Management von EDV-Anwendungsprojekten

Projektmanagement
Sportmanagement
Zentrale Fragen
 Was ist ein Projekt?
 Warum scheitern so viele Projekte?
 Projektphasen?
 Wie wird ein Projekt professionell und erfolgreich durchgeführt?
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Projekt
Aufgaben, die
 sich aufgrund einer Problemstellung ergeben,
 klar definiert,
 lösbar,
 einmalig
 zeitlich begrenzt (definiertem Anfang und Ende),
 von den Mitteln her (Geld, Sachmittel, Personal) begrenzt sind.
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Ursachen für erfolglose Projekte
 Fehlendes Gesamtkonzept
 Keine klare Aufgabenstellung
 Keine eindeutige Aufgaben- und Kompetenzabgrenzung
 Kein Phasenkonzept
 Schlechtes Projektmanagement und –controlling
 Keine bzw. unzureichende Dokumentation
 Keine methodische Vorgehensweise
 Unklare Verteilung von Verantwortung
 Fehlende Kommunikation zwischen den Beteiligten
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Am Projekt beteiligte Personen
 Projektauftraggeber
 Wünscht die Durchführung und erwartet ein Ergebnis
 Projektleiter
 Gesamtverantwortlich für die erfolgreiche Durchführung
 Lenkt das Projekt
 Zusammenstellung des Projektteams
 Kommunikation, Steuerung, Marketing
 Verantwortlich für die richtige Einteilung von Ressourcen (Zeit, Sachmittel, Personal)
 Projektmitarbeiter im Projektteam
 Übernahme der operativen Arbeit
 Projektcoach
 Berater des Projektleiters (Lehrer)
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Projektphasen
 Projektstartprozess
 Projektdurchführung
 Projektmarketing
 Projektcontrolling
 Projektabschlussprozess
Laufende
Dokumentation
 Beauftragungsprozess
Jede Projektphase wird zu einem genau festgelegten Termin und
mit einem bestimmten Ergebnis abgeschlossen (=MEILENSTEIN)
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Beauftragungsprozess
 Ideenentwicklung
 (mittels Kreativitätsmethoden wie Brainstorming, Mind-Mapping, …)
 Durchführbarkeitsanalyse
 Ist das Projektteam in der Lage das Problem zu lösen (finanzielle, zeitliche, persönliche Ressourcen,
Know-How vorhanden?)
 Projektwürdigkeitsanalyse
 Entscheidung der Bearbeitungsform (Projekt, Routinearbeit, …)
 Projektantrag
 Bisherige Entscheidungen dem Auftraggeber vorlegen
 Beschreibt Problemstellung, Ressourcen, Projektmitarbeiter, Ziel, Nutzen, Ist- und Sollzustand
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Meilenstein
Schriftlich formulierter Projektantrag
Entscheidung über Durchführung oder Ablehnung
Projektstartprozess
 Projekt „Kick-Off“
 Eigentlicher Projektstart mit der Genehmigung des Projektantrages
 Projektabgrenzung
 Projekt- und Leistungsplanung
 Aufgaben, Termine, Ressourcen, Kosten, Organisation
 Projekthandbuch
 Projektauftrag
Meilenstein
Erteilung des Projektauftrages
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Projektabgrenzung
 Zeitlich
 Festlegen von Projektstart (=Genehmigung des Projektantrags) und Projektende
 Sachlich
 Genaue Beschreibung von Zielen und Nicht-Zielen des Projekts
 Sozial
 Festlegung von Projektleiter, - auftraggeber, -teammitgliedern
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Spezifisch – konkret formuliert
Messbar – es muss erkennbar sein, dass die Ziele erreicht wurden
Attraktiv – es muss sich lohnen, sich für die Ziele zu engagieren
Realistisch – Zielerreichung muss möglich sein
Terminisiert – Zeitpunkt der Zielerreichung klar festgelegt
Projekt- und Leistungsplanung
 Projektstrukturplan
 Terminplanung
 Meilensteinplan
 Aufgabenliste und Funktionendiagramm
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Projektstrukturplan
 Enthält die Struktur der im Projekt zu bewältigenden Aktivitäten
 Zerlegt das Projekt in überschaubare „Arbeitspakete“
 Dient der aufwands- und termingerechten Abwicklung eines Projektes
 Dient als Basis für Terminplan
 Übersicht wer, was, wann zu machen hat
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Terminplan
 Termine einzelner Teilaufgaben
 Zusammenhänge und Abhängigkeiten zwischen Teilaufgaben
 Balkendiagramm
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Meilensteinplan
 Zusammenfassung und Kontrolle der der wichtigsten Termine und
Zwischenergebnisse  Meilensteine
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Aufgabenliste
 Zusammenfassung und Kontrolle von Aufgaben und Terminen
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Projekthandbuch
 Zentrales Instrument der Projektplanung
 Enthält Dokumentation über







Projektstart
Projektantrag, Projektauftrag
Objekt- und Projektstrukturplan
Terminplan, Aufgabenliste, Meilensteinplan
Projektabgrenzung
Projektcontrolling und –marketing
Projektabschluss
 Laufend überarbeitet und zu Projektende fertiggestellt
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Projektauftrag
 Ergebnis der Projektstartprozesses
 Beschreibt die wesentlichen Eckpunkte des Projekts
 Von Auftraggeber und Projektleiter unterschrieben
Meilenstein des Projektstartprozesses
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Projektdurchführung
 Durchführung der eigentlichen Projektarbeit
 Umsetzung der Analyse- und Planungsarbeit
 Laufende Kontrolle
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Meilenstein
Fertiges Produkt
Projektmarketing
 Berichte und Präsentationen über laufende Projektarbeit an
 Projektauftraggeber
 Projektmitarbeiter
 Projektumwelt
 Aufgabe des Projektleiters
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Projektcontrolling
 Kontrolle & Steuerung von Projekten
 Soll-Ist-Vergleich
 Zielerreichung
 Termineinhaltung
 Leistungs-, Termin-, Projektfortschrittscontrolling
 Um Verzögerungen, Fehler, Risiken und Mängel frühzeitig zu
erkennen
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Laufende Dokumentation
 Jede Projektphase wird laufend und detailliert dokumentiert
 Dokumentation
 der einzelnen Arbeitsschritte
 des Ergebnisses
 von Problemen
 der Tests
 Erstellung eines Projekthandbuches
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Abschluss & Übergabe
 Übergabe des fertigen Produkts und der Dokumentation an den Auftraggeber
Meilenstein
Übergabepräsentation
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Vorteile professionellen Vorgehens
 Früherkennung von Fehlern
 Miteinbeziehung der Projektpartner zum richtigen Zeitpunkt
 Vollständige Dokumentation erleichtert Übergabe und Wechsel von






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Mitarbeitern
Gezielte Projektsteuerung
Geringe Fehlerquote
Motivation aller Teammitarbeiter
Genaue Aufgabenabgrenzung und Zuteilung von Verantwortung
Strikte Zielorientierung
Klare Planungsstruktur
Literatur
 Berger, Schubert: Projektmanagement mit System, Manz-
Verlag
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