Reisekosten 2014 Gestaltungshinweise
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Reisekosten 2014 - Gestaltungshinweise Zusammenfassung Die Neuausrichtung des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014 bietet Unternehmen und Mitarbeitern Möglichkeiten zur Optimierung der Reisekosten und zur lohnsteuerlichen Gestaltung. Anhand von Beispielen werden Handlungsspielräume aufgezeigt, wie diese genutzt werden können, und die Auswirkungen in der Praxis. 1 Verpflegungspauschalen verdoppeln Wie bisher ist der Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen auf die ersten 3 Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. Beispiel Arbeitnehmer Heiner Heilig ist Ingenieur für Brückenbauten. Am 1.1.2014 unternimmt er eine 6-monatige Dienstreise nach Brasilien. Die Verpflegungspauschale für Brasilien bei 24-stündiger Abwesenheit beträgt 53 EUR je Kalendertag (2013). Klassische Lösung Viele Unternehmen gewähren ihren Mitarbeitern den vollen Spesensatz von täglich 53 EUR für die gesamte Dauer der Dienstreise. Pro Monat wären dies 1.590 EUR (53 EUR x 30 Tage). Da die Verpflegungspauschalen bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte nur für die ersten 3 Monate steuerfrei erstattet werden dürfen, führt dies dazu, dass die Spesenauszahlungen ab dem 4. Monat steuer- und beitragspflichtig sind. Ausgehend von einem beispielhaften Durchschnittsteuersatz von 30 % und einem Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung in Höhe von rund 20 % ergeben sich folgende Auszahlungswerte in EUR: Arbeitnehme r Spesen Janua r Februar März April Mai Juni Summe 1.590 1.590 1.590 1.590 1.590 1.590 9.540 SV-Anteil AN (20 %) frei frei frei 318 318 318 954 Lohnsteuer (30 %) frei frei frei 477 477 477 1.431 ANAuszahlung 1.590 1.590 1.590 795 795 795 7.155 1.590 1.590 1.590 1.590 1.590 1.590 9.540 frei frei frei 318 318 318 954 1.590 1.590 1.590 1.908 1.908 1.908 10.494 AG-Belastung Spesen SV-Anteil AG (20 %) AGBelastung Gestaltungshinweis: Lohnsteuer pauschalieren Seite 1 Die Lohnsteuer kann weiterhin mit einem Pauschsteuersatz von 25 % erhoben werden, wenn Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich einer Auswärtstätigkeit gezahlt werden, soweit diese die dem Arbeitnehmer zustehenden Pauschalen um nicht mehr als 100 % übersteigen. Arbeitnehme r Spesen Janua r Februar März April Mai Juni Summe 1.590 1.590 1.590 1.590 1.590 1.590 9.540 SV-Anteil AN (20 %) frei frei frei frei frei frei 0 Lohnsteuer (30 %) frei frei frei frei frei frei 0 ANAuszahlung 1.590 1.590 1.590 1.590 1.590 1.590 9.540 1.590 1.590 1.590 1.590 1.590 1.590 9.540 frei frei frei 398 398 398 1.193 1.590 1.590 1.590 1.988 1.988 1.988 10.733 AG-Belastung Spesen SV-Anteil AG (20 %) AGBelastung Erläuterung Vergleicht man die beiden Szenarien stehen 2 Größen im Fokus: 1. Auszahlungswert für den Mitarbeiter Während in der ersten Variante ab dem vierten Monat Steuern und Abgaben zu zahlen sind, bleibt in der zweiten Variante (Lohnsteuerpauschalierung mit 25 %) der komplette Spesenbetrag für den Arbeitnehmer steuer- und abgabenfrei: er erhält also statt 7.155 EUR die vollen 9.540 EUR steuerfrei. Vorteil für den Arbeitnehmer: 2.385 EUR. 2. Kostenbelastung für den Arbeitgeber Für die Spesen der ersten 3 Monate zahlt auch der Arbeitgeber keine Lohnnebenkosten. Allerdings werden ab dem vierten Monat für die steuer- und abgabepflichtigen Spesen Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung fällig. Diese wurden im ersten Szenario ab dem vierten Monat mit 20 % angesetzt. Optiert der Arbeitgeber zur Pauschalierungsvariante, werden für die pauschal verteuerten Spesenanteile 25 % pauschale Lohnsteuer anstelle der SV-Arbeitgeberanteile fällig. Es entsteht eine Mehrbelastung von ca. 4 % (ca. 239 EUR). Ergebnis Durch die Lohnsteuerpauschalierung ermöglicht der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für Zusatzkoten von ca. 239 EUR eine zusätzlichen Spesenbetrag von 2.385 EUR. 2 Abzüge für Mahlzeiten optimieren Grundsätzlich führen Mahlzeiten, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern gewährt, zu einem geldwerten Vorteil in Höhe der von der Sozialversicherungsentgeltverordnung festgelegten Sachbezugswerte, sofern der Wert der Mahlzeit 60 EUR nicht übersteigt. Beispiel Ein Mitarbeiter besucht aus beruflichem Anlass eine Fachmesse, die nur 3 km von seiner Privatwohnung entfernt stattfindet. Er reist mit dem eigenen Pkw direkt von seiner Wohnung an und kehrt auch unmittelbar nach dem Messebesuch dorthin zurück. Die Abwesenheitszeit beträgt 9 Stunden. Seite 2 Nach den Reiserichtlinien des Unternehmens hat der Mitarbeiter wegen der kurzen Entfernung keinen Anspruch auf Erstattung der Verpflegungsmehraufwendungen. Zur Mittagszeit erhält der Arbeitnehmer eine vom Arbeitgeber veranlasste Mahlzeit im Wert von 53 EUR inkl. Getränke. Die Voraussetzungen für die Arbeitgeberveranlassung gelten als erfüllt. Klassische Lösung Der amtliche Sachbezugswert 2014 für ein Mittagessen beträgt 3 EUR. Dieser ist dem Mitarbeiter entweder als geldwerter Vorteil über die Lohnabrechnung zu versteuern und zu verbeitragen oder als Nettoabzug in voller Höhe ebenfalls auf der Lohnabrechnung zum Ansatz zu bringen. Das gilt allerdings nur, wenn der Mitarbeiter keinen gesetzlichen Anspruch auf einen Verpflegungsmehraufwand hat. Gestaltungshinweis: Reiserichtlinie anpassen Die steuerliche Erfassung einer solchen üblichen Mahlzeit als Arbeitslohn ist ausgeschlossen, wenn der Arbeitnehmer für die betreffende Auswärtstätigkeit dem Grunde nach Anspruch auf eine Verpflegungspauschale hat. Auf die Höhe der tatsächlich anzusetzenden Verpflegungspauschale kommt es nicht an. Ändern Sie also Ihre Reiserichtlinien dahingehend, dass der Mitarbeiter für den oben bezeichneten Sachverhalt einen grundsätzlichen Spesenanspruch z. B. in Höhe von 4,80 EUR hat. Ergebnis Da der Mitarbeiter einen Anspruch auf Spesen hat, kann der Ansatz des Sachbezugswertes unterbleiben. Der Spesenanspruch für den Tag der Fachmesse beträgt wegen der 9-stündigen Abwesenheitszeit 12 EUR. Dieser Betrag ist jedoch um 40 % für die gestellte Mahlzeit zu kürzen. (40 % aus 24 EUR = 9,60 EUR). Im Ergebnis erhält der Arbeitnehmer (wie vor der Gestaltungsoptimierung) zwar keine Spesen, muss aber den Sachbezug auch nicht versteuern. 3 Sachbezug bei Firmenwagen optimieren Beispiel Ein in Bonn wohnender Filialleiter ist an 3 Tagen in der Woche in einer Filiale seines Arbeitgebers in Köln und an 2 Tagen in der Woche in einer Filiale seines Arbeitgebers in Bonn tätig. Er legt die 30 km von Bonn nach Köln (einfache Entfernung) mit dem ihm zur Verfügung gestellten Dienstwagen zurück (inländischer Bruttolistenpreis 30.000 EUR). Von seiner Wohnung zur Filiale in Bonn sind es nur 2 km. Klassische Lösung Im Zuge der vergangenen Rechtsprechung musste der qualitative Tätigkeitsmittelpunkt für die Ermittlung der ersten Tätigkeitsstätte ermittelt werden. Im Zweifel war dies jener Ort, der am häufigsten/längsten aufgesucht wurde. Für die im Beispiel geschilderte Situation wäre dies die weiter entfernt gelegene Filiale in Köln gewesen. Der geldwerte Vorteil für die Gestellung des Dienstwagens ermittelte sich wie folgt: 1 % v. 30.000 EUR (Bruttolistenpreis) für Privatnutzung 0,03 % für die Fahrten Wohnung - erste Tätigkeitsstätte (Bruttolistenpreis x 0,03 % x 30 km) Geldwerter Vorteil gesamt Gestaltungshinweis: Erste Tätigkeitsstätte festlegen 300 EUR 270 EUR 570 EUR Während es in der Vergangenheit auf qualitative Kriterien ankam, kommt es ab 2014 alleine auf die arbeitsrechtliche Zuordnung des Arbeitgebers an. Nutzt der Arbeitgeber in unserem Beispiel diesen Gestaltungsspielraum und bestimmt Bonn als erste Tätigkeitsstätte, ändert sich die Berechnung der Dienstwagenbesteuerung - trotz der zeitlichen Unterlegenheit: 1 % v. 30.000 EUR (Bruttolistenpreis) für Privatnutzung 0,03 % für die Fahrten Wohnung - erste Tätigkeitsstätte (Bruttolistenpreis x 0,03 % x 2 km) Geldwerter Vorteil gesamt Ergebnis 300 EUR 18 EUR 318 EUR Der Arbeitnehmer vermindert durch die Nutzung des neuen Gestaltungsspielraums den aus der Gestellung des Dienstwagens resultierenden geldwerten Vorteil um 3.024 EUR jährlich (252 EUR x 12 Monate). Seite 3 4 Entfernungspauschale maximieren Beispiel Ein in Offenbach am Main wohnender EDV-Systembetreuer ist wöchentlich an 3 Tagen in einer Niederlassung seines Arbeitgebers in Aschaffenburg tätig, an 2 Tagen wöchentlich betreut er das EDV-System der Zweigniederlassung in Frankfurt a. M. Er fährt sämtliche Strecken mit seinem privaten Pkw: Die Strecke von Offenbach nach Aschaffenburg beträgt 45 km (einfache Entfernung); von seiner Wohnung zur Zweigniederlassung in Frankfurt sind es 15 km (einfache Entfernung). Klassische Lösung Nach der "alten" steuerlichen Rechtsprechung zum Reisekostenrecht musste für die Bestimmung der regelmäßigen Arbeitsstätte der qualitative Tätigkeitsmittelpunkt ermittelt werden. Im Zweifel war dies jener Ort, der am häufigsten/längsten aufgesucht wurde. Für die im Beispiel geschilderte Situation wäre dies die - weiter entfernt gelegene - Filiale in Aschaffenburg gewesen. Tätigkeitsstätt e Fahrten/Woc he Einfache Entfernung Entfernungspauschale[2] Asschaffenbur g 3 45 km 1.863 EUR Reisekosten[3] Frankfurt a. M. 2 15 km 828 EUR Gesamt Gesamt/Jahr[1] 2.691 EUR Gestaltungshinweis: Erste Tätigkeitsstätte festlegen Während es in der Vergangenheit auf qualitative Kriterien ankam, kommt es ab 2014 alleine auf die dienst- oder arbeitsrechtliche Zuordnung des Arbeitgebers an. Nutzt der Arbeitgeber in unserem Beispiel diesen Gestaltungsspielraum und bestimmt Frankfurt am Main als erste Tätigkeitsstätte, ändert sich die Berechnung der Entfernungspauschale bzw. der Reisekosten wie folgt - trotz der zeitlichen Unterlegenheit: Tätigkeitsstätt e Fahrten/Woc he Einfache Entfernung Entfernungspauschale[5] Frankfurt a. M. 2 15 km 414 EUR Reisekosten[6] Asschaffenbur g 3 45 km 3.726 EUR Gesamt Gesamt/Jahr[4] 4.140 EUR Ergebnis Während der Arbeitnehmer ohne Gestaltung und Aschaffenburg als erste Tätigkeitsstätte lediglich 828 EUR als Werbungskosten abziehen bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet bekommen kann, kann er im 2. Szenario 3.726 EUR Reiskosten pro Jahr geltend machen (plus 2.898 EUR). Achtung: Für den Arbeitgeber bedeutet dies, wenn und soweit der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Erstattung der Reisekosten hat, eine Mehrbelastung von 2.898 EUR. Seite 4
