prozess

Prozess
Monatlicher Lohnlauf
Nr.
Zielsetzung
Sicherstellung vollständiger und pünktliche monatliche Lohnauszahlungen
Prozessverantwortung
Leiter Finanzen
Datum Erstellung
Input
Nachfolge-Prozess-Nummer
November 2011
Prozess-Schritte
Neuanstellung
(Arbeitshilfsmittel, Checklisten etc., Angabe Dateipfad)
Grundsatz:
Mindestens zwei Personen können einen Lohnlauf
durchführen (Stellvertretung)
Der Stellvertreter führt mindestens 2 Lohnläufe pro Jahr
durch.
(Finanz/Anleitungen/Lohnlauf.doc)
Kontrolle und Erfassung Stundenrapporte
Überprüfung Visum
Aufnahme in Lohnprogramm / Erfassung Daten
Kündigung
Austrittsdatum erfassen / Anteil 13. Monatslohn / Spesen
Kinderzulagen
Überprüfung Kinderzulagen / An- oder Abmeldungen
Ein- und Austritte Melden / Mutationen
Erfassung einmalige Auszahlungen
(Funktionsentschädigungen etc.)
Stundenrapporte
PK Mutationen
Jährliche
einmalige
Auszahlungen
Stv. Leiter Finanzen
Prozessverantwortung-Stv.
Vorgangsprozess-Nummer
7.01.07
Durchführung Lohnlauf im Lohnprogramm
Kontrolle Lohnabrechnungen
Zahlung im Internetbanking erfassen / freigeben
Kollektivunterschrift
Versand oder Verteilung Lohnabrechnungen
Auszahlungsliste mit % Veränderung inkl. Belege
Spezielle Auszahlungen an GR zum Visum
Datum Aktualisierung
Risiken
Massnahmen
Keine Lohnzahlung
Schulung oder Benennung Stv.
Erstellung Anleitung
GR
ALF
Stv.
ALF
Fehlerhafte Erfassung
Vier-Augen Prinzip
ALF
ALF
Stv.
ALF
Fehlerhafte Neuaufnahme
Checkliste Eintritt
(Pfad)
Checkliste Austritt
(Pfad)
ALF
ALF
monatlich
ALF
ALF
monatlich
ALF
ALF
ALF
ALF
ALF
ALF
monatlich
monatlich
monatlich
Keine Auszahlung
Checkliste mit jährlichen
speziellen Zahlungen pro Monat
(Pfad)
Gemäss Anleitung
(Pfad)
Vier-Augen Prinzip
Ablage in Ordner
Ablage in Ordner
Verantwortlichkeit
E
A
K
Output
Reporting
Termin
Überprüfung mit
jährlichem
Mitarbeitergespräch
monatlich
Checkliste mit
Visum Erledigung
monatlich
ALF
ALF
ALF
ALF
GR
ALF
ALF
Stv.
ALF
Stv.
ALF
monatlich
monatlich
bis 24.xx
Auszahlungsliste mit
% Veränderung
E = Entscheid; A = Ausführung; K = Kontrolle
GR = Gemeinderat; Fiko = Finanzkommission; GS = Gemeindeschreiber; ALF = Leiter Finanzen; ALS = Leiter Steuern; BV = Bauverwalter; EWK = Leiterin Einwohnerkontrolle; Stv = Stellvertreter
monatlich