Word in 10 Schritten
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WEKA Business Dossier Word in 10 Schritten Schreiben, Gestalten und Drucken leicht gemacht Version 2010 Dossier-Themen Unternehmens­führung Personal Führung Sofort-Nutzen Sie erfahren: in welchen Menüs sich welche Befehle befinden. welche Register Sie für welche Aufgaben benötigen. wie einfach es ist, Tabellen und Grafiken einzubinden. wie Sie Inhalts- und Abbildungsverzeichnisse automatisch generieren. Erfolg­&­Karriere wie Sie längere Arbeiten problemlos erstellen. Kommunikation Sie können: Marketing­&­Vertrieb Informatik Recht,­Steuern­&­Finanzen nach Belieben Texte schreiben, gestalten und drucken. Briefe, Flyer und andere Drucksachen verfassen. Formatvorlagen nach Ihren Wünschen anpassen. Serienbriefe erstellen. grosse Berichte und Arbeiten sauber und einheitlich formatieren. Autor Beat D. Wyser Beat D. Wyser, Dr. oec. HSG, beschäftigt sich seit seinem Marketing-Studium in St. Gallen mit neuen Medien und zukunftsweisenden Technologien. Im Jahre 1998 gründete er die Information-Factory NETCAST AG, welche sich mit Strategie-Beratung, IT-Outsourcing, Suchmaschinen-Optimierung und Digital Marketing beschäftigt. Er ist Autor diverser Bücher und Lehrmittel, nebenamtlicher Dozent sowie Prüfungsexperte GS1. E-Mail: [email protected] Internet: www.netcast.ch Impressum WEKA Business Dossier Word in 10 Schritten – Schreiben, Gestalten und Drucken leicht gemacht Satz: Dimitri Gabriel Korrektorat: WEKA Business Media Druck: ERNi Druck und Media AG, Kaltbrunn WEKA Business Media AG Hermetschloostrasse 77 8048 Zürich Tel. 044 434 88 34 Fax 044 434 89 99 [email protected] www.weka.ch Erscheinungsdatum: August 2011 VLB – Titelaufnahme im Verzeichnis Lieferbarer Bücher: ISBN: 978-3-297-00536-1 © WEKA Business Media AG, Zürich Alle Rechte, insbesondere das Recht der Vervielfältigung und Verbreitung sowie der Übersetzung, vorbehalten. Kein Teil des Werks darf in irgendeiner Form (durch Fotokopie, Mikrofilm oder ein anderes Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlages reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme gespeichert, verarbeitet oder verbreitet werden. Inhalt Inhalt Word in 10 Schritten – Schreiben, Gestalten und Drucken leicht gemacht Einführung................................................................................................................................... 5 Schritt 1: Starten einfach gemacht ............................................................................................ 7 Starten von Word .......................................................................................................................... 7 Schliessen von Word ...................................................................................................................... 7 Linke oder rechte Maustaste .......................................................................................................... 7 Schritt 2: Die verschiedenen Menüs .......................................................................................... 8 Titelleiste mit Dokumentenname ................................................................................................... 8 Schnellzugriff-Symbolleiste............................................................................................................. 9 Menüband ................................................................................................................................... 10 Tipp von Ana – Zusätzliche Menüs im Menüband ........................................................................ 10 Menüs mit der rechten Maustaste aufrufen ................................................................................. 11 Die wichtigsten Tastaturbefehle ................................................................................................... 11 So finden Sie garantiert alle Befehle ............................................................................................ 12 Schritt 3: Die einzelnen Register im Überblick ....................................................................... 13 Register «Start» ........................................................................................................................... 13 Register «Einfügen» ..................................................................................................................... 13 Register «Seitenlayout» ............................................................................................................... 14 Register «Verweise» ..................................................................................................................... 14 Register «Sendungen» ................................................................................................................. 14 Register «Überprüfen» ................................................................................................................. 15 Register «Ansicht» ....................................................................................................................... 15 Schritt 4: Texte schreiben und gestalten................................................................................. 16 Der Cursor und die Absatzmarke ................................................................................................. 16 Löschen, markieren, ausschneiden und einfügen ......................................................................... 17 Direktes Gestalten des Textes (Formatieren).................................................................................. 18 Rote, blaue und grüne Fehleranzeigen ......................................................................................... 18 Seitenränder anpassen ................................................................................................................. 19 Befehle rückgängig machen......................................................................................................... 20 Text drucken ................................................................................................................................ 20 Hilfe – ich komme nicht mehr weiter!.......................................................................................... 21 WEKA Business Dossier Word in 10 Schritten 3 Inhalt Schritt 5: Formatvorlagen ........................................................................................................ 22 Was sind Formatvorlagen? ........................................................................................................... 22 Formatvorlagen an Vorgaben anpassen ....................................................................................... 22 Festlegen der Seitenränder ..................................................................................................... 23 Schriftart und Schriftgrösse anpassen ..................................................................................... 23 Fussnoten einfügen ................................................................................................................ 25 Überschriften definieren ......................................................................................................... 26 Gliederung der Überschriften .................................................................................................. 26 Zitieren ........................................................................................................................................ 27 Schritt 6: Tabellen ..................................................................................................................... 28 Tabelle einfügen .......................................................................................................................... 28 Tabellen markieren ....................................................................................................................... 28 Tabelle anpassen .......................................................................................................................... 29 Schritt 7: Einen Flyer gestalten ................................................................................................ 31 Lineal einblenden/Dokument in Spalten aufteilen......................................................................... 31 Formen einfügen – zum Beispiel einen Strich ............................................................................... 32 Mit WordArt Texte gestalten ........................................................................................................ 33 Bild einfügen, positionieren und drehen ...................................................................................... 33 Textfeld anpassen und platzieren ................................................................................................. 34 Tipp von Ana ............................................................................................................................... 35 Schritt 8: Kundenanlass mit Serienbrief ................................................................................. 36 Tipp von Ana ............................................................................................................................... 37 Schritt 9: Berichte, Semester- und Doktorarbeiten ................................................................ 38 Inhaltsverzeichnis einfügen .......................................................................................................... 38 Tipp von Ana ............................................................................................................................... 38 Abbildungen beschriften .............................................................................................................. 39 Abbildungsverzeichnis.................................................................................................................. 40 Schritt 10: Letzte Tipps ............................................................................................................. 41 Schnellformatierung mit dem Befehl «Format übertragen» .......................................................... 41 Tipp von Ana zum Formatieren .................................................................................................... 41 Übung macht den Meister – Vorlagen helfen dabei ..................................................................... 42 4 Word in 10 Schritten WEKA Business Dossier Einführung Einführung Fallstricke in letzter Sekunde Kennen Sie die Situation: Die Zeit drängt, eine Rechnung, ein Bericht oder sogar eine Semesterarbeit muss heute noch geschrieben, gedruckt und versandt werden. Fast fertig, nur die Darstellung gefällt noch nicht ganz. Dann passiert es! Der Titel hat plötzlich einen zu grossen Abstand vom oberen Rand, die Zeilenabstände sind von Absatz zu Absatz unterschiedlich, die Seitennummerierung fehlt, die Bilder passen nicht mehr in die vordefinierten Felder und das Inhaltsverzeichnis wird zu lang, da alle Untertitel angezeigt werden. Sie beginnen zu schwitzen, denn vorhin sah doch alles noch einigermassen gut aus. Die Zeit wird knapp und das Resultat entspricht immer weniger Ihren Erwartungen. Frust, Enttäuschung, Wut. Einziger Trost: Das ist fast allen Benutzern schon einmal passiert. Um solche Situationen zu vermeiden, wurde dieses Dossier geschrieben. Es soll Ihnen helfen, sich auf wenigen Seiten in das Programm einzulesen, damit Sie die wichtigsten Funktionalitäten kennen und problemlos anwenden können. Jeder nutzt Word etwas anders Da wir aber nicht genau wissen, wie vertraut Sie mit einer früheren Version von Word oder einem anderen Microsoft-Office-Produkt sind, stellen wir Ihnen vier Personen zur Seite, welche ebenfalls recht unterschiedliche Vorkenntnisse besitzen. Es sind dies: Werner Erika Karl Ana Geht in die 6. Klasse. Kennt Word gar nicht und will einen Flyer für die Dorf-Disco erstellen. Studentin. Kennt Word 2003 und will eine Semesterarbeit schreiben. Autohändler. Kennt Word 2007 und möchte seine Kunden zum Firmenjubiläum einladen. Unternehmerin. Kennt Word 2010 schon sehr gut und zeigt ihren Kolleginnen gerne Tipps und Tricks, welche die Arbeit erleichtern. Sie werden somit in diesem Dossier erfahren, wie Werner zu seinem Disco-Flyer kommt, auf was Erika bei der Erstellung ihrer ersten Semesterarbeit achten muss, wie Karl es schafft, seine Einladung an die über 250 Kunden in seiner Datenbank zu senden, ohne die Adresse und die Anrede jedes Mal neu eintippen zu müssen, und Sie schauen Ana über die Schultern, wenn sie die eine oder andere neue Möglichkeit von Word 2010 erklärt. Lesen wir doch gleich den ersten Tipp von Ana In der Kaffeepause erzählt Ana ihren anwesenden Kolleginnen: «Kürzlich musste ich für einen Kunden aus der Pharma-Industrie einen Bericht verfassen, in dem ständig das Wort Acetylsalicylsäure vorkam. Nachdem ich mich zum dritten Mal vertippt hatte, markierte ich das Wort Acetylsalicylsäure, ging unter Datei, Optionen, Dokumentprüfung auf Autokorrektur-Optionen und fügte dort unter Ersetzen «ac» und Durch «Acetylsalicylsäure» ein. Jedes Mal, wenn ich wieder Acetylsalicylsäure schreiben musste, schrieb ich nur noch «ac» und sofort wurde «ac» durch «Acetylsalicylsäure» ersetzt. Das hat mir meine Arbeit sehr erleichtert.» WEKA Business Dossier Word in 10 Schritten 5 Einführung Wenn Sie jetzt einwenden, dass dies schon bei früheren Versionen möglich war, so haben Sie natürlich recht. Trotzdem kennen nur sehr wenige diese sehr nützliche Funktion, welche gerade bei komplizierten Wörtern eine echte Zeitersparnis bringt. Sie können es auch Es ist nicht das Ziel dieses Dossiers, Ihnen alle Tricks und Kniffe von Word beizubringen. Dazu würden auch 3000 Seiten kaum reichen. Vielmehr geht es darum, Ihnen anhand von konkreten Beispielen aufzuzeigen, wie einfach es ist, Texte nach Ihren Vorstellungen zu erstellen, zu gestalten und auszudrucken, damit Sie sich künftig zielstrebig und virtuos innerhalb von Word 2010 bewegen können. Konkret möchten wir ■ Sie sensibilisieren und anhand konkreter Beispiele aufzeigen, wie mächtig dieses Programm ist; ■ Sie animieren, sich die wichtigsten Befehle zu merken, damit Sie Sicherheit gewinnen im Umgang mit Word 2010; ■ Sie motivieren, die vielen automatischen Funktionen von Word zu nutzen, da Sie damit einige Arbeitsschritte vereinfachen und viel Zeit einsparen können. Wenn Sie dieses Dossier gründlich studieren, so sind wir überzeugt, dass Sie nicht nur Spass am Programm bekommen werden, sondern bald schon verschiedene Funktionalitäten nutzen, von denen Sie nicht einmal gewusst haben, dass es diese gibt! Wir wünschen Ihnen viel Freude und Erfolg! 6 Word in 10 Schritten WEKA Business Dossier
