Thema4_Umfeldanalyse
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Umfeldanalyse – Mikro- und Makroumwelt Die Umfeldanalyse, auch Stakeholderanalyse genannt, dient dazu das Projektumfeld zu analysieren. Im Fokus stehen dabei Personen oder Personengruppen, die auf unterschiedliche Weise Einfluss auf das Projekt nehmen könnten. Sie wird üblicherweise erstmals vor oder spätestens bei Beginn eines Projektes durchgeführt und sollte in regelmäßigen Abständen überprüft und gegebenenfalls aktualisiert werden. Wichtig in diesem Zusammenhang ist, dass nicht die tatsächliche Betroffenheit, sondern zusätzlich auch die gefühlte Betroffenheit des Umfeldes untersucht wird. So ist es zwar möglich, dass potenzielle Einflussnehmer gar nicht betroffen sind, aber trotzdem enormen Einfluss auf das Projekt ausüben. Ergebnis einer Projektumfeldanalyse ist die Erkenntnis darüber, wer welchen Einfluss auf das Projekt hat. Dies offenbart potenzielle „Fettnäpfe ebenso, wie die Möglichkeit wohl gesonnene Einflussnehmer für die eigene Sache ins Feld zu führen. Die Projektumfeldanalyse wird als Mindmap angelegt. In die Mitte kommt das Projekt, dessen Umfeld untersucht werden soll. Hauptzweige sind dann die einzelnen Personen oder Personengruppen, die vom Projekt betroffen sind oder sich betroffen fühlen könnten. Im nächsten Schritt werden die förderlichen oder hinderlichen Möglichkeiten der Einflussnahme identifiziert und notiert. Dies lässt sich ggf. auch durch mehr oder weniger dicke grüne (förderlicher Einfluss) oder rote (hinderlicher Einfluss) Pfeile anschaulich visualisieren. Abschließend können daraus erste Risiken abgeleitet werden und entsprechende Strategien formuliert werden, die zur Risikominimierung beitragen oder den positiven Einfluss einzelner Personen oder Personengruppen verstärken. Als Einflüsse kommen in Betracht: Betriebswirtschaftliche Einflüsse – zB. Kostenentwicklung Personelle Einflüsse – zB. Personalpolitik Soziale Einflüsse – zB. Gesellschaft Psychologische Einflüsse – zB. Mentalität Ökologische Einflüsse – zB. Wetter/Klima juristische Einflüsse – zB. Gesetzesänderungen Bei einer Umfeldanalyse kann folgend vorgegangen werden: 1. Abgrenzung des Projektes Viktoria Tscherteu, Manuela Lobnik 5AK S. 1 2. Stakeholderanalyse 3. Analyse sonstiger Einflussfaktoren 4. Ableitung von Maßnahmen zur Gestaltung der Umfeldbeziehungen Die ersten beiden Vorgehensweisen schauen wir und hier genauer an: 1.) Abgrenzung des Projektes: Als Basis für eine sinnvolle Abgrenzung des Projektes und aller Aufgaben, die dazu gehören, sollten, zunächst die Interaktionen und Beziehungen zwischen Projekt und Projektumfeld untersucht werden. Als innerste also den Kern sehen wir bei dieser Abbildung das Projekt. Das Projekt und sein Umfeld Das Projekt ist Umgeben von verschiedenen Umweltsegmenten, die man nach dem Grad der Nähe zum Projekt in zwei Kategorien untergliedern kann: Engeres Projektumfeld Manager, Lieferanten, Auftraggeber, Projektmitarbeiter Weiteres Projektumfeld Gesellschaft, politische Instanzen, Behörden, Natur 2.) Steakholderanalyse Stakeholder sind alle Personen und Personengruppen die in Beziehung mit dem Projekt kommen. Sie können vom Projekt sowohl positiv als auch negativ „betroffen“ werden. Die Akzeptanz für das Projekt im Umfeld ist für den Projekterfolg wichtig. Es ist nachteilig, wenn die Stakeholder nicht mit einbezogen werden, wenn sie mit ihren Bedenken, aber auch mit ihren möglicherweise nützlichen Ratschlägen übergangen werden. Viktoria Tscherteu, Manuela Lobnik 5AK S. 2 Dazu dient die Stakeholder Analyse die ich hier in vier Schritten gliedern werde: Schritt 1: Wer sind die Stakeholder? Allen Anfangs ist es wichtig herauszufinden wer überhaupt die Stakeholder sind. Aus dem Grund ist es wichtig, genau zu wissen, welche Personen großen Einfluss auf das Projekt haben. Welche Personen sind potentielle Stakeholder des Projektes? Besonderes Augenmerk gilt den Projektkritischen Stakeholdern, man sollte aber auch die Stakeholder kennen, die positiv auf das Projekt wirken und das Projekt unterstützen. Schritt 2: Betroffenheit, Interessen und Macht untersuchen Im zweiten Schritt ist zu überprüfen und festlegen, inwiefern die in Schritt eins gefundenen Stakeholder von dem Projekt betroffen sind und welche Interessen sie im Bezug auf das Projekt verfolgen. Außerdem ist es wichtig, in Erfahrung zu bringen, in welcher Weise sie Macht haben und ihren Einfluss auf das Projekt geltend machen können. Schritt 3: Wie werden sich die Stakeholder verhalten? Es wird einfach analysiert mit welchen Verhalten der Stakeholder zu rechnen ist. mit welchen Stakeholdern können sich Konflikte ergeben und in welchen Ausmaß? Wie können die Projektbefürwörter das Projekt unterstützen? Schritt 4: Maßnahmen planen, Projektmarketing Am Ende werden Konkrete Maßnahmen geplant, mit diesen Maßnahmen will man auf die Stakeholder so einwirken, das egal was sie vorhaben, das Event zum Erfolg wird. ZU klärende Fragen: Welche Maßnahmen im Bezug auf die Stakeholder können den Erfolg des Projektes sichern helfen? Wie können eventuelle Konflikte reduziert werden? Wo sind Kompromissmöglichkeiten? Wie kann die Unterstützung des Projektbefürwortenden – Stakeholders im Problemfall helfen? Welche anderen Einflussgruppen lassen sich für einen positiven Erfolg des Projektes gewinnen? Welche Maßnahmen geeignet sind hängt von den Umständen ab. Kann man im Voraus die Situation mittels der Analyse sehr gut abschätzen, weiß man in sogut wie jeder Situation wie man zum reagieren hat, um das schlimmste zu Verhindern. Umfeldanalyse - Konnex Umfeldanalyse Allgemein: Auch für unser Projekt war es sehr wichtig im Vorfeld eine Umfeldanalyse durzuführen. Wer ist genau an unserem Projektbeteiligt? Inwiefern ist dieser und jener an unserem Projekt beteiligt? Ist die Beteiligung positiv oder negativ? Viktoria Tscherteu, Manuela Lobnik 5AK S. 3 Auch wir beschäftigten uns mit der Abgrenzung des Projektes und der Stakehodler Analyse, wenn auch vielleicht nicht so genau wie oben angeführt. Abgrenzung des Projektes: Wer ist wie viel am Projekt betroffen?? Das Projekt und sein Umfeld Engeres Projektumfeld Projektbetreuer, Projektauftraggeber, Projektteam, Mitarbeiter der OTH & des Bergwerks in Mezica, Vokalgruppe „klika“ Weiteres Projektumfeld Natur bzw. das Wetter (bei Schneefall keine Zufahrt zur OTH), die Besucher selbst, Behörden, Steakholderanalyse Bevor das Projekt gestartet ist, haben auch wir eine Art Steakholder Analyse entworfen. Somit wussten wir genau, wer in enger Verbindung mit unserem Projekt steht und wer eher distanziert ist. Dieser Steakholder oder auch Sozialer Kontext half und dabei abschätzen zu können, auf wen wir besonders Acht geben müssen bzw. wer für unser Projekt besonders wichtig war und sollte irgendetwas mit diesem Partner sein, müssen wir einen Plan B parat haben. Auch über das machten wir uns Gedanken und versuchten für egal was passieren könnte einen Ausweg zu finden. Viktoria Tscherteu, Manuela Lobnik 5AK S. 4 Viktoria Tscherteu, Manuela Lobnik 5AK S. 5
