MS ACCESS Datenbanken

MS Access
Datenbanken
Dantenbanksystem
Data Base System
Datenbasis (Daten)
zB Adressen, Bestellungen etc.
Datenbankverwaltungssystem (Werkzeug)
zB MS Access
MS ACCESS
Datenbanken
MS Access
• Ist ein relationales DatenbankManagementsystem
• Ermöglicht also Speicherung von Daten in
einer Datenbank und deren Abruf
• Datenbank ist
eine Zusammenstellung von Daten, die sich
auf einen gemeinsamen Themenbereich
beziehen
Typische Arbeiten
MS Access
- Karteikasten erstellen
- Tabelle definieren
- Karteikasten öffnen
- Datenbank öffnen
- Karteikasten schließen
- Datenbank schließen
- Karten beschreiben
- Datensätze eingeben
- Karte entfernen
- Datensätze löschen
- Karteikarten sortieren
- Sortierung erzeugen
- Karteikarte suchen
- Datensatz suchen
- Liste schreiben
- Bericht erstellen
- Etiketten beschriften
- Etiketten drucken
MS Access
Objekte einer Access-Datenbank
- Tabellen
- Abfragen
- Formulare
- Berichte
- Makros
- Module
MS Access
Tabellen
Tabellen
speichern DATEN
bestehen aus Zeilen und Spalten
Datenfelder
Nummer
Zuname
Vorname
Datensätze
1
Bauer
Karl
(= alle Daten
einer Zeile)
2
Huber
Yvonne
MS Access
Abfragen
- sammeln die angeforderten Daten aus
einer oder mehreren Tabellen
- stehen im Zentrum der Auswertung
(selektieren, sortieren, verknüpfen etc.)
zB in einer Bank: Wer hat auf seinem Konto mehr als
100.000,-- Schilling Schulden? Ich möchte den Namen, die
Kontonummer und das Gehalt in der Abfrage sehen.
Formulare
MS Access
- zeigen Daten aus Tabellen oder Abfragen in
einem speziellen Layout (Formularansicht)
- im Gegensatz zur Datenblattansicht
- dienen vorwiegend dem Eingeben, Ändern
und Darstellen von Daten auf dem Bildschirm
Berichte
MS Access
- fassen Daten aus Tabellen und Abfragen
zusammen, damit sie gedruckt werden können
- repräsentatives Aussehen durch Linien, Bilder,
Grafiken, unterschiedliche Schriftarten etc.
MS Access
Makros
Automatisieren die Arbeit mit der Datenbank
(= Kurzprogramm in MS-Access)
Module
= selbstprogrammierte bzw.
maßgeschneiderte Programme, um die
Datenbank
- zu erweitern
- zu optimieren
- den Erfordernissen anzupassen.
MS Access
Speicherung
Tabelle
Formular
Abfrage
Makro
Bericht
Modul
 alles wird in einer einzigen Datei
gespeichert
MS Access
Primärschlüssel
- sind eindeutig und kommen nur einmal vor
zB: KFZ-Kennzeichen, Telefonnummer, Kontonummer
- identifizieren einen Datensatz
- sind unbedingt erforderlich, wenn Beziehungen
zwischen Tabellen hergestellt werden
MS Access
Keine Redundanzen
= mehrfache Speicherung von gleichen
Daten
Soll vermieden werden, da
- unnötiger Aufwand bei der Datenerfassung
- größere Fehlerwahrscheinlichkeit
- Verschwendung von Speicherplatz
- problematische Wartung der Daten
MS Access
Regel 1
Frage 1: Sind alle Einzelinformationen in einem
eigenen Feld gespeichert?
zB: Vorname und Nachname in getrennten Feldern
 REGEL 1:
Jede Teilinformation sollte in einem eigenen
Feld gespeichert werden.
MS Access
Regel 2
Frage 2: Kommen Aufzählfelder vor?
zB: Telefon 1, Telefon 2, Telefon 3  was geschieht
bei 4 Telefonnummer bzw. bei 1 Telefonnummer
 Regel 2:
Aufzählende Felder sollten in eine eigene
Tabelle gespeichert werden.
MS Access
Regel 3
Frage 3: Stehen alle Felder in direktem Bezug zum
Schlüsselfeld?
zB: Klassenraum ist nicht vom einzelnen Schüler,
sondern von der Klasse abhängig
 Regel 3:
Felder, die in keinem direkten Bezug zum
Schlüssel der Tabelle stehen, sollten in einer
eigenen Tabelle gespeichert werden.
MS Access
Regel 4
Frage 4: Enthält das Feld für jeden Eintrag Daten?
zB: Feld Dienstwagen wird nur dann ausgefüllt, wenn
der Angestellte auch einen Dienstwagen fährt (Feld
bleibt sonst leer, Verschwendung von Speicherplatz)
 Regel 4:
Felder, die nicht für jeden Schlüssel ausgefüllt
werden können, sollten in eine eigene Tabelle
gespeichert werden.