DataManager - GEVITAS GmbH
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REFLEX DataManager 1 DataManager Version 1.6 Inhalt: 1. Allgemeines .............................................................................................. 2 1.1 Übersicht ................................................................................................................................................2 1.2 Sicherheitshinweise..............................................................................................................................2 1.3 Starten des DataManagers ...................................................................................................................2 1.4 Anmelden an das Programm ...............................................................................................................3 1.5 Die Programm-Fenster ........................................................................................................................4 2. Der SQL-Editor ......................................................................................... 5 2.1 3. Übersicht ................................................................................................................................................5 2.1.1 Anzeige der Datenbank-Tabellen und Inhalte ......................................................................6 2.1.2 Anzeige der Datenbank-Tabellen-Felder (Spalten) ..............................................................7 2.1.3 Eingeben von SQL-Befehlen und -Kommandos ...................................................................8 2.1.4 Verwenden der Makro-Schaltflächen ....................................................................................9 2.1.5 Anzeige des Select-Ergebnisses ..........................................................................................9 2.1.6 Anzeige der Datenbank-Rückmeldungen .......................................................................... 11 2.1.7 Historie der SQL-Kommandos ........................................................................................... 11 2.1.8 SQL-Kommandos speichern und öffnen ............................................................................ 11 Spezielle Funktionen .............................................................................. 12 3.1 Neue Artikelnummern erzeugen (umbenennen) ............................................................................. 13 3.2 Alte Rechnungen löschen ................................................................................................................. 16 4. Datenbank leeren ................................................................................... 18 5. XLS-Export.............................................................................................. 19 Alle Rechte vorbehalten. TM mySQL ist ein Warenzeichen der mySQL AB. Einzelheiten zur Lizenzierung finden Sie unter www.mysql.com Windows©, Word®, Excel®, SQL-Server© und MSDE© sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corp. Alle genannten Warenzeichen sind Eigentum des jeweiligen Warenzeichen-Inhabers und werden hier nicht zu Werbezwecken genannt sondern ausschließlich zu informativen Zwecken. Bei dieser Dokumentation handelt es sich um eine unverbindliche Beschreibung der Programmfunktionen. Bei Auslieferung des aktuellen Programms können sich noch Änderungen am Leistungsumfang ergeben. Copyright © 2010 by GEVITAS GmbH www.gevitas.de REFLEX DataManager 2 1. Allgemeines 1.1 Übersicht Mit dem DataManager kann man eine REFLEX-Datenbank verwalten. Dazu gibt es einen SQL-Editor, in dem direkt SQL-Befehle eingegeben werden können. Außerdem gibt es ein Register „Spezielle Funktionen“, in dem spezielle Datenbank-Korrekturen vorgenommen werden können. Hinweise zu den Datenbank-Grundlagen finden Sie in der Dokumentation „Datenbank-Grundlagen“. Die Struktur der REFLEX-Datenbank wird hier beschrieben. 1.2 Sicherheitshinweise Der DataManager ist für den erfahrenen Datenbank-Administrator gedacht, der mit SQL-Befehlen umgehen kann. Für den „normalen“ Anwender ist dieses Programm nicht geeignet! - Führen Sie ein Datenbank-Backup durch, bevor Sie den DataManager benutzen! Gehen Sie sehr sorgfältig mit den SQL-Kommandos um! Mit diesen kann man ganz schnell und ohne Nachfrage Daten verändern oder löschen! Die GEVITAS GmbH übernimmt keine Haftung für die Anwendung des DataManagers! Sie alleine sind für die ordnungsgemäße und sichere Anwendung verantwortlich. 1.3 Starten des DataManagers Am einfachsten ist es, den DataManager über REFLEX zu starten: Wählen Sie aus dem Menü „DateiDatenpflegeDatenbankpflege“ aus. Der DataManager wird gestartet und übernimmt die REFLEXAnmeldung, d.h. Sie müssen sich nicht noch einmal anmelden. Die zweite Möglichkeit der Anmeldung ist es, den DataManager aus Windows heraus zu starten. Wählen Sie dazu aus dem Windows-Startmenü „StartProgrammeREFLEXDataManager“. Wenn dieser Menü-Eintrag nicht vorhanden ist, können Sie den DataManager aus dem Programmverzeichnis (normalerweise „C:\Programme\GEVITAS\REFLEX\RxData.exe“ mit dem Windows-Explorer direkt starten. In diesem Fall müssen Sie sich mit Ihrem REFLEX-Namen/-Passwort anmelden (siehe unten). Wenn Sie das Programm mit bestimmten Optionen starten wollen, so können Sie die Verknüpfung ändern oder kopieren und dann ändern. Optionen zum Programmstart (Startoptionen) werden hinter dem Programmdateiname angegeben, wobei zwischen dem Programmdateinamen und den nachfolgenden „Schaltern“ mind. ein Leerschritt sein muss. Es gibt folgende Schalter für Startoptionen: Schalter für die Startoption /K=Name Beschreibung Name einer Konfigurationsdatei (=Ini-Datei), wenn nicht die Standarddatei REFLEX.INI benutzt werden soll oder wenn die INI-Datei nicht im Windows-Verzeichnis liegen soll. Beispiel: RxData.EXE /K=C:\Ini\FILIALE2 Öffnet die Ini-Datei FILIALE2.INI im Ordner C:\Ini anstelle der Standard-Ini REFLEX.INI. Eine INI-Datei beinhaltet die grundsätzlichen Informationen über die verwendete Datenbank, die Verzeichnisse für Formulare usw. /U=Username Benutzernamen als Vorgabe für Anmeldekurznamen: Wenn dieser Schalter vorhanden ist, wird der angegebene Benutzer-Kurzname im Programm-Anmeldefenster vorgegeben. Beispiel: Copyright © 2010 by GEVITAS GmbH www.gevitas.de REFLEX DataManager 3 RxData.EXE /K=C:\Ini\FILIALE2 /U=Meier /P=Passwort Passwort für den mit /U angegebenen Benutzer. Wenn das Passwort (Kennwort) korrekt angegeben wurde, erscheint nicht das normale Programm-Anmeldefenster sondern das Programm startet direkt durch. Da das Passwort in diesem Fall im Klartext in der Verknüpfung von Windows zu lesen ist, ist diese Option nicht empfehlenswert! Beispiel: RxData.EXE /K=C:\Ini\FILIALE2 /U=Meier /P=abcdefg 1.4 Anmelden an das Programm Bei jedem manuellen Starten des Programms öffnet sich als erstes das sog. Anmelde-Fenster. Hier muss sich der Benutzer mit seinem Kurznamen anmelden. Beispiel: So melden Sie sich an: Geben Sie zuerst Ihr Namenskürzel ein. Drücken Sie anschließend die Tabulator-Taste Feld “Kennwort” zu gelangen. um zum nächsten Das Namenskürzel muss zuvor von einem autorisierten Systembetreuer in REFLEX angelegt worden sein! Wenn Sie sich zum ersten Mal an REFLEX anmelden, gibt es einen Standardbenutzer "REFLEX" mit dem Passwort "start". Geben Sie dann Ihr Kennwort (Passwort) ein. Auf Groß- und Kleinschreibung brauchen Sie nicht zu achten, da das Programm hier zwischen diesen Schreibweisen nicht unterscheidet. Bei der Eingabe in das Feld werden nicht die eingegebenen Zeichen am Bildschirm angezeigt, sondern Sternchen! Das soll verhindern, dass bei der Eingabe eine fremde Person Ihr Passwort sehen kann. Klicken Sie auf die Schaltfläche oder drücken Sie die Enter-Taste haben, erscheint das Programmfenster. . Wenn Sie sich korrekt angemeldet Das Passwort können Sie in REFLEX ändern. Öffnen Sie dazu im Menü “Datei” das Fenster “Passwort ändern”. Copyright © 2010 by GEVITAS GmbH www.gevitas.de 4 REFLEX DataManager Wenn Sie Ihren Anmeldenamen automatisch ausfüllen lassen wollen, so beachten Sie bitte die Hinweise im Kapitel „Starten des Programms“ 1.5 Die Programm-Fenster Die Hauptfenster des DataManagers sind SQL Editor Hier werden SQL-Kommandos eingegeben, z.B. um Datentabellen anzuzeigen, Daten zu verändern oder zu löschen. Spezielle Funktionen In diesem Registerfenster werden spezielle, fest vorgegebene Datenbank-Änderungen vorgenommen, wenn beispielsweise durch ein Datenbankupdate neue Felder in die Datenbank hinzugefügt wurden und nun mit Standardwerten gefüllt werden müssen. Copyright © 2010 by GEVITAS GmbH www.gevitas.de REFLEX DataManager 5 2. Der SQL-Editor 2.1 Übersicht Der SQL-Editor hat folgende Bereiche: 1 Symbolleiste für die wichtigsten Programmfunktionen: Neu Öffnen Speichern Ausführen Neuen SQL-Text eingeben, bisherigen entfernen Datei mit SQL-Kommandos öffnen Aktuellen SQL-Text in eine Datei speichern Aktuellen SQL-Text ausführen 2 Ini-Datei: Auswahl der INI-Datei, um ggf. auf eine andere REFLEX-Datenbank zuzugreifen. 3 SQL-Komm..: Register, mit denen man zwischen der SQL-Texteingabe, der Anzeige des letzten Kommandos und der SQL-Text-Historie umschalten kann. 4 Tabellen: Spalten: Anzeige der Tabellen der Datenbank. Wenn man in der Tabelle „Tabellen“ eine Tabelle ausgewählt hat, kann man auf die Registerseite „Spalten“ umschalten. Dort werden die Spalten der ausgewählten Tabelle angezeigt. Spalten können mit der maus in den SQL-Text übernommen werden (s.u.). 5 6 Eingabe des SQL-Textes (s.u.) Schaltflächen mit festgelegten Makros, die bestimmte Standard-SQL-Kommandos in das Texteingabefeld einfügen. Copyright © 2010 by GEVITAS GmbH www.gevitas.de REFLEX DataManager 6 7 8 9 Anzeige der Daten, die man mit einem SQL-Befehl („select...“) abgerufen hat. Anzeige der Datenbank-Rückmeldungen, die durch SQL-Kommandos ausgelöst wurden. Statusleiste mit der Anzeige des aktuellen REFLEX-Benutzers, der Programmversion und der verwendeten Datenbank. 2.1.1 Anzeige der Datenbank-Tabellen und Inhalte In der Tabelle (4) links werden nach der Anmeldung an das Programm die Tabellen der Datenbank angezeigt. Bei manchen SQL-Servern besteht der Tabellenname aus einem Präfix und dem eigentlichen Tabellennamen. Bei MS-SQL-Servern wird z.B. meist das Präfix „dbo.“ (= „Datebase-Owner“) verwendet. Dieses Präfix können Sie bei der Eingabe von SQL-Kommandos ignorieren; wenn Sie wollen, können Sie es natürlich auch angeben. Beispiel: Je nachdem, welchen SQL-Server Sie verwenden, sind Tabellennamen groß- oder kleingeschrieben. Unter MSSQL-Server ist die Groß-/Kleinschreibung egal, bei mySQL-Servern in Verbindung mit LINUX muss jedoch auf die entsprechende Schreibweise geachtet werden! Die Namen und Funktionen der Tabellen werden in der Dokumentation REFLEX-Datenbank beschrieben. Sie folgen weitgehend einem bestimmten Schema. Die wichtigsten Namen sind z.B. ADR Adressen, Kontakte ADRANSPR Adress-Ansprechpartner … MART Material, Artikel MARTEINZ Einzelartikel (Seriennummern…) … MAUFKO Material-Auftragskopf MAUFPO Material-Auftragspositionen MAUFFU Material-Auftragsfuß … BESTKO Bestellkopf BESTPO Bestellpositionen .. RECHKO Rechnungskopf RECHFU Rechnungsfuß usw. Copyright © 2010 by GEVITAS GmbH www.gevitas.de REFLEX DataManager 7 Tabelleninhalt anzeigen: Wenn Sie sich den Inhalt einer Tabelle anzeigen lassen wollen, können Sie dazu entweder ein entsprechendes SQL-Kommando eingeben (s.u.) oder alternativ diese Methode verwenden: Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die gewünschte Tabelle und halten die Maustaste ca. 3 Sekunden lang gedrückt. Danach lassen Sie die Maustaste los. Die Daten der angewählten Tabelle werden nun in der Tabelle (7) angezeigt. Beispiel: 2.1.2 Anzeige der Datenbank-Tabellen-Felder (Spalten) Wenn Sie die Felder (Spalten) einer Datenbank-Tabelle anzeigen wollen, so müssen Sie zuerst in der Tabelle (4) die gewünschte Tabelle der Datenbank anklicken und danach auf die Registerseite „Spalten“ klicken. Beispiel: Die Spaltennamen sind dabei aufsteigend alphabetisch sortiert. Die Längenangabe in der Tabelle bezieht sich auf Textfelder (vom Typ String, Character oder Memo). Bei numerischen Feldern (Zahlenfelder, Integer, Float usw.) wird keine Länge angezeigt, weil diese von SQL-Server zu SQL-Server unterschiedlich ist. Copyright © 2010 by GEVITAS GmbH www.gevitas.de REFLEX DataManager 8 2.1.3 Eingeben von SQL-Befehlen und -Kommandos Die wohl wichtigste Funktion des REFLEX-DataManagers ist die Eingabe und Ausführung von SQL-Befehlen. Es sei hier noch einmal ausdrücklich darauf hingewiesen, dass das Ausführen von SQL-Befehlen sehr schnell und ohne Nachfrage Daten verändern oder gar löschen kann! Seien Sie also vorsichtig bei „Update…“ oder „Insert…“ oder „Delete…“-Befehlen! Hinweise zu den Datenbank-Grundlagen und SQL-Befehlen finden Sie in der Dokumentation „DatenbankGrundlagen“. Die Dokumentation REFLEX-Datenbank beschreibt die Tabellen und Felder der Datenbank. Manuelles Eingeben von Befehlen: In das Eingabefeld können Sie ganz einfach einen SQL-Befehl eingeben…. …und mit der Taste [F8] oder der Schaltfläche ausführen. Wenn Sie Daten aus der Datenbank abgerufen haben („select….“), werden diese in der Tabelle unten angezeigt (siehe unten). Wenn der Befehl Daten verändert, einfügt oder löscht (aber eben nicht abruft), so wird die Tabelle unten geleert und stattdessen eine Datenbank-Rückmeldung angezeigt. Ein SQL-Kommando kann aus mehreren SQL-Befehlen bestehen. Die einzelnen Befehle müssen dabei durch Zeilen mit den Befehlsworten "go" (MSSQL) bzw. "/" (Oracle) bzw. ";" (mySQL) getrennt werden. Beispiel: MSSQL mySQL Oracle update ADR set INAKTIV=0 go update adr set INAKTIV=0 ; update ADR set INAKTIV=0 / update ADRANSPR set KENNZ1=’’ go update adranspr set KENNZ1=’’ ; update ADRANSPR set KENNZ1=’’ / select * from ADR go select * from adr ; select * from ADR / Copyright © 2010 by GEVITAS GmbH www.gevitas.de REFLEX DataManager 2.1.4 9 Verwenden der Makro-Schaltflächen Für die wichtigsten SQL-Kommandos gibt es Schaltflächen über dem Eingabefeld, die diese Kommandos in das Eingabefeld einfügen: Die Makros prüfen dabei, welche Tabelle/welche Spalten in der Tabelle (4) markiert sind und fügt die entsprechenden Namen in das Script ein. 2.1.5 Anzeige des Select-Ergebnisses Wenn Daten aus der Datenbank abgerufen werden (entweder mit Mausklick oder Eingabe eines Select-Befehls), werden diese in der Tabelle angezeigt. Beispiel: Sie können die Spalten der Tabelle verschieben, vergrößern oder verkleinern. Im Gegensatz zu REFLEX wird hier die Tabellestruktur jedoch nicht gespeichert, weil jede Abfrage ja andere Ergebnisse/Spalten ergibt. Copyright © 2010 by GEVITAS GmbH www.gevitas.de REFLEX DataManager 10 Allgemeine Beispiele für SQL-Select-Kommandos: [TABELLE] steht dabei für einen gültigen Tabellen-Namen. Feld1… steht für ein gültiges Feld der jeweiligen Tabelle. SELECT * FROM [TABELLE] Alle Daten einer Tabelle anzeigen, die Sortierung ist dabei zufällig, weil kein ORDER BY angegeben wird. SELECT Feld1, Feld2 FROM [TABELLE] SELECT Feld1, Feld2 FROM [TABELLE] ORDER BY Feld1, Feld3 Bestimmte Felder (Spalten) einer Tabelle anzeigen. SELECT Feld1, Feld2 FROM [TABELLE] ORDER BY Feld1, Feld3 DESC SELECT * FROM [TABELLE] WHERE Feld1 = 'ABC' AND ( Feld2 = 0 or Feld2 is null) AND Feld3 > 10 Spalte(n) zur Sortierung (Reihenfolge der Anzeige) angeben. Wenn DESC nicht angegeben wird, wird aufsteigend sortiert. Mit DESC wird absteigend sortiert. Nur die Daten der Tabelle anzeigen, bei denen die angegeben Feldern bestimmte Bedingungen erfüllen. '=' '<>' '<' '>' '>=' Gleichheit Ungleichheit Kleiner als Größer als Größer oder gleich Textfelder (Konstante Texte) werden immer mit einfachen Hochkommas eingeschlossen! NULL ist ein spezieller Ausdruck, der angibt, das ein Feld leer ist, also noch nicht mal ein Leerzeichen beinhaltet. Die Zahl 0 ist nicht identisch mit NULL! NULL kann man nicht mit Vergleichsoperatoren anwenden sondern nur mit der Anweisung IS NULL bzw. IS NOT NULL. SELECT * FROM [TABELLE] WHERE Feld1 LIKE ( '%MEIER%' ) Nur die Daten der Tabelle anzeigen, bei denen das Feld irgendwo den Text beinhaltet Platzhalter: _ oder ? % SELECT * FROM ADR A LEFT OUTER JOIN ADRANSPR B ON K.ADRNR=B.ADRNR Genau ein Zeichen Ein oder mehrere Zeichen. Kann auch mehrfach angegeben werden. Abfrage aus zwei Tabellen (Join), die über ein gemeinsames Feld verknüpft werden. Diese Syntax gilt für ANSI-99-konforme SQL-Server! Oracle z.B. hat eine andere Syntax! SELECT SUBSTR( KENNZ1, 2, 1 ) FROM [TABELLE] Teil eines Textfeldes extrahieren. Parameter: ( Feld, Start, Länge) . SELECT DISTINCT feldName1 FROM [TABELLE]; Mit DISTINCT werden gleiche Dateninhalte zu einer einzigen Zeile zusammengefasst. SELECT COUNT(*) "Anzahl" FROM [TABELLE]; Fest eingebaute Aggregatfunktionen, z.B. COUNT() Anzahl von Datenzeilen MIN() Minimaler Wert MAX() Maximaler Wert AVG() Durchschnittswert SUM() Summe aus dem angegeben Feld Copyright © 2010 by GEVITAS GmbH www.gevitas.de REFLEX DataManager 2.1.6 11 Anzeige der Datenbank-Rückmeldungen Wenn ein SQL-Kommando eine Rückmeldung erzeugt, wird diese im unteren Fenster angezeigt: Es werden alle Meldungen angezeigt, die in einer Sitzung mit dem DataManager enstehen, solange, bis Sie das Programm beenden oder die Schaltfläche [Leeren] klicken. 2.1.7 Historie der SQL-Kommandos Alle SQL-Kommandos, die ausgeführt wurden, werden in der Historie abgelegt. Es werden alle Kommandos gespeichert, die in einer Sitzung mit dem DataManager enstehen, solange, bis Sie das Programm beenden oder die Schaltfläche [Leeren] klicken. Mit Copy-Paste (rechte Maustaste) können Sie einzelne Passagen daraus in das Eingabefeld kopieren. 2.1.8 SQL-Kommandos speichern und öffnen Mit den Schaltflächen können Sie den Inhalt des Eingabefelds in eine Datei speichern oder eine SQL-Datei öffnen. Geben Sie dem Dateinamen normalerweise den Zusatz „.sql“. SQL-Dateien sind normale Textdateien, die mit jedem normalen Texteditor bearbeitet werden können. Verwenden Sie nicht ein Textverarbeitungsprogramm wie Word zur Bearbeitung dieser Dateien, weil diese Programme Steuerzeichen in den Text einfügen, die den Text für den SQL-Editor unbrauchbar machen! Copyright © 2010 by GEVITAS GmbH www.gevitas.de REFLEX DataManager 12 3. Spezielle Funktionen In diesem Registerfenster werden spezielle, fest vorgegebene Datenbank-Änderungen vorgenommen, wenn beispielsweise durch ein Datenbankupdate neue Felder in die Datenbank hinzugefügt wurden und nun mit Standardwerten gefüllt werden müssen. Spezielle Funktionen sind immer dann notwendig, wenn „normale“ SQL-Befehle zu komplex wären. Beispiel: Führen Sie diese Funktionen nur nach der Anweisung einer Update-Beschreibung oder des Supports aus! Normalerweise dürfen spezielle Funktionen nur ein einziges Mal ausgeführt werden! Copyright © 2010 by GEVITAS GmbH www.gevitas.de REFLEX DataManager 3.1 13 Neue Artikelnummern erzeugen (umbenennen) Mit Hilfe des REFLEX-DataManagers kann man die Artikelnummern des gespeicherten Artikel neu vergeben lassen. Die Nummern werden dabei anhand der Sortierkennzeichen in den Artikelgruppen neu erzeugt und in allen relevanten Tabellen geändert. Diese Funktion geht davon aus, dass die Sortierkennzeichen in den Artikelgruppen-Stammdaten korrekt gesetzt wurden (siehe REFLEX Stammdaten Artikelgruppen)! Das Umbenennen der Artikelnummern ist ein komplizierter Vorgang! Es wird dringend empfohlen, vor dem Starten dieser Funktion ein Datenbank-Backup (Datensicherung) auszuführen, damit man im Notfall ein Restore (Daten-Rücksicherung) durchführen kann! Vorgehensweise: Starten Sie den DataManager aus REFLEX heraus (Menü Datei). Klicken Sie auf das Register „Spezielle Funktionen“ und dort auf „Neue Artikelnummern erzeugen“. Es öffnet sich der Assistent „Artikelnummern neu vergeben“: Copyright © 2010 by GEVITAS GmbH www.gevitas.de 14 REFLEX DataManager Geben Sie in die entsprechenden Felder an, wie lang die einzelnen Teile der Artikelnummern werden sollen. Starten Sie dann den Vorgang mit [Weiter]. Es werden dann die neuen Nummern erzeugt und danach die alten und neuen Artikelnummern angezeigt. Dieser Vorgang kann - je nach Datenvolumen - einige Zeit in Anspruch nehmen. Wenn die neuen Nummern ermittelt wurden, wird eine Tabelle angezeigt, in der die alten und neuen Nummern angezeigt werden. Beispiel: Wenn Fehler aufgetreten sind, werden diese in der Spalte „Bemerkung“ angezeigt und die Zeile wird gelb markiert. Fehler können sein: Copyright © 2010 by GEVITAS GmbH www.gevitas.de REFLEX DataManager 15 Fehler Problem/Ihre Reaktion Obergruppe fehlt! Bei dem Artikel ist keine Obergruppe angegeben. Normalerweise sollte jeder Artikel einer Obergruppe zugehören. Tragen Sie bei dem Artikel eine Obergruppe ein. Dieser Teil der Artikelnummer bleibt sonst auf „00“ (bzw. auf die Anzahl von Nullen, die im ersten Fenster eingetragen wurden!) Gruppe fehlt! Bei dem Artikel ist keine Gruppe angegeben. Normalerweise sollte jeder Artikel einer Gruppe zugehören. Tragen Sie bei dem Artikel eine Gruppe ein. Dieser Teil der Artikelnummer bleibt sonst auf „00“ (bzw. auf die Anzahl von Nullen, die im ersten Fenster eingetragen wurden!) Untergruppe fehlt! Bei dem Artikel ist keine Untergruppe angegeben. Normalerweise sollte jeder Artikel einer Untergruppe zugehören. Tragen Sie bei dem Artikel eine Untergruppe ein. Dieser Teil der Artikelnummer bleibt sonst auf „00“ (bzw. auf die Anzahl von Nullen, die im ersten Fenster eingetragen wurden!) Sortierkennzeichen bei Obergruppe fehlt! Bei der Obergruppe des Artikels ist kein Sortierkennzeichen angegeben. Tragen Sie bei der Obergruppe ein Sortierkennzeichen ein! Dieser Teil der Artikelnummer bleibt sonst auf „00“ (bzw. auf die Anzahl von Nullen, die im ersten Fenster eingetragen wurden!) Sortierkennzeichen bei Gruppe fehlt! s.o. Sortierkennzeichen bei Untergruppe fehlt! s.o. Wenn alles OK ist: Starten Sie das Umbenennen der Artikel mit einem Klick auf die Schaltfläche [Starten]. Copyright © 2010 by GEVITAS GmbH www.gevitas.de REFLEX DataManager 16 3.2 Alte Rechnungen löschen Mit Hilfe des REFLEX-DataManagers kann man alte Rechnungen aus der Datenbank löschen lassen. Vorgehensweise: Starten Sie den DataManager aus REFLEX heraus (Menü Datei). Klicken Sie auf das Register „Spezielle Funktionen“ und dort auf „Faktura: Alte Rechnungen löschen“. Vorher muss noch das Datum angegeben werden, bis zu dem einschließlich die Rechnungen gelöscht werden sollen. Es erscheint die folgende Abfrage: Copyright © 2010 by GEVITAS GmbH www.gevitas.de REFLEX DataManager 17 Bestätigt man diese mit „Ja“ folgt diese Abfrage: Bestätigt man dies mit „Ja“ werden die Rechnungen gelöscht und zum Schluss erhält man als Bestätigung wie viele Datensätze gelöscht wurden. Copyright © 2010 by GEVITAS GmbH www.gevitas.de 18 REFLEX DataManager 4. Datenbank leeren Mit diesem Programmteil kann man Teile der Datenbank leeren. Klicken Sie dazu auf den Button : Bitte unbedingt die o.a. Hinweise beachten!!! Wählen Sie die bereiche an, die Sie löschen (leeren) wollen und klicken auf die Schaltfläche Copyright © 2010 by GEVITAS GmbH www.gevitas.de . REFLEX DataManager 19 5. XLS-Export Mit der Schaltfläche exportieren. können Sie Daten aus beliebigen Datenbanktabellen in XLS-Dateien (Excel) Schritt 1: Tabelle auswählen: Wählen Sie aus dem Auswahlfeld (1) zuerst die gewünschte Tabelle aus. Die Felder dieser Tabelle werden dann in der Liste (2) angezeigt. Schritt 2: Felder auswählen: Wählen Sie nun die Felder aus, die Sie exportieren wollen. Dazu haben Sie folgende Funktionen (3) zur Verfügung: Hinzufügen Fügt das in (2) ausgewählte Feld in die Liste (4) ein. Alle Fügt alle in (2) vorhandenen Felder in die Liste (4) ein. Entfernen Entfernt das in (4) ausgewählte Feld aus der Liste (4). Keine Entfernt alle in (4) ausgewählten Felder aus der Liste (4). Nach oben Schiebt das in (4) ausgewählte Feld nach oben. Nach unten Schiebt das in (4) ausgewählte Feld nach unten. Die Felder werden in der Reihenfolge exportiert, wie sie in der Tabelle (4) stehen. Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche [Weiter] (5). Copyright © 2010 by GEVITAS GmbH www.gevitas.de 20 REFLEX DataManager Schritt 3: Optionen auswählen: Nach dem Exportieren...Excel öffnen Mit dieser Option können Sie angeben, dass sich Excel nach dem Export mit den exportierten Daten sofort öffnet. Spaltenbreite automatisch Hiermit werden die Spaltenbreiten anhand der vorhandenen Daten automatisch errechnet. Ohne diese Option werden die Spalten so breit wie in der Vorschau (im nächsten Schritt) angezeigt. Filter Hier kann man optional einen Filter angeben, mit dem die Daten selektiert werden. Es muss sich dabei um einen gültigen SQL-Filter handeln, allerdings ohne das Wort „where“. Beispiel siehe oben. Das SQLKommando kann sich nur auf Felder der ausgewählten Tabelle beziehen. Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche [Weiter]. Copyright © 2010 by GEVITAS GmbH www.gevitas.de REFLEX DataManager 21 Schritt 4: Vorschau und starten: Die ausgewählten Daten werden in der Vorschau angezeigt. Beispiel: Klicken Sie nun auf die Schaltfläche [Datei erzeugen]. Sie können dann der Pfad und Dateinamen auswählen und die Datei erzeugen. Wenn Sie die entsprechende Option gewählt haben, öffnet sich Excel danach automatisch mit den exportierten Daten. Copyright © 2010 by GEVITAS GmbH www.gevitas.de
