Dokumentation des IKS

Überbetriebliches Prüfungshandbuch für Interne Revision in Bausparkassen
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Dokumentation des Internen Kontrollsystems (IKS) - Version 06/2001
20.06.2001
Dokumentation des IKS
Ansatz für das nachfolgende Dokumentationsschema war die Frage: „Welche Informationen
benötigt der interne oder externe Prüfer, wenn er sich ein Bild über das IKS des zu
prüfenden Unternehmens machen möchte“.
Die Gliederung orientiert sich am Aufbau des Überbetrieblichen Prüfungshandbuches und
des Musterprüfungsplanes für Bausparkassen. Das Schema wird nur beispielhaft (s.
Kreditgeschäft) erläutert.
1.
Übergeordnete Bestimmungen
1.1
BAKred (Verlautbarungen / Rundschreiben)
Tätigkeiten/Themen
Inhalt
Mindestanforderungen an die Ausgestaltung der Innenrevision MAIR 1/2000
...
1.2
Gesetze/Verordnungen
Gesetz / Verordnung
Inhalt
Aktiengesetz ( § 91)
Lück 1/98 Elemente eines RMS
(KonTraG)
FAMA 1/87
GoBs
Europäisches WährungsinstitutSchreiben 7/97
GoDV
IIR „Grundsätze für die berufliche Praxis
der Internen Revision“
FG 1/88
Mustergeschäftsanweisung
OPDV
BFA
BDSG
KWG (z. B. §§ 13,14, 25a)
Bausparkassengesetz
...
1.3
Revision
Tätigkeiten/Themen
Revisionsordnung
Revisionshandbuch
...
I:\271\ARBEITSK\AGIKS\IKS_063_Dokumentation.doc
Inhalt
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2.
Bausparspezifische Bereiche
2.1
Spargeschäft
Tätigkeiten/Themen
ggfs. genutztes EDVVerfahren
IKSHandbuch/Arbeitsablauf/
Element Verfahrensbeschreibung
e
ggfs. genutztes EDVVerfahren
IKSHandbuch/Arbeitsablauf/
Element Verfahrensbeschreibung
e
Tätigkeiten/Themen
ggfs. genutztes EDVVerfahren
Kreditkompetenzen
Kreditgenehmigungen
Berechtigungsverfahren
Kreditvergabeverfahren
IKSElement
e
104
101
102
103
104
105
1..
201
202
203
2..
301
302
3..
Kreditbearbeitung bis
Auszahlung
Kreditauszahlungen
Kreditmahnbearbeitung
Kreditprolongation
Kreditverwaltung (z.B. §18
KWG)u
Sicherheitenverwaltung
(Grundschuldbrief,LV-Police)
Mitarbeiterkredite
Risikolebensversicherung
Kreditbearbeitungsverfahren
Vertragsabschluss
Vertragsverwaltung
...
2.2
Zuteilung
Tätigkeiten/Themen
Zuteilungsverfahren
Kollektivsteuerung
...
2.3
Kreditgeschäft
Schufabearbeitung
Auszahlungsverfahren
Mahnverfahren
Prolongationsverfahren
Handbuch/Arbeitsablauf/
Verfahrensbeschreibung
Fundstelle (Kap./Abs.)
1.1 hier sind alle die
Kreditgenehmigung
betreffenden
Arbeitsabläufe zu
nennen, z.B.
Bonitätsberechnung,
Objektbewertung, .....
2.1, 2.2, 2.3
3.2
4.
5.
Risikolebensversicherungsver
fahren
Schufaverfahren
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6.5
7.1, 7.2
8.2
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2.4
Vertrieb/Marketing
Tätigkeiten/Themen
ggfs. genutztes EDVVerfahren
IKSHandbuch/Arbeitsablauf/
Element Verfahrensbeschreibung
e
Vertriebssteuerung
Vertriebsservice
...
3.
Allgemeine Funktionsbereiche
3.1
Verwaltung
Tätigkeiten/Themen
ggfs. genutztes EDVVerfahren
Archivierung
z.B. Scanverfahren,
elektronische Archivierung
Aufbewahrungsfristen
Kaufmännische Verwaltung
3.2
IKSHandbuch/Arbeitsablauf/
Element Verfahrensbeschreibung
e
Berechtigungsverfahren
Finanzwesen
Tätigkeiten/Themen
ggfs. genutztes EDVVerfahren
IKSHandbuch/Arbeitsablauf/
Element Verfahrensbeschreibung
e
ggfs. genutztes EDVVerfahren
IKSHandbuch/Arbeitsablauf/
Element Verfahrensbeschreibung
e
ggfs. genutztes EDVVerfahren
IKSHandbuch/Arbeitsablauf/
Element Verfahrensbeschreibung
e
Liquiditätssteuerung
Zahlungsverkehr
...
3.3
EDV
Tätigkeiten/Themen
Anwendungsentwicklung
Systembetrieb
...
3.4
Controlling
Tätigkeiten/Themen
Berichts-/Informationswesen
Risikomanagement
...
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4.
Allgemeine Revisionsobjekte
4.1
Organisation
4.1.1 Geschäftsverkehr
Tätigkeiten/Themen
ggfs. genutztes EDVVerfahren
IKSHandbuch/Arbeitsablauf/
Element Verfahrensbeschreibung
e
Kontoauszug
Beschwerdemanagement
Kosten und Gebühren
4.1.2 Aufbau- und Ablauforganisation
Tätigkeiten/Themen
ggfs. genutztes EDVVerfahren
IKSHandbuch/Arbeitsablauf/
Element Verfahrensbeschreibung
e
ggfs. genutztes EDVVerfahren
IKSHandbuch/Arbeitsablauf/
Element Verfahrensbeschreibung
e
ggfs. genutztes EDVVerfahren
IKSHandbuch/Arbeitsablauf/
Element Verfahrensbeschreibung
e
Geschäftspolitische Leitlinien
Organigramm
Stellen-,
Arbeitsplatzbeschreibungen
Allgemeine Kompetenzen
z.B. Bewirtungskosten,
Reisekosten, externe
Auftragsvergabe
Regeln zur Erstellung von
Arbeitsabläufen
4.1.3 Personalabteilung
Tätigkeiten/Themen
Personalverwaltung
Personalentwicklung
...
4.1.4
Sozialwesen
Tätigkeiten/Themen
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4.2
Risiko
Tätigkeiten/Themen
Risikomanagement
Datenschutz
Datensicherheit
Zugriffsberechtigungen in
EDV-Systemen
...
ggfs. genutztes EDVVerfahren
Berechtigungsverfahren
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IKSHandbuch/Arbeitsablauf/
Element Verfahrensbeschreibung
e
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5.
Wesentliche IKS-Elemente
100
Organisatorische Sicherungmaßnahmen
101
102
103
104
105
106
107
108
109
110
111
...
Grundsätzliche Funktionstrennung
Im EDV-Bereich (z.B. Zugriffsbeschränkungen, elektronische Unterschriften, usw,)
Handbücher/Arbeitsanweisungen/Anordnungen
Berechtigungsverfahren (Kompetenzen, Befugnisse, Rechte)
Freigabeverfahren/-protokoll
Innerbetriebliches Belegwesen / Formularwesen
Organigramm / Geschäftsverteilungsplan
Funktionendiagramm
Kontroll-/Detailkontrollplan
Kontenplan
Archivierung/Aufbewahrung
200
Prozeßabhängige Kontrollen
201
202
203
204
...
Plausibiltiätsprüfungen
4-Augenprinzip
Stichproben/Zufallsgenerator
Kundenmitkontrolle (z.B. Zahlungsavis)
300
Nachgelagerte Prüfungen
301
302
303
...
Elektronische bzw. manuelle Abstimmungen/Kontrollen
Berichtswesen/Statistiken
Sonderauswertungen (z.B. Kündigeranalyse)
400
Prüfungen
401
402
durch Interne Revision
Sonderprüfungen
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