Beschwerdemanagement

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Fachhochschule Kö
Köln
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Prof. Dr.Dr.-Ing. C. Averkamp
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Methoden der Stellenbewertung
Beschwerdemanagement
Quelle: www.versuch-den-schaden-in-grenzen-zu-halten.de
Christopher Prinz, Michael Köhler, Dirk Eichenauer
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Methoden der Stellenbewertung
Gliederung
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Definitionen
Kundenbeziehungsmanagement
Relevanz des Beschwerdemanagements
Der Beschwerdeprozess
Kunden- und Beschwerdezufriedenheit
Messung der Beschwerdezufriedenheit
Beispiel DaimlerChrysler
Quellen
Anhang
Gliederung
Christopher Prinz, Michael Köhler, Dirk Eichenauer
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Methoden der Stellenbewertung
1. Definitionen
•
Beschwerden: Unzufriedenheitsäußerungen, die Kunden gegenüber einem
Unternehmen oder Drittinstitutionen abgeben, um auf ein subjektiv als
schädigend wahrgenommenes Verhalten eines Anbieters aufmerksam zu
machen, Wiedergutmachung zu erhalten und/oder eine Änderung des
kritisierten Verhaltens zu bewirken.
•
Beschwerdemanagement: Planung, Durchführung und Kontrolle aller
Maßnahmen, die ein Unternehmen im Zusammenhang mit
Kundenbeschwerden ergreift.
•
Ziele:
- Wiederherstellung von Kunden- bzw. Beschwerdezufriedenheit
- Minimierung der negativen Auswirkungen von
Kundenunzufriedenheit auf das Unternehmen
- Identifikation von Hinweisen auf betriebliche Schwächen und
Marktchancen
Quelle: nach www.uni-bayreuth.de
1. Definitionen
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2. Kundenbeziehungsmanagement
Kundenbeziehungsmanagement
NeukundenManagement
Bemühung um potentielle
Kunden
KundenkontaktManagement
Stärkung der
Geschäftsbeziehung
zu zufriedenen
Kunden
KundenzufriedenheitsManagement
WiedergewinnungsManagement
Stabilisierung
gefährdeter Geschäftsbeziehungen zu
unzufriedenen Kunden
Bemühung um
verlorene Kunden
BeschwerdeManagement
Quelle: www.sorry.de
2. Kundenbeziehungsmanagement
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3. Relevanz des Beschwerdemanagements
ca 15%
beschweren
sich
„Unsere Kunden
sind zufrieden,
sonst würden sie
sich ja
beschweren!“
erzählen es
anderen
beschweren sich nicht
und kaufen nie wieder
Quelle: www.sorry.de
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3. Relevanz des Beschwerdemanagements
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Relevanz der Kundenzufriedenheit
Reklamationen sind wichtiger als die Neukundenakquisition.
Es ist einfacher einen reklamierenden Kunden weiter zu
behalten als einen Neukunden zu gewinnen
Hohe Ansprüche an Mitarbeiter (besonders im
Servicebereich)
Ansprüche an die Personalführung
3. Relevanz des Beschwerdemanagements
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Möglichkeiten der Mitarbeiter
•
•
•
•
Sie haben den unmittelbaren Kontakt zu dem beschwerenden Kunden und
damit die erste Chance, Unzufriedenheit abzubauen
Sie können gegebenen unmittelbar eine Problemlösung herbeiführen und
damit häufig für eine besonders schnelle und kostengünstige Abwicklung
sorgen
Sie haben eine wichtige Funktion bei der Aufnahme von Informationen
über Kundenprobleme, die nicht
zum Gegenstand schriftlicher Beschwerden werden
Sie können die Bearbeitung, Lösung und Auswertung erheblich erleichtern,
indem sie weitere Informationen (über den Beschwerdefall, das Ausmaß der
vom Kunden empfundenen Verärgerung oder über dessen gewünschte
Problemlösung) aufnehmen
3. Relevanz des Beschwerdemanagements
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Quelle: www.4managers.de
3. Relevanz des Beschwerdemanagements
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Wo die Beschwerde noch ankommen kann
Quelle: Direkt Marketing 6.2005
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3. Relevanz des Beschwerdemanagements
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Was ist Ciao?
Ciao ist eine Community von mehreren Millionen Mitgliedern, die zum
Nutzen anderer Verbraucher Millionen von Produkten und
Dienstleistungen testen und kritisch bewerten. Durch die Verbindung von
unabhängigen Verbrauchertests mit aktuellen Preisinformationen
hunderter Online-Shops ist Ciao einer der umfangreichsten
Einkaufsberater im Internet, der Millionen von Konsumenten in den
wichtigsten westeuropäischen Märkten in landessprachlichen Versionen
kostenlos zur Verfügung steht. Mehr als 10 Millionen Verbraucher
besuchen Ciao jeden Monat und machen es damit zu einem der größten
und erfolgreichsten Shopping-Portale in Europa.
Für weitere Internetbeispiele siehe Anhang
Quelle: www.ciao.com
3. Relevanz des Beschwerdemanagements
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Quelle: www.4managers.de
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3. Relevanz des Beschwerdemanagements
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4. Der Beschwerdeprozess
Kunde
direkter Beschwerdeprozess
Beschwerdestimulierung
Beschwerdebearbeitung und
-reaktion
Beschwerdeannahme
indirekter Beschwerdeprozess
Auswertungen
Reporting
Kosten- und NutzenControlling
Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
Quelle: www.sorry.de
4. Der Beschwerdeprozess Christopher Prinz, Michael Köhler, Dirk Eichenauer
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Direkter Beschwerdeprozess – Kommunikation mit dem
Kunden
Stimulierung von Beschwerden
Der Kunde soll sich frühzeitig
beim Unternehmen beschweren,
dafür müssen Beschwerdekanäle
eingerichtet werden, z.B.:
-Service-Telefon
-Kummerkästen
-Umfragen
-etc.
Fehler können frühzeitig
ausgemerzt werden
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4. Der Beschwerdeprozess Christopher Prinz, Michael Köhler, Dirk Eichenauer
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Direkter Beschwerdeprozess – Kommunikation mit dem
Kunden
In einem Einzelhandelsgeschäft sind täglich zu später Uhrzeit wenig Angestellte
im Laden, welche je nicht mehr als einen Kunden betreuen können. Oft kommen
aber zur Sommerzeit abends mehr Kunden, welche Ansprechpartner suchen.
Finden sie niemanden sind sie meist sauer, sagen aber nichts. Dies passiert einige
Male, bis die Kunden zur Konkurrenz gehen.
Das Problem liegt an der Unterbesetzung des Personals nur, so lange es die
Marktleitung nicht vernünftig gesagt bekommt, sie wird denken, dass alles in
Ordnung sei und nichts ändert sich.
Also in so welchen Situationen die Marktleitung informieren, da dies aber nicht
wirklich immer hilft, den Kunden sagen, dass sie sich beschweren sollen!
4. Der Beschwerdeprozess Christopher Prinz, Michael Köhler, Dirk Eichenauer
Beispiel
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Direkter Beschwerdeprozess – Kommunikation mit dem
Kunden
Beschwerdeannahme
Der erste Kontakt ist besonders wichtig, da man hierbei schon fast
über den Ausgang der Beschwerde entscheidet. Der Kunde soll den
Eindruck gewinnen, dass er verstanden wird und alles Mögliche für ihn
getan wird. Eine vollständige Aufnahme der
Beschwerdeeinzelheiten ist dabei unerlässlich. Außerdem sollte dies,
im Sinne des Unternehmens, klar strukturiert, schnell aufgenommen und
sofort weitergeleitet werden. Je länger der Kunde wartet, desto verärgerter
wird er.
„Verständnisweitergabe“ und vorerst bleibende bzw.
zurückgewonnene Zufriedenheit des Kunden
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4. Der Beschwerdeprozess Christopher Prinz, Michael Köhler, Dirk Eichenauer
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Methoden der Stellenbewertung
Direkter Beschwerdeprozess – Kommunikation mit dem
Kunden
Ein Kunde hat eine fehlerhafte Laserwasserwaage gekauft und möchte sie reklamieren.
Er fährt nach der Bemerkung des Fehlers zum Baumarkt, erklärt sein Problem. Ein
Mitarbeiter aus der Blumenabteilung, der zufällig neben der Kassiererin steht soll das
Produkt annehmen.
Der Mitarbeiter fängt mit einem Konfliktgespräch an und meint, der Kunde habe die
teure Wasserwaage fallengelassen und somit die Laserjustierung kaputt gemacht.
Schließlich wird das Produkt ja in einem mit Schaumstoff ausgefüllten Koffer verkauft, in
dem so ein Schaden nicht passieren kann. Also wird erst einmal gestritten ob dies alles
Rechtens ist oder nicht. Dann entschließt sich der Mitarbeiter das Produkt erst einmal
zurückzunehmen und er „will mal gucken, was er da machen kann“. Nach der
Adressdatenaufnahme sagt er noch, dass er sich „melden“ wird. Dann wird der Kunde
verabschiedet, die Wasserwaage mit einem Zettel dran in irgendeine Ecke gelegt und
erst einmal ne Raucherpause eingelegt.
4. Der Beschwerdeprozess Christopher Prinz, Michael Köhler, Dirk Eichenauer
Beispiel
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Methoden der Stellenbewertung
Direkter Beschwerdeprozess – Kommunikation mit dem
Kunden
Falsch:
- keine Bemühung Verständnis zu zeigen und den Kunden zu beruhigen
- keine verantwortlichen Personen
- kein strukturierter und schneller Ablauf
- größtes Problem hierbei ist die Unwissenheit des Kunden:
- Wie wird jetzt weiter verfahren?
- Wann bekomme ich Bescheid?
- etc.
4. Der Beschwerdeprozess Christopher Prinz, Michael Köhler, Dirk Eichenauer
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Methoden der Stellenbewertung
Beispiel
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Direkter Beschwerdeprozess – Kommunikation mit dem
Kunden
Bearbeitung und Reaktion
Wichtig ist die termingerechte Reaktion der Beschwerden. Dafür müssen
die internen Bearbeitungsprozesse klar gegliedert, Verantwortlichkeiten
festgelegt und Zeitstandards definiert werden. Ohne diese Ablaufplanung
wird es immer Probleme geben. Die aus der Bearbeitung resultierende
Reaktion sollte gut begründet werden können, um dem möglichen
Unverständnis des Kunden entgegenwirken zu können. Dabei ist die
erneute Kommunikation mit dem Kunden erforderlich, welche wie bei der
Beschwerdenannahme über die Kundenbindung entscheidet.
Der Kunde soll weiterhin bei ihnen kaufen
4. Der Beschwerdeprozess Christopher Prinz, Michael Köhler, Dirk Eichenauer
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Methoden der Stellenbewertung
Direkter Beschwerdeprozess – Kommunikation mit dem
Kunden
Sie schaffen es nicht den Termin einer Reklamation einzuhalten,
dann rufen sie den Kunden an und teilen ihm einen neuen
Termin mit.
Ist die Reklamation fertig bearbeitet, teilen sie dies dem Kunden
mit und vereinbaren einen Gesprächstermin bzw. sagen sie es
dem Kunden sofort, wie das Ergebnis ausgefallen ist. Dabei
müssen sie freundlich mit dem Kunden umgehen und sich für
die Umstände entschuldigen. Vielleicht auch mit Hilfe von
materiellen Dingen (Preisnachlass, Flasche Wein, etc.), falls erst
damit eine Versöhnung stattfinden kann.
4. Der Beschwerdeprozess Christopher Prinz, Michael Köhler, Dirk Eichenauer
Beispiel
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Indirekter Beschwerdeprozess – Überwachung und
Aufbereitung
Auswertung und Reporting
Durch die Auswertungen der Beschwerdeinformationen können
Umfang und Verteilung der Beschwerden sowie die
Priorisierung der von den Kunden wahrgenommenen Probleme
festgehalten werden. Dies kann mit Hilfe von Häufigkeitsverteilungen und Kreuztabellen geschehen.
Bei der qualitativen Auswertung werden systematische
Ursachenanalysen durchgeführt und Verbesserungsvorschläge
entwickelt.
Mit Hilfe von fest hinterlegten Reports wird der Informationsstand
weitergegeben.
Analyse und Verbesserung von Beschwerdeprozessen
4. Der Beschwerdeprozess Christopher Prinz, Michael Köhler, Dirk Eichenauer
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Methoden der Stellenbewertung
Indirekter Beschwerdeprozess – Überwachung und
Aufbereitung
KostenKosten-/Nutzencontrolling
Hierbei wird der „Return on Complaint Management“ bestimmt.
Es werden die Kosten und Nutzen mit ihren Dimensionen des
aktiven Beschwerdemanagementprozesses gegenübergestellt
und Aussagen über Art und Umfang des
Beschwerdemanagements gemacht.
Aussagen über die Kosten und die indirekt daraus
folgenden Nutzen
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4. Der Beschwerdeprozess Christopher Prinz, Michael Köhler, Dirk Eichenauer
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4. Der Beschwerdeprozess
Kunde
direkter Beschwerdeprozess
Beschwerdestimulierung
Beschwerdebearbeitung und
-reaktion
Beschwerdeannahme
indirekter Beschwerdeprozess
Auswertungen
Reporting
Kosten- und NutzenControlling
Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
Quelle: www.sorry.de
4. Der Beschwerdeprozess Christopher Prinz, Michael Köhler, Dirk Eichenauer
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Methoden der Stellenbewertung
5. Kunden- und Beschwerdezufriedenheit
Beschwerdezufriedenheit:
Zufriedenheit des Kunden mit der Antwort des Unternehmens
auf seine Beschwerde. Soll- und Ist- Vergleich vom Kunden
Kundenzufriedenheit:
Ergibt sich aus der Beschwerdezufriedenheit und
Zufriedenheiten gegenüber der Firma.
Die Kundenzufriedenheit kann jedoch stark von der
Beschwerdezufriedenheit abhängen.
Beschwerdetoleranzzone:
Zone zwischen einer (hohen) Beschwerdezufriedenheit und
einer Beschwerdeunzufriedenheit. Meist versucht ein
Unternehmen mit dem Kunden einen Kompromiss zu finden,
der dann in der Toleranzzone liegt. Hierbei ist jedoch die
Zufriedenheit des Kunden nur bedingt gegeben.
5. Kunden- und Beschwerdezufriedenheit
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Methoden der Stellenbewertung
Beschwerdeantwort
Erwartete
Antwort
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Zufriedenheitsniveau
Hohe Zufriedenheit
Gewünschte
Antwort
Toleranzzone
Akzeptable
Antwort
Unzufriedenheit
5. Kunden- und Beschwerdezufriedenheit
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6. Messung der Beschwerdezufriedenheit
Die Beschwerdezufriedenheit kann mit Hilfe einfacher Mitteln grob bestimmt werden:
- Umfragen (von der Firma selber, im Auftrag, oder auch durch öffentliche
Medien (indirekt!))
- Service Telefon
- Auswertungen der eingegangenen Beschwerden
- weitere verschiedenste Beschwerdekanäle (auch Benchmarking (siehe Beispiel))
Messungen der Beschwerdezufriedenheit können relativ einfach durchgeführt werden,
jedoch muss man dann die vorhandenen Daten auch benutzen und auswerten.
Mittlerweile gibt es viele Softwarelösungen für die Erstellung von z.B. Fragebögen. Diese
Software kann auch gleichzeitig die Auswertungen durchführen.
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6. Messung der Beschwerdezufriedenheit
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Ein Beispiel dafür ist die Software Happy? von Rödl & Partner: „Happy?
Happy? vereint alle
wesentlichen Befragungsschritte in einem einzigen Tool – von der Durchführung bis
hin zu schnell verfügbaren Auswertungen.“ Zitat aus der Werbebroschüre zu Happy?
(www.sorry.de).
Nach Auswertung der Ergebnisse sollte bestimmt werden, ob das für das
Unternehmen angestrebte Ziel erreicht ist oder nicht. Auf der Basis dieser Daten
können Kosten- und Nutzencontrollings durchgeführt werden.
6. Messung der Beschwerdezufriedenheit
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Benchmarking beim Beschwerdemanagement
Darstellung von der relativen Umsetzung von Beschwerdemanagement in einem
untersuchten Unternehmen und „Best – in – Class (=100%)“
Quelle: www.roedl.de
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6. Messung der Beschwerdezufriedenheit
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Umfrageergebnis fü
für den Dienstleistungssektor 1995
Am meisten angegebene Punkte:
· Erreichbarkeit/Verfügbarkeit
· Zuverlässigkeit/Pünktlichkeit
· Schnelligkeit
· Freundlichkeit der Mitarbeiter
· Kundenkommunikation
Quelle: Das deutsche
Kundenbarometer 1995
6. Messung der Beschwerdezufriedenheit
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Beispiel für (direkte) Internet - Beschwerdekanäle
Quelle: www.ett-online.de
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6. Messung der Beschwerdezufriedenheit
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7. Beispiel DaimlerChrysler
Der Automobilkonzern will Fehlerquellen schnellstmöglich erkennen, abstellen und
damit die Kundenzufriedenheit steigern. Die Voraussetzungen dafür steckt der
Qualitätsmanager Peter Diehsle so ab:
- auf Vorgänge schnell zugreifen und sie effektiv verwalten
- Beschwerden gezielt an den richtigen Ansprechpartner weiterleiten
- durch Transparenz Prozesse optimieren und unnötige Bearbeitungsschritte
vermeiden
- durch schnelle Ursachenforschung Fehler und Folgefehler vermeiden.
Um diese Vorgaben umzusetzen wurde 1998 die Softwareunterstützung Sorry! von
Rödl & Partner eingesetzt. Es war nun die Aufgabe, Prozesse so zu beschreiben und
Workflows so zu gestalten, dass sie reibungslos ablaufen.
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7. Beispiel DaimlerChrysler
Diese intensive Vorarbeit führte dazu, dass die Reklamationen heute einen
automatisierten Prozess durchlaufen und das System gibt jederzeit eine
Rückmeldung über den Bearbeitungsstatus.
Die Datenbank sucht z.B. zu einer Fahrzeuggestellnummer alle Informationen
raus, auch den zuständigen Kontaktpartner zu dieser Produktreihe. Dadurch
ist in Sekundenschnelle der richtige Ansprechpartner zur Hand, so muss man
nicht erst in vielen Ordnern die Zuständigkeiten durchstöbern. Außerdem
durchsucht das System bei jeder neuen Reklamation das Archiv, ob so ein
Problem schon einmal aufgetaucht ist und gibt dann die Ergebnisse aus dem
bekannten Fall Preis.
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7. Beispiel DaimlerChrysler Christopher Prinz, Michael Köhler, Dirk Eichenauer
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7. Beispiel DaimlerChrysler
Durch das mittlerweile sehr stark verbreitete Internet kann der Kunde nun
auch online mit Daimler das Problem lösen und jederzeit den
Bearbeitungsstand einsehen.
Statistische Auswertungen können Aussagen über Fehlerschwerpunkte
geben, die dann in die Fachabteilungen weitergegeben werden können und
dort beseitigt werden sollten.
Für DaimlerChrysler arbeiten in Germersheim rund 100 Kundenbetreuer, die
im direkten Kontakt mit den Großkunden stehen.
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8. Quellen
- www.sorry.de
- www.4managers.de
- www.ciao.com
- www.ett-online.de
Alle Internetquellen vom April 2005
- www.marketing-checkliste.de
- www.imug.de
- www.versuch-den-schaden-in-grenzen-zu-halten.de
- www.roedl.de
- www.uni-bayreuth.de
- Das deutsche Kundenbarometer 1995
- Direkt Marketing 6.2005
8. Quellen
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Quelle: www.versuch-den-schaden-in-grenzen-zu-halten.de
9. Anhang: Wo BeschwerdenChristopher
noch ankommen
können Köhler, Dirk Eichenauer
Prinz, Michael
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