Modul 5 - Access 2000

Was ist eine Datenbank?
 Datenbank:
 Sammlung von Informationen (Daten)
 Beispiel:
 Sammlung von Kundenadressen oder Kochrezepten
 Elektronische Datenbank => Schneller Zugriff auf
die Daten
Modul 5 - ECDL
1
Beispiel einer Datenbank
Verwaltung von Kochrezepten auf Karteikarten
Modul 5 - ECDL
2
Vorteile einer elektronischen Datenbank
 Menge der Informationen
 Art der Informationen
 Bildung von Kategorien
 Geschwindigkeit
 Suchen und Sortieren
 Ausgabe der Daten in Berichten
Modul 5 - ECDL
3
Was ist ein Datenbankprogramm?
Adressbuch mit Mitarbeiteradressen
Aktenschrank mit Personalakten
Gehaltslisten der Mitarbeiter
Tabellen einer Datenbank
Modul 5 - ECDL
4
Fähigkeiten von Access
 Datenbanken erstellen
 Informationen der Datenbank hinzufügen
 Daten beliebig bearbeiten und verändern
 Daten sortieren und nach bestimmten Kriterien filtern
 Mit Hilfe von Abfragen Daten auswerten
 Daten mit Hilfe von Berichten übersichtlich ausdrucken
 Diagramme zur Darstellung der Daten einsetzen
Modul 5 - ECDL
5
Wer arbeitet mit Access?
 Datenbank-Entwickler
 Erstellen und entwickeln Datenbanken
 Legen Eingabemasken (Formulare) zur Dateneingabe an
 Legen die Form der Ausgabe und Darstellung von Daten fest
 Datenbank-Anwender
 Greift auf die Daten einer Datenbank zu
 Gibt neue Daten ein
 Sucht nach Informationen und wertet Daten aus
Modul 5 - ECDL
6
Access starten
Modul 5 - ECDL
7
Access beenden
 DATEI - BEENDEN
oder
 Schließfeld von Access
oder
 (ALT) (F4)
Modul 5 - ECDL
8
Access lässt sich nicht beenden
 Tastenkombination
(STRG) (ALT) (ENTF)
Schaltfläche betätigen
Modul 5 - ECDL
9
Das Anwendungsfenster
Titelleiste
Menüleiste
Symbolleiste
Startdialog
Office-Assistent
Statusleiste
Modul 5 - ECDL
10
Die Access-Bildschirmelemente
 Menüleiste
 Symbolleiste
 Statusleiste
 Office-Assistent
Modul 5 - ECDL
11
Zusätzliche Kennzeichnung in den Menüs
 Punkte
Aufruf öffnet ein Dialogfenster
 Dreieck
Menüpunkt enthält weitere
Unterpunkte
 Haken
Aufruf aktiviert bzw. deaktiviert
Menüpunkt
 Graue Schrift
Menüpunkt kann zurzeit nicht
aufgerufen werden
Modul 5 - ECDL
12
Die Kontextmenüs
 Klicken mit der rechten Maustaste
oder

-Taste bei Windows-Tastaturen
Modul 5 - ECDL
13
Personalisierte Menüs
Modul 5 - ECDL
14
Personalisierte Menüs ausschalten
 EXTRAS - ANPASSEN, Register Optionen
Kontrollfeld
ausschalten
Modul 5 - ECDL
15
Symbolleisten
Die Symbolleiste Datenbank verankert...
...und frei positioniert
Modul 5 - ECDL
16
Fenster verkleinern/vergrößern
 Vollbild-/Fenstergröße
 Vollbild
 Maximierfeld anklicken
 Individuelle Fenstergröße
 Teilbildfeld anklicken
 Vergrößern/Verkleinern
 Auf Rand des Fensters zeigen
 Linke Maustaste gedrückt halten
 Auf gewünschte Fenstergröße ziehen
Modul 5 - ECDL
17
Fenster verschieben und ausblenden
 Verschieben
 Auf Titelleiste zeigen
 Linke Maustaste gedrückt halten
 Fenster an gewünschte Position ziehen
 Fenster ausblenden
 Minimierfeld anklicken
 Fenster schließen
 Schließfeld anklicken
Modul 5 - ECDL
18
Der Office-Assistent
 Bietet eigenständig Hilfe an und beantwortet Fragen
 Über ? - OFFICE-ASSISTENT ANZEIGEN einblendbar
 Zeigt in einigen Fällen an Stelle von Dialogfenstern Meldungen an
Modul 5 - ECDL
19
Fragen an den Assistenten richten
 Mit rechter Maustaste auf Assistenten klicken
oder

in der Symbolleiste
oder
 (F1)-Taste
 Frage in Sprechblase eingeben
Modul 5 - ECDL
20
Eingeblendete Hilfe
Hilfetext
drucken
Weiteren
Hilfetext
einblenden
Erneute Eingabe einer Frage
Modul 5 - ECDL
21
Assistent ausblenden oder ausschalten
 Office-Assistent ausblenden
 Klick der rechten Maustaste auf Assistent
 Kontextmenüpunkt AUSBLENDEN
 Office-Assistent ausschalten
 Klick der rechten Maustaste auf Assistent
 Kontextmenüpunkt OPTIONEN
 Register Optionen
 Kontrollfeld Den Office-Assistenten verwenden deaktivieren
Modul 5 - ECDL
22
Das Inhaltsverzeichnis der Hilfe
Themenausschnitt
Navigationsausschnitt
Modul 5 - ECDL
23
Die Suchfunktion (Antwort-Assistent)
Suchbegriff
oder Frage
eingeben
Modul 5 - ECDL
24
Das Stichwortverzeichnis (Index)
Begriff eingeben
Gefundenen
Begriff wählen
Hilfethema wählen
Modul 5 - ECDL
25
Die Direkthilfe
 Direkthilfe in Dialogfenstern

-Symbol
 Direkthilfe im Access-
Fenster
 ? - DIREKTHILFE
Modul 5 - ECDL
26
Bestehende Datenbank öffnen
Modul 5 - ECDL
27
Datenbank ohne Startdialog öffnen
 DATEI - ÖFFNEN
Alternativen: (STRG)(O) oder
Modul 5 - ECDL
28
Das Startformular
 Dient zum Eingeben und Anzeigen von Daten einer
Datenbank
Modul 5 - ECDL
29
Das Datenbankfenster
 Zeigt alle Objekte einer Datenbank
Symbolleiste des
Datenbankfensters
Objektsymbolleiste
Modul 5 - ECDL
30
Datenbank schließen
 DATEI - SCHLIESSEN
oder
 Schließfeld des Datenbankfensters
oder
 (STRG) (W)
Modul 5 - ECDL
31
Objekte einer Access-Datenbank
 Tabellen
 Abfragen
 Formulare
 Berichte
 Seiten
 Makros
 Module
Modul 5 - ECDL
32
Objekte im Datenbankfenster anzeigen
 Auf Objekt-Symbol klicken
Modul 5 - ECDL
33
Ein Formular öffnen
Modul 5 - ECDL
34
Größe des Datenbankfensters ändern
 Mit Maus auf den Rand des Fensters zeigen
 Mit gedrückter linker Maustaste ziehen
Modul 5 - ECDL
35
Ansicht im Datenbankfenster wählen
Große Symbole
Kleine Symbole
Liste
Details
Modul 5 - ECDL
36
Symbole anordnen lassen
 Mit rechter Maustaste in freien Bereich des
Datenbankfensters klicken
Modul 5 - ECDL
37
Wozu dienen Formulare?
 Datensätze ...
 Anzeigen
 Eingeben
 Ändern
Modul 5 - ECDL
38
Layout-Möglichkeiten von Formularen
Einspaltige
Darstellung
Datenblattdarstellung
Tabellarische
Darstellung
Blockdarstellung
Modul 5 - ECDL
39
Unterformulare und Diagrammformulare
Hauptformular mit
Unterformular
Diagramm
Modul 5 - ECDL
40
Formular öffnen
 Formularname im Datenbankfenster markieren
 Schaltfläche
Modul 5 - ECDL
41
Daten eines Formular anzeigen
Erster Datensatz
Vorheriger Datensatz
Aktuelle Datensatznummer
Nächster Datensatz
Letzter Datensatz
Neuer Datensatz
Modul 5 - ECDL
42
Zu bestimmtem Datensatz wechseln
 (F5)
 Datensatznummer eingeben
 (RETURN)
Modul 5 - ECDL
43
Wichtige Felddatentypen
 Text
 Zahl
 Datum/Uhrzeit
 Ja/Nein
 Währung
 Memo
 Hyperlink
Modul 5 - ECDL
44
Felddatentypen eines Formulars
Datums-Feld
Text-Feld
Zahl-Feld
WährungsFeld
Ja/Nein-Feld
HyperlinkFeld
Memo-Feld
Modul 5 - ECDL
45
Neuen Datensatz einfügen
 EINFÜGEN - NEUER DATENSATZ
oder
 Navigationsschaltfläche
oder
 Symbol
Modul 5 - ECDL
46
Ein Formular ausfüllen
 In Feld klicken
 Daten eingeben
 Mit (TAB)-Taste zum nächsten Feld wechseln
Modul 5 - ECDL
47
Eingabemöglichkeiten in Felder
 Text
 Zahl
 Datum/Uhrzeit
 Währung
 Ja/Nein
 Memo
 Hyperlink
Modul 5 - ECDL
48
Eingaben rückgängig machen
 BEARBEITEN - RÜCKGÄNGIG
oder
 (STRG) (Z)
oder
 Symbol
Modul 5 - ECDL
49
Datensätze speichern
 Access speichert neue oder geänderte Datensätze
automatisch
 Datensätze manuell speichern
 DATENSÄTZE - DATENSATZ SPEICHERN
oder
 (UMSCHALTEN) (RETURN)
Modul 5 - ECDL
50
Die AutoKorrektur-Funktion
Modul 5 - ECDL
51
AutoKorrektur-Funktion anpassen
 EXTRAS - AUTOKORREKTUR
Modul 5 - ECDL
52
Rechtschreibprüfung durchführen
 EXTRAS - RECHTSCHREIBUNG
oder
 Symbol
oder
 (F7)
Modul 5 - ECDL
53
Datensätze bearbeiten
 Cursor ins Feld setzen
 Änderungen vornehmen
 (RETURN)
oder
 Mit (F2) kompletten Feldinhalt markieren
 (ENTF)
Modul 5 - ECDL
54
Ausgewählte Datensätze löschen
 Zum Datensatz wechseln
 BEARBEITEN - DATENSATZ LÖSCHEN
oder
 Symbol
 Rückfrage bestätigen
Modul 5 - ECDL
55
Tabelle in der Datenblattansicht öffnen
Modul 5 - ECDL
56
Die Datenblattansicht
 Jede Zeile entspricht einem Datensatz
 Jede Spalte entspricht einem Datenfeld
Datensatz
Datenfeld
Modul 5 - ECDL
57
In der Datenblattansicht blättern
Vertikale Bildlaufleiste
(nach oben/unten blättern)
Horizontale Bildlaufleiste
(vor- und zurückblättern)
Modul 5 - ECDL
58
Daten einer Tabelle wählen
Datensatzindikator
Navigationsschaltflächen
Modul 5 - ECDL
59
Neuen Datensatz erzeugen
 EINFÜGEN - NEUER DATENSATZ
oder
 Symbol
oder
 Navigationsschaltfläche
Modul 5 - ECDL
60
Neue Daten eingeben
 Cursor in die Tabellenzelle setzen
 Daten eingeben
 Mit (RETURN) bestätigen
Modul 5 - ECDL
61
Einfügen von Datum und Uhrzeit
 Aktuelles Datum einfügen:
 (STRG) (UMSCHALTEN) (,) (Komma)
 Aktuelle Uhrzeit einfügen:
 (STRG) (UMSCHALTEN) (.) (Punkt)
Modul 5 - ECDL
62
Datensatz in einer Tabelle löschen
 Indikatorspalte des Datensatzes anklicken
 (ENTF)
oder
 BEARBEITEN - DATENSATZ LÖSCHEN
 Rückmeldung mit Ja bestätigen
Modul 5 - ECDL
63
Daten verschieben und kopieren
 Ausschneiden:
 BEARBEITEN - AUSSCHNEIDEN
 oder (STRG) (X) oder Symbol
 Kopieren:
 BEARBEITEN - KOPIEREN
 oder (STRG) (C) oder Symbol
 Einfügen:
 BEARBEITEN - EINFÜGEN
 oder (STRG) (Y) oder Symbol
Modul 5 - ECDL
64
Die Office-Zwischenablage
 Aufnahme von maximal 12 Elementen aus
verschiedenen Office-Programmen
 Beliebige Elemente in die Zwischenablage sammeln
 Elemente beliebig oft aus der Zwischenablage einfügen
 Wird eingeblendet, sobald zum zweiten Mal Daten
kopiert werden
 Falls deaktiviert  ANSICHT - SYMBOLLEISTEN -
ZWISCHENABLAGE
Modul 5 - ECDL
65
Mit der Office-Zwischenablage arbeiten
 Ausschneiden:
 BEARBEITEN - AUSSCHNEIDEN
 oder (STRG) (X) oder Symbol
 Kopieren:
 BEARBEITEN - KOPIEREN
 oder (STRG) (C) oder Symbol
 Daten aus der Zwischenablage einfügen:
 Auf einzufügendes Element klicken
Modul 5 - ECDL
66
Spaltenbreite und Zeilenhöhe ändern
 Spaltenbreite ändern
 Auf rechte Trennlinie zeigen
 Mit der Maus ziehen
oder
 Doppelt auf rechte Spaltentrennlinie klicken
Spaltentrennlinie
 Zeilenhöhe ändern
 Mit der Maus auf unteren Trennstrich zeigen
 Mit der Maus ziehen
Modul 5 - ECDL
67
Umfangreiche Feldinhalte anzeigen
 Betreffende Zelle aktivieren
 (UMSCHALTEN) (F2)
Modul 5 - ECDL
68
Spalten fixieren
 Cursor in die zu fixierende Spalte setzen
 FORMAT - SPALTEN FIXIEREN
Fixierte Spalte
 Mit FORMAT - SPALTENFIXIERUNG AUFHEBEN
Fixierung entfernen
Modul 5 - ECDL
69
Geänderte Datenblattansicht speichern
 Tabelle über das Schließfeld
schließen
 Rückfrage mit Ja bestätigen
Modul 5 - ECDL
70
Daten in Formularen suchen
 Cursor in zu durchsuchendes Feld setzen
 BEARBEITEN - SUCHEN
oder
 (STRG) (F) oder Symbol
Modul 5 - ECDL
71
Optionen bei der Suche
 Schaltfläche Erweitern
Groß-/Kleinschreibung
berücksichtigen?
Formatierung berücksichtigen?
Suchrichtung
Modul 5 - ECDL
72
Sortierfunktion
 Aufsteigende Sortierung:
 Sortiert alphabetisch von A nach Z
und
 numerisch vom niedrigsten zum höchsten Wert
 Absteigende Sortierung
 Sortiert alphabetisch von Z nach A
und
 numerisch vom höchsten zum niedrigsten Wert
Modul 5 - ECDL
73
Sortierung anwenden
 Cursor in das zu sortierende Feld setzen
 DATENSÄTZE - SORTIERUNG AUFSTEIGEND bzw.
ABSTEIGEND
oder
 Symbole
Modul 5 - ECDL
bzw.
74
Was sind Filter?
 Datensätze anzeigen, die bestimmte Kriterien
(Bedingungen) erfüllen
 Kombination mehrerer Kriterien möglich
 Durchsuchen verschiedener Datenfelder gleichzeitig
 Sortierreihenfolge der Ergebnisse wählbar
Modul 5 - ECDL
75
Formularbasierten Filter erstellen
 DATENSÄTZE - FILTER - FORMULARBASIERTER
FILTER
 oder Symbol
Kriterium
festlegen
Modul 5 - ECDL
76
Filter anwenden
 DATENSÄTZE - FILTER/SORTIERUNG ANWENDEN
 oder Symbol
Modul 5 - ECDL
77
Filter ausschalten
 DATENSÄTZE FILTER/SORTIERUNG ENTFERNEN
 oder Symbol
 Alle Datensätze werden wieder angezeigt
Modul 5 - ECDL
78
Mehrere Suchbedingungen kombinieren
 Symbol
 Weitere Kriterien hinzufügen
 Über Symbol
Modul 5 - ECDL
Filtervorgang erneut starten
79
Das Register Oder
 Verknüpfen von Bedingungen mit der logischen
ODER-Verknüpfung:
 Kriterium 1 oder Kriterium 2 muss erfüllt sein
 Symbol
 Im Register Oder die zweiten Kriterien eingeben
Modul 5 - ECDL
80
Filter speichern
 DATEI - ALS ABFRAGE SPEICHERN
 oder Symbol
 Namen eingeben
Modul 5 - ECDL
81
Filter über das Formular laden
 Symbol
 DATEI - VON ABFRAGE LADEN
oder
 Symbol
Modul 5 - ECDL
82
Filter über das Datenbankfenster laden
Modul 5 - ECDL
83
Auswahlbasierten Filter erstellen
 Feld anklicken, das den Wert enthält, nach dem gefiltert
werden soll
 DATENSÄTZE - FILTER - AUSWAHLBASIERTER
FILTER
oder
 Symbol
Modul 5 - ECDL
84
Auswahlausschließenden Filter erstellen
 Cursor in das Feld setzen, dessen Wert nicht enthalten
sein soll
 DATENSÄTZE - FILTER - AUSWAHLAUS-
SCHLIESSENDER FILTER
Modul 5 - ECDL
85
Vergleichsoperatoren

=
Gleich

<
Kleiner als

>
Größer als

<>
Ungleich

<=
Kleiner oder gleich

>=
Größer oder gleich
Modul 5 - ECDL
86
Beispiel zu Vergleichsoperatoren
 Alle Datensätze filtern, deren Postleitzahl größer
30000 ist:
 Postleitzahl > 30000
 Alle Datensätze filtern, deren Postleitzahl kleiner
oder gleich 30000 ist:
 Postleitzahl <= 30000
Modul 5 - ECDL
87
Bedingungsausdrücke kombinieren
 Verknüpfung mit UND-Operator:
 Beide Bedingungen müssen zutreffen
 Verknüpfung mit ODER-Operator:
 Eine der beiden Bedingungen muss zutreffen
Modul 5 - ECDL
88
Beispiel zu Bedingungsausdrücken
 Alle Datensätze filtern, deren Postleitzahl zwischen
30000 und 60000 liegt:
 Postleitzahl >= 30000 UND <= 60000
 Alle Datensätze filtern, deren Bundesland Hessen
oder Bayern ist:
 Bundesland =Hessen ODER =Bayern
Modul 5 - ECDL
89
Der Operator NICHT
 Entspricht dem Operator <> (ungleich)
 NICHT-Operator wird für Textfelder verwendet
 Operator <> wird für numerische Felder verwendet
 Beispiele
 Ort NICHT Frankfurt
 Bestellmenge <> 0
Modul 5 - ECDL
90
Filter mit Operatoren erstellen
 Formular öffnen
 Symbol
 Bestehende Filterkriterien über Symbol
löschen
 Bedingungsausdruck in das Feld eingeben
 Filter über Symbol
Modul 5 - ECDL
anwenden
91
Beispiel zu Filter mit Operatoren
Modul 5 - ECDL
92
Übersicht über die Platzhalter

*
Beliebig viele Zeichen

?
Ein beliebiges alphabetisches Zeichen

#
Ein beliebiges numerisches Zeichen

[]
Ein Zeichen, das in Klammern steht

!
Ein Zeichen, das in Klammern nicht enthalten ist

-
Ein Zeichen innerhalb eines Bereiches
Modul 5 - ECDL
93
Beispiele für Platzhalter
 Feld Name: B*
 Alle Namen, die mit B beginnen
 Feld Name: M??er
 Alle Namen wie Maier, Meyer etc.
 Feld Postleitzahl: 505##
 Alle Postleitzahlen, die mit 505 beginnen, wie 50500, 50512
 Feld Name: Ma[iy]er
 Alle Namen Maier und Mayer
 Feld Name: Ma[!iy]er
 Alle Namen wie Maler, Mauer
 Feld Name: Ma[a-l]er
 Alle Namen wie Maler oder Maier
Modul 5 - ECDL
94
Filter mit Platzhalter erstellen
Modul 5 - ECDL
95
"Filter nach"-Methode
Modul 5 - ECDL
96
Das Fenster Spezialfilter/-Sortierung
 DATENSÄTZE - FILTER - SPEZIALFITER/-SORTIERUNG
Feldliste
Kriterienbereich
Modul 5 - ECDL
97
Kriterienbereich
 1. Zeile
 Felder, die zur Suche/Sortierung benötigt werden
 2. Zeile
 Sortieranweisungen
 3. Zeile
 Suchkriterien
 4. Zeile
 Eingabe weiterer Bedingungen (ODER-Verknüpfung)
Modul 5 - ECDL
98
Felder auswählen
 In Feldliste doppelt auf Feldnamen klicken
 Kriterien eingeben
Modul 5 - ECDL
99
Sortierung festlegen
 In Zeile Sortierung klicken
 Sortierrichtung wählen
Modul 5 - ECDL
100
Filter anwenden
 FILTER - FILTER/SORTIERUNG ANWENDEN
oder
 Symbol
Modul 5 - ECDL
101
Filter speichern
 DATEI - ALS ABFRAGE SPEICHERN
oder
 Symbol
Modul 5 - ECDL
102
Merkmale von Abfragen
 Abfragen:
 Daten aus einer oder mehreren Tabellen ermitteln und
auswerten
 Durchführen von Berechnungen
 Auswerten aller Datenfelder oder nur bestimmter
Datenfelder eines Datensatzes
 Aktualisierung der Daten bei jedem Aufruf
Modul 5 - ECDL
103
Beispiele einer Abfrage
 Ergebnis einer Abfrage mit der
Bedingung:
 Alle Artikel, deren Stückpreis größer 10 DM ist,
mit Auswahl der Spalten "Artikel-Nr" und "Einzelpreis"
Modul 5 - ECDL
104
Abfragearten
 Auswahlabfrage
 Parameterabfrage
 Aktionsabfrage
 Kreuztabellenabfrage
Modul 5 - ECDL
105
Abfragen aufrufen
Modul 5 - ECDL
106
Beispiel einer Auswahlabfrage
Modul 5 - ECDL
107
Beispiel einer Parameterabfrage
Modul 5 - ECDL
108
Tabellen/Abfragen schnell drucken
 Geöffnete Tabelle/Abfrage drucken
 Symbol
 Geschlossene Tabelle/Abfrage drucken
 Im Datenbankfenster Tabelle/Abfrage markieren
 Symbol
oder
 Rechte Maustaste, Kontextmenüpunkt DRUCKEN
Modul 5 - ECDL
109
Druckeinstellungen
 DATEI - DRUCKEN
Drucker wechseln
Eigenschaften
des Druckers
festlegen
Druckseiten
festlegen
Modul 5 - ECDL
Kopienanzahl
festlegen
110
Die Seitenansicht aufrufen
 DATEI - SEITENANSICHT
oder
 Symbol
Modul 5 - ECDL
111
Möglichkeiten in der Seitenansicht
 Seitenansicht vergrößern
 Symbol
 Vergrößerungsfaktor (Zoom)
 Listenfeld Zoom
oder
 ANSICHT - ZOOM
 Mehrseitige Seitenansicht
 Symbol
oder Symbol
oder
 ANSICHT - SEITEN
 Einseitige Seitenansicht
 Symbol
 Seitenansicht schließen
 Symbol
Modul 5 - ECDL
112
Seitensteuerung in der Seitenansicht
Erste Seite
Vorherige Seite
Letzte Seite
Nächste Seite
Modul 5 - ECDL
113
Rändereinstellungen vornehmen
 DATEI - SEITE EINRICHTEN
 Register Ränder
Abstände zwischen
Druckbereich und
Seitenkanten
Kopf-/Fußzeilen
drucken?
Modul 5 - ECDL
114
Seiteneinstellungen vornehmen
 DATEI - SEITE EINRICHTEN
 Register Seite
Ausrichtung des Ausdrucks
Papiergröße und
Papierschacht
Standarddrucker oder
spezieller Drucker
Modul 5 - ECDL
115
Was ist ein Bericht?
 Dokument, in dem Daten zusammengefasst
angezeigt und gedruckt werden können
 Merkmale eines Berichts
 Kann Daten aus mehreren Tabellen/Abfragen enthalten
 Kann neben tabellarischen Daten auch Diagramme
enthalten
 Kann am Bildschirm angezeigt oder ausgedruckt werden
Modul 5 - ECDL
116
Aufbau eines Berichts
Berichtskopf
Seitenkopf
Gruppenkopf
Detailbereich
Seitenfuß
Modul 5 - ECDL
117
Layout-Möglichkeiten von Berichten
Einspaltige/Vertikale
Darstellung
Gruppierte
Darstellung
Tabellarische
Darstellung
Blockdarstellung
Modul 5 - ECDL
118
Diagrammbericht und Adressetiketten
Diagramm
Adressetiketten
Modul 5 - ECDL
119
Öffnen eines Berichts
Modul 5 - ECDL
120
Die Seitenansicht eines Berichts
Symbolleiste der Seitenansicht
Seitensteuerung
Modul 5 - ECDL
121
Möglichkeiten in der Seitenansicht
 Seitenansicht vergrößern
 Symbol
 Vergrößerungsfaktor (Zoom)
 Listenfeld Zoom
oder
 ANSICHT - ZOOM
 Mehrseitige Seitenansicht
 Symbol
oder Symbol
oder
 ANSICHT - SEITEN
 Seitenansicht schließen
 Symbol
Modul 5 - ECDL
122
Bericht drucken
 DATEI - DRUCKEN
oder
 Symbol
oder
 (STRG) (P)
Modul 5 - ECDL
123
Rändereinstellungen vornehmen
 DATEI - SEITE EINRICHTEN
 Register Ränder
Abstände zwischen
Druckbereich und
Seitenkanten
Nur Daten
drucken?
Modul 5 - ECDL
124
Seiteneinstellungen vornehmen
 DATEI - SEITE EINRICHTEN
 Register Seite
Ausrichtung des Ausdrucks
Papiergröße und
Papierschacht
Standarddrucker oder
spezieller Drucker
Modul 5 - ECDL
125
Spalteneinstellungen vornehmen
 DATEI - SEITE EINRICHTEN
 Register Spalten
Rastereinstellungen
festlegen
Spatengröße
festlegen
Spaltenlayout
festlegen
Modul 5 - ECDL
126
Das Prinzip des Seriendrucks
Access-Daten
Word-Dokument
Serienbrief
Modul 5 - ECDL
127
Seriendruck-Assistent starten
 EXTRAS - OFFICE-VERKNÜPFUNGEN - SERIENDRUCK
MIT MS WORD
oder
 Symbol
Modul 5 - ECDL
128
Felder für den Seriendruck auswählen
 Symbol Seriendruckfeld einfügen
Modul 5 - ECDL
129
Die Seriendruck-Vorschau
Seriendruck-Vorschau aktivieren
Zum nächsten Datensatz wechseln
Zum letzten Datensatz wechseln
Zum vorherigen Datensatz wechseln
Zum ersten Datensatz wechseln
Zu einem bestimmten Datensatz wechseln
Modul 5 - ECDL
130
Ausdruck starten
 Symbol
oder
 Symbol
Modul 5 - ECDL
131
Kommunikationsmöglichkeiten
 Daten importieren
 Aus anderen Access-Datenbanken
 Daten anderer Anwendungen
 Daten exportieren
 In andere Access-Datenbanken
 Umwandeln in Fremdformat
 Daten verknüpfen
 Externe Daten aus Access und aus anderen Anwendungen
bearbeiten
Modul 5 - ECDL
132
Fremddaten importieren (1 von 2)
 DATEI - EXTERNE DATEN - IMPORTIEREN
 Dateityp
wählen
 Datei
wählen
 Schaltfläche
Importieren
Modul 5 - ECDL
133
Fremddaten importieren (2 von 2)
 Anfügeabfrage erstellen
 Register Abfragen
 Schaltfläche Neu
 Abfrage aus importierter Tabelle starten
 ABFRAGE - ANFÜGEABFRAGE
Modul 5 - ECDL
134
Tabellen verknüpfen (1 von 2)
 Verknüpfung erstellen
 Datenbank öffnen
 DATEI - EXTERNE DATEN -
TABELLEN VERKNÜPFEN
 Dateiformat wählen
 Tabellen auswählen
 Schaltfläche Verknüpfen
 Schritten des Assistenten folgen
Modul 5 - ECDL
135
Tabellen verknüpfen (2 von 2)
 Anpassung an veränderten Pfad
 EXTRAS DATENBANK-DIENSTPROGRAMME TABELLENVERKNÜPFUNGSMANAGER
 Kontrollfeld aktivieren
 OK
 Speicherpfad auswählen
 Verknüpfung bestätigen
Modul 5 - ECDL
136
OLE-Objekt einfügen
 Datenbank öffnen
 Register Tabellen
 Schaltfläche Entwurf
 Felddatentyp OLE-Objekt
 Zur Tabelle wechseln
 Zum Beispiel Bitmap-Bild kopieren
 BEARBEITEN - KOPIEREN
 Zelle anklicken
 BEARBEITEN - EINFÜGEN
Modul 5 - ECDL
137
Andere Quellanwendungen wählen
 BEARBEITEN - INHALTE EINFÜGEN
Datenpfad
Als Symbol einfügen
Anwendung
Modul 5 - ECDL
138
OLE-Objekt erstellen
 Kontextmenü OBJEKT EINFÜGEN
oder
EINFÜGEN - OBJEKT
 Im Listenfeld Objekttyp Anwendung wählen
 OK
Modul 5 - ECDL
139
OLE-Objekt verknüpfen
 Kontextmenü OBJEKT EINFÜGEN
 Optionsfeld
Aus Datei erstellen
 Datei wählen
 Kontrollfeld
Verknüpfen
 OK
Modul 5 - ECDL
140
Aktualisieren von OLE-Objekten
 BEARBEITEN - OLE/DDE-VERKNÜPFUNGEN
 Verknüpftes Objekt wählen
 Manuelles oder automatisches Verknüpfen wählen
Modul 5 - ECDL
141
Daten exportieren (1 von 2)
 Daten in Word oder Excel exportieren
 Symbol Office-Verknüpfung
 Befehl
oder
 Drag & Drop
 Über die Zwischenablage
Modul 5 - ECDL
142
Daten exportieren (2 von 2)
 Daten in anderes Dateiformat exportieren
 Objekt im Datenbankfenster wählen
 DATEI - EXPORTIEREN
 Dateityp wählen
 Ordner wählen
 Namen festlegen
 Speichern
Modul 5 - ECDL
143
Grundlagen zur Objektbearbeitung
 Objekt im Datenbankfenster markieren
 Rechte Maustaste klicken
Modul 5 - ECDL
144
Objekte umbenennen
 BEARBEITEN - UMBENENNEN
oder
 (F2)
oder
 Rechte Maustaste, UMBENENNEN
Modul 5 - ECDL
145
Objekte kopieren
 BEARBEITEN - KOPIEREN
oder
 (STRG) (C)
oder
 Symbol
oder
 Rechte Maustaste, KOPIEREN
Modul 5 - ECDL
146
Kopierte Objekte einfügen
 BEARBEITEN - EINFÜGEN
oder
 (STRG) (V)
oder
 Symbol
oder
 Rechte Maustaste, EINFÜGEN
Modul 5 - ECDL
147
Objekte löschen
 BEARBEITEN - LÖSCHEN
oder
 (ENTF)
oder
 Symbol
oder
 Rechte Maustaste, LÖSCHEN
Modul 5 - ECDL
148
Objekte ausblenden
 ANSICHT - EIGENSCHAFTEN
oder
 Rechte Maustaste, EIGENSCHAFTEN
oder
 Symbol
Modul 5 - ECDL
149
Ausgeblendete Objekte anzeigen
 EXTRAS - OPTIONEN
 Register Ansicht
Modul 5 - ECDL
150
Laufwerke und Ordner
Ordner
Datei
Datei
Datei
...
Laufwerk A:
Rechnungen 1998
Ordner
Rechnung 1
Rechnung 2
Rechnung 3
Datei
Datei
Datei
...
Laufwerk C:
Modul 5 - ECDL
Rechnungen 1999
Rechnung a
Rechnung b
Rechnung c
151
Laufwerke
 Laufwerkstyp
 Laufwerksname
 Laufwerksbuchstabe
Modul 5 - ECDL
152
Ordner
 Laufwerk
 Ordnersymbole
 Unterordner
Modul 5 - ECDL
153
Die Dateien
 Dokumentdateien
 Programmdateien
 Systemdateien
 Dateierweiterung bestimmt den Typ der
Datei
 .exe
= Ausführbare Programmdatei
 .txt
= Textdatei
 .bmp
= Bilddatei
 .hlp
= Windows-Hilfedatei
 .mdb
= Access-Datenbankdatei
Modul 5 - ECDL
154
In der Ordnerhierarchie bewegen
 Mit Doppelklick Ordner öffnen
 Über die Symbole in der Symbolleiste
 Zum vorhergehenden Ordner wechseln
 Zum übergeordneten Ordner wechseln
 Über die Adressleiste
 Taste (F5) aktualisiert die Ansicht
Modul 5 - ECDL
155
Zum Ordner Eigene Dateien wechseln
Modul 5 - ECDL
156
Dateidarstellung anpassen
Modul 5 - ECDL
157
Neuen Ordner erstellen
 DATEI - ÖFFNEN
 Symbol
anklicken
 Namen des neuen Ordners eingeben
Modul 5 - ECDL
158
Der Ordner Favoriten
 Dient zum schnellen Zugriff auf beliebige Dateien
 Enthält Verknüpfungen zu den Dateien
Datei den
Favoriten
hinzufügen
Modul 5 - ECDL
159
Den Ordner Favoriten öffnen
 DATEI - ÖFFNEN oder DATEI - SPEICHERN UNTER
Inhalt des Ordners
Favoriten
Modul 5 - ECDL
160
Sicherungskopie einer Datenbank erstellen
 DATEI - SPEICHERN UNTER oder DATEI - ÖFFNEN
 Name der Datenbank markieren
 Rechte Maustaste, KOPIEREN
 Im Inhaltsbereich in einen leeren Bereich klicken
 Rechte Maustaste, EINFÜGEN
Modul 5 - ECDL
161
Die vier Schritte zur Datenbankerstellung
 Datenbank planen
 Datenbankdatei erstellen
 Tabellen hinzufügen
 Formulare, Abfragen, Berichte hinzufügen
Modul 5 - ECDL
162
Struktur der Datenbank
 Mit der Struktur wird festgelegt:
 Anzahl der Tabellen
 Zweck der Tabellen
 Beziehungen zwischen den Tabellen
 Felder der Tabellen
Modul 5 - ECDL
163
Einfache Datenbank planen
Von der Karteikarte zur
Datenbanktabelle
Modul 5 - ECDL
164
Datenbankfelder festlegen
 Beispiele für Datenbankfelder:
 Name
 Vorname
 Straße
 Postleitzahl
 Ort
 Geburtsdatum
Modul 5 - ECDL
165
Datentypen festlegen
 Datentypen legen fest, welche Daten in ein
Datenfeld eingegeben werden können
Modul 5 - ECDL
166
Die Datentypen im Überblick
 Text
 AutoWert
 Memo
 Ja/Nein
 Zahl
 OLE-Objekt
 Datum/Uhrzeit
 Hyperlink
 Währung
 Nachschlage-Assistent
Modul 5 - ECDL
167
Der Datenbank-Assistent
 Datenbank-Assistent erstellt fertige Datenbanken zu
ausgewählten Themen:
 Vorgefertigte Tabellen, Berichte und Formulare sind
enthalten
 Daten können direkt eingegeben werden
 Datenbank kann auch individuell angepasst werden
Modul 5 - ECDL
168
Datenbank-Assistent starten
 DATEI - NEU
 oder Symbol
oder (STRG)(N)
 Register Datenbanken
Modul 5 - ECDL
169
Name für die neue Datenbank eingeben
Dateiname festlegen
Modul 5 - ECDL
170
Datenfelder der Tabelle festlegen
Tabelle wählen
Modul 5 - ECDL
Datenfelder bestimmen,
die die Tabelle
enthalten soll
171
Formular- und Berichtsstil wählen
Stil für Formular und Bericht aus
dem Listenfeld wählen
Modul 5 - ECDL
172
Datenbankname und Logo festlegen
Datenbankname festlegen
Soll ein Bild auf den
Berichten erscheinen?
Modul 5 - ECDL
173
Das Startformular
 Assistent erstellt automatisch ein Startformular
 Stellt eine Auswahl der Bearbeitungsmöglichkeiten der
Datenbank zur Verfügung
 Gewünschte Schaltfläche anklicken
Modul 5 - ECDL
174
Eine Datenbank manuell erstellen
 DATEI - NEU
 oder Symbol
oder (STRG)(N)
 Register Allgemein, Doppelklick auf Symbol Datenbank
Modul 5 - ECDL
175
Wie können Tabellen erstellt werden?
 Tabellen-Assistent
 Datenfelder können aus einer Vorlage gewählt werden
 Automatisches Einfügen von Beispieldaten
 Datenblattansicht
 Daten werden direkt in die Tabelle eingegeben
 Access erkennt automatisch den Datentyp
 Entwurfsansicht
 Vor dem Eingeben von Daten: Entwurf der Tabelle
 Definition aller Felder und Datentypen
Modul 5 - ECDL
176
Text- und Zahlenfelder
 Textfelder
 Speicherbedarf kann beeinflusst werden
 Maximale Größe: 255 Zeichen
 Standardgröße: 50 Zeichen
 Jedes eingegebene Zeichen belegt zwei Byte Speicherplatz
 Zahlenfelder
 Standarddatentyp: Long Integer
 Für ganze Zahlen Datentyp Long Integer
 Für Dezimalzahlen Datentyp Single
Modul 5 - ECDL
177
Primärschlüssel einer Tabelle
 Der Primärschlüssel stellt das Datenfeld dar, über
das
 ein Datensatz eindeutig identifiziert werden kann
 Beziehungen zwischen Tabellen erstellt werden können
Modul 5 - ECDL
178
Tabelle mit dem Assistenten erstellen
 oder Symbol
Modul 5 - ECDL
und Eintrag Tabellen-Assistent
179
Tabellenkategorie und Felder wählen
Kategorie
wählen
Markiertes
Feld eventuell
umbenennen
Tabelle
wählen
Felder der Tabelle mit Hilfe der
rechten Schaltflächen bestimmen
Modul 5 - ECDL
180
Primarschlüssel festlegen lassen
Name der Tabelle
festlegen
Optionsfeld aktivieren,
um Primärschlüssel
automatisch festlegen
zu lassen
Modul 5 - ECDL
181
Tabelle erstellen lassen
Bearbeitungsform der
Tabelle nach dem
Erstellen festlegen
Modul 5 - ECDL
182
Tabelle in der Datenblattansicht erstellen
 oder Symbol
Modul 5 - ECDL
und Eintrag Datenblattansicht
183
Feldnamen festlegen und Daten eingeben
Doppelklick auf den Spaltenkopf,
Feldnamen festlegen
Anschließend Daten
in die Tabelle
eingeben
Modul 5 - ECDL
184
Tabelle speichern
 DATEI - SCHLIESSEN oder (STRG) (W)
 Tabellennamen festlegen
 Eventuell Primärschlüssel erstellen lassen
Modul 5 - ECDL
185
Tabellen in der Entwurfsansicht erstellen
 oder Symbol
Modul 5 - ECDL
und Eintrag Entwurfsansicht
186
Die Entwurfsansicht
 Datenfeld hinzufügen: In erste Spalte Feldnamen eingeben
 Felddatentyp wählen: Über Listenfeld der zweiten Spalte
bestimmen
Feldeingabebereich
Indikatorspalte
Feldeigenschaftenbereich
Modul 5 - ECDL
Informationsbereich
187
Wichtige Feldeigenschaften im Überblick
 Feldgröße
 Format
 Eingabeformat
 Dezimalstellenanzeige
 Beschriftung
 Standardwert
 Gültigkeitsregel
 Eingabe erforderlich
 Leere Zeichenfolge
Modul 5 - ECDL
188
Der Eingabeformat-Assistent
 Cursor im oberen Bereich in Feldzeile setzen
 Im unteren Bereich auf Symbol
Modul 5 - ECDL
klicken
189
Primärschlüssel festlegen
 Feld für Primärschlüssel mit Datentyp AutoWert anlegen
 Cursor in die Zeile dieses Feldes positionieren
 BEARBEITEN - PRIMÄRSCHLÜSSEL
oder
 Symbol
Modul 5 - ECDL
190
Tabellenstruktur bearbeiten
 Reihenfolge der Felder ändern
 Zeile durch Anklicken der Indikatorspalte markieren
 Zeile mit Maus an neue Position schieben
 Datenfeldzeile einfügen
 Cursor in Zeile setzen, vor der neue Zeile eingefügt werden soll
 EINFÜGEN - ZEILEN
 oder (EINFG) oder Symbol
 Datenfeldzeile löschen
 Cursor in zu löschende Zeile setzen
 BEARBEITEN - ZEILEN LÖSCHEN
 oder (ENTF) oder Symbol
 Tabellenstruktur speichern
 DATEI - SPEICHERN
 oder (STRG)(S) oder Symbol
Modul 5 - ECDL
191
AutoFormular erstellen
Layout für
AutoFormular wählen
Modul 5 - ECDL
192
Einspaltiges AutoFormular erstellen
 Tabelle im Datenbankfenster markieren
 EINFÜGEN - AUTOFORMULAR
Modul 5 - ECDL
193
AutoFormular speichern
 DATEI - SPEICHERN
 oder (STRG)(S) oder Symbol
oder
 Schließfeld
anklicken
 Namen für Formular eingeben und bestätigen
Modul 5 - ECDL
194
Formular mit dem Assistenten erstellen
 Vier Layout-Möglichkeiten
 Einspaltige Darstellung
 Tabellarische Darstellung
 Datenblattansicht
 Blockdarstellung
 Mehrere Formatvorlagen mit unterschiedlichen
Hintergrundbildern und Schriftarten
Modul 5 - ECDL
195
Formular-Assistent starten
 oder Symbol
Modul 5 - ECDL
und Eintrag Formular-Assistent
196
Tabelle und Datenfelder wählen
Tabelle wählen
Datenfelder
wählen
Modul 5 - ECDL
197
Layout und Format wählen
Layout wählen
Format wählen
Modul 5 - ECDL
198
Formular in der Entwurfsansicht öffnen
 Im Datenbankfenster Formular markieren
 Schaltfläche
oder
 Formular mit rechter Maustaste anklicken,
ENTWURFSANSICHT
oder
 Bei geöffnetem Formular Symbol
Modul 5 - ECDL
199
Die Entwurfsansicht
 Formularkopf/-fuß: Enthält Beschriftung und allgemeine
Informationen des Formulars
 Detailbereich: Enthält die Felder des Formulars
Lineal
Bereichshöhe
Bereichsbreite
Steuerelement
Beschriftung des
Steuerelements
Modul 5 - ECDL
200
Steuerelemente
 Beispiele für Steuerelemente
Textfeld
Bezeichnungsfeld
Nachschlageliste
Modul 5 - ECDL
201
Steuerelemente markieren
Textfeld wurde angeklickt
Ziehpunkte zum Verschieben
Ziehpunkte zur Größenänderung
Bezeichnungsfeld wurde angeklickt
Modul 5 - ECDL
202
Mehrere Steuerelemente markieren
 Mit gedrückter linker Maustaste den Mauszeiger über
alle Steuerelemente ziehen
Modul 5 - ECDL
203
Steuerelemente kopieren oder löschen
 Steuerelemente kopieren
 Steuerelement markieren
 BEARBEITEN - DUPLIZIEREN
oder
 Symbol
und Symbol
 Steuerelemente löschen
 Steuerelement markieren
 BEARBEITEN - LÖSCHEN
oder
 (ENTF)
Modul 5 - ECDL
204
Größe/Position von Steuerelementen ändern
 Größe ändern
 Steuerelement markieren
 Mit der Maus an den Eckpunkten ziehen
 Steuerelement verschieben
 Steuerelement markieren
 Mauszeiger zwischen den Ziehpunkten positionieren
 Steuerelement bei gedrückter linker Maustaste verschieben
Modul 5 - ECDL
205
Aussehen von Steuerelementen ändern
 Text formatieren
 Steuerelement markieren
 Feldinhalte ausrichten
 Steuerelement markieren
Modul 5 - ECDL
206
Schnelle Gestaltungsmöglichkeiten
 Hintergrundfarbe
 Textfarbe
 Rahmenfarbe
 Rahmenbreite
 Spezialeffekte
Modul 5 - ECDL
207
Arten von Steuerelementen
 Gebundene Steuerelemente
 Ungebundene Steuerelemente
 Berechnete Steuerelemente
Ungebundenes Steuerelement
Berechnetes Steuerelement
Gebundenes Steuerelement
Modul 5 - ECDL
208
Steuerelemente in ein Formular einfügen
 Gebundenes Steuerelement einfügen
 ANSICHT - FELDLISTE
 Feld in der Feldliste markieren und mit gedrückter linker
Maustaste in Formular ziehen
 Ungebundenes Steuerelement einfügen
 Symbol
in der Symbolleiste Toolbox
 In Formular an die Stelle klicken, an der das Feld eingefügt
werden soll, Text eingeben
 Listen-/Kombinationsfeld einfügen
 Symbol
oder
 In Formular an die Stelle klicken, an der das Feld eingefügt
werden soll
 Den Schritten des Assistenten folgen
Modul 5 - ECDL
209
Auswahlabfrage-Assistent starten
Modul 5 - ECDL
210
Tabelle und Tabellenfelder wählen
Tabelle
wählen
Felder
wählen
Modul 5 - ECDL
211
Zusammenfassung definieren
 Zahlenwerte einer Tabelle können zusammengefasst
dargestellt werden
Art der Zusammenfassung wählen
Modul 5 - ECDL
212
Auswahlabfrage erstellen
 oder Symbol und Eintrag Entwurfsansicht
 Tabelle wählen, für die eine Abfrage erstellt werden soll
Modul 5 - ECDL
213
Entwurfsansicht einer Abfrage
Name der Abfrage und Abfragetyp
Feldliste
Trennlinie
Entwurfsbereich:
Aufbau einer Abfrage
Modul 5 - ECDL
214
Felder der Abfrage bestimmen
Felder wählen
Sortierreihenfolge
festlegen
Modul 5 - ECDL
215
Abfrage ausführen
 ABFRAGEN - AUSFÜHREN
oder
 Symbol
Modul 5 - ECDL
216
Abfragekriterien eingeben
 UND-Verknüpfung
 Alle Bedingungen einer Zeile müssen erfüllt sein
 ODER-Verknüpfung
 Nur eine Bedingung der Zeile muss erfüllt sein
Modul 5 - ECDL
217
Parameterabfragen erstellen
 Wert, nach dem die Datensätze überprüft werden,
wird erst beim Ausführen der Abfrage angegeben
Parametername in eckigen
Klammern eingeben
Modul 5 - ECDL
218
Überblick über Berichte
 AutoBericht
 Bericht mit allen Datenfeldern einer Tabelle
 Berichts-Assistent
 Wahl der Datenfelder und des Berichtsformates
 Diagramm-Assistent
 Bericht mit einem Diagramm erzeugen
 Etiketten-Assistent
 Erstellen von Adressetiketten
Modul 5 - ECDL
219
Gestaltung von Berichten
 Elemente der Toolbox einfügen, verschieben, vergrößern
usw.
 Gestaltung der Elemente mit Schriftformaten, Farben und
Rahmen
 Grafiken hinzufügen
 Funktion AutoFormat für die Gestaltung nutzen
Modul 5 - ECDL
220
AutoBericht erstellen
 Objekt Berichte im Datenbankfenster anklicken
 EINFÜGEN - BERICHT
oder
 Symbol
Darstellung des Berichts wählen
Tabelle oder Abfrage wählen
Modul 5 - ECDL
221
Berichts-Assistent aufrufen
 oder EINFÜGEN - BERICHT oder Symbol
 Eintrag Berichts-Assistent
Modul 5 - ECDL
222
Tabelle und Datenfelder wählen
Tabelle
wählen
Felder
wählen
Modul 5 - ECDL
223
Gruppierungsoptionen festlegen
Zu gruppierendes
Feld wählen
Eventuell weitere
Gruppierungsoptionen
bestimmen
Modul 5 - ECDL
224
Weitere Kriterien definieren
 Sortierung festlegen
 Layout wählen
 Format wählen
 Berichtsnamen vergeben
Modul 5 - ECDL
225
Gruppierte Berichte erstellen
Gruppierung
festlegen
Gruppierungsoptionen
festlegen
Modul 5 - ECDL
226
Zusammenfassende Berichte erstellen
Art der
Zusammenfassung
Modul 5 - ECDL
227
Bericht in der Entwurfsansicht
 Leeren Bericht erstellen
 Objekt Berichte im Datenbankfenster anklicken
 Eintrag Erstellt einen Bericht in der Entwurfsansicht
 Bestehenden Bericht bearbeiten
 Berichtsnamen im Datenbankfenster markieren
 Schaltfläche
Modul 5 - ECDL
228
Die Entwurfsansicht von Berichten
Lineal
Bereichshöhe
Bereichsbreite
Beschriftung des
Steuerelements
Steuerelement
Modul 5 - ECDL
229