Aufbauorganisation (Stellen und Abteilungen bilden)

Polzer
Organisation
AUFBAUORGANISATION (STELLEN UND ABTEILUNGEN BILDEN)
- Aufgabenanalyse (Gesamtaufgabe des Betriebes in Teilaufgaben zerlegen)
- Aufgabensynthese (Stellen bilden)
- Stellen beschreiben
- Stellen besetzen
- Abteilungen bilden (Zusammenfassung mehrerer gleichartiger Stellen)
Betriebliche Organisation


Aufbauorganisation (Stellen und Abteilungen bilden)
Ablauforganisation (Arbeitsabläufe strukturieren)
19.01.2016
25.01.2016
Aufbauorganisation
Gesamtaufgabe eines Unternehmens
Zergliederung der Aufgaben in Teilaufgaben
= Aufgabenanalyse
Zusammenfassung
Von Aufgaben zu überschaubaren
Bereichen
Beförderung
Lager
Qualitätssicherung
Logistik
Personalabteilung
Bündelung
Von Aufgaben, die von einer
Personen bewältigt sind
Stellenbildung
Aufgabensynthese
Stelle
= kleinste organisatorische Einheit
im Betrieb
= Aufgabenbereich einer Person
Stellenbeschreibung
= exakte Angaben über eine Stelle z.B.:
 Anforderungen
 Aufgaben
 Befugnisse
 Befähigungen
 Eingliederung in Hierarchien
Vorteile z.B.
 Jeder Mitarbeiter kennt seine
Aufgaben und Zuständigkeiten
 Leichtere Stellenausschreibung
 Schnelle Einarbeitung
 Basis für Vergütungseinstufung
Ergebnisse der Aufbauorganisation

Leitungssysteme:
- Einliniensystem
- Mehrliniensysteme
- Stabliniensystem
- Spartenorganisation
- Matrixorganisation

Entscheidungssysteme:
- Direktorialsystem
- Kollegialsystem
* Abstimmungskollegialität
* Primatkollegialität
* Kassationskollegialität

Führungsstile:
- autorität
( patriarchalisch, autokratisch)
- kooperativ
( demokratisch)

Management-by-System:
(-> Personalführung)
- Management-by-delegation
- Management-by-objectives
- Management-by-exception
26.01.16

Verichtungsorientierte Organisation
- Orientierung an Tätigkeiten
Einkauf
Angebote
einholen

Angebote
vergleichen
Bestellungen
Objektorientierte Organisation
- Orientierung an Gegenstände (Produkte, Artikel…)
Einkauf
Bleche
Motoren
Getriebe
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
C
D
x
x
x
Buchhaltung
B
Rechnungsprüfung
A
Lager
Warenannahme
Arbeitsablauf
Feststellung des Materialbedarfs
Überprüfung des Lagerbestandes
Erstellung einer Bedarfsanforderung
Prüfung der Bedarfsanforderung
Eingabe der Bestelldaten
Drucken der Bestellung
Anlieferung des Materials
Vergleich des eingegangenen Materials mit der Bestellung
Prüfen der Verpackung
Materialprüfung
Einlagerung des Materials
Prüfen der Eingangsrechnung
Buchung der Eingangsrechnung
Überweisung des Rechnungsbetrages
Materialprüfung
Abteilung
Einkauf
Arbeitsblatt: Abläufe beim Materialeinkauf
E
F
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Wiederholungsübungen: Organisation und Führungsstil im
Unternehmen
1. Wenn ein gemeinsames Ziel von mehreren Beteiligten erreicht werden soll, bedarf es der
Führung. Dies gilt auch für Mitarbeiter eines Unternehmens.
a) Wie kann ein Vorgesetzter durch sein Verhalten seine Mitarbeiter motivieren?
 Durch Lob, Anerkennung, Lohn, bestimmte Tugenden vorleben, positive
Vorbildfunktion, Mitspracherecht bei Entscheidungen, Rücken freihalten
b) Charakterisieren Sie den autoritären und den kooperativen Führungsstil.
 Autoritär = angeordnete Führung
 Kooperitär = gemeinsame Führung
c) Was versteht man unter einem patriarchalischen Führungsstil?
 Entscheidungen durchsetzen, aber auch den untergebenen ein wenig davon
überzeugen!
2. Erläutern Sie die folgenden Managementtechniken und nennen Sie je einen Vor- und einen
Nachteil dieser Prinzipien:
a) Management by Exception,
 Die Vorteile der Führungstechnik liegen in der hohen Motivation der Beteiligten,
weil sie in einem bestimmten Rahmen selbständig arbeiten dürfen, und in der
Entlastung der Führungskräfte. Die Kommunikation auf den einzelnen Ebenen
beschränkt sich auf ein Minimum. Hier stellt sich die Frage, ob die Angestellten
Ausnahmefälle tatsächlich richtig einschätzen können.
Auch kann es zu einer Beeinträchtigung der Motivation kommen, wenn die
Führungskraft ihnen nicht zutraut, Ausnahmesituationen allein zu bewältigen und sie
stetig mit helfenden Eingriffen rechnen müssen. Außerdem könnten Abweichungen
verschleiert werden.
b) Management by Delegation,
 Management by Delegation entspricht damit dem Ansatz des Führungsmodells
„Harzburger Modell“. Die Fähigkeiten eines Mitarbeiters sollten jeweils zu den
übertragenen Aufgaben passen. Ähnliche, wiederkehrende Aufgaben werden Einzelund Teilaufgaben vorgezogen. Auch hier werden die Führungskräfte von bestimmten
Aufgaben entlastet. Gleichzeitig werden die Leistungsmotivation, das
Verantwortungsbewusstsein und die Eigeninitiative der Mitarbeiter gefördert. Mit
diesem Modell können Hierarchien abgebaut und Entscheidungen schneller getroffen
werden.
Das Konzept dieser Führungstechnik ist weniger mitarbeiterorientiert, sondern
konzentriert sich mehr auf die eigentlichen Aufgaben. Möglicherweise werden aber
nur uninteressante Tätigkeiten delegiert und horizontale Beziehungen verringert.
c) Management by Objektives.
 Eine zielorientierte Führung hat mehrere Vorteile, unter anderem die
Zukunftsorientierung, Anpassungsfähigkeit und die recht hohe Leistungs- und
Aufgabenorientierung durch die Mitarbeit der Angestellten. Die Leistungserbringung
der Mitarbeiter wird dabei eher objektiv bewertet. Die Unternehmensführung kann
bei operativen Entscheidungen entlastet werden und sich auf ihre eigentlichen
Funktionen - Steuerung und Koordination - konzentrieren.
Management-by-objectives ist in der Öffentlichkeit sehr bekannt, wird jedoch
seltener praktiziert. Die Gründe liegen bei dem recht teuren und hohen
organisatorischen Aufwand und den Schwierigkeiten in Bezug auf die
Einzelleistungen der Mitarbeiter. Die Gefahr eines übermäßigen Leistungsdrucks ist
hoch. Das Augenmerk könnte sich zu sehr auf quantitative Ziele richten.
d) Worin besteht der Unterschied zwischen dem Kollegial- und Direktorial Prinzip?
- kollegial = gemeinsame Entscheidungen
- direktorial = Entscheidungen durch die Führung
e) Nennen Sie vier Kriterien der Menschenführung, die geeignet sind, die Motivation von
Arbeitnehmern zu fördern und den Leistungserfolg zu steigern.
 Siehe 1a)
3. In vielen Unternehmen erfolgt in regelmäßigen Zeitabständen eine Beurteilung des
Personals.
a) Nennen Sie Gründe, die Anlass für Beurteilungen sein können!
- Nach festgelegten Zeiträumen
- Nach der Probezeit
- Forderung eines Zwischenzeugnis
- Bei Führungswechsel
b) Nennen Sie stichwortartig mindestens fünf Kriterien, die in eine Beurteilung einfließen
können.
- Pünktlichkeit, Zuverlässigkeit, Fleiß, Freundlichkeit, soziales Verhalten
c) Kann ein Arbeitnehmer verlangen, dass ihm die Beurteilung seiner Leistung erörtert
wird?
- Ja, steht im Betriebsverfassungsgesetz
d) Kann der Betriebsrat bei der Beurteilung von Arbeitnehmern hinzugezogen werden?
- ja
e) Kann ein Arbeitnehmer Einsicht in seine Personalakten nehmen?
- ja
f) Was versteht man unter
 Job enlargement
- Erweiterung des Aufgabenbereichs
 Job rotation
- Systematischer Arbeitsplatzwechsel
 Job enrichment und
- Erweiterung des Verantwortungsbereichs
 Job sharing?
- 2 oder mehrere Personen teilen sich die Stelle
4. Innerhalb der Aufbauorganisation eines Unternehmens sind verschiedene Leitungssysteme
denkbar.
a) Erläutern Sie die Wesensmerkmale des Einliniensystems, des Mehrliniensystems und des
Stabliniensystem.
- ELS = klare Weisungswege, eindeutige Hirachie, von oben nach unten, von unten
nach oben
- MLS = einzelne Bereiche verbunden, kurze Dienstwege, Geschäftsbereiche gekoppelt
- SLS = wie ELS plus beratende und unterstützende Stellen
b) Stellen Sie Vor- und Nachteile der drei genannten Leitungssysteme gegenüber!
- ELS Vorteil: übersichtlich, leicht zu kontrollieren
Nachteil: schwerfällig, Überlastung
- MLS Vorteil: Befehlswege kurz, gute Kommunikation
Nachteil: Kompetenzüberschreitung
- SLS Vorteil: übersichtlich, leicht zu kontrollieren
Nachteil: Mehrkosten
c) Was versteht man unter Divisionalorganisation, worin liegen ihre Vor- und Nachteile?
- Divisionalorganisation ist ein Synonym für Spartenorganisation = selbständige
Unternehmensbereiche
Vorteil: schnell abstoßbar
Nachteil: zusätzliche Kosten
d) Was ist ein Profitcenter?
- = Vertrieb
e) Erläutern Sie das System der Matrixorganisation und beurteilen Sie es kritisch.
- Kombination Verrichtungs- und Objektorientierte Tätigkeiten
Vorteil: Kompetenz durch Spezialisten
Nachteil: Mehrkosten
5. Aufbau- und Ablauforganisation beschreiben die "formelle Organisation". Daneben existieren
im Betrieb jedoch auch informelle Strukturen.
a) Wie kommen diese informellen Gruppen zustande?
- Durch private Kontakte (Kantine, Sportverein, Fahrgemeinschaften etc.)
6. Welche Aufgabe hat die Ablauforganisation?
- Gestaltung von Arbeitsabläufen
7. Die Netzplantechnik ist eine Methode zur Planung und Steuerung von Großprojekten. Sie
besteht im Wesentlichen aus einer Strukturanalyse und einer Terminplanung. Ermittelt
werden die frühesten Termine (Vorwärtsrechnung), die spätesten Termine
(Rückwärtsrechnung) sowie die Reservezeiten (Berechnung der Puffer).
Wodurch unterscheidet sich die Netzplantechnik von einem Balkendiagramm?
- Mehr Information ( freie Puffer, FEZ, kritischer Weg)
8. Welche Aussagen erhält man durch die Vorwärtsrechnung?
- FEP, die Gesamtdauer, FAZ
9. Welchen Sinn hat die Rückwärtsrechnung?
- Gesamtpufferzeiten, Kontrollmöglichkeiten, Freien Puffer
10. Welche Aussage lässt sich aus dem Gesamtpuffer ableiten?
- Gibt die Angaben der Reservezeiten an
11. Erstellen Sie den Netzplan zum Problem "Einstellung neuer Mitarbeiter"
Nr.
1
2
3
4
5
6
7
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9
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20
Vorgangsbezeichnung
Ermittlung des Personalbedarfs
Entscheidung über intern auszuschreibende Stellen
Entscheidung über extern auszuschreibenden Stellen
innerbetriebliche Stellenausschreibung
Meldung über Personalbedarf
Aufgabe einer Stellenanzeige
Eingang der Bewerbung
Analyse der Bewerbung
Einladungen zu Vorstellungsgesprächen bzw. Absagen
verschicken
Vorbereitung der Vorstellungsgespräche
Einladungsfrist für die Vorstellungsgespräche
Durchführung der Vorstellungsgespräche
Auswahl der Bewerber
Zuschicken der Arbeitsverträge an die ausgewählten Bewerber
Warten auf die Rücksendung der unterschriebenen
Arbeitsverträge
Eingang der Arbeitsverträge
Mitteilung an die betroffenen Abteilungen über erfolgte
Einstellung
endgültige Absagen nicht ausgewählter Bewerber
Meldung an das Lohnbüro
Ablage der Unterlagen
Vorgänger
1
1
2
3
3
4, 5, 6
7
8
Dauer in Tagen
5
1
1
1
1
1
21
7
1
8
9
10, 11
12
13
14
2
8
3
3
1
7
15
16
1
1
16
16
17, 18, 19
2
1
1
Es folgen Auswahlaufgaben:
12. Die betrieblichen Organisationsaufgaben in ihrem zeitlichen Ablauf sind
a)  richtige Antwort: Durchführung, Kontrolle, Delegation
b) Planung, Durchführung, Kontrolle
c) Planung, Koordination
d) Planung, Vorbereitung, Einführungsphase, Kontrolle
13. Mit welchem Begriff ist die betriebliche Organisation eng verbunden?
a)  richtige Antwort :Normung
b) Rationalisierung
c) Technisierung
d) Typisierung
14. Der Organisationsplan einer Unternehmung gibt Auskunft über die
a) Ablauforganisation in der Verwaltung
b)  richtige Antwort : Ablauforganisation der Unternehmung
c) Folge der Arbeitsvorgänge in den Abteilungen
d) Räumliche Anordnung der Arbeitsplätze
e) Wichtigsten Lieferanten der Unternehmer
15. Aus einem Organisationsplan ist nicht zu ersehen
a) Abgrenzung der Aufgabenbereiche
b)  richtige Antwort : Ablauf der einzelnen Arbeitsgänge
c) Aufbau eines Betriebs und Gliederung der Abteilungen
d) Instanzweg
16. Was ist typisch für das Liniensystem als Organisationform?
a) beigeordnete leitende Instanzen unterstützen die Führungskräfte; sie informieren,
beraten, überwachen
b)  richtige Antwort : einheitlicher Befehlsweg von oben nach unten, d.h. Anweisungen
nur von unmittelbaren Vorgesetzten
c) selbständig handelnde Abteilungen; sie können in andere Abteilungen hineinregieren