PPS - Grundlagen Access

Was ist ein Datenbankprogramm?
 Datenbankprogramm =
DBMS = Datenbankmanagementsystem
 Verwaltung von Datenbanken
 Regelung des Zugriffs auf die Daten
 Werkzeuge zur
 Auswertung
Adressbuch mit
Mitarbeiteradressen
 Analyse
Aktenschrank mit
Personalakten
 Bearbeitung
 Präsentation
Gehaltslisten der
Mitarbeiter
von Daten
Datenbank
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Merkmale eines Datenbankprogramms
 Komfortable Datenverwaltung
 Mehrbenutzer-Zugriffsmöglichkeit
 Sortierung der Datensätze
 Filtermöglichkeit nach bestimmten Kriterien
 Gruppierungsmöglichkeit nach verschiedenen
Kategorien
 Nutzung von Auswertungswerkzeugen wie
grafischer Darstellung von Zahlenmaterial
 Weiterverarbeitung der Daten in anderen
Programmen z.B. für Word-Serienbriefe
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Beispiele für Datenbankanwendungen
 Einnahmen-, Ausgabenverwaltung
 Mitgliederverwaltung
 Adressverwaltung
 Video- oder CD-Verwaltung
 Lagerverwaltung
 Auftragsverarbeitung
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Tabellen
 Die Daten einer Datenbank werden in Tabellen
gespeichert.
Tabellen
auswählen

Tabellen
werden
angezeigt
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Beispielanwendung: Tischtennisclub
 Verwaltung der
 Mitgliedsdaten
=> Tabelle: Mitgliederliste
 Beiträge
=> Tabelle: Beitragseinzahlung
 Tabelle besteht aus
 Datenfeldern = Spalten der Tabelle
 Jedem Feld wird ein Datentyp zugeordnet =
Wertebereich für die späteren Inhalte
(z.B. Text, Zahl, Datum/Zeit, Währung)
 Datensätzen = Zeilen der Tabelle
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Tabelle Mitgliederliste in der Datenblattansicht
Zeile = Datensatz
Spalte = Datenfeld
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Tabelle Beitragseinzahlung in der Datenblattansicht
Spalte = Datenfeld
Zeile = Datensatz
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Beziehungen zwischen Tabellen
 Ein Mitglied - viele Beitragszahlungen
 Es wäre ungünstig, alle Mitgliedsdaten mit jeder
Beitragszahlung zu speichern.
 Daher gibt es zwei Tabellen
 MitgliedsNr ist die Mastertabelle, Beitragseinzahlung die
untergeordnete Tabelle.
 Zwischen den Tabellen
MitgliedsNr und Beitragseinzahlung besteht
eine Beziehung.
 Auf die Mitglieder wird in
der Tabelle Beitragseinzahlung über das Feld
MitgliedsNr verwiesen.
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Abfragen
 Abfrage
 Speichert die Vorschrift, welche Daten wie angezeigt und
ausgewertet werden (speichert keine Daten)
 Kann Daten aus mehreren Tabellen enthalten
 Beispiel
 Alle Mitglieder, die noch
keinen Beitrag gezahlt haben
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Formulare
 Formular =
übersichtliche Darstellungsmöglichkeit für Daten
aus Tabellen/Abfragen
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Berichte
 Berichte =
übersichtliche Ausdrucke für Daten aus
Tabellen/Abfragen
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Access starten und beenden

- PROGRAMME - MICROSOFT ACCESS

Symbol doppelt anklicken
 DATEI - BEENDEN

Schließfeld anklicken
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Der Arbeitsbildschirm XP/2003
Menüleiste
Symbolleiste
Aufgabenbereich
Statusleiste
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Der Arbeitsbildschirm 2007
Schaltfläche Office
Multifunktionsleiste
Objektbereich
Statusleiste
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Datenbank öffnen
 DATEI - ÖFFNEN
Zuletzt geöffnete Dateien
oder
 (STRG)(O)
oder
Bevorzugte Dateien

oder

Bibliotheken
Dateisystem
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Öffnen-Modus
 Öffnen
 Datenbank wird ohne Einschränkungen geöffnet
(Ausnahme: Die Datenbank wurde vorher exklusiv von
einem anderen Benutzer geöffnet)
 Schreibgeschützt öffnen
 Keine Änderungen möglich (Nur Lesezugriff)
 Exklusiv öffnen
 Datenbank kann nur von einem Benutzer bearbeitet werden
 Exklusiv, schreibgeschützt öffnen
 Kombination der Modi
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Datenbank schließen
 Automatisches Schließen
 Beenden von Access
oder
 Öffnen einer anderen Datenbank
oder
 Erstellen einer neuen Datenbank
 Manuelles Schließen
 DATEI - SCHLIESSEN
oder
 (STRG)(W)
oder

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Grundlagen einer Datenbank
 Access verwaltet sämtliche Datenbankobjekte in
einer Datei
 .mdb

 Access-Datenbank enthält Objekte zur
 Datenspeicherung:
 Datenauswertung:
 Datenanzeige:
 Druckausgabe der Daten:
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Das Datenbankfenster XP/2003
Darstellung von
Datenbankobjekten
Bearbeitung von
Datenbankobjekten
Gruppierung von
Datenbankobjekten
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Objekte im Datenbankfenster
 Objekte öffnen
 Objekte bearbeiten
 Objekte erstellen
 Objekte löschen
Tabellen der Datenbank
Objekt-Symbolleiste
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Objekte gruppieren
 Gruppen erstellen, löschen und umbenennen
 Mit der rechten Maustaste in den
Gruppenbereich klicken
 Objekte zu Gruppen hinzufügen
 Objekt auf die Gruppe ziehen
oder
 Kontextmenüpunkt
ZUR GRUPPE HINZUFÜGEN
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Datenbank mit dem Assistenten erstellen
 DATEI - NEU
oder
 (STRG)(N) oder
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Vor- und Nachteile des Assistenten
 Vorteile
 Einfache und schnelle Erstellung einer Datenbank
 Vollständiges Datenbankgerüst
 Lernen an den generierten Beispieldatenfeldern und Tabellen
 Nachteile
 Beschränkte Einflussnahme auf den Erstellungsprozess
 Hineindenken in die Arbeitsweise des Assistenten im Hinblick
auf spätere Änderung
 Manuelle Anpassungen nach der Erstellung erforderlich
 Fazit
 Sinnvolle Kombination von manueller Tätigkeit und Nutzung
der Assistenten
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Datenbank manuell erstellen
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Benennen von Objekten
 Bis zu 64 Zeichen pro Objektname
 Erlaubte Zeichen
 a..z, A..Z, 0..9, Leerzeichen, Sonderzeichen
 Nicht erlaubte Zeichen
 Punkt, Ausrufezeichen, Accent grave `, eckige Klammern [ ]
 Leerzeichen am Anfang
 Steuerzeichen
 Doppelte Anführungszeichen "
 Sinnvolle Zeichen
 a..z, A..Z, _, 0..9
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Datenbankobjekte bearbeiten
Kontextmenü
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