Empfehlungen zur Anbietung und Übergabe elektronischer

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Empfehlungen zur Anbietung und Übergabe elektronischer
Unterlagen
an die Thüringischen Staatsarchive
Version 3.3
Stand: 10.12.2013
1. Geltungsbereich
1.1
Die im Thüringer Archivgesetz festgeschriebene Anbietungspflicht1 gilt auch für das in
elektronischer Form generierte Schriftgut (im Folgenden „elektronische Unterlagen“).
Diese Empfehlung regelt die Anbietung und Übergabe der elektronischen Unterlagen
durch die Behörden des Freistaats Thüringen an die Thüringischen Staatsarchive.
1.2
Elektronische Unterlagen sind genuin digital vorliegende Urkunden, Akten,
Einzeldokumente aus Dateisammlungen wie Schriftstücke, Karten, Pläne, Bild- und
Tondokumente, Tabellenkalkulationen, E-Mails und sonstige Aufzeichnungen sowie
die zugehörigen beschreibenden, erhaltenden und verwaltenden Metadaten.2
1.3
Anzubieten sind auch Datenbanken und Fachanwendungen, die einer laufenden
Aktualisierung unterliegen. Die Übernahme von archivwürdigen Daten erfolgt hier in
einem bestimmten zeitlichen Turnus, der in Absprache mit dem zuständigen
Staatsarchiv festgelegt wird.
2. Übernahmeformate digitaler Objekte
2.1
Die im Folgenden aufgeführten Dateiformate für die Übergabe elektronischer
Unterlagen sind i. d. R. nicht-proprietäre technische Formate, die sich in den letzten
Jahren als „Quasi-Standards“ durchgesetzt haben.
a) E-Akten, in DMS geführte elektronische Akten, sind nach dem im System
hinterlegten Aussonderungsprozess zu übergeben. Die Primärdokumente werden in
PDF/A-1 oder PDF/A-2, die Metadaten zu den Primärdaten im XML-Format
(XDOMEA-Standard ab Version 2.0) ausgesondert. Ein vorhandener Geschäftsgang
und Signaturen müssen aus den Metadaten hervorgehen. Vorschlüsselungen
(Zertifikate, beweiswerterhaltene Maßnahmen) sind vor der Übergabe zu entfernen
und ihr ursprüngliches Vorhandensein in den Metadaten entsprechend zu
dokumentieren.
b) Textdokumente, textbasierte Daten, wie bspw. einzelne Dateien aus MS OfficeAnwendungen, sind in den Dateiformaten PDF/A-1 oder PDF/A-2 zu übergeben.
c) Tabellendaten, zahlenbasierte Daten ggf. mit hinterlegten Formeln, z. B. MS ExcelKalkulationsdateien, sind in Abhängigkeit ihres Nutzungszwecks dem zuständigen
Staatsarchiv in folgenden Dateiformaten bereitzustellen (bevorzugte Archivierungsformate werden unterstrichen dargestellt):
CSV, XML, XLS, XLSX, ODS.
1
2
Vgl. Thüringer Gesetz über die Sicherung und Nutzung von Archivgut (1992), Thüringer Archivgesetz /
ThürArchivG vom 23. April 1992 (Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Thüringen Nr. 10/1992, S. 139143), § 11.
Vgl. ebd., § 2 Abs. 3. Die dort einbezogenen „Träger von Daten“ werden in dieser Richtlinie weiter spezifiziert.
Metadaten sind als „Hilfsmittel für die Ordnung, Benutzung und Auswertung“ dem übernehmenden Archiv zu
übergeben.
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d) Multimediadaten, graphische und audiovisuelle Dateien, sind in folgenden Standardformaten zu übergeben (bevorzugte Archivierungsformate werden unterstrichen
dargestellt):
Fotos/Grafiken:
Audio:
Video:
TIFF, JPEG2000, JPEG, BMP, PNG;
WAVE, FLAC, MP3, OGG;
MJPEG2000, MJPEG, AVI, FLV, WMV.
e) Daten aus Fachanwendungen, Inhalte aus relationalen Datenbanken, sind so zu
übernehmen, dass ihr primärer Nutzungszweck dokumentiert und nachvollziehbar ist.
Abhängig von Struktur und Tabellenverknüpfungen sind folgende Dateiformate
zulässig (bevorzugte Archivierungsformate werden unterstrichen dargestellt):
SIARD, XML, CSV und TXT im ASCII-/ UNICODE-Format, SQL.
Der Übergabe ist eine Dokumentation der Fachanwendung beizufügen sowie
Angaben über den Verlauf des Datenexports, vorzugsweise in Form eines Protokolls.
f)
Geodaten, komplexe Daten aus Geoinformationssystemen bzw. Daten mit
Georeferenzierungen, werden ausschließlich nach vorheriger organisatorischer und
technischer Absprache mit dem zuständigen Staatsarchiv übergeben, um die
vorhandenen Datenreferenzierungen bzw. integrierten Objekte für die Archivierung
bestmöglich zu erhalten.
g) Netzressourcen, Internet- und Intranetauftritte, sind inklusive der internen Links im
HTML-Format, mit integrierten Fotos/Grafiken, Audio- und Videodateien verfügbar zu
machen. Die öffentlich zugänglichen, als archivwürdig bewerteten Netzressourcen
werden i. d. R. direkt durch das Archiv archiviert, wobei diesbezüglich technische
Absprachen mit den Verantwortlichen und Betreibern der Netzressourcen erforderlich
sein können.
2.2
Weitere Dateiformate dürfen nur in Absprache mit dem zuständigen Staatsarchiv
angeboten werden, da die Wahl des Dateiformats maßgeblich die dauerhafte
Erhaltung der digitalen Objekte beeinflusst. Bei Einführung von IT-gestützten
Verfahren ist das zuständige Staatsarchiv zur Abstimmung von Übernahmeformaten
hinzuzuziehen.
2.3
Zugriffsschutzmechanismen auf die elektronischen Unterlagen (Passwörter oder
Sperren) sind vor der Anbietung bzw. Übergabe aufzuheben. Eine Verschlüsselung
der Daten erfolgt nur zum Zweck der Übergabe (siehe dazu Pkt. 3).
3. Anforderungen an Übergabemedien und Übertragungswege
3.1
Insbesondere personenbezogene und sicherheitsrelevante Daten sind für den
Austausch zwischen Behörde und zuständigem Staatsarchiv zu verschlüsseln. Dabei
sind die verschlüsselten Daten und die Passworte unabhängig voneinander und
durch getrennte Medien zu übertragen. Das anzuwendende Verschlüsselungsverfahren ist mit dem zuständigen Staatsarchiv abzustimmen.
3.2
Innerhalb des Corporate Network (CN) des Freistaates Thüringen ist die Übertragung
von Angebots- und Abgabelisten bzw. der elektronischen Archivalien in freigegebene
Laufwerksordner des zuständigen Staatsarchivs ausschließlich über eine
verschlüsselte Verbindung zulässig. Diese werden auf Antrag des Staatsarchivs
durch das Thüringer Landesrechenzentrum (TLRZ) zwischen abgebender Behörde
und dem zuständigen Staatsarchiv in Abhängigkeit von den zur Verfügung stehenden
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Möglichkeiten geschaltet. Es ist möglich, zwischen einer abgebenden Institution
außerhalb des CN und dem zuständigen Staatsarchiv ein VPN (Virtual Private
Network) durch das TLRZ aufbauen zu lassen.
3.3
Die Übergabe elektronischer Unterlagen mittels physischer Datenträger außerhalb
des CN kann nach angemessener Verschlüsselung auch eigenhändig, persönlich
oder mittels des Thüringer Behördenkuriers erfolgen. Die dafür zu verwendenden
Medien sind vor der Übergabe mit dem zuständigen Staatsarchiv abzustimmen.
4. Übergabeverfahren
4.1
Die Anbietung elektronischer Unterlagen erfolgt i. d. R. nach Ablauf der festgelegten
Aufbewahrungsfristen gemäß der „Richtlinie über die Aufbewahrung von Akten und
sonstigem Schriftgut in der Verwaltung des Freistaats Thüringen“ in der Fassung vom
06.11.20123 (im Folgenden „Aufbewahrungsrichtlinie“). Dafür ist von der anbietenden
Stelle ein Aussonderungsverzeichnis4 (Anbietungsliste) gemäß Anlage 1 der
Aufbewahrungsrichtlinie zu erstellen, das wenigstens folgende Angaben enthält:
a)
b)
c)
d)
Laufende Nummer
Ordnungszeichen der Behörde (Aktenzeichen)
Inhalt (Aktenbetreff)
Laufzeit (Datierung von / Datierung bis)
4.2
Die Erfordernis zur Erhebung darüber hinausgehender Metadaten sollte mit dem
zuständigen Staatsarchiv frühzeitig abgestimmt werden.
4.3
Die Anbietung von Unterlagen aus DMS erfolgt i. d. R. nach dem zweistufigen oder
vierstufigen Aussonderungsverfahren.5
4.4
Die abgebende Stelle trägt die Verantwortung für die Schaffung von Export- und
Aussonderungsmöglichkeiten für Daten aus behördlichen Fachanwendungen. Die
Staatsarchive stehen den Behörden bei Bedarf beratend zur Seite.
4.5
Das zuständige Staatsarchiv teilt der anbietenden Stelle innerhalb eines Jahres mit,
welche der angebotenen Unterlagen archivwürdig sind.
4.6
Die abgebende Stelle übermittelt dem zuständigen Staatsarchiv die archivwürdigen
Unterlagen unter Einhaltung der unter 2. und 3. festgelegten Dateiformate und
Übergabemedien.
4.7
Das zuständige Staatsarchiv prüft die Vollständigkeit und Lesbarkeit der übermittelten
Unterlagen. Es bestätigt die Übernahme schriftlich binnen drei Monaten nach
Abgabe. Erst nach Eingang der schriftlichen Empfangsbestätigung des Staatsarchivs
sind die ausgesonderten elektronischen Unterlagen, die in der abgebenden Stelle
3
4
5
Richtlinie vom 3. Januar 2008 (Thüringer Staatsanzeiger Nr. 4/2008), geändert durch Verwaltungsvorschrift
vom 6. November 2012 (Thüringer Staatsanzeiger Nr. 49/2012).
Vorlagen für Aussonderungsverzeichnisse sind online verfügbar unter: http://www.thueringen.de/th2
/staatsarchive/behoerdeninformation/aussonderungsverzeichnisse/, letzter Zugriff: 15.12.2013.
Vgl. dazu: „DOMEA-Konzept 2.1 – Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten
Geschäftsgang“ (online verfügbar unter: http://www.verwaltung-innovativ.de/SharedDocs/Publikationen/
Presse__Archiv/domea_konzept_organisationskonzept_2_1.html?nn=4516740, letzter Zugriff: 05.12.2013),
insbesondere das Erweiterungsmodul 5 „Aussonderung und Archivierung elektronischer Akten“ (online
verfügbar
unter:
http://www.verwaltung-innovativ.de/SharedDocs/Publikationen/Presse__Archiv/domea_
konzept_aussonderung_und_archivierung_elektronischer_akten.html?nn=4516740,
letzter
Zugriff:
05.12.2013), bzw. seit 2012 das „Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit“ (online verfügbar
unter:
http://www.verwaltung-innovativ.de/DE/E_Government/orgkonzept_everwaltung/orgkonzept_
everwaltung_node.html, letzter Zugriff: 05.12.2013).
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vorgehalten werden, zur Löschung freigegeben.6 Die Löschung der auszusondernden
Unterlagen der Behörde ist datenschutzrechtlich vorgeschrieben und schließt
gleichsam eine Datenänderung der Behörde nach Übermittlung der archivwürdigen
Daten an das zuständige Archiv aus. Es muss jedoch zuvor dem Staatsarchiv die
Möglichkeit eingeräumt werden, die Daten zu überprüfen, um im Fall der
Unvollständigkeit oder Nicht-Lesbarkeit der Daten eine erneute Übertragung
veranlassen zu können. Ausgenommen von dieser Regelung sind die unter 1.3
genannten Datenbanken und Fachanwendungen, die einer laufenden Aktualisierung
unterliegen.
4.8
6
Die abgebende Stelle und das übernehmende Staatsarchiv stellen sicher, dass die
auf physischen Datenträgern vorliegenden Kopien der elektronischen Unterlagen
nach der erfolgreichen Übernahme in das Digitale Magazin vollständig gelöscht
werden. Physische Datenträger werden entweder vom zuständigen Staatsarchiv
physisch vernichtet oder unter Einhaltung der unter 3.3 getroffenen Regelungen an
die abgebende Einrichtung zurückgegeben.
Vgl. Thüringer Gesetz über die Sicherung und Nutzung von Archivgut (1992), Thüringer Archivgesetz /
ThürArchivG vom 23. April 1992 (Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Thüringen Nr. 10/1992, S. 139143), § 11, Abs. 3.
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