Sponsoring, Spenden und Werbung

Konzernrichtlinie
Sponsoring, Spenden und Werbung
Integrität ist die Basis unseres Geschäfts.
ehrlich. fair. transparent.
Jänner 2017
öffentlich
Konzernrichtlinie – Sponsoring, Spenden und Werbung – Jänner 2017
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Inhalt
Präambel ................................................................................................................3
1
Definition und Regelungsbedarf ...............................................................................4
2
Sponsoring, Spenden und Werbung ...........................................................................5
2.1
Sponsoring ..................................................................................................5
2.2
Spenden .....................................................................................................5
2.3
Werbung .....................................................................................................5
2.4
Regelungsprozess ..........................................................................................6
3
Gültigkeit und Kommunikation ................................................................................7
4
Fragen und Hinweise zu dieser Richtlinie ...................................................................7
5
Historie ............................................................................................................7
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Präambel
Integrität ist die Basis unseres Geschäfts.
ehrlich.fair.transparent.
Wir wissen, dass es nicht allein darauf ankommt die geschäftlichen Ziele zu erreichen, sondern auch
darauf, WIE wir sie erreichen. Unsere Kunden, unsere Geschäftspartner, unsere Aktionäre, unsere
Fremdkapitalgeber, die Öffentlichkeit und nicht zuletzt wir als Mitarbeiter erwarten, dass wir uns in
unseren Geschäftsbeziehungen integer verhalten. Mit anderen Worten: ehrlich. fair. transparent.
Um dies zu unterstützen, gibt es zwei sich ergänzende Ansätze. Zum Einen geben wir uns klare
Regeln: was ist erlaubt, aber auch, was ist nicht erlaubt. Wir halten uns selbstverständlich an die
gesetzlichen Vorschriften und an unsere internen Regelwerke, also den Code of Conduct und die
beschlossenen Richtlinien. Unser Code of Conduct ist die zentrale Verhaltensrichtlinie der Telekom
Austria Group. In ihm sind die wichtigsten und für das Management und alle Mitarbeiter gültigen
Hinweise und Regelungen zusammengefasst. Richtlinien geben uns detaillierte und konkrete
Hilfestellung, wie wir uns in wichtigen Bereichen des Geschäftslebens im Tagesgeschäft verhalten
sollen.
Der zweite Ansatz ergänzt die Regeln. Jeder weiß, dass es nicht für jede Entscheidungssituation
eine vorher aufgestellte Regel geben kann. Aber wie verhalten wir uns in nicht vorab geregelten
Fällen? Die Antwort: ethisch und integer, also „ehrlich. fair. transparent.“! Um dies zur
Selbstverständlichkeit werden zu lassen, ist „Integrität“ in die Werte der Telekom Austria Group
aufgenommen worden und findet Berücksichtigung in den personalpolitischen Instrumenten.
Integrität steht über dem kurzfristigen geschäftlichen Erfolg. Im Zweifelsfall verzichten wir auf
einen Auftrag.
Mit der zur besseren Lesbarkeit verwendeten männlichen Form sind immer beide Geschlechter
gemeint.
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1 Definition und Regelungsbedarf
Sponsoring ist eine Sonderform des Marketings, bei der der Werbeeffekt nicht mittels einer
Schaltung in einem klassischen Medium (Print, TV) erzielt werden soll, sondern durch
Werbemaßnahmen im Rahmen eines von Dritten veranstalteten Events (z.B. Sport, Kultur).
Als verantwortungsvolles Mitglied der Gesellschaft fördert die Telekom Austria Group im Rahmen
der rechtlichen und wirtschaftlichen Möglichkeiten Bildung, Wissenschaft, soziale und
Umweltanliegen durch Geld- und Sachspenden. Im Gegensatz zum Sponsoring erwartet der
Zuwendungsgeber bei einer Spende keine geschäftliche Gegenleistung.
Werbung wird im Rahmen dieser Richtlinie nur unter dem Aspekt der Unabhängigkeit der
journalistischen Berichterstattung thematisiert.
Ziel dieser Richtlinie ist sicherzustellen, dass weder aus einem Sponsoringvorhaben, aus einer
Spende noch aus einer Werbung ein finanzieller oder ein Reputationsschaden für das Management,
die Mitarbeiter oder Unternehmen der Telekom Austria Group entsteht.
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2 Sponsoring, Spenden und Werbung
2.1 Sponsoring
Vor dem Abschluss eines Sponsoringvertrages muss geprüft sein, dass

die Art der Veranstaltung mit dem Markenauftritt der Telekom Austria Group bzw. ihren
lokalen Marken in den einzelnen Gesellschaften kompatibel ist und dass die Höhe des
Sponsoringengagements einem Marktpreisvergleich (durch Marketing) standhält sowie

der Veranstalter unter Marketing- oder Complianceaspekten keine negative Historie
aufweist und keinem Interessenkonflikt unterliegt (Geschäftspartner Integrity Check) und
keine Verhandlungen über eine Auftragsvergabe mit dem Sponsoringnehmer anstehen
(Bestätigung durch Vertrieb).
Events, die von politischen Parteien oder Behörden veranstaltet werden, werden grundsätzlich nicht
gesponsert. Ausnahmen (z.B. Veranstaltungen mit großer öffentlicher Breitenwirkung, bei denen der
politische Charakter nicht im Vordergrund steht) bedürfen in jedem Fall einer
Vorstandsgenehmigung.
2.2 Spenden
Geld- oder Sachspenden an Einzelpersonen, auf Privatkonten oder an politische Parteien oder an
Organisationen, die mit politischen Parteien eng verflochten sind, werden nicht gewährt. Dies gilt
ebenso für Organisationen, die den Interessen oder dem Ruf der Telekom Austria Group schaden
können.
2.3 Werbung
Die Telekom Austria Group achtet die Unabhängigkeit der journalistischen Berichterstattung.
Daher wird unter keinen Umständen über Anzeigenvergabe Einfluss auf die journalistische
Berichterstattung genommen.
Für die Berichterstattung anfallende Kosten der Redaktionen, z.B. Reisekosten, werden nicht
übernommen. Ausnahmen bedürfen eines Vorstandsbeschlusses.
In Medien politischer Parteien wird keine Werbung geschaltet.
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2.4 Regelungsprozess
Alle im Rahmen der Budgetierung von den Bereichen geplanten Sponsoringengagements für das
kommende Jahr mit einem jährlichen Wert von unter 10.000.- Euro bedürfen im Sponsoring Board
(Leitung und Organisation durch Marketing, weitere Mitglieder: Communications, Recht, Einkauf und
Compliance) der Zustimmung und danach der finalen Freigabe des Gesamtvorstands bzw. der
Geschäftsführung.
Das Sponsoring Board tritt einmal jährlich zusammen, wobei alle Sponsorings für das gesamte Jahr
beschlossen werden. Bei ad-hoc-Maßnahmen erfolgt die Zustimmung der Mitglieder des Sponsoring
Boards im Umlaufverfahren.
Sponsoringanträge, die nicht einstimmig im Sponsoring Board verabschiedet wurden, können dem
Vorstand nur mit den Begründungen für deren Zustimmung bzw. Ablehnung zur Genehmigung
vorgelegt werden.
Alle Sponsoringanträge mit einem jährlichen Wert von über 10.000.- Euro bedürfen der oben
beschriebenen Zustimmung des lokalen Sponsoring Boards und des lokalen Vorstandes sowie der
zusätzlichen Genehmigung des Vorstandes der Telekom Austria AG (TAG), die im Monthly
Performance Call (MPC) einzuholen ist.
Die Genehmigung des TAG Vorstandes für unterjährige (ad-hoc) Sponsoringanträge mit einem
jährlichen Wert von über 10.000.- Euro ist in der Regel ebenfalls im MPC, in dringenden Fällen im
wöchentlichen Management Board Meeting, einzuholen.
Alle Sponsorings sind im Marketing Bereich zu budgetieren und zu buchen. Diesem obliegt es
sicherzustellen, dass die vom Vertragspartner erbrachten Leistungen angemessen und nachweislich
dokumentiert werden. Dies erfolgt, wo technisch umsetzbar, direkt im SAP. Die letzte Teilzahlung
(mind. 8%) darf erst nach erfolgter Dokumentation erfolgen.
Spenden bedürfen der Zustimmung im Sponsoring Board und danach der Freigabe des
Gesamtvorstand bzw. der Geschäftsführung. Spenden mit einem jährlichen Wert von über 10.000.Euro bedürfen der zusätzlichen Genehmigung des Vorstandes der Telekom Austria AG, die im
Monthly Performance Call (MPC) bzw. in dringenden Fällen im wöchentlichen Management Board
Meeting einzuholen ist.
Spenden sind auf der Kostenstelle des Vorstandsvorsitzenden/der Geschäftsführung der Gesellschaft
zu budgetieren und zu buchen. Die Dokumentation von Adressat und Verwendungszweck der
Spenden erfolgt in jeder Konzerngesellschaft zentral.
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3 Gültigkeit und Kommunikation
Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeiter, einschließlich Vorstände und Geschäftsführer, der Telekom
Austria Group.
Diese Richtlinie ist in jeder Konzerngesellschaft1 der Telekom Austria Group zu beschließen und
umzusetzen, soweit nicht gesetzliche Gründe oder länderspezifische Gepflogenheiten zwingend
dagegen sprechen. Ein hieraus resultierender allfälliger Anpassungsbedarf ist mit Group Compliance
abzustimmen.
Diese Richtlinie ist an alle Unternehmensangehörigen entsprechend dem Compliance
Kommunikations- und Trainingsplan zu kommunizieren. Dies liegt in der Verantwortung des
Compliancebereichs bzw. des Compliance-Managers, der hierbei von der Kommunikationsabteilung
geeignet unterstützt wird.
Diese Richtlinie ersetzt nach Beschlussfassung in der jeweiligen Konzerngesellschaft bestehende
Richtlinien zu diesem Thema. Bei der lokalen Implementierung ist auf bestehende Prozesse (z.B.
hinsichtlich der Dokumentation) und Kontrollen (z.B. IKS-Kontrollen) Rücksicht zu nehmen.
Eventuell erforderliche Anpassungen von Prozessen bzw. Kontrollen sind in Abstimmung mit dem
zuständigen Compliancebereich bzw. Compliance-Manager durchzuführen.
4 Fragen und Hinweise zu dieser Richtlinie
Fragen und Hinweise zu dieser Richtlinie können an den zuständigen Compliancebereich bzw.
Compliance-Manager gerichtet werden.
Group Compliance erreichen Sie per E-Mail unter [email protected]
Die Kontaktdaten der Complianceorgansiation finden Sie in Ihrem Intranet.
Alexander Heppe, Director Group Compliance, erreichen Sie persönlich unter
Mobil: +43 664 66 22251
Festnetz: +43 50 664 22251
[email protected]
5 Historie
Datum
Maßnahme
02. April 2012
In Kraft Setzung durch den Konzernvorstand der Telekom Austria AG
20. Jänner 2016
Konzernvorstand genehmigt Anpassungen
01. Jänner 2017
Alexander Heppe, neuer Director Group Compliance
Jedes Unternehmen das mittelbar oder unmittelbar unter beherrschendem Einfluss der Telekom
Austria AG steht.
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Anhang - Regelungsprozess
Telekom Austria AG
Sponsoring
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in
der
Alle im Rahmen der Budgetierung von den Bereichen geplanten Sponsoringengagements für das
kommende Jahr bedürfen im gemeinsamen Sponsoring Board der Telekom Austria AG und A1
(Organisation durch Group Marketing) der Zustimmung der jeweils zuständigen Bereiche Group
Marketing bzw. Marketing Communications sowie Corporate Communications, Recht, Einkauf und
Compliance und danach der finale Freigabe des Management Board Meetings der Telekom Austria AG
Den Vorsitz im Sponsoring Board übernehmen der Group CMO für TAG und der CCO für A1. Das
Sponsoring Board tritt einmal im Jahr zusammen, wo alle Sponsorings für das gesamte Jahr
beschlossen werden.
Dies gilt ebenso für ad-hoc-Maßnahmen, die beim jeweiligen Vorsitzenden des Sponsoring Boards
einzubringen sind. Hier erfolgt die Zustimmung der Mitglieder des Sponsoring Boards jedoch im
Umlaufverfahren und final im Management Board Meeting.
Alle Sponsorings sind im Group Marketing Bereich zu budgetieren und zu buchen. Diesen obliegt es
sicherzustellen, dass die vom Vertragspartner erbrachten Leistungen angemessen und nachweislich
dokumentiert werden.
Spenden bedürfen der einstimmigen Zustimmung im Sponsoring Board und danach der finale
Freigabe des Management Board Meetings der Telekom Austria AG. Sie sind auf der Kostenstelle des
Vorstandsvorsitzenden der Gesellschaft zu budgetieren und zu buchen. Die Dokumentation von
Adressat und Verwendungszweck der Spenden erfolgt.
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