sitzungsleitung mit ziel und struktur

Sitzungsleitung mit Ziel und Struktur
 Gute Stimmung und gute Ergebnisse
Wollen Sie den Verlauf Ihrer Kirchenvorstandssitzung verändern? Träumen Sie von entspannten Sitzungen, die
gute Ergebnisse bringen? Denken Sie an viele ihrer Kirchenvorstandssitzungen eher mit Schrecken, weil Sie
manchmal erst um 23.45 Uhr fertig werden, es immer wieder zu Konflikten kommt und endlose Debatten dazu
führen, dass immer wieder einzelne Tagesordnungspunkte vertagt werden müssen? Liegt die Sitzungsdisziplin
im Argen? Kommen Mitglieder des Kirchenvorstands oft zu spät zur Sitzung oder es fehlen so viele, dass sie
manchmal nicht beschlussfähig sind?
 Vorbereitung der Kirchenvorstandssitzung:
Ein paar Veränderungen wirken vielleicht Wunder. Als Vorsitzende oder Vorsitzender Ihres Kirchenvorstands
haben Sie die Vorbereitung der Kirchenvorstandssitzungen in der Hand. Eine präzise Tagesordnung ist oft der
Grundstein für einen erfolgreichen Sitzungsverlauf. Wir haben daher eine Muster-Tagesordnung entworfen, in
die zu jedem Tagesordnungspunkt in Spalten eingetragen werden kann, was genau zu verhandeln ist, wie dabei
zu verfahren ist, welche Unterlagen und Medien dazu gebraucht werden, wer den Punkt zur Sprache bringt und
wie viel Zeit dafür vorgesehen ist. Bei jedem Tagesordnungspunkt kann vermerkt werden, ob dazu lediglich informiert wird oder ob auch eine Beratung oder ein Beschluss nötig ist. Die Mitglieder Ihres Kirchenvorstands
können sich so schon aus der zugesandten Tagesordnung ein gutes Bild vom Verlauf der Sitzung machen und
sich besser darauf vorbereiten.
 Schwierige Themen - optisch aufbereiten:
Außerdem sollten Sie überlegen, wie Sie vor allem schwierigere Themen optisch aufbereiten können, damit die
Orientierung in der Beratung und bei den Beschlussfassungen leichter fällt. Abgestimmt auf die Tagesordnung
haben wir daher ein Muster für eine schriftliche Vorlage zu einzelnen Tagesordnungspunkten Ihrer Kirchenvorstandssitzung entworfen. Schriftliche Vorlagen, die den Kirchenvorstandsmitgliedern bereits mit der Tagesordnung versandt werden, ermöglichen den einzelnen Mitgliedern ebenfalls eine Vorbereitung und Einarbeitung in
schwierigere Tagesordnungspunkte.
Die Erarbeitung von Vorlagen wird in der Regel die aktive Einbeziehung von weiteren Personen in die Sitzungsgestaltung bedeuten. Dies braucht zwar etwas mehr Zeit, um im Vorfeld die nötigen Absprachen zu treffen, entlastet aber die Sitzung selbst und die Teilnehmenden haben das Gefühl, dass eine Kirchenvorstandssitzung ihre
gemeinsame Sache ist.
 Berichte aus der Gemeinde:
Die Muster-Tagesordnung sieht auch Berichte aus der Gemeinde als regelmäßigen Tagesordnungspunkt vor.
Vielleicht ermöglichen Sie Mitarbeitenden aus Ihrer Gemeinde regelmäßig, vielleicht eine halbe Stunde, über ihr
Arbeitsgebiet zu berichten. Dies ist eine gute Möglichkeit, die Wertschätzung der Mitarbeitenden zum Ausdruck
zu bringen und Kirchenvorsteher und Kirchenvorsteherinnen über die gesamte Gemeindearbeit besser zu informieren.
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Verantwortlich: Referat Rechtsfragen Kirchliche Dienste der Kirchenverwaltung der EKHN, Stand November 2014
 Jugenddelegierte:
Jugenddelegierte nehmen an der gesamten Beratung des Kirchenvorstands teil, auch an allen Beratungen in
Personalfragen.
Stimmrecht wird ihnen erst mit Erreichen der Volljährigkeit von Gesetzes wegen, d.h. automatisch, zuerkannt.
Sie setzen dann ihre Mitarbeit im Kirchenvorstand als stimmberechtigte Mitglieder fort.
Kirchenvorstände werden möglicherweise auch ihre Sitzungskultur überprüfen müssen, da die staatlichen Jugendschutzgesetze auch hier gelten. So darf an Jugendliche unter 16 Jahren kein Alkohol ausgeschenkt werden. Der Tabakkonsum von Jugendlichen unter 18 Jahren in der Öffentlichkeit ist untersagt. Jugendliche sollten
spätestens um 22 Uhr zu Hause sein. Auch wenn Wegeunfälle durch die normale Sammelunfallversicherung der
Gesamtkirche abgedeckt sind, sollte ein sicherer Heimweg für die Jugendlichen in Absprache mit den Eltern
sichergestellt werden.
 Pause:
Auch eine Pause dient dazu, dass Gemeinschaftsgefühl im Kirchenvorstand zu stärken. Dies gilt übrigens auch
für ein Sitzungsende gegen 22.00 Uhr, das den Mitgliedern des Kirchenvorstands ermöglicht, sich anschließend
noch zu einem Glas Bier oder Wein zusammenzusetzen. Bitte beachten Sie die Regelungen für Jungenddelegierte!
 Vorbereitung des Sitzungsraums:
Wichtig für einen guten Sitzungsverlauf ist auch eine gute Vorbereitung des Sitzungsraums. Zwanzig Minuten
vor Sitzungsbeginn genügen, die benötigten Unterlagen und Geräte zu überprüfen, für ein angenehmes Raumklima zu sorgen, vielleicht Imbiss und Getränke für die Pause bereitzustellen und den Raum herzurichten. Wenn
die ersten Sitzungsteilnehmenden kommen, können Sie sie entspannt begrüßen und die Sitzung auf die Minute
genau mit einem guten Gefühl eröffnen.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei dem Ausprobieren der Muster, die Sie selbstverständlich an die Bedürfnisse
Ihres Kirchenvorstands anpassen können und zukünftig entspannte Kirchenvorstandssitzungen mit guten Ergebnissen.
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Verantwortlich: Referat Rechtsfragen Kirchliche Dienste der Kirchenverwaltung der EKHN, Stand November 2014