2. Erfahrungen mit Prozessmanagement in der GW
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Slide 1
„Optimiertes Prozessmanagement
in der Logistik“
am Beispiel der GW St. Pölten Integrative Betriebe GmbH
Josef Müller, Leiter Geschäftsprozess- & Lean Management
1
Slide 2
Inhaltsverzeichnis
1. Warum das Thema Prozessmanagement?
2. Erfahrungen mit Prozessmanagement in der GW
- Ausgangssituation 2008
- Problemstellung
- Lösungsansatz
- Herausforderungen
- Erfolgsfaktoren
3. Zusammenfassung, Nutzen
2
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Inhaltsverzeichnis
1. Warum das Thema Prozessmanagement?
2. Erfahrungen mit Prozessmanagement in der GW
- Ausgangssituation 2008
- Problemstellung
- Lösungsansatz
- Herausforderungen
- Erfolgsfaktoren
3. Zusammenfassung, Nutzen
3
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1. Warum das Thema Prozessmanagement?
Auftrag an die Logistik
• die richtigen Güter und Dienstleistungen
• in der richtigen Menge
• in der richtigen Qualität
• zum richtigen Preis mit den richtigen Ressourcen
• zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort zu haben
Die Erfüllung dieses Auftrages erfolgt mit Prozessen
Kundenaufträge
bearbeiten
Beschaffung
durchführen
Produktion
planen
Lager
bewirtschaften
Produkte und
DL liefern u.
fakturieren
Hauptprozesse der Logistik in der GW St. Pölten IB GmbH
Die Durchführung der Prozessschritte erfolgt mit (geeigneten) Ressourcen
• Der Prozess definiert das Wissen, die Fähigkeiten, die Skills die zur
Umsetzung benötigt werden
4
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Inhaltsverzeichnis
1. Warum das Thema Prozessmanagement?
2. Erfahrungen mit Prozessmanagement in der GW
- Ausgangssituation 2008
- Problemstellung
- Lösungsansatz
- Herausforderungen
- Erfolgsfaktoren
3. Zusammenfassung, Nutzen
5
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2. Erfahrungen: Ausganssituation 2008
1981
-
2008
ab 2008
starkes Wachstum
große Stückzahlen
kein Wachstum
GW St. Pölten
sinkende Stückzahlen
kaum Akquise notw.
dringend Akquise notw.
lange P-Lebenszyklen
kurze P-Lebenszyklen
einfache Aufträge/Teile
komplexe Teile
hohe Umsätze
Umsatzeinbrüche
Großkunden im Inland
Großkunden im Ausland
hohe Deckungsbeiträge
jährliche Gewinne
sinkende Deckungsbeiträge
jährliche Verluste
6
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Inhaltsverzeichnis
1. Warum das Thema Prozessmanagement?
2. Erfahrungen mit Prozessmanagement in der GW
- Ausgangssituation 2008
- Problemstellung
- Lösungsansatz
- Herausforderungen
- Erfolgsfaktoren
3. Zusammenfassung, Nutzen
7
Slide 8
2. Erfahrungen: Problemstellung
Kostendruck
GW St. Pölten
Problem: Kosten sind trotz sinkender Umsätze
und Auftragseingänge nicht gesunken
8
Slide 9
2. Erfahrungen: Problemstellung
Ursache:
trotz sinkender Umsätze und Auftragseingänge
• steigende Auftragspositionen
• viele neue kleine Aufträge
Komplexitätstreiber
• komplexere Anforderungen
• viele neue Informationen
massive Verbesserung erwartet
mit der Einführung eines…
neuen ERP-Systems
9
Slide 10
2. Erfahrungen: Problemstellung
Frage: wo gibt es mögliche Einsparungspotenziale
Unsicherheit
fehlende Daten,
Fakten
Frustration
fehlendes
Vertrauen
10
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Inhaltsverzeichnis
1. Warum das Thema Prozessmanagement?
2. Erfahrungen mit Prozessmanagement in der GW
- Ausgangssituation 2008
- Problemstellung
- Lösungsansatz
- Herausforderungen
- Erfolgsfaktoren
3. Zusammenfassung, Nutzen
11
Slide 12
2. Erfahrungen: Lösungsansatz
Prozesse analysieren, Komplexität sichtbar machen
Personalkapazitäten - Sicht
(Skills & Ressources)
Prozesskosten
- Sicht
IT/IS Unterstützungsgrad
- Sicht
Prozessdurchlaufzeit - Sicht
Mathera-Matrix-Methode Messbarkeit der prozessrelevanten Dimensionen
12
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Inhaltsverzeichnis
1. Warum das Thema Prozessmanagement?
2. Erfahrungen mit Prozessmanagement in der GW
- Ausgangssituation 2008
- Problemstellung
- Lösungsansatz
- Herausforderungen
- Erfolgsfaktoren
3. Zusammenfassung, Nutzen
13
Slide 14
2. Erfahrungen: Herausforderungen
Zeit für Verbesserungen
Einbindung / Akzeptanz der Mitarbeiter
14
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Inhaltsverzeichnis
1. Warum das Thema Prozessmanagement?
2. Erfahrungen mit Prozessmanagement in der GW
- Ausgangssituation 2008
- Problemstellung
- Lösungsansatz
- Herausforderungen
- Erfolgsfaktoren
3. Zusammenfassung, Nutzen
15
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2. Erfahrungen: Erfolgsfaktoren
Veränderungsbereitschaft d.
Mitarbeiter + FK*
Einbindung der
Mitarbeiter
Methodenkompetenz der
Führungskräfte
Erfolgsfaktoren
Top-Management
Commitment
akzeptierte
Methode
schlüssiges Prozessmanagement-Konzept im Unternehmen
*FK…Führungskräfte
16
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Inhaltsverzeichnis
1. Warum das Thema Prozessmanagement?
2. Erfahrungen mit Prozessmanagement in der GW
- Ausgangssituation 2008
- Problemstellung
- Lösungsansatz
- Herausforderungen
- Erfolgsfaktoren
3. Zusammenfassung, Nutzen
17
Slide 18
3. Zusammenfassung
Wir haben bei der „echten“ Auseinandersetzung mit
Prozessmanagement den Nutzen erkannt…
„vorher“
Thema
Durchlaufzeit (in Tagen)
Bearbeitungszeit (in Stunden)
Anzahl Prozessschritte
verschwendende Pz-Schritte
IT-Unterstützung
DMS Nutzung
Papier im Einkauf
„nachher“
vorher
3,8
2,2
21
9
10%
gar nicht
sehr viel
nachher
2,6
0,8
10
0
90%
95%
kaum mehr
Differenz
1,2
1,5
11
9
80%
95%
95% 18
Slide 19
3. Zusammenfassung
Fazit
Mit Prozessmanagement kann die
Effektivität und die Effizienz von (Logistik)Prozessen
erheblich verbessert werden.
Daher stellt aus Sicht der GW St. Pölten Prozessmanagement auch im
Experten-Netzwerk NÖ für Einkauf, Beschaffung und Logistik ein
hochinteressantes Themengebiet dar.
19
„Optimiertes Prozessmanagement
in der Logistik“
am Beispiel der GW St. Pölten Integrative Betriebe GmbH
Josef Müller, Leiter Geschäftsprozess- & Lean Management
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Inhaltsverzeichnis
1. Warum das Thema Prozessmanagement?
2. Erfahrungen mit Prozessmanagement in der GW
- Ausgangssituation 2008
- Problemstellung
- Lösungsansatz
- Herausforderungen
- Erfolgsfaktoren
3. Zusammenfassung, Nutzen
2
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Inhaltsverzeichnis
1. Warum das Thema Prozessmanagement?
2. Erfahrungen mit Prozessmanagement in der GW
- Ausgangssituation 2008
- Problemstellung
- Lösungsansatz
- Herausforderungen
- Erfolgsfaktoren
3. Zusammenfassung, Nutzen
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1. Warum das Thema Prozessmanagement?
Auftrag an die Logistik
• die richtigen Güter und Dienstleistungen
• in der richtigen Menge
• in der richtigen Qualität
• zum richtigen Preis mit den richtigen Ressourcen
• zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort zu haben
Die Erfüllung dieses Auftrages erfolgt mit Prozessen
Kundenaufträge
bearbeiten
Beschaffung
durchführen
Produktion
planen
Lager
bewirtschaften
Produkte und
DL liefern u.
fakturieren
Hauptprozesse der Logistik in der GW St. Pölten IB GmbH
Die Durchführung der Prozessschritte erfolgt mit (geeigneten) Ressourcen
• Der Prozess definiert das Wissen, die Fähigkeiten, die Skills die zur
Umsetzung benötigt werden
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Inhaltsverzeichnis
1. Warum das Thema Prozessmanagement?
2. Erfahrungen mit Prozessmanagement in der GW
- Ausgangssituation 2008
- Problemstellung
- Lösungsansatz
- Herausforderungen
- Erfolgsfaktoren
3. Zusammenfassung, Nutzen
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2. Erfahrungen: Ausganssituation 2008
1981
-
2008
ab 2008
starkes Wachstum
große Stückzahlen
kein Wachstum
GW St. Pölten
sinkende Stückzahlen
kaum Akquise notw.
dringend Akquise notw.
lange P-Lebenszyklen
kurze P-Lebenszyklen
einfache Aufträge/Teile
komplexe Teile
hohe Umsätze
Umsatzeinbrüche
Großkunden im Inland
Großkunden im Ausland
hohe Deckungsbeiträge
jährliche Gewinne
sinkende Deckungsbeiträge
jährliche Verluste
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Inhaltsverzeichnis
1. Warum das Thema Prozessmanagement?
2. Erfahrungen mit Prozessmanagement in der GW
- Ausgangssituation 2008
- Problemstellung
- Lösungsansatz
- Herausforderungen
- Erfolgsfaktoren
3. Zusammenfassung, Nutzen
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2. Erfahrungen: Problemstellung
Kostendruck
GW St. Pölten
Problem: Kosten sind trotz sinkender Umsätze
und Auftragseingänge nicht gesunken
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2. Erfahrungen: Problemstellung
Ursache:
trotz sinkender Umsätze und Auftragseingänge
• steigende Auftragspositionen
• viele neue kleine Aufträge
Komplexitätstreiber
• komplexere Anforderungen
• viele neue Informationen
massive Verbesserung erwartet
mit der Einführung eines…
neuen ERP-Systems
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2. Erfahrungen: Problemstellung
Frage: wo gibt es mögliche Einsparungspotenziale
Unsicherheit
fehlende Daten,
Fakten
Frustration
fehlendes
Vertrauen
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Inhaltsverzeichnis
1. Warum das Thema Prozessmanagement?
2. Erfahrungen mit Prozessmanagement in der GW
- Ausgangssituation 2008
- Problemstellung
- Lösungsansatz
- Herausforderungen
- Erfolgsfaktoren
3. Zusammenfassung, Nutzen
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2. Erfahrungen: Lösungsansatz
Prozesse analysieren, Komplexität sichtbar machen
Personalkapazitäten - Sicht
(Skills & Ressources)
Prozesskosten
- Sicht
IT/IS Unterstützungsgrad
- Sicht
Prozessdurchlaufzeit - Sicht
Mathera-Matrix-Methode Messbarkeit der prozessrelevanten Dimensionen
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Inhaltsverzeichnis
1. Warum das Thema Prozessmanagement?
2. Erfahrungen mit Prozessmanagement in der GW
- Ausgangssituation 2008
- Problemstellung
- Lösungsansatz
- Herausforderungen
- Erfolgsfaktoren
3. Zusammenfassung, Nutzen
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2. Erfahrungen: Herausforderungen
Zeit für Verbesserungen
Einbindung / Akzeptanz der Mitarbeiter
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Inhaltsverzeichnis
1. Warum das Thema Prozessmanagement?
2. Erfahrungen mit Prozessmanagement in der GW
- Ausgangssituation 2008
- Problemstellung
- Lösungsansatz
- Herausforderungen
- Erfolgsfaktoren
3. Zusammenfassung, Nutzen
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2. Erfahrungen: Erfolgsfaktoren
Veränderungsbereitschaft d.
Mitarbeiter + FK*
Einbindung der
Mitarbeiter
Methodenkompetenz der
Führungskräfte
Erfolgsfaktoren
Top-Management
Commitment
akzeptierte
Methode
schlüssiges Prozessmanagement-Konzept im Unternehmen
*FK…Führungskräfte
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Inhaltsverzeichnis
1. Warum das Thema Prozessmanagement?
2. Erfahrungen mit Prozessmanagement in der GW
- Ausgangssituation 2008
- Problemstellung
- Lösungsansatz
- Herausforderungen
- Erfolgsfaktoren
3. Zusammenfassung, Nutzen
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Slide 18
3. Zusammenfassung
Wir haben bei der „echten“ Auseinandersetzung mit
Prozessmanagement den Nutzen erkannt…
„vorher“
Thema
Durchlaufzeit (in Tagen)
Bearbeitungszeit (in Stunden)
Anzahl Prozessschritte
verschwendende Pz-Schritte
IT-Unterstützung
DMS Nutzung
Papier im Einkauf
„nachher“
vorher
3,8
2,2
21
9
10%
gar nicht
sehr viel
nachher
2,6
0,8
10
0
90%
95%
kaum mehr
Differenz
1,2
1,5
11
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80%
95%
95% 18
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3. Zusammenfassung
Fazit
Mit Prozessmanagement kann die
Effektivität und die Effizienz von (Logistik)Prozessen
erheblich verbessert werden.
Daher stellt aus Sicht der GW St. Pölten Prozessmanagement auch im
Experten-Netzwerk NÖ für Einkauf, Beschaffung und Logistik ein
hochinteressantes Themengebiet dar.
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