Microsoft Access

Microsoft Access
MTA – 2009/2010
© Frank Papendorf, Hannover
MS Access
MS Access starten / Neue Datenbank anlegen
• MS Access starten
 über Startmenü: „Programme / Microsoft Office“
 durch Doppelklick auf vorhandene Access-Datenbank
• Speicherort / Benennung einer neuen
Datenbank müssen zu Beginn festgelegt werden
 über Menüpunkt: „Datei / Neu / Leere Datenbank“
• Dateinamenserweiterung von
Access-Datenbanken:
*.mdb
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MS Access
Das Anwendungsfenster
•
Titelleiste
•
Menüleiste
•
Symbolleisten
•
Datenbankfenster
mit -objekten
•
Aufgabenbereich
•
Statusleiste
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MS Access
Objektkategorien im Datenbankfenster
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• Tabellen
= Speichern von Informationen
• Abfragen
= Auswerten der gespeicherten Daten
• Formulare
= Komfortables Eingeben von Daten
• Berichte
= Anschauliche Aufbereitung der Daten
• Seiten
• Makros
• Module
= Spezielle (Datenzugriffs-)Webseiten
= Zusammenfassung von Arbeitsschritten
= Visual Basic (Routinen / Funktionen)
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MS Access
Objektfunktionen im Datenbankfenster
Ansichtsmodus
Objekt löschen
Neues Objekt erstellen
Objekt verändern
Objekt aufrufen
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Benennung von Datenbankobjekten
• Bis zu 64 Zeichen
• Möglicher Zeichenvorrat:
 a…z / A…Z / 0…9 / - _
 Leerzeichen / Sonderzeichen (außer: „ “ . ! ` [ ])
• Am Anfang darf kein Leerzeichen stehen
• Empfehlung: Eindeutige Namen über alle
Objektkategorien hinweg !
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Erstellung einer neuen Tabelle
• Intuitiv: In der Datenblattansicht
 Automatische Erkennung der Felddatentypen
• Geführt: Unter Verwendung des
Assistenten
 Auswahl aus verschiedenen Vorlagen
• Manuell: In der Entwurfsansicht
 Volle Kontrolle über alle Parameter
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MS Access
Ansichtsmodi einer Tabelle
• Entwurfsansicht
 Einsehen / Ändern der Tabellenstruktur
• Datenblattansicht
 Einsehen / Ändern / Hinzufügen / Löschen von Daten




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Cursorsteuerung
Layout: Spaltenanzeige
Datensatznavigation über Schaltflächen
AutoKorrektur / Rechtschreibprüfung
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MS Access
Primärschlüssel festlegen
• Direkte Definition im Zuge bzw. zum Abschluss
der Tabellenerstellung
 Möglichkeit: Hinzufügen einer „automatischen ID“ durch
MS Access (= zusätzliches Feld vom Typ „AutoWert“)
• Nachträgliche Definition in der Entwurfsansicht
einer Tabelle
 Menüpunkt „Bearbeiten / Primärschlüssel“ nach
Markierung des/der entsprechenden Feldes/Felder
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MS Access
Tabellen weiterentwickeln
• Tabellen kopieren
 Menüpunkt „Bearbeiten / Kopieren“ bzw. „ / Einfügen“
 Umfang der Kopie muss festgelegt werden:
Datenstruktur und/oder Daten !
• Tabellen umbenennen
 Menüpunkt „Bearbeiten / Umbenennen“
 Eventuelle Verknüpfungen und Datenzugriffe
sind zu beachten
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Wichtige Felddatentypen
• Text
• Ja/Nein
• Zahl
• Memo
• Datum/Uhrzeit
• OLE-Objekt
• Währung
• AutoWert
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Grundlegende Feldeigenschaften
• Feldgröße
• Dezimalstellen / -anzeige
• Standardwert
• Beschriftung
• Nachschlagelisten
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Tabellenentwurf dokumentieren
• Ausdruck der Datenstruktur über Menüpunkt
„Extras / Analyse / Dokumentierer“
• Optionen für:
 Tabellen
 Felder
 Indizes
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Zusammenfassung: Tabellenerstellung
1. Datenstruktur der zu erstellenden Tabelle erarbeiten
2. Neue Tabelle im Entwurfsmodus anlegen
3. Datenfelder der Tabelle definieren
 Benennungen / Datentypen / Feldeigenschaften
4. Primärschlüssel der Tabelle festlegen
5. Tabellenentwurf speichern und mittels Eingaben in
der Datenblattansicht testen
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MS Access
Indizes erstellen und verwalten
• Indizes können in der Tabellenentwurfsansicht über
den Menüpunkt "Ansicht / Indizes"
eingesehen, angelegt bzw. geändert werden
• Bei allen Indizes kann gewählt werden, ob Duplikate
und / oder Nullwerte erlaubt sein sollen
 Ausnahme Primärschlüssel !
• Für die Indizierung geeignete Datentypen:
 AutoWert, Zahl, Währung, Text, Datum/Uhrzeit, Ja/Nein
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Besondere Feldeigenschaften: Indizes
• Indiziert
 ohne mögliche Doppeleinträge
 mit möglichen Doppeleinträgen
• Eingabe erforderlich
• Leere Zeichenfolge
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Beziehungen definieren (1)
• Der Menüpunkt "Extras / Beziehungen" öffnet eine
spezielle Ansicht, in welcher die Beziehungen
zwischen Datenbankobjekten definiert, dargestellt
und geändert werden können
 Menüpunkt "Beziehungen / Tabelle anzeigen" erlaubt die
Einblendung von existierenden Datenbankobjekten
 Menüpunkt "Datei / Beziehungen drucken" erstellt einen
Ausdruck der definierten Beziehungen
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Beziehungen definieren (2)
• Das Anlegen einer Beziehung erfolgt am besten per
"Drag+Drop" vom Ausgangsfeld der Mastertabelle
zum Zieldatenfeld der Detailtabelle
 Dialogfenster "Beziehung bearbeiten" erscheint automatisch
 Verknüpfungseigenschaften müssen – abhängig vom
logischen Zusammenhang - eventuell angepasst werden
 Referenzielle Integrität kann festgelegt werden (eventuell mit
automatischer Lösch- und/oder Aktualisierungsweitergabe)
 Voraussetzung: eindeutiger Index in Mastertabelle
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MS Access
Zusammenfassung: Indizes / Beziehungen
1. Beschreibung des logischen Zusammenhangs zwischen
zwei Tabellen bzw. deren Datenfeldern
 Rolle: Master-/Detailtabelle, beteiligte Datenfelder
2. Indizes in den zu verknüpfenden Tabellen erstellen
 Datentypen müssen zueinander passen, Eindeutigkeit?
3. Beteiligte Tabellen in das Beziehungsfenster einbinden
und Verknüpfung per "Drag+Drop" erstellen
 Verknüpfungseigenschaften überprüfen
 eventuell referenzielle Integrität festlegen
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MS Access
Auswahlabfragen
• Auswahlabfragen stellen individuelle Sichten auf eine
oder mehrere Tabellen zur Verfügung
• Auswahlabfragen werden für die Auswertung
umfangreicher Datenbestände eingesetzt
• Auswahlabfragen sind häufig die Basis für andere
Datenbankobjekte (Abfragen, Berichte, Formulare)
• Ansichtsmodi: Datenblatt / Entwurf / SQL
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Einfache Auswahlabfragen
• Empfehlung: Manuelle Erstellung in Entwurfsansicht
• Ausgangstabelle einbinden über Menüpunkt
"Abfrage / Tabelle anzeigen"
• Datenfelder in den Ausgabebereich ziehen
 Einzelauswahl von Datenfeldern gebräuchlich /
"*" steht für alle Felder einer Tabelle
 Sortierreihenfolge bestimmen
• Abfrage ausführen über Menüpunkt "Abfrage /
Ausführen" bzw. Datenblattansicht
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MS Access
Auswahlabfragen auf Basis mehrerer Tabellen
• Ausgewählte Ausgangstabellen einbinden über
Menüpunkt "Abfrage / Tabelle anzeigen"
• Im Beziehungsfenster zuvor definierte
Verknüpfungen werden automatisch übernommen
 "Temporäre" Verknüpfungen
können im Abfrageentwurf
definiert werden,
gelten aber nur HIER !
 Verknüpfungseigenschaften
sollten überprüft werden !
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MS Access
Erweiterte Auswahlabfragen
• Einschränkung der Ausgabemenge über
Filterkriterien möglich
 Kriterienanordnung nebeneinander = UND
 Kriterienanordnung untereinander = ODER
 Differenzmenge mittels Operator "Nicht"
• Einfügen vordefinierter Funktionen möglich
 Funktionszeile kann über Menüpunkt "Ansicht / Funktionen"
ein- bzw. ausgeblendet werden
• Einfügen berechneter Felder möglich
 Beispiel für eine Summenberechnung:
Summe: [Tabelle1!Feld1]+[Tabelle2!Feld2]
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Aktionsabfragen
• Mit Abfragen können auch Aktionen im Sinne von
Datenbankänderungen durchgeführt werden
• Wichtige Abfragetypen (Menüpunkt: "Abfrage / …")
 Tabellenerstellungsabfrage
 Aktualisierungsabfrage
 Löschabfrage
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MS Access
Eingabeformulare
• Mit Eingabeformularen kann die Datenerfassung
effizient und übersichtlich gestaltet werden
 Erhöhung der Nutzerakzeptanz
• Steuerelemente in Formularen können optimal an
die Gegebenheiten der einzelnen Datenfelder
angepasst werden
 Erhöhung der Plausibilität
• Ansichtsmodi: Formular / Entwurf
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Erstellung von Eingabeformularen
• Manuelle Erstellung in der Entwurfsansicht
• AutoFormular mit vorgegebenen Layoutvarianten
 Einspaltig
 Tabellarisch
 Datenblatt
• Empfehlung: Erstellung per Assistent
 Spezielle Feldauswahl möglich
 Formatvorlagen nutzbar
Nur die im Tabellenentwurf gespeicherte Datenfeldkonfigurationen
werden automatisch in ein Eingabeformular übernommen !
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MS Access
Steuerelemente in Eingabeformularen
• Ungebundene Steuerelemente
 z.B. Überschriften, grafische Objekte, Seitenwechsel …
• Gebundene Steuerelemente
 Eingabefelder, welche direkt mit einem Datenfeld aus einer
Tabelle verknüpft sind
• Berechnete Steuerelemente
 häufig gesperrt für die manuelle Erfassung!
• Besondere Steuerelemente
 z.B. Befehlsschaltflächen, ActiveX-Elemente, …
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MS Access
Steuerelemente zur Datenerfassung
• Textfelder
• Listenfelder / Kombinationsfelder
• Kontrollkästchen
• Optionsgruppe mit Optionsfeldern
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MS Access
Befehlsschaltflächen
• Einblendung der Toolbox über Menüpunkt
"Ansicht / Toolbox"
• Erstellung einer neuen "Befehlsschaltfläche" per
"Drag+Drop" aus der Toolbox
 Assistent mit vordefinierten Aktionen / Layouts
• Spätere Veränderung der automatisch
angelegten Visual Basic - Skripte (VBA) möglich
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Berichte
• Berichte dienen zur übersichtlichen Aufbereitung
größerer Datenmengen
• Berichte werden meist für den späteren Ausdruck
bzw. PDF-Export optimiert
• Berichte basieren auf Tabellen oder Abfragen
• Ansichtsmodi: Seite / Entwurf
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MS Access
Erstellung von Berichten
• Manuelle Erstellung in der Entwurfsansicht
• AutoBericht mit vorgegebenen Formatvorlagen
 Einspaltig
 Tabellarisch
• Empfehlung: Erstellung per Assistent
 Spezielle Feldauswahl möglich
 Gruppierungsebenen / Sortierung / Layout wählbar
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MS Access
Makros
• Makros automatisieren Arbeitsschritte
• Ein Makro umfasst mehrere Aktionen, die unter
einem Makronamen abgespeichert werden
• Ein Makro kann beliebig oft aufgerufen werden
(z.B. auch durch eine Befehlsschaltfläche)
• Besonderes Startmakro namens "autoexec"
 wird automtisch nach dem Öffnen der Datenbank
ausgeführt
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MS Access
Übergeordnete Datenbankkonfiguration
Menüpunkt "Extras / Start":
Titel
+
Symbol
Menüs + Symbolleisten
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Startformular
Zugriff auf
Datenbankfenster
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