: Beispiel für Zentral- und Filialdokument(e) – Word: Ansicht Gliederung
7.
Speichern Sie das Dokument ab.
Es werden nun jeweils eigene Dateien für das Zentraldokument und für die einzelnen
Filialdokumente angelegt. Dadurch kann man große Dokumente leichter verwalten, da
nicht immer die gesamte Datei geöffnet werden muss, um Änderungen vorzunehmen.
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Abbildung 7: Beispiel: Speicherung von Filialdokumenten und Zentraldokument - Dateiordner
Die obenstehende Abbildung zeigt, wie das Dokument nach einer Aufteilung gespeichert
wird. Das markierte Objekt Titel des Buches stellt das Zentraldokument dar, die Dateien
Kapitel 1 bis Kapitel 3 sind die dazugehörigen Filialdokumente.
In der Abbildung des Beispieles der Filialdokumente und des Zentraldokuments
in der Gliederungsansicht ist zu sehen, dass mit der Aufgliederung eines
Dokuments in einzelne Filialdokumente auch automatisch Abschnittswechsel
eingefügt werden.
Unterdokumente
Wenn Sie nun eine vorhandene Datei einem Filialdokument hinzufügen möchten, so wird
dieses einzufügende Dokument als UNTERDOKUMENT bezeichnet. Ein Unterdokument ist
also im Prinzip ein Filialdokument in einem bestehenden Filialdokument.
So fügen Sie ein Unterdokument in ein Filialdokument ein
1.
Öffnen Sie das entsprechende Filialdokument.
2.
Wechseln Sie in die Ansicht GLIEDERUNG.
3.
Positionieren Sie die Einfügemarke an der Stelle, an der Sie das Unterdokument
einfügen möchten.
4.
Klicken Sie auf die Schaltfläche UNTERDOKUMENT EINFÜGEN (
GLIEDERUNG.
5.
Wählen Sie im Dialogfenster FILIALDOKUMENT EINFÜGEN das gewünschte Dokument
aus.
6.
Klicken Sie auf die Schaltfläche
) in der Symbolleiste
, um das Unterdokument einzufügen.
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Beim Einfügen eines Unterdokuments werden alle Dokument- und
Formatvorlagen des Zentraldokuments verwendet.
Schaltfläche Filialdokument erweitern/reduzieren
Die Schaltfläche FILIALDOKUMENT ERWEITERN/REDUZIEREN (
) der Symbolleiste
GLIEDERUNG bewirkt, dass entweder die Speicherorte der Filialdokumente angezeigt
werden oder die tatsächlichen Namen der Kapitel.
Abbildung 8: Darstellung Filialdokument reduziert
Dokument sperren
Zentral- und Filialdokumente können auch innerhalb einer Netzwerk-Arbeitsgruppe
verwendet und gemeinsam bearbeitet werden. Durch das Sperren eines Dokuments wird
bewirkt, dass andere Benutzer dieses Dokument zwar betrachten, nicht aber bearbeiten
können.
So sperren Sie ein Filialdokument
1. Öffnen Sie das Zentraldokument und wechseln Sie in die Ansicht GLIEDERUNG.
2. Schalten Sie die erweiterte Ansicht ein (
).
3. Positionieren Sie die Einfügemarke in dem zu sperrenden Dokumenttitel
(Kapitelüberschrift).
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dokument sperren (
).
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Abbildung 9: Gesperrtes Filialdokument
Sie sehen anhand des Schlosses neben dem Kapitelnamen, dass das aktuelle
Filialdokument gesperrt ist.
Dokumentschutz
Man schützt ein Dokument, um es vor unbefugten Zugriffen zu schützen. Beim Schutz
lassen sich bestimmte Ebenen der Zugriffsberechtigungen definieren. Des Weiteren ist es
möglich, Dokumente mit einem Kennwort zu versehen, sodass Sie gezielt steuern
können, wer diese Datei öffnen darf.
So versehen Sie ein Dokument mit einem Schreibschutz
1.
Geben Sie den Text ein.
2.
Klicken Sie im Menü DATEI auf den Menüpunkt SPEICHERN UNTER.
3.
Klicken Sie im Dialogfenster SPEICHERN UNTER auf die Schaltfläche EXTRAS (
4.
Klicken Sie auf den Menüpunkt ALLGEMEINE OPTIONEN.
Abbildung 10: Dialogfenster 'Speichern' – Gemeinsamer Dateizugriff
).
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5.
Wenn Sie nur bei KENNWORT FÜR LESE-/SCHREIBZUGRIFF ein Kennwort eingeben,
kann das Dokument von jedem Benutzer, der das Kennwort eingibt, bearbeitet und
gespeichert werden.
6.
Wenn Sie bei KENNWORT ZUM AUFHEBEN DES SCHREIBSCHUTZES ein zusätzliches
Passwort eingeben, kann das Dokument zwar durch Eingabe des ersten Kennwortes
schreibgeschützt geöffnet werden, eine Bearbeitung und Speicherung des
Dokuments ist aber erst durch Eingabe dieses zweiten Kennwortes möglich.
7.
Egal, für welche der beiden Optionen Sie sich entscheiden, Sie werden zur Sicherheit
um eine erneute Eingabe des Kennwortes aufgefordert. Geben Sie also das
Kennwort zur Bestätigung ein zweites Mal ein und klicken Sie auf die Schaltfläche
.
Bei der Vergabe des Kennwortes ist auf Groß-/Kleinschreibung zu achten. Das
Kennwort darf maximal 15 Zeichen lang sein und Buchstaben und/oder Zahlen
beinhalten.
8.
Das aktivierte Kontrollkästchen SCHREIBSCHUTZ EMPFEHLEN hat zur Folge, dass beim
Öffnen des Dokuments die Empfehlung am Bildschirm erscheint, das Dokument nur
mit Schreibschutz zu öffnen. Hierzu ist jedoch keine Kennwortvergabe notwendig. Der
Benutzer kann frei entscheiden, mit welcher Option das Dokument geöffnet wird
(siehe untenstehende Abbildung).
Abbildung 11: Dialogfenster 'Schreibschutz'
9.
Klicken Sie auf die Schaltfläche
10. Klicken Sie auf die Schaltfläche
speichern.
, um Ihre Einstellungen abzuschließen.
, um das geschützte Dokument zu
Lese-/Schreibzugriff
Wenn Sie bei Lese-/Schreibzugriff ein Kennwort eingeben und dann das Dokument
speichern, so kann das Dokument geöffnet UND bearbeitet werden, wenn der Benutzer
das richtige Passwort eingibt.
Sie werden beim Öffnen des Dokuments zur Eingabe des Kennwortes (siehe
nachfolgende Abb.) aufgefordert.
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Abbildung 12: Dialogfenster 'Kennwort'
Vergeben Sie bei KENNWORT ZUM AUFHEBEN DES SCHREIBSCHUTZES ein zweites
Passwort, so werden Sie in einem weiteren Dialogfenster aufgefordert, das Kennwort zum
Aufheben des Schreibschutzes einzugeben.
Abbildung 13: Dialogfenster 'Kennwort’ - Schreibschutz aufheben
Erst durch Eingabe des zweiten Kennwortes ist es möglich, Änderungen am Dokument
vorzunehmen UND DIESE AUCH ZU SPEICHERN. Wenn Sie das Kennwort für die Aufhebung
des Schreibschutzes nicht eingeben, können Sie das Dokument schreibgeschützt öffnen,
indem Sie auf die Schaltfläche
klicken. Somit können Sie Änderungen
nicht speichern, sondern müssten das Dokument unter einem anderen Namen
abspeichern.
Achten Sie bitte unbedingt darauf, das KENNWORT NICHT ZU VERGESSEN, denn
es gibt bei Verlust des Kennwortes KEINE Möglichkeit mehr, das geschützte
Dokument zu öffnen.
Dokumentschutz deaktivieren
Wenn ein Dokument geschützt ist, kann der Kennwortschutz nur bei Eingabe der richtigen
Passwörter wieder aufgehoben werden.
So heben Sie den Dokumentschutz auf
1.
Öffnen Sie das entsprechende Dokument mit Eingabe aller Kennwörter.
Es genügt nicht, ein Dokument schreibgeschützt zu öffnen, wenn Sie die
Kennwörter ändern oder löschen wollen. Sie müssen vollen Schreibzugriff auf
die Datei haben.
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2.
Klicken Sie im Menü DATEI auf den Menüpunkt SPEICHERN UNTER.
3.
Klicken Sie im Dialogfenster SPEICHERN UNTER auf die Schaltfläche EXTRAS (
4.
Löschen Sie die Kennwörter aus den entsprechenden Feldern oder geben Sie neue
Kennwörter ein.
5.
Klicken Sie auf die Schaltfläche
, um Ihre Einstellungen abzuschließen.
6.
Klicken Sie auf die Schaltfläche
werden zu lassen.
, um Ihre Änderungen wirksam
).