Session 03 - T
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„Den elektronischen Beschaffungsprozess optimiert designen“ Die Planung und ihre Folgen Den e- Beschaffungsprozess optimiert designen Problemfelder. • Prozesse sind nicht auf die Organisation angepasst • Lange Laufzeiten von der Bestellung zur Lieferung • Medienbrüche in der Beschaffung • Zu hohe Beschaffungskosten 2 Den e- Beschaffungsprozess optimiert designen Der klassische Beschaffungsprozess. Bedarf feststellen VorabMarktsondierung Materialauswahl Bedarfsanforderung anlegen Kontierungskontrolle Freigabe Bedarfsanforderung Ablage/ Durchschlag Weitergabe an Einkauf Vollständigkeitsprüfung Ggf. Rückfragen Angebotseinholung Angebotsanalyse Bestellauslösung Ablage Anforderung Bestellung Bestellüberwachung Warenlief. u. Annahme Transport zum Bedarfsträger Wareneingangsbuchung 3 Den e- Beschaffungsprozess optimiert designen Der elektronische Beschaffungsprozess. Warenkorb prüfen und freigeben Stammdaten Beschaffung von Investitionsgütern Beschaffung von Dienstleistungen ERP-BANF BANF prüfen und freigeben Vorrats- und Einzelbeschaffung DPS-System BANF prüfen Einkäufer Budget- und Fachverantwortliche Warenkorb prüfen Einkäufer Budget- und Fachverantwortliche Bedarfsträger Angebot vorschlagen DPS-System Premiumlieferanten Art der Beschaffung BANF prüfen und freigeben Freitextbedarfe DPS-System Angebot einholen Kost V oder Einkäufer 4 Den e- Beschaffungsprozess optimiert designen Bestellprozess. Post Fax Bestellung versenden Bestellung nachverfolgen oder E-Mail EDI ERP-System Webservice Einkäufer Warenkorb prüfen, bearbeiten und freigeben Daten übertragen DPS-System Auftrag bestätigen Auftrag bestätigen und / oder Lieferanten Bestellung abholen (ggf. Auftrag bestätigen) Lieferanten-Portal Lieferantenkontakt Lieferanten Auftragsbestätigung versenden Einkäufer Lieferantenkontakt Auftragsbestätigung 5 Den e- Beschaffungsprozess optimiert designen Die Bausteine zur Optimierung. Quick Check Review System-Analyse Fallbeispiel System-Optimierung Einkaufsplattform Prozess-Optimierung 6 Den e- Beschaffungsprozess optimiert designen Einkaufsplattform. State of the art Performance Usability Ergonomie 7 Den e- Beschaffungsprozess optimiert designen Kataloglösung – Prozesse. 6. Lieferung / Rücklieferung Besteller 4. Lieferung / Rücklieferung Wareneingang 5. 1. Lieferant A WE Buchung alternativ im ERP System Kaufantrag /BANF 2. E-Mail mit Status genehmigt / abgelehnt 3. Bestellung Wareneingang Kataloge Prüfung Übergabe in das ERP System 8 Den e- Beschaffungsprozess optimiert designen Zusammenfassung. Problemfelder bei Beschaffungsprozessen Optimierungsmöglichkeiten z.B. Einsatz von Bestellsystemen Reduktion der Prozesskosten 9 Ihre Fragen VIELEN DANK T-Systems Multimedia Solutions Gunnar Scherping Godesberger Allee 83 53175 Bonn Tel. +49 228 181 24159 E-Mail: [email protected] BACKUP Den e- Beschaffungsprozess optimiert designen Inhalte. • Problemfelder • Beschaffungsprozesse • Optimierungspotentiale • Einsatz von Einkaufsplattformen 14 Den e- Beschaffungsprozess optimiert designen Kataloglösung. 15 Den e- Beschaffungsprozess optimiert designen Die Elektronische Katalogbeschaffung. Bedarf erfassen Suche in verfügbaren Katalogen Spezifikation / Ergänzung mit Formularen Budget Genehmigen Kaufmännische Budgetfreigabe (nach Bestellwert) Fachliche Freigabe bei sensiblen Warengruppen (z.B. IT) Bestellung versenden Bezugsquelle (Lieferant) festlegen Bündeln, budgetieren und Lieferant beauftragen Ware liefern Warenausgang anzeigen, Lieferweg dokumentieren Ware an Anlieferadresse versenden Waren bestätigen Wareneingang prüfen Positionen von Wareneingang, Bestellung und Rechnung abgleichen 16 Kataloglösung Mit Kataloglösungen optimieren Sie die Kosten des Bestellprozesses Fachbereichsgenaue Zuweisung von z.B. Katalogen, Kostenstellen, Projekten Einfache Budgetkontrolle durch Definition von Budgetobergrenzen und Berichtswesen Prozesssicherheit durch Schnittstelle zum bestehenden Bestell-, Buchungsund Zahlungssystem Effizienzgewinn durch Wiederverwendung von Warenkörben/Favoriten für gängige Bestellvorgänge Zeitersparnis durch geringeren administrativen Aufwand 17 Beispielhafte Startseite 18 Beispiel ProduktNavigation Unterschiedliche Suchmöglichkeiten z.B. über Katalogstruktur, Freitextsuche, Wortkombinationen, Artikelnummer, Hersteller, Preis, Google Search Detailansicht für Artikel (Inhalt abhängig vom Kataloganbieter) 19 Beispiel Intelligente Formualre Warengruppenspezifische Formulare erhöhen die No-TouchRate Formularinhalte können flexibel angepasst werden Vorschaufunktion liefert direktes Benutzerfeedback 20 Die Elektronische KatalogBeschaffung User Login VorabMarktsondierung Materialauswahl Bedarfsanforderung anlegen KontierungsKontrolle Freigabe Bedarfsanforderung Ablage/ Durchschlag Weitergabe an Einkauf Vollständigkeitsprüfung Ggf. Rückfragen Angebotseinholung Angebotsanalyse Bestellauslösung Ablage Anforderung Bestellung Bestellüberwachung Warenlieferung an Annahme Transport zum Bedarfsträger Wareneingangsbuchung 21
