GB2012 - ekom21
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2012 Geschäftsbericht 2012 Die Zukunft der Verwaltung 2 | Geschäftsbericht 2012 Die Zukunft der Verwaltung Inhalt 4 6 8 14 18 22 28 32 Vorwort der Geschäftsführung Organigramm Neukunden und Leistungsspektrum Kundenservice Veranstaltungen Updates und Erweiterungen Infrastruktur und Administration Personalentwicklung 36 Betriebliche Kennzahlen 38 39 40 42 47 Jahresergebnis 2012 Mitarbeiter (aktiv Beschäftigte) Gremien und Organe Beteiligungsbericht 2012 Impressum Geschäftsbericht 2012 | 3 VO RWORT DE R GE S CHÄFTSFÜ HRU N G Sehr geehrte Damen und Herren, 2012 war ein besonders sportliches Jahr. Die Fußball-Europameisterschaft und die Olympischen Spiele haben Millionen von Menschen begeistert. Die 30. Olympiade der Neuzeit fand zum dritten Mal in London statt und trug das Motto „Inspire a Generation“. Inspiriert hat dieses großartige Ereignis wohl alle, die es vor Ort oder vor dem heimischen Fernseher mitverfolgt haben und nicht nur unsere 44 deutschen Medaillengewinner. Der Extrem-Sportler Felix Baumgartner stürzte sich im freien Fall vom Weltall auf die Erde – und die Welt hielt den Atem an. Wir erinnern uns auch noch gut an den Jubel in Heppenheim und ganz Hessen, als Sebastian Vettel zum dritten Mal in seiner noch jungen Motorsport-Karriere Formel-1Weltmeister wurde. Bewundernd sehen wir auf die Leistungen von Spitzensportlern, die sich immer neuen Herausforderungen stellen und immer neue Bestleistungen erzielen. Wir legen Ihnen hier den Geschäftsbericht für das Jahr 2012 vor. Ein Jahr, in welchem sich unser Unternehmen ekom21 Herausforderungen zu stellen hatte, die durchaus Gemeinsamkeiten mit Wettkämpfen im Sport aufwiesen. Sich in fairem Wettbewerb gegen Konkurrenten durchsetzen, eigene Kompetenzen weiter entwickeln und das Bestreben zu den Besten der Branche zu gehören sind auch uns Antrieb und Motivation. Als Ihr kommunaler IT-Dienstleister wollen wir sicher, zuverlässig, wirtschaftlich und innovativ an Ihrer Seite arbeiten und Chancen gemeinsam mit Ihnen nutzen. Bestmöglicher Schutz für kommunale Daten, gleich welcher Art diese sind, ist unabdingbar für ein modernes Rechenzentrum. Datensicherheit und Datenschutz gehören zu unseren Kernkompetenzen. Dies wurde im letzten Jahr eindrucksvoll durch die erfolgreiche ReZertifizierung des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) für ekom21 bestätigt. Diese hohe Stufe der Sicherheit kann derzeit in Hessen kein zweiter Anbieter und bundesweit außer uns nur noch ein Rechenzentrum vorhalten. Wir nehmen damit sportlich gesehen unangefochten eine Spitzenposition ein. Als dauerhafte Herausforderung blieb auch die Notwendigkeit zur Stabilisierung der öffentlichen Haushalte im Jahr 2012 bestehen. Europäischer Fiskalpakt und auf Landes- und Bundesebene verfassungsmäßig verankerte „Schuldenbremsen“ haben Zielvorgaben gemacht, die nur mit viel Disziplin und größten Anstrengungen zu 4 | Geschäftsbericht 2012 Die Zukunft der Verwaltung erreichen sind. In Hessen wurde ein milliardenschwerer kommunaler „Schutzschirm“ aufgelegt, durch den fast ein Viertel der Kommunen unseres Landes von einem großen Teil ihrer Schulden entlastet werden, wenn sie im Gegenzug strenge Sparauflagen einhalten. Allein diese wenigen Stichworte schildern eindrucksvoll die Dramatik in der Entwicklung der öffentlichen Finanzen. Als IT-Dienstleister der hessischen Kommunen konnten wir auch im vergangenen Jahr Lösungen entwickeln und anbieten, die finanzielle Synergien freisetzen und zu nachhaltiger Konsolidierung führen. Darüber hinaus stehen wir auch mit Beratungsangeboten zur Verfügung. Das junge Unternehmen eOpinio, hat ein innovatives Konzept zur Bürgerbeteiligung im Zusammenhang mit Konsolidierungsmaßnahmen entwickelt. Unsere Ergänzungsmodule zur Finanzsoftware eröffnen Steuerungsmöglichkeiten und zeitnahe Informationen. Die Anforderungen einer nachhaltigen Konsolidierung der Finanzen lassen sich nur im Team bewältigen. Das gilt hier genauso wie im Mannschaftssport. Auch 2012 gab es an allen drei Standorten der ekom21 in Kassel, Gießen und Darmstadt aber auch an anderen Seminarstätten in Hessen eine Vielzahl von Veranstaltungen für unsere Kunden: Informationen, Workshops und Weiterbildung. Der von uns durchgeführte Datenschutztag war so stark nachgefragt, dass für diese Veranstaltung in 2013 größere Tagungsräumlichkeiten notwendig werden. Dies zeigt uns, dass wir als zuverlässiger Partner für die Kommunen gelten und es motiviert uns, im Dialog mit Ihnen, unseren Kunden und Mitgliedern, weiter an Serviceverbesserungen zu arbeiten. Als Geschäftsführer bedanken wir uns bei den Mitarbeitern der ekom21 für gute Leistungen, bei unseren Partnerunternehmen und Lieferanten für die stete partnerschaftliche Zusammenarbeit und bei den Gremienmitgliedern für die konstruktive Unterstützung. Unser besonderer Dank gilt jedoch unseren Mitgliedern und Kunden für langjährige und vertrauensvolle Zusammenarbeit! Ulrich Künkel Bertram Huke Geschäftsbericht 2012 | 5 O RGA NI GR AMM S TAND : 3 1. DE ZE MBE R 2012 ekom21 – KGRZ Hessen Stab Geschäftsführung LA Matthias Klose Zentrale Dienste Stab IT-Operations Stab 1 Ulrike Umland 1A Simone Römer 2 Gabriele Büsse 2A Kunden- und Produktmanagement 3 Detlev Folgmann Verwaltung Produktion Kundenservice 11 Helmut Alex 21 Klaus Engelhardt 31 Wolfgang Werner Finanzwirtschaft Print-Service Personalwesen 12 Birgit Michel 22 Heinz Lerche 32 Klaus-Peter Kreuder Personalwirtschaft IT-Dienstleistungen 13 Claudia Claus 23 Jürgen Siemon Einwohnerwesen, Wahlen 33 Werner Fritzsch Zentrales Auftragsmanagement 14 Ulrich Hartung IT-Governance Recht, Verträge Command Center 15 Olaf Orth 25 Bastian Schäfer 24 Ingo Radatz Netze und Security 26 Henry Giebenhain IT-Produkte 27 Hans-J. Wieczorek 6 | Geschäftsbericht 2012 Öffentliche Sicherheit und Ordnung 34 Thomas Kraft Agentursoftware, Soziales 35 Birgit Nölle eGovernment/Dokumentenmanagement 36 Uwe Pott Die Zukunft der Verwaltung Geschäftsführung L Bertram Huke Ulrich Künkel Strategische Geschäftsfeldentwicklung LB Armin Merle KPM Stab 3A Volker Steinbeck KPM Finanz- und Rechnungswesen 4 Uwe Bommersheim IT-Sicherheitsbeauftragter LC Maximilian Reinhardt Innenrevision, Compliance, Datenschutz LD Almut Fuchs Finanzwesen Stab SoftwareEntwicklung 5 Hans-J. Wierschula 4A pm21 Projektbüro Qualitätssicherung/ Analyse 51 Matthias Martin 3B Finanzwesen nsk-Veranlagung 41 Christian Diste Statistiken und Auswertungen 52 Friedrich Wagner Finanzwesen nsk-Support 42 Angelika Löber Anwendungsentwicklung 53 Martin Rammenzweig Finanzwesen nsk-Produkt-Manag. 43 Armin Krippner ekom21 GmbH Geschäftsführung L Bertram Huke Ulrich Künkel Finanzwesen nsk-Projekte 44 Andreas Schemel Vertrieb/Marketing V Gabi Göpfert Vertrieb Marketing Consulting V1 Detlef Broweleit V2 Bernd-H. Nissing V3 Gabi Göpfert Geschäftsbericht 2012 | 7 N EUKUND EN UN D LE ISTUN G SSPE KTRU M Auswärtsspiele machen wir gerne! ker! „Unser Service-Gedanke ist nichts für Stubenhoc Ort. Wir gehen zum Kunden und installieren auch vor Natürlich auch am Wochenende. Für einen kundenori tverentierten Dienstleister wie die ekom21 eine Selbs ständlichkeit!“ dukte Hans-Jürgen Wieczorek, Fachbereichsleiter IT-Pro (3.v.l.), mit Mitarbeitern der Stadt Kassel und des FB 8 | Geschäftsbericht 2012 27 Die Zukunft der Verwaltung Geschäftsbericht 2012 | 9 N EUKUND EN UN D LE ISTUN G SSPE KTRU M Die Archivierung von Dokumenten im BSI-zertifizierten Rechenzentrumsbetrieb, die zentrale Archivlösung des Fachbereiches „eGovernment/Dokumentenmanagement“, erhöht weiter ihren Verbreitungsgrad in den Kommunalverwaltungen. Aufgrund der ausgeprägten Zuverlässigkeit dieser ASP-Lösung und der revisionssicheren Archivierung in den Anwendungsbereichen Personalwesen, Finanzwesen mit der Steuerakte und der Eingangsrechnungen sowie im Passwesen, wird das Archivierungsangebot rege in Anspruch genommen. Nach intensiven Beratungen und Festlegung von Leistungsdaten konnte die ekom21 den Landeswohlfahrtsverband von den Leistungen ihres Rechenzentrums überzeugen. Seit Mitte 2012 betreibt der LWV seine Infrastruktur in den Räumen der ekom21 und ist mit den erbrachten Leistungen sehr zufrieden. Auch Teile der Staatsbetriebe in Sachsen vertrauen der ekom21 als Hostingpartner für ihre Finanzdaten. Nach bewaffneten Amokläufen und deren tragischen Auswirkungen im Berichtszeitraum wurde der Ruf nach einem zentralen Waffenregister laut und die Behörden forderten die Kommunen auf, gerade diese sensiblen Daten nach IT Grundschutz zu sichern. Hier nahmen einige Kunden, unter anderem die Landeshauptstadt Wiesbaden, das Angebot der ekom21 als zertifiziertes Rechenzentrum an, um den strengen Anforderungen zu genügen. Für das Personalmanagementsystem LOGA® haben sich im Berichtszeitraum das Klinikum Darmstadt, das Kreiskrankenhaus Alsfeld und die Stadt Euskirchen entschieden. Beim Landkreis Kassel und der Gemeinde Lohfelden wurde das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) eingeführt. Zeitwirtschaft/Mitarbeiterportal kamen beim Landkreis Bergstraße sowie bei den Städten Laubach, Babenhausen, Euskirchen, Eschwege, Bad Nauheim und Weilburg zum Einsatz. Über die KIV-Thüringen konnten 40 Mandanten (sechs Verwaltungsgemeinschaften, 29 Gemeinden, 3 Eigenbetriebe und 2 Vereine) als LOGA-Neukunden gewonnen werden. Außerdem wurde mit der Stadt Laubach ein autonomer Kunde in den ASPBetrieb überführt. Bei der Lösung wgs21 (Überwachung Wassergefährdende Stoffe) ist das Interesse zur geographischen Informationsverarbeitung (GIS) ungebrochen. Zwei Kreisverwaltungen haben 2011 das Fachverfahren wgs21 mit einem GIS verbunden. Insgesamt nutzen jetzt neun 10 | Geschäftsbericht 2012 Wasserbehörden die wgs21-Schnittstelle zum GIS. Durch den Einsatz eines GIS wird eine deutlich höhere Transparenz der räumlichen Anlagenverteilung erreicht und die Zuordnung der Anlagen zu den Schutzgebieten erfolgt auf ‚Knopfdruck‘. Außerdem erfreuen sich die angebotenen Zusatzmodule bei den Wasserbehörden weiterhin steigender Beliebtheit. Insgesamt 74 mal wurden sie zur Bewältigung der gesetzlichen Überwachungsaufgaben eingesetzt. Am 02.03.2012 ist im Landesbetrieb Verkehr der Freien und Hansestadt Hamburg (LBV) die neue Softwarelösung für das Fahrerlaubniswesen, VIATO® F, erfolgreich in Produktion gegangen. Die Software verwaltet in Hamburg rund 2,2 Millionen Bestandsfälle und deckt von den Erteilungsvorgängen für Fahrerlaubnisse, mit digitaler Bestellfunktion für Führerscheine, über Maßnahmen und Entzüge bis hin zur Verwaltung und Bestellung von Kontrollgerätkarten alle Prozesse einer modernen Fahrerlaubnisbehörde ab. Am 25.09.2012 wurde in Hamburg zusätzlich das Modul FL (Fahrlehrer) erfolgreich implementiert. Für owi21® wurde 2012 wiederholt zu einem erfolgreichen Jahr. Die Anzahl der mit owi21® im ASP-Betrieb bearbeiteten und abgeschlossenen Fälle stieg im Vergleich zum Vorjahr um 98.000 Fälle und betrug im Berichtszeitraum 5.554.000 Fälle. Neben der Zentralen Bußgeldstelle Hessen beim Regierungspräsidium Kassel und der Zentralen Ahndungsstelle des Regierungspräsidiums Gießen setzt ab Januar 2013 auch die Stadt Frankfurt am Main auf den Elektronischen Rechtsverkehr in Ordnungswidrigkeiten (ERV-OWi) und übermittelt Einspruchsabgaben papierlos und vollständig elektronisch an die Amtsanwaltschaft Frankfurt. Die Android-Version des owi21®-Zusatzmoduls „owi21ToGo®“, das zur mobilen Erfassung von Ordnungswidrigkeiten dient, fand regen Zuspruch, so dass insgesamt bereits über 62% der Kunden die neue Android-Version verwenden. Allein in Hessen und Thüringen nutzen rund 100 Städte und Gemeinden owi21ToGo®. Insgesamt wurden seit der Einführung von owi21ToGo® im Jahr 2008 mehr als 900.000 Datensätze erfolgreich zur weiteren Verarbeitung an das Hauptverfahren owi21 übergeben. Erfreulich ist, dass die jährliche Anzahl der mit owi21ToGo® erfassten Datensätze stetig ansteigt: Für das Jahr 2012 konnte gegenüber dem Vorjahr ein Plus von 40% erreicht werden. Die Zukunft der Verwaltung Als Pilotkunde für „LaDiVA-dms21“ (Dokumentenmanagementsystem im Ausländerwesen) wurde die Ausländerbehörde des Main-Taunus-Kreises gewonnen, bei der die Anwendung seit dem dritten Quartal produktiv läuft. Mit dem Zulassungswesen VIATO® Z ist die Kfz-Ummeldung in Hamburg als erstem Bundesland seit 2012 auch über das Internet möglich. Im Rahmen eines Mitte April gestarteten Pilotprojekts können Fahrzeughalter nach ihrer Online-Registrierung die Unterlagen und Kennzeichen in einer Partner-Filiale der Deutschen Post abholen. Mit dem neuen Service kann die Ummeldung von Fahrzeugen nach dem Kauf oder bei einem Umzug einfach und schnell vorgenommen werden. Auch im Jahr 2012 konnte für newsystem® kommunal (nsk) ein autonomer Kunde für den ASP-Betrieb (Application Service Providing) bei der ekom21 gewonnen werden. Im Jahr 2012 haben neun weitere Kunden den Budgetauskunftsarbeitsplatz eingesetzt. Diese Anwendung basiert auf der so genannten 3-tier-Architektur (3-Schichten-Architektur), die sich in Präsentations-, Logik- und Datenhaltungsschicht gliedert. Dabei kommt in der Präsentationsschicht der rollenbasierende Client (Role-TailoredClient) zur Anwendung. Diese Oberfläche wird in 2013 um die Rollen Budgeterfasser und Budgetplaner ergänzt und wird in Zukunft die nsk-Oberfläche ablösen. Das elektronische Personenstandsregister ePr21 hat sich fast flächendeckend bei den hessischen Kommunen durchgesetzt. Heute setzen mehr als 370 Standesämter in Hessen, Nordrhein-Westfalen und anderen Bundesländern diese Lösung ein. Darüber hinaus wird die Lösung ePR21 durch die Arbeitsgemeinschaft elektronisches Personenstandsregister in Sachsen-Anhalt betrieben. Im Sitzungsdienst wird die iPad-App „iRICH“ seit September 2012 von der Stadt Königstein intensiv genutzt. Weitere Kommunen haben die Vorteile von „iRICH“ erkannt und werden im Jahr 2013 folgen. Unter anderem hat sich die Gemeinde Egelsbach entschieden, alle Mandatsträger mit dieser App auszustatten. Die Umstellung der Kunden auf das neue Internetmodul läuft auf vollen Touren und so wurden im Jahr 2012 die Städte Lollar, NeuAnspach und Königstein sowie die Gemeinde Neuberg erfolgreich auf RIM 4 übergeleitet. Außerdem haben sich der Planungsverband Frankfurt RheinMain, die Städte Grünberg, Biedenkopf und Haiger und die Gemeinde Ranstadt für den Einsatz von SD.NET entschieden. Von der Qualität des Internetmoduls konnten die Städte Frankenberg, Erlensee, Grünberg und Bad Vilbel überzeugt werden, welche bereits erfolgreich umgesetzt wurden. Für den Einsatz der DOCXSchnittstelle zum schnelleren Aufbau sämtlicher Dokumente haben sich die Städte Usingen und Ober-Ramstadt sowie die Gemeinde Seeheim-Jugenheim entschieden. Die Gemeinden Glashütten, Groß-Rohrheim und Einhausen sind in den ASP-Betrieb von SD.NET gewechselt. Für das neue Wohnungswesen domcil21 haben sich bereits die Städte Bad Homburg und Hanau entschieden. Die Produktivsetzung erfolgt im ersten Quartal 2013. In 2012 wurden insgesamt acht neue Standesämter in den ASPBetrieb von AutiSta übernommen. Darunter waren noch vier ehemalige Open-Elvis-Kunden und vier autonome Anwender. Bei 11 Kunden wurde auch das elektronische Personenstandsregister ePR21 eingeführt. Insgesamt haben 38 weitere Anwender damit begonnen, die elektronischen Mitteilungen mit XPersonenstand zu versenden und zu empfangen. Von insgesamt 391 hessischen Standesamtsbezirken setzen inzwischen 365 Standesämter ePR21 und AutiSta ein. Weitere 15 außerhessische Kunden nutzen diese beiden Verfahren ebenfalls über die ekom21; insgesamt sind es derzeit 380 Standesämter, die Autista und ePR21 im Einsatz haben. Die elektronische Datenübermittlung XPersonenstand nutzen inzwischen 177 hessische und 15 außerhessische Standesämter. Im Jahr 2012 sind insgesamt etwa 100.000 Nachrichten von Autista über den XTA (XÖV-Transport Adapter) der ekom21 versendet worden. Etwa 60.000 Nachrichten wurden empfangen und in Autista verarbeitet. Zum Ende des Jahres 2012 konnte das Friedhofswesen efi21 einen produktiven Kundenbestand von 75 Mandanten vorweisen; das ist ein Anstieg von neun Kunden zum Vorjahr. Weitere Bestellungen lagen zum Jahresende bereits vor, die Umsetzungen erfolgen Anfang 2013. Außerhessisch konnten zwei neue Kunden gewonnen werden: Die Gemeinde Dahlem aus der Nordeifel in NordrheinWestfalen und die Stadt Saarlouis im Saarland. Geschäftsbericht 2012 | 11 N EUKUND EN UN D LE ISTUN G SSPE KTRU M Beim Gewerberegister migewa® wurden im Berichtszeitraum wieder neue Module eingeführt; beispielsweise ist beim Landkreis Gießen das Regionsprojekt erfolgreich abgeschlossen worden. Insgesamt wurden 21 Kommunen an den Landkreis Gießen angebunden und geschult. Die regionale Vernetzung bietet die Möglichkeit die Daten der 21 Gewerbeämter in der Datenbank des Landkreises zu sammeln. Mit Hilfe der migewa®-Regionslösung erfolgt die Übermittlung der Daten jetzt auf dem elektronischen Weg. Auch in 2012 wurden wieder migewa®-Kunden in den Rechenzentrumsbetrieb der ekom21 übernommen; inzwischen arbeiten 178 Kommunen im ASP Betrieb. Im Bereich der Agentursoftware richteten sich die vertrieblichen Aktivitäten auf die gesamte Produktpalette, die unter anderem migewa®, eKITA und efi21 bereits erfolgreich etablierte Verfahren zur Verfügung stellt. Die erfreuliche Entwicklung bei der Vermarktung des Produktes Sitzungsdienst (SD.NET) soll hier stellvertretend erwähnt werden. Des weiteren konnte die Stadt Kassel als Kunde für das neue Produkt webKITA gewonnen werden. Als weiteres neues Produkt wurde fm21, Kommunales Fallmanagement, den Kunden vorgestellt; sie ist Teil der innovativen eGovernment-Suite civento21® der ekom21. Mit der Fundbürolösung FundInfo arbeiten derzeit 26 Kunden. Im Jahr 2012 haben wir FundInfo in Pfungstadt, Erbach, Mühltal und Babenhausen erfolgreich eingeführt, weitere Aufträge werden in 2013 erwartet. Weitere Zuwächse konnten auch im Fachbereich des Dokumentenmanagementsystems verzeichnet werden. Für den Kunden Waldeck-Frankenberg wurde das im Sozialwesen Prosoz 14plus integrierte Beurkundungsmodul eingeführt. Darüber hinaus ist im zweiten Quartal des Berichtszeitraumes die Auszahlungsschnittstelle in der Stadt Rüsselsheim erfolgreich getestet und produktiv gesetzt worden. Außerdem wurde bei der Stadt Frankfurt am Main die Einzahlungsschnittstelle in Betrieb genommen. Der Fachbereich Vertrieb hat an zahlreichen bundesweiten und hessischen Ausschreibungen teilgenommen, die zum Erfolg führten. Insbesondere der landesweite Einsatz von VIATO® Z für das Land Rheinland-Pfalz sowie beim Landkreis Hameln-Pyrmont (Niedersachsen) sei hier zu erwähnen. Die Ausschreibung des Staatsbetriebes/SID Sächsische Informatik Dienste zur Produktion des Verfahrens UNIT4 konnte ebenfalls zu Gunsten der ekom21 entschieden werden ebenso, wie die Beauftragung von Loga in der Kreisstadt Euskirchen (Nordrhein-Westfalen) mit den Modulen P&I LOGA® Entgeltabrechnung, P&I LOGA® Stellenplanung, P&I LOGA® Auswertungsgenerator, P&I LOGA® Personalkostenplanung, P&I LOGA® Personalakte/-verwaltung und P&I LOGA® Analyse. Die Module um das Finanzwesen newsystem® kommunal (nsk) wurden auch in 2012 vielfach beauftragt. Die Gewinnung der Stadt Kassel für die Vollstreckungslösung von nsk sowie die Umstellung eines Kunden der nsk bisher im autonomen Betrieb im Einsatz hatte, seien hier exemplarisch erwähnt. 12 | Geschäftsbericht 2012 Im Bereich der Hardware und Systemsoftware konnten erfreuliche Auftragseingänge verzeichnet werden. Die ekom21 ist als Partner der Kommunen auch in diesem Bereich auf dem richtigen Weg, ihre Marktposition in den Folgejahren auszubauen und zu festigen. Die Zukunft der Verwaltung Dem Kunden ein Lächeln schenken „Manche Marketingmaßnahmen sind wirkungsvoll und völlig kostenlos! Ein Lächeln zum Beispiel. Wir bei der ekom21 gehen nicht nur auf unsere Kunden zu, sondern machen es auch gerne. Denn ohne unsere Kunden ist alles nichts!“ Gabi Göpfert, Unternehmensbereichsleiterin Vertrieb und Marketing Geschäftsbericht 2012 | 13 KUND ENSERVICE Technik mit Herz und Verstand „Unermüdlich aber mit dem Sinn für das Notwendige und Machbare treiben wir technische Innovationen bei der ekom21 voran. Das 24/7-Command-Center und eine ressourcenschonende Server-Virtualisierung sind nur zwei von zahlreichen Maßnahmen, die aktiv helfen, Kosten zu senken und Leistung zu optimieren!“ Gabi Büsse, Unternehmensbereichsleiterin IT-Operations mit Stefan Blahowetz, IT-Dienstleistungen, Ingo Radatz, Fachbereichsleiter IT-Governance, Stefan Brodhecker, Stab IT-Operations (v.l.n.r.) 14 | Geschäftsbericht 2012 Die Zukunft der Verwaltung Geschäftsbericht 2012 | 15 KUND ENSERVICE Das seit zwei Jahren etablierte Command-Center überwacht rund um die Uhr die zentral zur Verfügung gestellten Anwendungen. Um hier noch effektiver zu sein, wurde ein System zum Monitoring der Verfahren aus Sicht des Endanwenders eingerichtet. Die größten Anwendungen werden hier ständig überwacht, wobei neben Verfügbarkeit großer Wert auf Performance gelegt wird. Des Weiteren wurde im Command Center die Optimierung der Überwachung der zentralen Infrastruktur vorgenommen, so dass in diesem Bereich die Rufbereitschaftseinsätze um 20% reduziert werden konnten. Der Bereich IT-Operations war mit der Vorbereitung eines neuen Verbindungsentgeltes betraut. Transparent, verursachungsgerecht und bedarfsorientiert, so sollten die neuen Entgelte sein. Das erarbeitete Modell entlastet zudem die Kunden im Durchschnitt um 12%. Jedem der 420 Kunden wurde das Konzept in einem Gespräch vorgestellt. Im Ergebnis stimmte die Verbandsversammlung im Dezember dem neuen Verbindungsentgeltmodell mit großer Mehrheit zu. Die Mitarbeiter des Bereichs IT-Operations betreuen mehr als 300 lokale Netzwerke in kleinen und mittleren Kommunen und unterstützen jedes Jahr rund 60 dieser Verwaltungen bei der Aktualisierung und Erweiterung der Infrastruktur und der Modernisierung ihrer Arbeitsplätze. Um dem allgemeinen Trend der Personalknappheit im IT-Bereich Rechnung zu tragen, entwickelt die ekom21 ein Konzept zur Übernahme kompletter Kundennetzwerke in den ASP-Betrieb. Durch die Bereitstellung der Leistungen aus den europaweiten und nationalen Ausschreibungen im Hardware- und Softwarebereich ist die ekom21 die erste Wahl für Beschaffungen der Verwaltungen und kommunalen Schulträgern. Mittlerweile im vierten Jahr in Folge konnte eine Steigerung der Umsätze im Hard- und Softwarebereich erzielt werden. Um den Kunden bei Beschaffungen schneller und effizienter zu unterstützen, wurde eine Handelsplattform eingeführt. Mehr als 100 Kunden wurden mittlerweile im Umgang geschult und nutzen die Plattform rege. Im Bereich des Personalmanagements wurde auf Kundenwunsch das neue Modul P&I LOGA® BEM, das Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM), angeschafft. BEM gehört zur arbeitnehmerischen Fürsorgepflicht im Rahmen des Gesundheitsmanagements und hat zum Ziel, Arbeitsunfähigkeit zu bewältigen und ihr vorzubeugen sowie den Arbeitsplatz des betroffenen Mitarbeiters zu erhalten. Dies hat sowohl Vorteile für die Organisation und den Beschäftigten als auch für das soziale Sicherungssystem. In vier Landkreisen fanden Landratswahlen und in 78 Kommunen Direktwahlen der Bürgermeister oder Oberbürgermeister statt. Darüber hinaus unterstützten die Mitarbeiter im Fachbereich „Einwohnerwesen, Wahlen“ die Kunden bei der Durchführung etlicher Bürgerentscheide und Bürgerbegehren. 16 | Geschäftsbericht 2012 Für das Kfz-Zulassungsverfahren VIATO® Z war – wie in den vergangenen Jahren – die erste Herausforderung die fristgerechte Verarbeitung des jährlich stattfindenden Versicherungswechsels. Es wurden am 1. Januar knapp 150.000 Versicherungswechsel durchgeführt. Zur Früherkennung von Störungen wurde außerdem im Laufe des Jahres der System Center Operations Manager (SCOM) für das Zulassungsverfahren eingerichtet. In dieser End-to-End-Überwachung werden alle Schnittstellen, sowie alle internen Systeme 24 Stunden/7 Tage in der Woche überwacht, damit ein frühzeitiges Erkennen eines Ausfalls sichergestellt ist. Seit Ende 2012 stehen für die hessischen VIATO® Z-Kunden fünf WebServer für die tägliche Arbeit zur Verfügung. Die Daten von rund 3,5 Millionen Aktiv- und mehr als 17 Millionen Archiv-Fahrzeugakten werden auf einem Datenbankserver verwaltet. Die Freie und Hansestadt Hamburg verwaltet mit VIATO® Z annähernd 900 Tausend Aktiv- und knapp 1,1 Millionen Archiv-Fahrzeugakten. Durch den Unternehmensbereich Softwareentwicklung/eGovernment wurde die Kfz-Zulassung zahlreichen Anpassungen und Erweiterungen unterworfen. Dabei galt es nicht nur, neue gesetzliche Anforderungen, wie die Kennzeichenmitnahme oder Wechselkennzeichen, im Verfahren realisieren. In enger Kooperation mit den hessischen Kunden sowie dem Landesbetrieb Verkehr (LBV) Hamburg wurden darüber hinaus zahlreiche Änderungen in kfz21 und dem außerhessischen Pendant VIATO® Z realisiert, die zum Ziel hatten, die Lösung für den Benutzer noch komfortabler zu gestalten. Nach der erfolgreichen Rezertifizierung von newsystem® kommunal (nsk) wurde damit begonnen, den kommunalen Gesamtabschluss nsk zu zertifizieren, der von der SqpÖV (Softwarequalität und Softwareprüfung in der Öffentlichen Verwaltung) begleitet wird. Vertreter von kommunalen Rechnungsprüfungsämtern haben in einer Arbeitsgruppe bereits einen Anforderungskatalog an den kommunalen Gesamtabschluss erstellt. Das Verfahren der Zertifizierung des Gesamtabschlusses soll in 2013 beendet werden, damit unsere Kunden die gesetzlichen Anforderungen – Erstellung eines Gesamtabschlusses spätestens zum 31.12.2015 – auch hier mit einem rechtskonformen Verfahren für ihre Finanzsoftware erfüllen können. Außerdem wurden im Jahr 2012 bei vier Kunden Migrationen durchgeführt. Dies waren beispielsweise Auflösungen von Stadtwerken, bei denen Wasser und Kanal wieder in die Stadt zurückgeführt wurde. Fachbereichsübergreifend wurde im Jahr 2012 das Thema SEPA erarbeitet, mit dem Ziel, die Umstellung für die Kunden der ekom21 so reibungslos wie möglich zu gestalten. Im Finanzwesen newsystem® kommunal wurden mehrere Funktionalitäten entwickelt, die bei der Bereinigen des Datenbestandes unterstützen. Zu Beginn des Jahres 2012 erfolgte eine Umstrukturierung innerhalb des Unternehmensbereiches Kunden- und Produktmanagement Finanz- und Rechnungswesen. Durch Optimierung des Dienstleistungsangebotes wird seitdem eine Projektbegleitung und -bera- Die Zukunft der Verwaltung tung bei der Einführung von Zusatzprodukten angeboten, um vor der Softwareimplementierung und dem Start des Echtbetriebes alle notwendigen Voraussetzungen zu schaffen. Beim elektronischen Personenstandsregister ePR21 nahm – neben der Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen an die Unveränderbarkeit der Dokumente über einen Zeitraum von bis zu 110 Jahren und der Speicherung der dauerhaft überprüfbaren qualifizierten Signatur der Standesbeamtinnen und Standesbeamten im Rahmen der elektronischen Registerführung – im Berichtszeitraum die ITUnterstützung der Standesämter breiten Raum ein. Durch die Einführung der elektronischen Sammelakte (produktiv im Einsatz bereits seit 2009) und durch die Mitwirkung im Teilprojekt „XPersonenstand“ des Deutschland-Online-Projektes „Personenstandswesen“ werden auch zukünftig neue Wege beschritten. Die Kindertagesstättenverwaltung eKITA wurde um die Online-Version webKITA erweitert. Mit Hilfe dieser neuen webbasierenden Anwendung können sich Eltern über das Kita-Angebot von Kommunen und anderen Trägern informieren. Neben einer detaillierten Übersicht über das Betreuungsangebot bietet die Lösung webKITA die Möglichkeit, sich online für eine oder mehrere Einrichtungen anzumelden. Das Ende 2011 eingeführte Verfahren OPEN/-WebFM wurde für den Landkreis Hersfeld-Rotenburg im Berichtszeitraum 2012 mit weiteren Programmteilen – dem Pflegekinderdienst, der Jugendgerichtshilfe und dem begleiteten Umgang – ergänzt. Zusätzlich gewünschte Anpassungen wurden in bestehenden Objekten erfolgreich umgesetzt. In 2012 wurde die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit vor Ort beim Kunden verstärkt. Auch zukünftig sollen mehr Interviews sowie Reportagen in den Kommunen, sowohl in den internen Medien der ekom21, als auch externen Medien der Fachpresse abgebildet werden. Um die Meinung des Kunden vermehrt einzuholen, wurde auf der Homepage der ekom21 im Berichtszeitraum die Möglichkeit temporärer Umfragen implementiert. Dies soll ermöglichen, nicht nur Marketing-Maßnahmen sondern auch Produktänderungen oder Anpassungen in Verbindung mit einem Meinungsbild der jeweiligen Anwender abzustimmen. Im Bereich des Vertriebes hat sich der Erfolgstrend bei Beratungsleistungen und Schulungen zur Eröffnungsbilanz und zum Jahresabschluss fortgesetzt und sich fest im Produktportfolio der ekom21 integriert. in das System einstellen und mittels eines Workflows über die Unternehmensbereiche an den Fachbereich Finanzwirtschaft weiterleiten. Nach einer Plausibilitätskontrolle können die Daten direkt der Geschäftsführung zur Entscheidung vorgelegt werden. Im Gegensatz zur jetzigen Planung sollen in der Zukunft alle bekannten Änderungen durch eine rollierende Planung in den vorliegenden Wirtschaftsplan eingearbeitet werden, so dass die Hochrechnung zum Jahresende sowie die Planvorgaben für das neue Geschäftsjahr schneller ermittelt werden können. Mit der Einführung des Systems wird in 2013 gerechnet. Eine der Aufgaben des Fachbereichs Personalwirtschaft besteht in der Begleitung und Überwachung des Systems der leistungsorientierten Vergütung nach dem Tarifvertrag TVöD. Dabei verfeinerten wir den Einsatz des Instruments Zielvereinbarungen, die in diesem Zusammenhang mit den Mitarbeitern abgeschlossen werden. Zur Verstärkung der Personalentwicklung wurde im Jahr 2011 eine entsprechende Fachkraft eingestellt. Auch im Bereich der Ausbildung engagierte sich die ekom21 weiterhin stark und stellte erstmals drei Studierende als Wirtschaftsinformatiker im dualen Bachelor-Studiengang ein. Daneben erfolgte die Ausschreibung von drei Stellen für den Ausbildungsgang „Systemintegration Fachinformatiker“. Der Fachbereich Zentrales Auftragsmanagement übernahm im Jahr 2011 die Produktverantwortung für das ERP-System (Enterprise Resource Planning). Neben der Planung der erforderlichen Strukturen und ersten Schritten der Umsetzung wurde das Rollen- und Berechtigungskonzept des Systems weiterentwickelt. Durch automatisierte Auswertungen fand eine weitere Verbesserung des Auftrags-Controllings statt. Derzeit wird für das gesamte Unternehmen das Konzept zur Umsetzung eines neuen internen Unternehmensportals auf Basis von MS-SharePoint erarbeitet. Das Zentrale Auftragsmanagement hat die Aufgabe übernommen, die entsprechenden Strukturen nebst Inhalten für den gesamten Unternehmensbereich aufzubauen. Für den Fachbereich Recht und Verträge war das Jahr 2011 neben der Bearbeitung rechtlicher und vertraglicher Fragestellungen durch den erfolgreichen Abschluss des Vergabeverfahrens zur Beschaffung eines neuen Einwohnerwesens gekennzeichnet. Der Ausbau der juristischen und vergaberechtlichen Kompetenz konnte durch Aufstockung einer Halbtagskraft auf eine Vollzeitstelle nachhaltig gestärkt werden. Der Fachbereich begann mit der Erarbeitung des Konzeptes zur internen Vermittlung der Vergaberechtsreform, welches im Jahr 2012 umgesetzt werden soll. Im Fachbereich Finanzwirtschaft lag der Schwerpunkt der Tätigkeiten auf der Entwicklung einer BI-gestützten (Business Intelligence) Wirtschaftsplanung. Dabei sollen alle Fachbereiche ihre Planungen Geschäftsbericht 2012 | 17 V ER A NSTALTUN G E N Kommunikation ist unsere Leidenschaft „Wir reden miteinander. Um beim Kunden gut informiert zu sein. Eine gründliche Projektabstimmung mit der Liebe zum Detail und dem Überblick für das Ganze bilden das Fundament für eine präzise Ansprache an unsere Kunden und Geschäftspartner. Denn wir wollen nicht einfach etwas verkaufen, wir wollen überzeugen!“ Florian Vogler, Mitarbeiter Marketing Messen und Events mit Bernd-Hendrik Nissing, Fachbereichsleiter Marketing und Gabi Göpfert, Unternehmensbereichsleiterin Vertrieb und Marketing (v.r.n.l.) 18 | Geschäftsbericht 2012 Die Zukunft der Verwaltung Geschäftsbericht 2012 | 19 V ER A NSTALTUN G E N Der vom Stab LD ausgerichtete 4. Kommunale Hessische Datenschutztag am 8. Oktober 2012 in Butzbach war ein voller Erfolg. Hochkarätige Referenten wie der Hessische Datenschutzbeauftragte Prof. Dr. Ronellenfitsch und viele andere informierten die Besucher über das Europäische Datenschutzrecht, die Nutzung von mobilen Endgeräten und datenschutzrechtliche Aspekte von sozialen Netzwerken. Unter der bewährten Moderation von Axel Saffran gab es zudem eine Podiumsdiskussion, bei der sich Ulrike Müller und Rüdiger Wehrmann vom Hessischen Datenschutzbeauftragten den Fragen der Anwesenden stellten. Im Bereich des Personalmanagementsystems LOGA® wurden im Berichtszeitraum 30 Schulungsveranstaltungen mit über 300 Teilnehmern durchgeführt. Des Weiteren wurden Kundenworkshops zu speziellen Personalwirtschaftsthemen abgehalten. Am 6. und 7. November fanden die gut besuchten gesamthessischen Anwendertreffen für Überwachung Wassergefährdender Stoffe (wgs21) in Kassel und Darmstadt statt. Bei diesen Treffen stand der allgemeine Erfahrungsaustausch sowie die Darstellung der wesentlichsten Verfahrensänderungen und -erweiterungen auf der Tagesordnung. Das alljährliche Anwendertreffen der LaDiVA-Kunden (Ausländerwesen) fand am 28.06.2012 in Darmstadt statt und gab Ausblicke auf die kommenden Änderungen bzw. Neuerungen. Unter anderem wurde „LaDiVA-dms21“ (Dokumenten-Management-System) für die digitale Akte präsentiert. Das Anwendertreffen im Bereich kfz21/VIATO® fand rege Beteiligung. Zirka 80 Personen besuchten die Veranstaltung, in der auch der Leiter des Projektes „Deutschland-Online Kfz-Wesen“ über den Sachstand des Vorhabens berichtete. Im Finanzwesen wurden an allen Standorten im Jahr 2012 insgesamt 24 Workshops zum Mandanten-Abgleich angeboten. Dieser dient neben der Vereinheitlichung und Qualitätssicherung der KundenDatenbanken auch der Auslieferung der neuen gesetzlichen Vorga- 20 | Geschäftsbericht 2012 ben. Rund 211 Personen nahmen an diesen Workshops teil. Zusätzlich gab es 60 Vororttermine bei Kunden. Bei rund einem Drittel der Kunden wurde der neue Standard bereits umgesetzt und die neuen gesetzlichen Grundlagen hinterlegt. Zu den Updates für newsystem® kommunal wurden – wie auch bei vergangenen Updates – im Vorfeld an jedem Standort vier Infoveranstaltungen angeboten, die großen Zuspruch fanden. Weiterhin wurden ab November 2012 SEPA-Workshops für nskKunden an allen drei Standorten angeboten, die in 2013 fortgeführt werden. Im Berichtszeitraum haben bereits 196 Teilnehmer an den Workshops teilgenommen. Hierbei wurden die Anwender mit den praktischen Tätigkeiten der SEPA-Umstellung vertraut gemacht. Nach einigen Jahren Anwendungserfahrung mit newsystem® kommunal, zeichnet sich eine Verlagerung der Nachfrage, weg von Basisschulungen hin zu anspruchsvolleren Themeninhalten, ab. Es stehen mehr und mehr Themen rund um den Jahresabschluss im Mittelpunkt des Interesses sowie Veranstaltungen mit Workshop-Charakter, die einen intensiven Austausch der Teilnehmer ermöglichen. Individuelle Vor-Ort-Unterstützungen wurden von den Kunden ebenfalls verstärkt nachgefragt. Um den Benutzern die Gelegenheit des gemeinsamen Erfahrungsaustausches zu ermöglichen, wurden zum wiederholten Male zwei Anwenderkreise für den Bereich Jahresabschluss mit insgesamt 55 Teilnehmern in Heimbuchenthal und Kleinlüder angeboten. Das Schulungsangebot für newsystem® kommunal wurde im Jahr 2012 gut angenommen. Insgesamt besuchten 1.080 Teilnehmer 118 Seminare, die zusammen 109 Schulungstage umfassten und sich in 22 Themenbereiche aufteilten. Bei den vielen Präsentationen in den Geschäftsstellen sowie vor Ort informierten sich die Anwender über das große Leistungsspektrum der Zusatzmodule und -produkte: Kommunale Betriebe, mobile Erfassung, Vollstreckung, Liegenschafts- und Gebäudemanagement, Rechnungseingangsworkflow, Gebühren- und Bargeldkasse, DTEIN (automatisierte Verarbeitung von Kontoauszügen), Budgetauskunftsarbeitsplatz, Inventarisierungslösung KAI und Analyse- und Steuerungssystem kompass21 (Business Intelligence-Lösung). Die Zukunft der Verwaltung Durch zahlreiche Präsentationen, die in Zusammenarbeit mit dem Vertrieb gehalten wurden, konnten einige Neukunden im Bereich des Sitzungsdienstes SD.NET gewonnen werden. Außerdem wurden im Berichtszeitraum wieder zahlreiche Schulungen bei Kunden vor Ort durchgeführt und erstmals SD.NET-Sammelschulungen an allen drei Geschäftsstellen in den Bereichen Grundmodul, Abrechnung und Administration angeboten. Auf der Fachmesse DiKOM konnten zahlreiche Kontakte geknüpft werden und auch bei den Verbandsversammlungen am 28. Juni 2012 und am 13.Dezember 2012 wurde SD.NET präsentiert. Die Anwendertreffen fanden am 9. Oktober 2012 in Kassel und am 11. Oktober 2012 in Darmstadt statt und waren sehr gut besucht. Von der Qualität des neu entwickelten Wohnungswesens domicil21 konnten sich die ekom21-Kunden bei Informationsveranstaltungen an den drei Standorten überzeugen. Das im Jahr 2011 eingeführte Anwendertreffen für das Friedhofswesen efi21 wurde in 2012 wieder aufgegriffen. Verteilt auf die Standorte Kassel und Darmstadt fanden diese am 19. September in Kassel und am 26. September in Darmstadt statt. Schwerpunkt der Veranstaltung waren die aktuellen Neuerungen des Verfahrens sowie die Vorstellung des Begehungsmoduls, welches über einen androidfähigen Tablet-PC bedient werden kann. Im Berichtszeitraum wurden außerdem wieder in zahlreiche vorOrt-Präsentationen für das Verfahren webFlur durchgeführt. Durch Präsentations- und Informationsveranstaltungen konnten fünf Neukunden für die Kindertagesstättenverwaltung eKITA gewonnen werden. Im Rahmen von drei Informationstagen und verschiedenen Vor-Ort-Präsentationen wurde auch die Online-Version webKITA vorgestellt, für die sich ebenfalls eine Neukunde entschieden hat und die 2013 eingeführt werden soll. diesen Veranstaltungen waren das neue HGastG (Hessisches Gaststättengesetz), die Tätigkeitszusammenführung, die Änderung der Benutzerrechte von BZR/GZR (Bundes- und Gewerbezentralregister) sowie neue Programmodule. Im Fachbereich Marketing stand das Geschäftsjahr im Zeichen einiger wichtiger Veranstaltungen, die organisiert und durchgeführt wurden. Neben der CeBIT in Hannover und der in Wiesbaden stattgefundenen DiKOM Süd gab es einer Reihe dedizierter Kundenveranstaltungen. Dabei spielten Produkt- und Dienstleistungsthemen die Hauptrolle wie zum Beispiel die eGovernment-Suite civento21® mit ihren Anwendungen fm21 (Kommunales Fallmanagement), sv21 (Schriftgutverwaltung) und cm21 (Content Management System), das neue Fahrerlaubniswesen in Hessen, fe21, sowie das Finanzwesen. Besondere Erwähnung sollten auch die Hard- und Softwaretage finden, die sich eines sehr großen Zuspruchs erfreuten und die in Zusammenarbeit mit den Partnerunternehmen der ekom21 eine große Anzahl interessierter Teilnehmer angezogen haben. Flankiert wurden diese Events von Foren, bei denen sich die ekom21 in der Verpflichtung sieht, die Kunden über bestimmte Trends oder Gegebenheiten seitens des Gesetzgebers näher zu informieren und den Weg aufzuzeigen, den diese Themen bei der Kommune möglicherweise nehmen können. Neben Trendthemen wie Social Media und Mobile Device Management waren das der Datenschutz und Datensicherheit – beides ganz zentrale Dientsleistungsaspekte der ekom21. Darüber hinaus wurde in 2012 die ersten Vorbereitungen zur eXPO 2013 der ekom21 am 12. Juni 2013 getroffen. Aufgrund der zahlreichen Neuerungen in den migewa®-Versionen des Jahres 2012, wurden an allen drei ekom21-Standorten pro Jahreshälfte Informationsveranstaltungen durchgeführt. Hauptthema auf Geschäftsbericht 2012 | 21 U P DATES UND E RWE ITE RUNGE N 22 | Geschäftsbericht 2012 Die Zukunft der Verwaltung Entwicklung als Herausforderung IT entwickelt sich nach wie vor in großen Schritten und kaum eine andere Branche zeigt eine solche Innovationsdynamik. Wir forcieren die Entwicklung neuer Lösungen mit dem Augenmerk auf den Nutzen bei unseren Kunden in der Verwaltung! (v.l.n.r.) Martin Rammenzweig, Fachbereichsleiter Anwendungsentwicklung, Hans-J. Wierschula, Unternehmensbereichsleiter Software-Entwicklung, Friedrich Wagner, Fachbereichsleiter Statistiken und Auswertungen, Matthias Martin, Fachbereichsleiter Qualitätssicherung/Analyse Geschäftsbericht 2012 | 23 U P DATES UND E RWE ITE RUNGE N In wgs21 (Überwachung Wassergefährdender Stoffe) wurden für das Zusatzmodul Erdwärmegewinnungsanlagen über 60 standardisierte Mustertexte für die häufigsten Geschäftsvorfälle gemeinsam mit Kunden entworfen. Dadurch konnte der Mehrwert des Moduls noch einmal deutlich gesteigert werden. In diesem Zusammenhang wurde auch das maschinelle Erstellen von Zustellungsurkunden, Überweisungsträger für Gebühren oder Zwangsgelder, Kopien und Ausfertigungen realisiert. Am 02.05.2012 wurde die neue owi21®-Version 3.1 in die hessische Produktion genommen und kam im September und November 2012 auch bei den Partnerrechenzentren in Baden-Württemberg zum Einsatz. Zusammen mit dem Unternehmensbereich Softwareentwicklung/eGovernment wurden als technische Neuerung des Verfahrens beispielsweise ein datenbankbasiertes Dokumentenablagesystems (owi21®-dokas) und ein neues Textverarbeitungstool namens ECRION entwickelt. Weitere Highlights der neuen Version liegen bei fachlichen Kundenanforderungen im Bereich der Sofortverarbeitung von Sachentscheidungen und der fallintegrierten Online-Abfrage von Fahrzeug- und Halterdaten über die ZEVISSchnittstelle beim Kraftfahrt-Bundesamt. Im Verfahren LaIF (Fahrerlaubniswesen) mussten im Berichtszeitraum sieben Service-Packs des Verfahrensentwicklers in die Produktion übernommen werden. Das Ausländerwesen LaDiVA erfuhr 2012 vier umfangreiche Versions-Updates, deren Termine sich an den Updates für die DigantModule der Bundesdruckerei sowie an den Änderungen von xAusländer orientierten. Die von den 26 Ausländerbehörden für die Abfragen beim Ausländerzentralregister (AZR) benötigten Zertifikate liefen im Berichtszeitraum aus und wurden von de ekom21 rechtzeitig erneuert. Seit November 2012 erfolgt der Datentransfer aus allen Einwohnerwesen nur noch über die Schnittstelle xAusländer an LaDiVA, was auf gesetzliche Änderungen zurückzuführen ist. Mit der eAkte wurde fe21/VIATO® F um eine Postkorbfunktion erweitert. Weiterhin ist das komfortable Scannen und Zuweisen von Dokumenten zu einer Akte innerhalb der bestehenden Workflows möglich, ohne das Verfahren zu wechseln. Mit der eAkte erhält fe21/VIATO® F ein Alleinstellungsmerkmal gegenüber den anderen Verfahrensanbietern. Der Unternehmensbereich Softwareentwicklung/eGovernment konnte fe21 als neue Fachanwendung aus der Straßenverkehrs-Suite fertig stellen und in Hamburg als VIATO® F mit ca. 2,2 Millionen Bestandsfällen ohne Probleme in Betrieb nehmen. 24 | Geschäftsbericht 2012 Für die neue Software wurden neben den Funktionen für die gesamte Sachbearbeitung aus dem Bereich des Fahrerlaubniswesens zahlreiche Ergänzungen in enger Zusammenarbeit mit dem Mitarbeitern des LBV Hamburg entwickelt und umgesetzt. Zusätzlich beinhaltet das Verfahren nun auch die Verwaltung von Kontrollgerätekarten sowie neue Onlineschnittstellen, wie zum Kraftfahrtbundesamt oder zur digitalen Bestellung von Führerscheinen bei der Bundesdruckerei oder zum TÜV. Immer wieder stehen bei diesen Entwicklungen die Flexibilität, Erweiterbarkeit und Serviceorientierung, aber auch die Benutzerführung und Handhabung für die Anwender der Software im Mittelpunkt. Nach dem erfolgreichen Start wurden im Laufe des Jahres schnell zusätzliche Erweiterungen realisiert. Die elektronische Akte, ein Modul für die Verwaltung von Fahrschulen, Fahrlehrern und deren Fortbildungsüberwachung ist beispielhaft zu nennen. Darüber hinaus war die Anpassung des Verfahrens an gesetzliche Anforderungen notwendig und so musste die Software hinsichtlich des Inkrafttretens der 3. EU-Führerscheinrichtlinie geändert werden. Im Bereich des Einwohnerwesens nahm im Jahr 2012 die mit der HSH Soft- und Hardwarevertriebs GmbH vereinbarte Partnerschaft zur Entwicklung eines neuen Einwohnerwesens sichtbare Formen an. Der erste Programmentwurf konnte zum Jahresende 2012 den Fachbeiräten vorgestellt werden. Im Berichtszeitraum wurde außerdem das komplette Verfahren für die Meldeämter, Bürgerbüros und Wahlämter auf den vom Bundesministerium des Innern vorgegebenen neuen Zeichensatz „string.latin“ umgestellt. Mit diesem Zeichensatz soll sichergestellt werden, dass sämtliche im europäischen Unionsraum vorkommenden lateinischen Buchstaben in richtiger Schreibweise im Melderegister und auf den Ausweisdokumenten dargestellt werden können. Diese Umstellung hatte in der Folge erhebliche Auswirkungen auf alle anderen Verfahren, die mit dem Melderegister kommunizieren. Der Unternehmensbereich Softwareentwicklung/eGovernment war mit der Umstellung auf den neuen Zeichensatz „string.latin“ beauftragt. Dieser enorme Eingriff war mit „normaler“ Programmiertätigkeit nicht mehr zu bewältigen und allein schon durch den knappen Zeitrahmen ausgeschlossen. Als innovative Alternative wurden alle Programme, dies bedeutet Millionen Zeilen von geschriebenem Programmcode, mittels geeigneter Software überarbeitet. Diese Art der Programmierung war eine Innovation, führte aber gleichzeitig auch zu einem erhöhten Risiko, welches durch umfangreiche Qualitätssicherungsmaßnahmen minimiert wurde. Als Ergebnis der gesamten Code- und Datenänderungen erhöhten sich Art und Umfang des Datenvolumens drastisch. Diese tief greifenden Änderungen blieben nicht ohne Anpassungsprobleme bei der tagesge- Die Zukunft der Verwaltung nauen Umstellung zum 01.11.2012. Insbesondere die punktuell auftretenden Lastspitzen, zum Teil bedingt durch das erhöhte Datenaufkommen, führten immer wieder zu Korrekturen, deren Auswirkungen vorher nicht durch Tests verifiziert werden konnten. Neben dieser Entwicklung waren die Neuerungen im elektronischen Meldeverkehr ein wesentlicher Bestandteil in der Softwareentwicklung im vergangen Jahr. Dazu zählt insbesondere die erstmalig Inbetriebnahme einer neuen Plattform für die elektronische Kommunikation zwischen Standesämtern und Meldebehörden und zwischen Ausländerbehörden und Meldebehörden für alle PAMELA-Kunden deutschlandweit. Die Wünsche und Anforderungen der zweitgrößten Zulassungsbehörde in Deutschland - der Freien und Hansestadt Hamburg - sowie viele weitere fachliche Anforderungen der hessischen Kunden konnten im Lauf des Jahres im Kfz-Zulassungswesen kfz21/VIATO® Z umgesetzt werden. Zu den neuen Funktionen gehören unter anderem die Neugestaltung der Verarbeitung von roten Dauerkennzeichen, der Abruf der GDV-Daten über einen neuen WebService sowie die Stornierung aller Zulassungs- und Umschreibungsereignisse. Eine zusätzliche Erweiterung ist die Gutachten-Schnittstelle, die direkte Verbindung zu TÜV und DEKRA. Gutachtendaten können hiermit in diversen Ereignissen abgerufen werden, was den Sachbearbeitern in den Zulassungsbehörden Zeit spart und die Qualität der Daten steigert. Selbstverständlich wurde auch den gesetzlichen Anforderungen nachgekommen. So ist unter anderem die Aufhebung der Kennzeichenbereiche und somit ein gemeinsamer Kennzeichenpool umgesetzt und die Möglichkeiten der Beibehaltung des Kennzeichens für die Fälle des Wechsels des Zulassungsbezirks mit gleichzeitigem Halterwechsel fristgerecht in Produktion übernommen worden. Nachdem im Dezember 2011 im Bundesrat die Einführung von Wechselkennzeichen in Deutschland beschlossen und die Änderungen in den gesetzlichen Vorgaben sehr kurzfristig geändert wurden, konnten die weit reichenden Änderungen in kfz21/VIATO® Z trotzdem rechtzeitig umgesetzt und nach umfassenden Funktionstests am 1. Juli in Produktion übernommen werden. Auch webFlur wurde im Berichtszeitraum weiter entwickelt und neue Module fertig gestellt. Erstmalig im Jahr 2012 wurden in newsystem® kommunal große Updates gemeinsam an drei Wochenenden im September bei den Kunden eingespielt. Viele Kunden haben dies begrüßt, da die Neuerungen gebündelt wurden und individuelle Einrichtungen nur einmal wieder hergestellt werden mussten. Im Bereich der Veranlagung des Finanzwesens wurden durch programmtechnische Prozessautomatisierungen weitere Qualitätssteigerungen bei der Jahressollstellung und der Verbrauchsabrechnung erzielt. Aufgrund der Massendaten stellt die Durchführung der Verbrauchsabrechnung jedes Jahr eine große Herausforderung dar. Im Berichtsjahr 2012 wurde zum zweiten Mal automatisiert die Verbrauchsabrechnung mit hervorragendem Ergebnis und geringer Fehlerquote durchgeführt. Im Jahr 2012 wurde erfolgreich der elektronische Rechnungsworkflow rw21 in das Produktportfolio aufgenommen. Die Lösung besticht durch einfache Handhabung und umfassende Funktionalitäten. Durch Optimierung von Geschäftsprozessen können Zeiten für das Ablegen, Suchen oder Weiterleiten von Dokumenten reduziert werden; Gesetze und Richtlinien lassen sich einfacher einhalten und der Informations- und Wissensstand der Mitarbeiter verbessert sich. Als ein Baustein dieser Strategie verstehen wir den Einsatz dieser Workflowlösung für die elektronische Rechnungsprüfung. Mit Hilfe des Content-Management-Systems eCity21 gestaltet derzeit eine Reihe von hessischen Kommunen ihren Internetauftritt. Vor dem Hintergrund des technischen Wandels und veränderter Kundenanforderungen steht die Ablösung von eCity21 durch die zeitgemäße Lösung cm21 an. In cm21 wird einmalig das Layout entworfen und hinterlegt, dann kann jede Verwaltung mit diesem CMS die Redaktion für ihre Internetpräsentation selbst übernehmen; sie ist unabhängig von externen Dienstleistern und kann somit die zwingend erforderliche Aktualität in eigener Verantwortung sicherstellen. Das Barkassensystem eCash21 wurde auf die neuen Anforderungen der Kunden angepasst – die Anwendung wurde komplett überarbeitet und ist nun in der Lage, über entsprechende Schnittstellen, Daten mit dem Einwohnerwesen und jedem beliebigen Finanzwesen zur Optimierung des Verwaltungshandelns auszutauschen. Auch eCash21 wird im sicheren ASP-Betrieb des Rechenzentrums angeboten. Das Jahr im Sitzungsdienst begann mit der Vorstellung des neuen Internetmoduls RIM 4, dessen wichtigste Neuerung die Möglichkeit ist, mit Hilfe der iPad-App „iRICH“ sämtliche Sitzungsunterlagen papierlos zu übermitteln. Bereits im Geschäftsjahr 2011 wurde trotz Wegfall der Fehlbelegungsabgabe zukunftsweisend beschlossen, ein neues Browser-Orientiertes Verfahren im Bereich Wohnungswesen zu entwickeln. Das neue Verfahren domicil21 wird zunächst die Bereiche Wohnungs- Geschäftsbericht 2012 | 25 U P DATES UND E RWE ITE RUNGE N bindung/Wohnungsberechtigung und die Wohnungsvermittlung abdecken. Im Berichtszeitraum wurden die fachlichen Vorgaben in einer eigens dafür gegründeten Arbeitsgruppe mit Vertretern der Städte Darmstadt, Bad Vilbel, Rüsselsheim, Gießen, Neu-Isenburg und Bad Homburg erarbeitet. Im Rahmen der Projektarbeit haben die beteiligten Kunden Zugriff auf das Qualitätssicherungssystem erhalten und testen das Verfahren in der Praxis. Die Rückmeldungen fließen in die Arbeit der Projektgruppe. Am Jahresende hat der Gesetzgeber das so genannte Neue Hessische Wohnraumfördergesetz verabschiedet. Die Änderungen sind in der Entwicklung berücksichtigt und bereits umgesetzt worden. Die Arbeit der Projektgruppe steht vor der Fertigstellung. Für die Weiterentwicklung des Friedhofswesen efi21 wurde eine Arbeitsgruppe bestehend aus Vertretern der Stadt Bad Wildungen, der Stadt Biedenkopf, der KIV Thüringen und der ekom21 gegründet. Die Weiterentwicklung von efi21 erfolgte auch in 2012 mit der Beteiligung der Kunden. Im Jahr 2012 wurden die migewa®-Kunden (Gewerberegister) auf die neue Version 8.4.0 bzw. 8.5.0 umgestellt. Im Verfahren Open Prosoz zur Berechnung, Bescheidung und Zahlung von Leistungen der Sozialhilfe und der Grundsicherung für Arbeitssuchende wurden im Laufe des Jahres 2012 zahlreiche gesetzliche Änderungen mit der Version 3.12 und 3.13 umgesetzt. Im Geschäftsjahr 2012 wurde im Verfahren Prosoz 14plus die Umstellung vom Datenbanksystem Informix auf das Datenbanksystem Oracle geplant und für bereits drei Kunden umgesetzt. Durch den Unternehmensbereich Softwareentwicklung/eGovernment konnte eine große Erleichterung im Arbeitsablauf durch die Inbetriebnahme der elektronischen Kommunikation zwischen Stan- 26 | Geschäftsbericht 2012 des- und Meldeämtern erzielt werden. Seit Februar 2012 wird die Datenübermittlung von Standesämtern nicht mehr auf Papier sondern elektronisch über die Clearingstelle der ekom21 an die PAMELA-Kunden weitergeleitet. Das bedeutet, dass in den Standesämtern die Mitteilungen an die Meldebehörden nicht mehr ausgedruckt und verschickt werden müssen. Neben den Einsparungen für Porto erzielt man dadurch auch einen erheblichen Zeitgewinn – nicht nur alleine durch den schnelleren Transport, sondern auch schon dadurch, dass die Daten einer Mitteilung nicht erneut im Einwohnerwesen erfasst werden müssen. Abgesehen von der Zeit liegt ein weiterer großer Vorteil darin, dass Erfassungsfehler quasi ausgeschlossen sind. Die Daten einer Standesamtsmitteilung werden im Fachverfahren Pamela direkt angezeigt und verarbeitet. Manuelle Nacharbeit entfällt vollständig. Seit November 2012 findet auch die Kommunikation zwischen Ausländer- und Meldebehörden auf elektronischem Weg statt. Auch hierbei spielt die Clearingstelle der ekom21 als technische Infrastrukturkomponente eine zentrale Rolle. Die Zunahme der elektronischen Kommunikation durch zusätzliche Fachanwendungen und damit verbundene Verwaltungsvorgänge erhöht ständig die Bedeutung der Clearingstelle, die für das Land Hessen zentral von der ekom21 betrieben wird. Prognostiziert wird auch für die Zukunft ein steigender Bedarf in diesem Bereich. Technische Schwierigkeiten bei der Kommunikation mit Behörden in ganz Deutschland werden als Service/Dienstleistung durch die Clearingstelle geklärt. Dadurch werden die Sachbearbeiter in den Fachämtern wesentlich entlastet. Die Zukunft der Verwaltung Der Kunde steht im Mittelpunkt Schaffenskraft braucht eine Antriebsfeder. Das ist für die ekom21 die Zufriedenheit unserer Kunden. Das beste Produkt erhält seinen wirklichen Wert erst durch einen Service, der den Kunden begleitet, ihn berät und niemals im Stich lässt. (v.l.n.r.) Uwe Bommersheim, Unternehmensbereichsleiter Kundenund Produktmanagement Finanz- und Rechnungswesen, Thomas Ellenberger, Finanzwesen nsk Projekte, Andreas Schemel Fachbereichsleiter Finanzwesen nsk Projekte Geschäftsbericht 2012 | 27 INFR A STRUKTUR UN D ADMINISTR ATION 28 | Geschäftsbericht 2012 Die Zukunft der Verwaltung Grenzen hinter sich lassen – und doch auf der sicheren Seite Die ekom21 verfolgt sehr erfolgreich einen interdisziplinären Ansatz. Über Bereichs- und Abteilungsgrenzen wird gedacht und kommuniziert. Wo immer dies möglich ist. Denn neue Ideen werden nicht immer während der Arbeits- und Bürozeit geboren. Doch auch hier wacht die IT-Sicherheit, dass das, was ins Unternehmen gehört, auch dort bleibt. Matthias Klose, Stab Geschäftsführung, Armin Merle, Stab Strategische Geschäftsfeldentwicklung, Max Reinhardt, IT-Sicherheitsbeauftragter Geschäftsbericht 2012 | 29 INFR A STRUKTUR UN D ADMINISTR ATION Die ekom21 hat seit 2008 das Gütesiegel Zertifikat ISO 27001 nach IT Grundschutz. Das erste Halbjahr 2012 war geprägt von der zu bestehenden BSI-Rezertifizierung. Alle Bereiche des Unternehmensbereiches IT-Operations waren in den Prozess und das anschließende Audit eingebunden. Im Juli 2012 konnte die Geschäftführung die Zertifizierung für weitere drei Jahre entgegennehmen. In der ekom21 vereint der Stab LD die Bereiche Innenrevision, Datenschutz und Compliance. Er ist außerdem für das Risikomanagement verantwortlich. Das Kerngeschäft der Innenrevision aus Prüfungen und Beratungen hat hinsichtlich des risikoorientierten Prüfungsansatzes zum Erfolg im Geschäftsjahr beigetragen. Die Stabsstelle der Geschäftsführung ist im Wesentlichen mit Querschnittsaufgaben betraut und hat Berührungspunkte zu allen Unternehmensbereichen sowie zu Mitgliedern, Gremien und Kunden der ekom21. Ein Schwerpunkt des vergangenen Jahres war die Festlegung strategischer Ziele zur Unternehmensentwicklung. Hierbei handelt es sich um einen dynamischen Prozess, der ständig weitergeführt wird. Die ekom21 soll als IT-Dienstleister für die Kunden das bestmögliche Maß an Zuverlässigkeit, Innovation, Sicherheit und Wirtschaftlichkeit bieten. Aktuelle Entwicklungen des Unternehmens sowie mögliche Optionen zukünftiger Gestaltung wurden im September 2012 im jährlich stattfindenden und von der Stabsstelle organisierten Strategiemeeting der Gremien ausführlich diskutiert. Zwei Tage lang wurden im nordhessischen Bad Sooden-Allendorf interessante Diskussionen geführt und innovative Ideen beleuchtet. Als Gastreferent hielt der CIO des Landes Hessen, Staatssekretär Horst Westerfeld, einen Vortrag zu Möglichkeiten der Zusammenarbeit zwischen HZD und ekom21 und zeigte Geschäftsfeldstrategien auf. Die Führungsstruktur des Unternehmens erfordert regelmäßige Besprechungen und Vereinbarungen auf der Entscheidungsebene, um aktuelle Entwicklungen zu begleiten. Die Ablauforganisation der Dienstbesprechungen aller Unternehmensbereichsleiter und Stäbe gemeinsam mit den Geschäftsführern gehört ebenfalls zu den Aufgaben des Stabes. In diesem Rahmen werden Grundsatzentscheidungen getroffen aber auch das „tägliche Geschäft“ besprochen. Mehr als 20 Sitzungen fanden im letzten Jahr in diesem Rahmen statt. Das Jahr 2012 war für den Unternehmensbereich Zentrale Dienste geprägt von Maßnahmen zur Verbesserung der Infrastruktur und zur Vereinfachung bzw. Verschlankung interner Prozesse, um dadurch kostensenkende Effekte zu erzielen. 30 | Geschäftsbericht 2012 So hatte der Fachbereich Allgemeine Verwaltung die Aufgabe, mehrere größere Bauprojekte zu steuern und umzusetzen. Die größte augenscheinlich erkennbare Veränderung erfolgte dabei auf den Dächern der Geschäftsstellen Kassel und Gießen: Hier wurde der Blitzschutz auf der Stufe der Blitzschutzklasse 1 eingebaut. Dies ist eine Anforderung, die durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik gestellt wird und daher für den Erhalt der Zertifizierung erforderlich ist. Eine weitere wichtige Baumaßnahme wurde zur Erhöhung der Ausfallsicherheit des Rechenzentrums in der Geschäftsstelle Gießen durchgeführt. Dabei wurde eine zweite Anlage für die unterbrechungsfreie Stromversorgung eingebaut und die bisherige alleinige Anlage gleichzeitig erneuert. Im Fachbereich Finanzwirtschaft lag der Schwerpunkt auf der Optimierung kundenbezogener Prozesse im Rechnungswesen. So wurden die Voraussetzungen zur Umsetzung des elektronischen Rechnungseingangs und auch des Rechnungsausgangs geschaffen. Ein wichtiger Punkt, der den Fakturierungsvorgang sehr vereinfachen wird, ist die Bündelung der Ausgangsrechnungen zu Jahresrechnungen mit monatlichen Zahlungszielen. Somit entfällt der Aufwand für die monatliche Rechnungserstellung und auch für die Bearbeitung in den Finanzabteilungen seitens der Kunden. Zur weiteren Vereinfachung der internen Abläufe wurde durch den Fachbereich Zentrales Auftragsmanagement das interne Portal mit zusätzlichen Funktionen ausgestattet. Dabei wurde beispielsweise eine sehr komfortable Lösung zur Buchung von intern angebotenen Lehrgängen entworfen und eingeführt. Eine weitere wichtige Aufgabe besteht in der Überarbeitung und Optimierung des Rollenkonzeptes für das ERP-Geschäftssystem (Enterprise-Resource-Planning, also Unternehmensressourcenplanung. Dies wurde in 2012 weiter verfeinert und wird sukzessive umgesetzt. Der Fachbereich Recht und Verträge hatte es sich zum Ziel gesetzt, Informationen über die aktuelle EU-Vergaberechtsreform im Unternehmen zu publizieren und Mitarbeitern mit Hilfe spezieller Workshops die dazu notwendigen Kenntnisse zu vermitteln. Darüber hinaus begleitet der Fachbereich als rechtliche Unterstützung das unternehmensweite Projekt zur Einführung des neuen Einwohnermeldewesens. Im Fachbereich Marketing wurde im Berichtszeitraum das Design der ekom21- Werbematerialien auf aktuellen Stand gebracht. Unter Markengesichtspunkten führt dies zu mehr Einheitlichkeit und Wiedererkennung und hilft in letzter Konsequenz, Kosten zu senken. Die Zukunft der Verwaltung Sicher geht vor „Sicherheit von Daten und Prozessen ist ein Gütesiegel der ekom21. Das umfasst nicht nur die sichere Vorhaltung sensibler Daten sondern ersteckt sich bis in die Arbeitsprozesse innerhalb und außerhalb unseres Unternehmens!“ Almut Fuchs, Leiterin Stab Innenrevision, Compliance, Datenschutz Geschäftsbericht 2012 | 31 P ER SONA LENTWICKLUNG Die ekom21 von morgen „Die ekom21 sucht gezielt Nachwuchskräfte für alle Bereiche des Unternehmens. Gerade auch weibliche Talente stehen dabei im Fokus des Personalmanagements. Fachkräfte werden auf manchen Feldern in nicht allzu ferner Zukunft ein rares Gut. Nur wer die Zeichen erkennt und rechtzeitig die Optionen wahrnimmt, ist gewappnet für die Herausforderungen der Zukunft!“ Claudia Claus, Fachbereichsleiterin Personalwirtschaft (2. v. r.) und Anja Theuner-Hönicke, Personalentwicklung (links) mit den Auszubildenden Silvana Rahman, Maximilian Koch und Tim Mühlhausen 32 | Geschäftsbericht 2012 Die Zukunft der Verwaltung Geschäftsbericht 2012 | 33 P ER SONA LENTWICKLUNG Personalentwicklung So wie viele Verwaltungen und Unternehmen im öffentlichen Sektor befindet sich auch die ekom21 in einer Phase des Umbruchs. Neue und zunehmend komplexere Aufgaben müssen in immer kürzerer Zeit bewältigt werden. Dienstleistungsorientierung und Kostendenken werden selbstverständliche Qualifizierungsmerkmale einer Verwaltung, die mehr leistet und weniger kosten darf. Diesem Anspruch müssen auch wir verstärkt gerecht werden. Der grundsätzlich schnelle Prozess der Wissensveralterung in der IT-Branche gepaart mit dem kontinuierlich wachsenden Aufgabenspektrum der Fachverfahren unserer Kunden schaffen zusätzliche Anforderungen –so wie der derzeitige demographische Wandel und der damit verbundene Fachkräftemangel. Wir als moderner IT-Dienstleister sind mehr denn je gefordert, unsere Mitarbeiter an unser Unternehmen zu binden und bedarfsgerecht neue Mitarbeiter für uns zu gewinnen, den uns möglichen Beitrag zu ihrer Gesunderhaltung zu leisten und sie kontinuierlich und systematisch weiter zu qualifizieren. Unter Berücksichtigung der individuellen Leistungsstärken und persönlichen Karrieremöglichkeiten soll jeder Mitarbeiter ermutigt und unterstützt werden, seine Aufgaben auch zukünftig in hoher Qualität zu erfüllen bzw. sich gezielt auf die Übernahme neuer Aufgaben vorzubereiten. Von der dadurch erzielten höheren Zufriedenheit und Leistungsbereitschaft unserer Mitarbeiter profitieren unmittelbar auch unsere Kunden. Um unserem Weiterbildungsauftrag im Unternehmen professionell gerecht werden zu können, haben wir im Oktober 2011 eine dedizierte Personalentwicklungseinheit innerhalb unseres Bereichs Personalwirtschaft etabliert. Hauptaufgabe dieser neuen Einheit im Jahr 2012 war es, ein Personalentwicklungskonzept zu erarbeiten, das auf die Bedürfnisse unseres Hauses zugeschnitten ist und als Fundament für alle weiteren Personalentwicklungsaktivitäten dient. Dieses Vorhaben ist uns mit großem Erfolg gelungen. Ein wesentlicher inhaltlicher Bestandteil dieses Dokuments ist eine detaillierte Beschreibung unserer personellen Ist-Situation inklusive der Altersstruktur und die sich daraus für die nächsten zehn Jahren ergebende natürliche Fluktuation. Auf Basis dieser Informationen und unter Berücksichtigung wichtiger externer Rahmenbedingungen wurden in diesem Konzept des Weiteren neben den etablierten und bewährten Entwicklungspfaden neue Weiterbildungsinstrumente passgenau hinzugefügt und ergänzt. Beispielsweise bieten wir unseren Mitarbeitern zusätzlich zu den bisherigen Fach- und Führungslaufbahnen neuerdings einen Entwicklungspfad in Richtung Projektmanagement an. Außerdem haben wir eine Reihe von Prozessen im Bereich der Personalbeschaffung und -entwicklung optimiert, wie zum Beispiel die Standardisierung unseres Bewerbermanagements und die Zentralisierung unserer Seminaranmeldungen. 34 | Geschäftsbericht 2012 Für uns als moderner Arbeitgeber sind neben einer strukturierten Personalentwicklung auch attraktive Angebote zur Förderung der Work-Life-Balance und zur Gesunderhaltung unserer Mitarbeiter Pflicht, wie wir durch ein breites Spektrum an Angeboten von einer möglichen Teilzeitbeschäftigung über Heimarbeitsplätze bis hin zu Stress-Management-Seminaren, Rückenschulen und Gesundheitstagen unter Beweis stellen. Frauenförderung Die Förderung von Frauen im Beruf und die Sicherstellung gleicher Chancen der beruflichen Entwicklung ist ein wesentlicher Grundsatz unseres Unternehmens. Bei der ekom21 sind 142 Frauen beschäftigt. Dies entspricht einem Anteil von 32,7%. Damit liegen wir insgesamt bereits weit über dem durchschnittlichen Frauenanteil von derzeit 15% in der IT-Branche (Quelle: Bitkom Presseinfo Weltfrauentag vom 06.03.2012). Dies gilt umso mehr für unsere erste Führungskräfteebene (Unternehmensbereichsleitung). Während drei unserer sechs Unternehmensbereiche von Frauen geführt werden (50%), liegt der Frauenanteil im TopManagement von IT-Unternehmen in Deutschland insgesamt nur bei rund 7% (Quelle: Hoppenstedt Branchenmonitor „Frauen im ITManagement“ vom 01.03.2012). Des Weiteren sind nach dieser Studie ungefähr 20% der Mitarbeiter auf zweiter Führungsebene weiblich (Quelle: s. v. g.). Dieses Segment, das durch unsere Führungsebene „Fachbereichsleitung“ repräsentiert wird, ist in unserem Hause heute mit 19% (5 von derzeit 27 Leitungsstellen) knapp unterdurchschnittlich hoch mit Frauen besetzt. Um potenzielle neue Mitarbeiterinnen auf die ekom21 als interessanten Arbeitgeber aufmerksam zu machen und Chancengleichheit für Frauen in unserem Hause sicherzustellen, bieten wir Möglichkeiten, Familie und Beruf miteinander zu vereinbaren. So äußern Kolleginnen in ihrer Elternzeit vermehrt den Wunsch, sukzessive einigen Stunden in der Woche von zu Hause aus zu arbeiten. Darüber hinaus gibt es eine Reihe von individuellen Lösungen zwischen Mitarbeitern und Unternehmen, wenn es darum geht, die Ansprüche der Familien mit den des jeweiligen Arbeitsplatzes zu verbinden. Nicht zuletzt versuchen wir, das Interesse junger Mädchen für ITBerufe zu wecken und bieten ihnen am Girls Day die Möglichkeit, sich einen Einblick zu verschaffen. Die Zukunft der Verwaltung Modernes Produktmanagement ist Teamplay! Mehr als fünfzig Fachverfahren und Softwareprodukte und ein ganzes Arsenal an Technik- und Beratungsdienstleistungen machen die ekom21 zu einem enorm potenten IT-Full-Service-Provider. Unser Produkt- und Kundenmanagement, das diese Leistungen vorhält arbeitet in leistungsstarken Teams mit Entwicklung, Marketing und Vertrieb zusammen, damit unsere Kunden schnell und effizient von Innovationen profitieren können. Detlef Folgmann (2. v.r.), Unternehmensbereichsleiter Kunden- und Produktmanagement mit Uwe Pott, Fachbereichsleiter eGovernment, Andy Hergesell, KPM eGovernment, Anne Gockel, Produktmanagerin cm21 und Reinhold Reller, KPM Personalwesen Geschäftsbericht 2012 | 35 B ET R I EBLI CHE KE NNZAHLE N G R EM I EN UN D O RGAN E Klare Strukturen für mehr Motivation Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind unser bedeutendstes Kapital. Durch klare Linien und saubere Strukturen schaffen wir ein Arbeitsumfeld, in dem neue Ideen entstehen und wachsen können. In einem Klima offener und zielorientierter Kommunikation. Das fördert die Qualität unserer Arbeit und am Ende profitieren unsere Kunden. Ulrike Umland (Bildmitte), Unternehmensbereichsleiterin Zentrale Dienste mit Birgit Michel, Fachbereichsleiterin Finanzwirtschaft, Ulrich Hartung, Fachbereichsleiter Auftragsmanagement, Simone Römer, Stab DV Innovation, Helmut Alex, Fachbereichsleiter Verwaltung (v.l.n.r.) 36 | Geschäftsbericht 2012 Die Zukunft der Verwaltung Geschäftsbericht 2012 | 37 B ET R I EBLI CHE KE NNZAHLE N J A HR ESERGE BN IS 2012 Jahresergebnis Gesamterträge Umsätze aus Datenverarbeitungsleistungen Umsätze aus Datenfernverarbeitungen Umsätze aus Vertrieb von Handelswaren Umsätze aus Dienstleistungen Umsätze aus Druck- und Kuvertierleistungen Sonstige Erträge 38 | Geschäftsbericht 2012 100 % 42,79 6,21 29,66 7,96 5,97 7,41 % % % % % % 78.717.278,39 Euro 33.683.4 13,4 8 4.886.548,39 23.350.749,23 6.268.805,45 4.696.683,14 5.831.078,70 Euro Euro Euro Euro Euro Euro Die Zukunft der Verwaltung Jahresergebnis Gesamtaufwand Materialaufwand Personalaufwand Abschreibungen Sonstige Aufwendungen 100 % 45,57 37,42 4,74 12,27 % % % % Jahresergebnis Gesamt 78.680.573,14 Euro 35.856.261,77 29.442.159,34 3.727.212,98 9.654.939,05 Euro Euro Euro Euro 36.705,25 Euro Mitarbeiter (aktiv Beschäftigte) Die Anzahl der aktiv Beschäftigten (ohne Beurlaubungen und Mitarbeiter in der Freistellungsphase der Altersteilzeit, aber inkl. Azubis und geringfügig Beschäftigte) beträgt 442 Mitarbeiter. ekom21 – KGRZ Hessen: 427 ekom21 GmbH: 15 Geschäftsbericht 2012 | 39 G R EM I EN UN D O RGAN E ekom21 – KGRZ Hessen ekom21 GmbH Verbandsvorstand Vorsitzender Bürgermeister Gerhard Schultheiß, Nidderau Aufsichtsrat Vorsitzender Kreisbeigeordneter Oswin Veith, Wetteraukreis, Stellvertreter Bürgermeister Günter Jung, Wabern Stellvertreter Bürgermeister Günter Jung, Wabern Finanzausschuss Vorsitzender Geschäftsführender Direktor Karl-Christian Schelzke, Hessischer Städte- und Gemeindebund Gesellschafterversammlung Vertreter Bürgermeister Gerhard Schultheiß, Nidderau Stellvertreter Direktor Christian Engelhardt, Hessischer Landkreistag Referatsleiter Jürgen Ullrich, Hessischer Städtetag Verbandsversammlung Vorsitzender Bürgermeister Harald Plünnecke, Vöhl Stellvertreter Stadtverordneter Günther Quirin, Frankfurt am Main Bürgermeister Hermann Steubing, Mittenaar Geschäftsführer Direktor Bertram Huke Direktor Ulrich Künkel 40 | Geschäftsbericht 2012 Stellvertreter Bürgermeister Günter Jung, Wabern Geschäftsführer Bertram Huke Ulrich Künkel Im Team arbeiten Erfolg ist selten nur die Leistung eines Einzelnen. Gute Teams leben von einer offenen Kommunikation und von Vertrauen. Unser Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter denken bereichs- und standortübergreifend, unterstützen sich gegenseitig und können sich aufeinander verlassen. Gemeinsam machen sie möglich, was keiner alleine schafft. Und alle haben nur ein Ziel ganz fest im Fokus: Die Zufriedenheit des Kunden. Geschäftsbericht 2012 | 41 B ET EI LI GUNG SBE RICHT Partnerschaft lebendig gestalten! Die ekom21 und ihre Beteiligungen werden sorgsam gewählt und dienen dem gemeinsamen Nutzen für gefestigte Markt- und Kundenbeziehungen! Patrick Weber und Sebastian Vogt, beide Geschäftsführer der eOpinio GmbH, Dieter Sauer, ekom21 (v.l.n.r.) 42 | Geschäftsbericht 2012 Die Zukunft der Verwaltung Geschäftsbericht 2012 | 43 B ET EI LI GUNG SBE RICHT Der vorliegende Bericht enthält wesentliche Anga ben über alle per 31.12.2012 bestehenden Beteiligungen der ekom21 – KGRZ Hessen. Basis sind die Jahresabschlüsse und Wirtschaftsberichte der Jahre 2009 bis 2012 der Gesellschaften. Die ekom21 – KGRZ Hessen ist alleinige Gesellschafterin der ekom21 GmbH. Ihr Stammkapital beträgt 500.000 Euro. Die ekom21 – KGRZ Hessen hält des Weiteren einen Anteil an der KIV Thüringen GmbH mit 48,8%. Die ekom21 GmbH ist mit 74% an der Softplan Informatik GmbH beteiligt. KIV Thüringen GmbH Ekhofplatz 2 a, 99867 Gotha Telefon: 03621.4508-0 Telefax: 03621.4508-88 eMail: [email protected] Geschäftsführer Bertram Huke Gesellschafter Gemeinde- und Städtebund Thüringen e.V., ekom21 – KGRZ Hessen, KIV Thüringen GmbH Gründung 1993 Produkte IT-Serviceleistungen für Kommunen eOpinio GmbH An der Automeile 18 35394 Gießen Telefon: 0641.2035-936 Telefax: 0641.49410069 eMail: [email protected] Grafische Übersicht über die Beteiligungen Geschäftsführer Sebastian Vogt, Sascha Alexander Wagner, Patrick Weber Softplan Informatik GmbH Herrngarten 14, 35435 Wettenberg Telefon: 0641.98246-0 Telefax: 0641.98246-20 eMail: [email protected] Geschäftsführer Jörg Tieben, Bertram Huke Gründung 1991 Tätigkeitsbereich Entwicklung und Vertrieb Geografischer Informationssysteme, Betreuung und Beratung Produkt INGRADA (Erstinstallation: 1994) Kundenkreis Kommunen, Katasterämter, Ingenieurbüros, Energieversorger (Stadtwerke), Industriebetriebe 44 | Geschäftsbericht 2012 Gründung 2009 Produkte Bürgerbeteiligung, Meinungsforschung Die Zukunft der Verwaltung Die Softplan Informatik GmbH Die Softplan Informatik GmbH ist eines der führenden Systemhäuser für Geografische Informationssysteme in Deutschland. Eingebunden in ein weites Partnernetz bietet Softplan kommunalen Verwaltungen, Katasterämtern, Ingenieurbüros und Energieversorgern Know-how zur Planung und Verwaltung der Infrastruktur sowie zur raumbezogenen Dokumentation. Kennzahl Jahresüberschuss Umsatzerlöse Eigenkapitalanteil Fremdkapitalanteil Anlagendeckung I Liquidität 1. Grades Umsatzrentabilität Cashflow Personalintensität 2012 334.143 4.421.786 68,01 % 31,99 % 1.300,40 % 214,66 % 7,56 % 401.678,84 34,07 % 2011 406.670 5.089.419 58,31 % 41,69 % 825,34 % 147,24 % 7,99 % 465.319 28,88 % Die KIV Thüringen GmbH Die KIV Thüringen wird durch den Gemeinde- und Städtebund Thüringen und die ekom21 – KGRZ Hessen getragen. Das Leistungsspektrum umfasst die Bereitstellung von informationstechnischen Anlagen und Lösungen sowie deren Entwicklung, Vertrieb und Consulting für die Kommunalverwaltungen. Kennzahl Jahresüberschuss Umsatzerlöse Eigenkapitalanteil Fremdkapitalanteil Anlagendeckung I Liquidität 1. Grades Umsatzrentabilität Cashflow Personalintensität 2012 129.230 2.848.805 67,67 % 32,33 % 391,69 % 178,61 % 4,54 % 149.738 33,34 % 2011 128.442 2.671.294 68,60 % 31,40 % 189,26 % 126,01 % 4,81 % 145.673 32,39 % Der Jahresgewinn der Softplan Informatik GmbH lag im Jahr 2012 bei über 409 Tausend Euro. Die Unter neh mens kennzahlen der letzten vier Geschäftsjahre entwickelten sich wie folgt: 2010 403.417 4.388.139 49,38 % 50,62 % 599,78 % 147,33 % 9,19 % 451.571 26,28 % 2009 198.022 5.703.425 34,67 % 65,33 % 343,92 % 126,46 % 3,47 % 249.050 21,38 % Der Jahresgewinn der KIV Thüringen lag im Jahr 2012 bei über 128 Tausend Euro. Die Unternehmenskennzahlen der letzten vier Geschäftsjahre entwickelten sich wie folgt: 2010 104.692 2.590.536 64,09 % 35,55 % 164,37 % 58,79 % 4,04 % 116.385 32,02 % 2009 187.579 2.558.870 60,76 % 39,24 % 1.809,84 % 159,02 % 7,33 % 199.405 30,46 % Geschäftsbericht 2012 | 45 B ET EI LI GUNG SBE RICHT Die eOpinio GmbH Die eOpinio GmbH ist ein Dienstleister im Bereich der Marktforschung, insbesondere der Durchführung, Verwertung und Veröffentlichung von empirischer Meinungs forschung. Das Unternehmen befindet sich noch in der StartKennzahl Jahresergebnis Umsatzerlöse Eigenkapitalanteil Fremdkapitalanteil Anlagendeckung I Liquidität 1. Grades Umsatzrentabilität Cashflow Personalintensität 46 | Geschäftsbericht 2012 2012 3.290 209.743 87,04 % 12,96 % 1.979,35 % 668,74 % 1,57 % 9.351,63 83,08 % 2011 -61.052 61.475 90,80 % 9,20 % 1.158,74 % 864,91 % -99,31 % -56.069 190,32 % phase. Der Jahresgewinn der eOpinio GmbH lag im Jahr 2012 bei 3290,00 Euro. Die Unternehmenskennzahlen der letzten zwei Geschäftsjahre entwickelten sich wie folgt: 2010 -3.424 33.296 63,18 % 36,82 % 231,01 % 129,54 % -10,28 % -692 48,94 % IM PR ESSUM Die Zukunft der Verwaltung Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wurde in diesem Dokument die Bezeichnung „Mitarbeiter“ geschlechterneutral gewählt. Sie stellt keine Form von Diskriminierung dar. Herausgeber: ekom21 – KGRZ Hessen Carlo-Mierendorff-Straße 11 35398 Gießen Telefon: 0641.9830-0 Telefax: 0641.9830-2020 www.ekom21.de eMail: [email protected] Konzept: Stefan Thomas, Bernd-H. Nissing Redaktion: Matthias Klose, Bernd-H. Nissing, Stefan Thomas Layout: Claus Knobel Fotos: Claus Knobel, Bernd Burkard, Stefan Thomas Druck: DRACH Print Media GmbH 2013 © ekom21 – KGRZ Hessen Geschäftsbericht 2012 | 47 Stand Mai 2013 – KGRZ Hessen Körperschaft des öffentlichen Rechts Sitz Gießen Carlo-Mierendorff-Straße 11 35398 Gießen Telefon: 0641.9830-0 Telefax: 0641.9830-2020 Geschäftsstelle Darmstadt Robert-Bosch-Straße 13 64293 Darmstadt Telefon: 06151.704-0 Telefax: 06151.704-2030 Geschäftsstelle Kassel Knorrstraße 30 34134 Kassel Telefon: 0561.204-0 Telefax: 0561.204-2010 www.ekom21.de Die Zukunft der Verwaltung
