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Handbuch / Online-Dokumentation Sage 200 CRM Version 2014, aktualisiert 14.05.2016 Sage 200 CRM Handbuch 1 Inhaltsverzeichnis 1 Inhaltsverzeichnis ............................................................................................... 2 2 Allgemein ............................................................................................................ 4 2.1 2.2 2.3 3 Einstellungen, 3.1.1 Register CRM 1/n 3.1.2 Register CRM 2/n 3.1.3 Register Telefonie 3.1.4 Register SMTP 20 21 23 25 27 Registerkarte CRM ........................................................................................... 28 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 Version 2014 5 6 7 8 9 10 12 14 15 17 Schaltfläche ...................................................................................................... 19 3.1 4 Funktionenübersicht Sage 200 CRM 2.1.1 Registerkarte CRM 2.1.2 Registerkarte Daten 2.1.3 Registerkarte Dienste Einführung in Sage 200 CRM 2.2.1 Einleitung 2.2.2 Voraussetzungen für das Arbeiten mit Sage 200 CRM Suchen von Adressen 2.3.1 Symbolleiste Suchfeld 2.3.2 Suchen von Adressen mit den Symbolen unten links Gruppe Stammdaten 4.1.1 Adress/Kontaktansicht 4.1.1.1 Adresssicht 4.1.1.2 Kontaktsicht 4.1.2 Stammdaten Adressen 4.1.3 Stammdaten Debitorenstamm 4.1.4 Stammdaten Kreditorenstamm 4.1.5 Auswerten 4.1.5.1 Adress-Info 4.1.5.2 Kunden-Info Gruppe Aufgaben / Termine 4.2.1 Kampagnen 4.2.1.1 Kampagnen unterhalten 4.2.1.2 Felder im Fenster Kampagne 4.2.1.3 Adressen einer Kampagne zuteilen 4.2.2 Aktivitätenübersicht 4.2.3 Eigene Aufgabe erfassen 4.2.4 Eigenen Termin erfassen 4.2.5 Auswerten 4.2.5.1 Aktivitäten-Journal Gruppe Auswerten 4.3.1 Anrufe auswerten 4.3.2 Chef-Übersicht Gruppe Tools 4.4.1 Kommunikations-Assistent 4.4.1.1 Hinweise auf Voreinstellungen 4.4.1.2 Serienbrief-Vorlagen 4.4.1.3 Vorgehen im Kommunikationsassistenten Gruppe Layout 4.5.1 Kategorien 4.5.2 Vorlagen 4.5.2.1 Erstellen/Unterhalten von Vorlagen Seite 2 / 94 S a ge S c hw e i z A G 29 30 31 32 33 34 35 36 36 36 37 38 38 40 41 43 45 47 49 49 50 51 52 54 55 55 55 57 62 63 65 65 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 4.5.2.2 4.5.2.3 5 Vorlagen für Adressen-Textfelder Vorlagen für Schaltflächen 67 68 Registerkarte Daten .......................................................................................... 70 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 Gruppe Bearbeiten Allg. Stammdaten Adressen Allg. Stammdaten Sachbearbeiter Allg. Stammdaten Verkäufer/Einkäufer Allg. Stammdaten Individuelle Zusätze Allg. Stammdaten Mitbewerber 71 72 73 74 75 76 6 Registerkarte Dienste ....................................................................................... 77 7 Outlook-Abgleich............................................................................................... 79 7.1 7.2 7.3 7.4 8 Version 2014 80 82 83 84 85 85 85 87 87 87 Telefonanrufe und SMS .................................................................................... 88 8.1 8.2 8.3 9 Outlook-Einstellungen in CRM Outlook-Einstellungen in Admin Einstellungen im Outlook Arbeiten mit Sage 200 CRM und Outlook 7.4.1 E-Mails verarbeiten 7.4.1.1 E-Mails im Info-Panel, Register Dokumente ablegen 7.4.1.2 E-Mail aus dem Outlook versenden und im Info-Panel, Register Dokumente ablegen 7.4.2 Termine und Aufgaben verarbeiten 7.4.2.1 Termine und Aufgaben im Info-Panel ablegen 7.4.2.2 Termine und Aufgaben im Outlook ablegen Voraussetzungen für Telefon/SMS Telefon-Anrufe SMS 89 90 92 Handbuchrücken ............................................................................................... 93 Seite 3 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 2 Allgemein Version 2014 Seite 4 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 2.1 Funktionenübersicht Sage 200 CRM In diesem Kapitel erhalten Sie den Gesamtüberblick über die verfügbaren Funktionen in der Multifunktionsleiste von Sage 200 CRM. Über die Hyperlinks gelangen Sie direkt zu den Detailinformationen zur entsprechenden Funktion. Diese kann sich auch in einem anderen Handbuch befinden. Die Funktions-Grundstruktur entspricht den Sage 200 Anwendungen, vgl. auch Handbuch Anwendungseinführung, Die Multifunktionsleiste Dieses Kapitel enthält folgende Unterkapitel: Funktionen, nach Registerkarten aufgeteilt: Registerkarte CRM Registerkarte Daten Registerkarte Dienste Hinweis: Für die Arbeit mit Sage 200 CRM sind ausserdem folgende Kapitel wichtig: Das CRM-Arbeitsfenster Einstellungen Outlook-Abgleich Telefonanrufe und SMS Version 2014 Seite 5 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 2.1.1 Registerkarte CRM Registerkarte CRM Gruppe Funktion + evtl. Unterfunktion Link zur Beschreibung CRM Stammdaten Adress/Kontaktansicht Stammdaten Adress/Kontaktansicht Adressen Stammdaten Adressen Debitorenstamm Stammdaten Debitorenstamm Kreditorenstamm Stammdaten Kreditorenstamm Auswerten Adress-Info CRM Aufgaben/ Termine Adress-Info Kampagnen Stammdaten Kampagnen Eigene Aufgabe erfassen Eigene Aufgabe erfassen Eigenen Termin erfassen Eigenen Termin erfassen Auswerten CRM Auswerten Aktivitäten-Journal Aktivitäten-Journal Aktivitätenübersicht Aktivitätenübersicht Anrufe auswerten Anrufe auswerten Chef-Übersicht Chef-Übersicht CRM Tools KommunikationsAssistent Kommunikations-Assistent CRM Layout Kategorien Layout Kategorien Vorlagen Layout Vorlagen Zu allen Registerkarten: Funktionenübersicht Sage 200 CRM Version 2014 Seite 6 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 2.1.2 Registerkarte Daten Registerkarte Daten Gruppe Funktion + evtl. Unterfunktion Link zur Beschreibung Daten Bearbeiten Diese Funktionen sind nur aktiv, wenn sie in der aktuellen Situation möglich sind. Einfügen Ausschneiden Kopieren Funktionen mit der Zwischenablage Neuer Datensatz entspricht [Neu] oder Tasten Ctrl-N Datensatz kopieren Daten Datensatz löschen entspricht [Löschen] Suchen entspricht [Suchen] oder Taste F3 Speichern entspricht [Speichern] oder Tasten Ctrl-F Aktualisieren Entspricht Taste F5 Allgemeine Stammdaten Entspricht dem Programm Finanz Adressen Allg. Stammdaten Adressen Sachbearbeiter Allg. Stammdaten Sachbearbeiter Verkäufer/Einkäufer Allg. Stammdaten Verkäufer/Einkäufer Individuelle Zusätze Allg. Stammdaten Individuelle Zusätze Mitbewerber Allg. Stammdaten Mitbewerber Zu allen Registerkarten: Funktionenübersicht Sage 200 CRM Version 2014 Seite 7 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 2.1.3 Registerkarte Dienste Registerkarte Dienste Gruppe Funktion + evtl. Unterfunktion Dienste Prozessmanagem ent Workflow Workflowstamm Link zur Beschreibung Für diese Funktionen siehe Handbuch Prozessmanagement: Arbeitsprozesse BenutzerOrganisationen Workflow kopieren Auswerten Dienste Bonitätsmanagement Bonitätsmanagement Bonitätsübersicht Siehe Handbuch Prozessmanagement: Auswertungen /Kontrollen Bonitätsmanagement (Handbuch Debitorenbuchhaltung) Bonitätsübersicht (Auswertung) (Handbuch Debitorenbuchhaltung) Adressstamm Adressen Kundenstamm Kundenstamm (Handbuch Auftrag/Verkauf) Lieferantenstamm Lieferantenstamm (Handbuch Auftrag/Verkauf) Dienste Sage Cockpit Sage Cockpit Sage Cockpit Dienste Wissens-DB Wissens-DB Wissensdatenbank (Handbuch Anwendungseinführung) Zu allen Registerkarten: Funktionenübersicht Sage 200 CRM Version 2014 Seite 8 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 2.2 Einführung in Sage 200 CRM Dieses Kapitel enthält folgende Subkapitel: Einleitung Voraussetzungen für das Arbeiten mit Sage 200 CRM Version 2014 Seite 9 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 2.2.1 Einleitung Sage 200 CRM greift direkt auf die Daten der Microsoft SQL Datenbank von Sage 200 zu, in der auch Ihre Finanz-, Auftrags- und Personaldaten verwaltet werden. Alle Daten, insbesondere auch die Adressen, müssen nur an einem Ort gepflegt werden und stehen sogleich in Echtzeit in sämtlichen Modulen geändert zur Verfügung. Die gewohnten Zugriffsberechtigungen werden beachtet. Als zentrales Suchsystem in Sage 200 CRM dient das Adress-Grid. Das Adress-Grid ist flexibel gestaltbar und zeigt wahlweise alle Adressen eines oder mehrerer Mandanten. Der multifunktionale Dialog kann auf alle Bedürfnisse angepasst werden. Die Definition von mehreren Vorlagen inkl. unterschiedlichen Layoutanpassungen ermöglicht die Erstellung von verschiedenen Sichten auf Adressdaten. Während im oberen Bereich der Adressübersicht die Informationen auf Basis der individuell gestalteten Vorlage dargestellt werden, ermöglicht Sage 200 CRM im unteren Teil in verschiedenen Registern den schnellen Zugriff auf alle relevanten Aktivitäteninformationen zur gewählten Adresse. So können die Aktivitäten direkt auf der Adresse abgerufen und gepflegt werden: Das Register Informationen ermöglicht die Ablage von Daten zur Entstehung der Kunden-/Adressbeziehung, zu deren Loyalität und zur Verantwortlichkeit. Auf jeder Adresse können Termine erfasst und verwaltet werden. Die Termine werden nach dem gleichen Schema wie in Microsoft Outlook erfasst. Zusätzlich können auch Dokumente, Kontakte von anderen Adressen oder interne und externe Teilnehmer dem Termin zugewiesen werden. Optional können die Termine auch mit Microsoft Outlook abgeglichen werden. Analog zu den Terminen können auf jeder Adresse auch Aufgaben erfasst und wie in Microsoft Outlook verwaltet werden. Auch hier können zusätzlich auch Dokumente, Kontakte von anderen Adressen oder interne und externe Teilnehmer der Aufgabe zugewiesen werden. Optional können die Aufgaben auch mit Microsoft Outlook abgeglichen werden. Im Register Dokumente können Dateien beliebiger Art kategorisiert und verwaltet werden. Optional können die Dokumente in die Datenbank gespeichert oder nur mit dem Filesystem verknüpft werden. Über die Schaltfläche im Grid kann die gewünschte Datei direkt aufgerufen und auf den Schirm geholt werden. Das Register Notizen ermöglicht die Erfassung von einfachen Textinformationen und kann beliebig genutzt werden. Im Register Mitbewerber können vorgängig im Gruppenstamm erfasste Mitbewerber zugewiesen werden. Version 2014 Seite 10 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch Das Potenzial von Projekten kann bewertet und in regelmässigen Zeitabständen neu beurteilt werden. Marketing-Kampagnen können erfasst und verwaltet werden. Im Kampagnen-Stamm können an der jeweiligen Kampagne teilnehmende Adressen zugeordnet und verwendete Dokumente hinterlegt werden. Verbindungen: Sämtliche Adressen aus dem Sage 200 System können mit einer Kategorisierung und einem kurzen Text einer anderen Adresse hinterlegt werden. Über den Serienbrief und –E-Mail Assistenten können im Handumdrehen Serienbriefe gestaltet, mit Informationen aus dem System abgefüllt und für verschiedene Adressen generiert werden. Chefübersicht: Umsatz- und Saldoinformationen werden übersichtlich in der Schweizerkarte dargestellt. Mittels Tastatur oder Maus kann beliebig gezoomt werden Siehe auch: Funktionenübersicht Sage 200 CRM Version 2014 Seite 11 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 2.2.2 Voraussetzungen für das Arbeiten mit Sage 200 CRM Kenntnisse in der Bedienung von Microsoft Windows Kenntnisse über den grundsätzlichen Aufbau und die Bedienung der Sage 200 Software. Nutzen Sie dazu das Handbuch „Anwendungseinführung“. Installation von Sage 200: (Nutzen sie dazu das Handbuch „Sage 200 Installation“) Bei der Sage 200 Client Installation mit Custom muss CRM aktiviert sein: Auf der Sage 200 Datenbank muss CRM aktiviert sein (im SQLWizard): Dies kann auch auf einer bestehenden Datenbank mit dem SqlWizard nachinstalliert werden. Im Admin: In den Zugriffsrechten für die CRM-Benutzer muss CRM eingeschlossen sein: Die übrigen Zugriffsrechte von Sage 200 gelten vollumfänglich auch für CRM. Nutzen Sie dazu das Handbuch „Admin“, Kapitel Zugriffsberechtigung. Version 2014 Seite 12 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch Outlook-Abgleich: Falls Termine und Aufgaben aus CRM auch im Outlook gespeichert werden sollen (vgl. OutlookAbgleich): Muss Microsoft Outlook eingerichtet sein und ein Sage 200 Benutzer mit demselben Namen wie für die Windows-Anmeldung bestehen. Version 2014 Seite 13 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 2.3 Suchen von Adressen Dieses Kapitel enthält folgende Unterkapitel: Symbolleiste Suchfeld Suchen von Adressen mit den Symbolen unten links Version 2014 Seite 14 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 2.3.1 Symbolleiste Suchfeld Links: Eingabe des Suchtextes oder Taste F5: Startet die Suche (falls keine automatische Aktualisierung eingestellt ist). Falls eine kombinierte Suche aktiv ist (vgl. Suchen von Adressen mit den Symbolen unten links), erfolgt die Meldung: Ja: Die Anzeige wird gemass Symbolleiste Suchfeld aktualisiert und die bestehendekombinierte Suche wird gelöscht. Nein: Die kombinierte Suche bleibt bestehen und es wird keine Aktualisierung gemass Symbolleiste Suchfeld ausgeführt. Mitte: Wahl des Such-Feldes. Der Feldname wird angezeigt. Mögliche Suchfelder: Firma/Name Adresse1 Adresse2 Adresse3 Land PLZ Ort Telefon und andere (siehe Auswahlfeld) Hinweis: In den Einstellungen, Register CRM 1/n kann gewählt werden, über welchen Wert defaultmässig gesucht werden soll. Zusätzlich kann in der Combobox fallweise über eine andere Spalte gesucht werden. Rechts: Version 2014 Wahl des/der Mandanten (leer = der angemeldete Mandant). Die Mandanten, auf die der angemeldete Benutzer Zugriffsrecht hat, können gleichzeitig zugeteilt werden, z.B.: Seite 15 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch Suche nach Telefon: Die Suche über die Spalten Telefon1, Telefon 2, Fax und Mobile. Bei der Kontaktsicht wird die Telefonnummer zusätzlich auch in allen TelefonnummernSpalten des Kontaktes gesucht. Jede Zeile wird angezeigt, die bei irgendeiner Telefon-Spalte eine Übereinstimmung aufweist. Suche nach Firma/Name oder Vorname: In der Kontaktsicht geht diese Suche über diese Felder der Adresse und des Kontakts. Im Grid werden alle Zeilen angezeigt, die entweder eine Übereinstimmung im Kontakt oder in der Adresse haben. Die Symbolleisten „Suchfeld“ und „Vorlagen“ lassen sich mit der Maus innerhalb des Symbolleistenbereichs verschieben. Damit lässt sich der Symbollleistenbereich variieren oder auf eine oder mehrere Zeilen verteilen. Grid-Aktualisierung bei Eingabe Die Anzeige im Grid Adressansicht (Adressstamm) wird mit jeder Zeicheneingabe weiter eingegrenzt und sofort aktualisiert. Bei sehr vielen Adressen im Adressstamm kann es jedoch sinnvoll sein, die automatische Aktualisierung des Adressgrids auszuschalten (Einstellungen, Register CRM 1/n: "Grid bei Eingabe aktualisieren") Hinweise: Eine erweiterte Suche ist mit dem Symbol (unten links auf der Adressansicht) möglich. (vgl. Suchen von Adressen mit den Symbolen unten links ) Wenn die Suche nur eine Zeile ergibt, wird automatisch das Fenster Adressinformationen geöffnet. Version 2014 Seite 16 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 2.3.2 Suchen von Adressen mit den Symbolen unten links Wahl von Adress- oder Kontakt-Sicht (siehe Adressansicht / Kontaktansicht) Suchen von Adressen nach verschiedenen Kriterien: Im oberen Teil kann nach Adress-Elementen, im unteren Teil nach CRMKategorien selektiert werden. In einigen Auswahlfeldern lassen sich mehrere Werte zuordnen. Für diese gilt die ODER-Verknüpfung. Neben den CRM-Kategorien: Zum Unterhalt der betreffenden Kategorie. Löscht alle Selektions-Angaben. [Ausführen] selektiert die Adressen nach den gewählten Kriterien und zeigt sie im Grid an. Version 2014 Seite 17 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch Ersetzt die Selektion aus der Symbolleiste Suchfeld. Wenn später eine Suche mit ausgelöst wird, gelangen wieder die Suchkriterien aus der Symbolleiste Suchfeld zur Anwendung. Löscht den "Such-Filter" und zeigt wieder alle Adressen. (Ist nur aktiv, wenn eine Adressauswahl mit getroffen wurde). Version 2014 Seite 18 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 3 Schaltfläche Dieses Kapitel enthält folgende Unterkapitel: Einstellungen, Register CRM 1/n Einstellungen, Register CRM 2/n Einstellungen, Register Telefonie Einstellungen, Register SMTP Hinweise: Die allgemeinen Einstellungen (Register Sprache, Einstellungen…, ODBC und Farbeinstellungen) finden Sie im Handbuch Admin unter Einstellungen allgemeiner Art. Funktionstasten konfigurieren: Handbuch Anwendungseinführung, Tastenkombinationen für Funktionsaufrufe festlegen. Passwort ändern: Handbuch Anwendungseinführung, Passwort ändern Version 2014 Seite 19 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 3.1 Einstellungen, Version 2014 Seite 20 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 3.1.1 Register CRM 1/n Sage 200 -Schaltfläche, Einstellungen (unten) Register CRM 1/n Einstellungen/CRM 1/n Feldbezeichnung Bedeutung Adressansicht automatisch starten Beim Start von Sage 200 CRM wird automatisch das Fenster (Grid) Adressansicht gestartet. Vorher erfolgt eine Suchmaske, wo man erste Einschränkungen machen kann. Beim Start von Sage 200 CRM das Fenster (Grid) Adressansicht nicht gestartet, erst nachdem ein Suchbegriff wurde. (vgl. Symbolleiste Suchfeld) Anzahl anzuzeigender Adressen Maximale Anzahl Adressen im Grid Adressansicht. Aktivitätenübersicht beim Start anzeigen Beim Start von Sage 200 CRM wird automatisch die Aktivitätenübersicht gestartet. Grid bei Eingabe aktualisieren Das Grid Adressansicht wird bei jeder Eingabe im Suchfeld aktualisiert. (vgl. Suchen von Adressen) Das Grid Adressansicht wird erst bei [ENTER] oder Klick auf Aktualisierungs-Schaltfläche aktualisiert. (Zu Empfehlen bei vielen Adressdaten) Suchfeld-Vorschlag Über diese Eingabe wird defaultmässig in der Symbolleiste Suchfeld gesucht (Voreinstellung). Vorlage Diese Vorlage wird für den User defaultmässig für die Ausgabe der Adressinformationen verwendet. Vorlagensprache Vorschlag für die Sprache beim Unterhalt von Vorlagen: Applikationssprache oder eine bestimmte Sprache aus der Auswahl. Automatischer Abgleich mit Outlook Automatischer Abgleich mit Outlook Aufgaben und Termine werden nach der Bearbeitung automatisch auch in Outlook gespeichert. (Postfach des aktuellen Users.) Beachten Sie auch das Kapitel Outlook-Abgleich. Automatischer Abgleich mit Outlook Die Aufgaben und Termine werden nur in CRM verwaltet. Kein Abgleich mit Microsoft Outlook. Version 2014 Seite 21 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch Einstellungen/CRM 1/n Feldbezeichnung Bedeutung Folgendes Adressbuch verwenden Für die Auswahl von ‚Weiteren Teilnehmern’ in Aufgaben oder InfoPanel, Terminen wird als Standard dieses Adressbuch vorgeschlagen. Änderungen von Outlook in CRM übernehmen Zur Zeit inaktiv. Daten mit Outlook synchronisieren Zur Zeit inaktiv. Drag & Drop aus Outlook Einstellungen für den Fall, wo Outlook-Elemente (z.B. e-Mails) ins CRM gezogen werden (vgl. unter Informations-Panel, Dokumente, EMails verarbeiten) Default Pfad Analog zu den gleichnamigen Angaben unter Einstellungen, Register CRM 2/n Kategorie Automatisch ablegen Adress-Neuerfassung / Zu verwendender Mandant Es erscheint kein Fenster zur Eingabe der DokumentenSpezifikationen. Diese müssen in den Einstellungen eingestellt sein. Aktuell eingeloggter Mandant Für die Neuerfassung einer Adresse (Schaltfläche [Neue Adresse] auf Adressinformationen, TAPI etc.) wird jeweils der Mandant vorgeschlagen, in dem der User aktuell angemeldet ist. Auswahl eines bestimmten Mandanten Für die Neuerfassung einer Adresse wird jeweils der hier gewählte Mandant fix vorgeschlagen, unabhängig davon, in welchem Mandanten der User gerade angemeldet ist. Als Vorschlag Der oben gewählte Mandant wird als Vorschlag genommen, die Auswahl kann übersteuert werden (Dialog Mandant wählen). Immer fix Es wird immer fix der oben gewählte Mandant verwendet, die Auswahl kann nicht mehr übersteuert werden (kein AuswahlDialog). Version 2014 Seite 22 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 3.1.2 Register CRM 2/n Sage 200 -Schaltfläche, Einstellungen (unten) Register CRM 2/n Einstellungen/CRM 2/n Feldbezeichnung Bedeutung Mehrmals auftretende Angaben: Defaultpfad Festlegen des Pfades für die jeweilige Datei: Der Pfad kann zusammengesetzt werden aus Fixen Angaben (eintippen) Feldwerten aus der aktuellen Adresse, die mit werden können. ausgewählt Beispiel: (fix eingetippte Zeichen sind hier fett gedruckt) c:\crm\<Name>_<Ort>_<Datum>\Korrespondenz ergibt z.B. den Pfad: c:\crm\Huber_Bern_2006-11-24\Korrespondenz Kategorie Zuteilung einer unter Layout Kategorien definierten DokumentenKategorie. Mit Dokumente auf Adressen Defaultpfad und Kategorie Brief schreiben Kategorie Version 2014 kann diese Kategorie auch hier direkt erfasst werden. Vorschlag für Dokumente, die einer Adresse zugeordnet sind.(z.B. Info-Panel, Dokumente) Siehe oben. Gilt für Brief schreiben und E-Mail schreiben. Vorschlag für Briefe, die mit der Schaltfläche Adresse erzeugt werden (vgl. Brief erzeugen ) zu einer Siehe oben Seite 23 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch Einstellungen/CRM 2/n Feldbezeichnung Dokument ablegen Bedeutung ja Das Fenster für die Ablage von erzeugten Briefen im CRM (Info-Panel) anzeigen. Nein erzeugte Briefe wird nie im CRM abgelegt (sie können jedoch aus Word als Dokumente im Filesystem gespeichert werden). Automatisch ablegen Es erscheint kein Fenster zur Eingabe der DokumentenSpezifikationen. Erzeugte Briefe werden automatisch in der Datenbank abgelegt auf dem Pfad aus den Einstellungen unter Dokumente auf Adressen, Defaultpfad (siehe auch oben). Es erscheint ein Fenster zur Eingabe der DokumentenSpezifikationen (siehe unter Brief erzeugen ). E-Mail schreiben Einstellungen für E-Mails, die aus CRM geschrieben werden Bei Klick auf das Briefsymbol Kategorie E-Mail ablegen automatisch ablegen Dokumente beim KommunikationsAssistent Defaultpfad und Kategorie . Analog zu "Brief schreiben" (siehe oben) Vorschlag für Dokumente, die im Kommunikations-Assistent zugeordnet werden Siehe oben Dokumente bei Kampagnen Vorschlag für Dokumente, die Kampagnen zugeordnet werden. (vgl. Stammdaten Kampagnen) Defaultpfad und Kategorie Version 2014 Siehe oben Seite 24 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 3.1.3 Register Telefonie Sage 200 -Schaltfläche, Einstellungen (unten) Register Telefonie Die Einrichtung eines Telefon-Interface vorgängig mit dem Projektleiter absprechen. Einstellungen/ Telefonie Feldbezeichnung Bedeutung TAPI verwenden TAPI steht für Telephony Application Programming Interface. Schnittstelle für die Softwaretelefonie. TAPI ist auf diesem Rechner aktiviert. TAPI ist auf diesem Rechner nicht aktiviert. [Wählparameter] Öffnet Telefon- und Modemoptionen von Windows. Über diese Leitung verbinden Hier kann die zu verwendende Leitung (Linie) für TAPI gewählt werden. Die Einstellungen erfolgen über die Windows Telefon- und Modemoptionen, hier müssen zunächst die notwendigen Komponenten der TAPI-Schnittstelle im Netzwerk (TAPI-Server) konfiguriert werden. [Anschlussparameter] Öffnet das Optionsmenü der für die gewählte Linie konfigurierten TAPISchnittstelle. Bei eingehenden Anrufen zugehörige Adresse anzeigen Bei eingehenden Anrufen erscheint unten auf dem Bildschirm ein Fenster mit Telefonnummer und Name (sofern die anrufende Nummer im CRM auf einer Adresse oder einem Kontakt abgelegt ist). Die Softwaretelefonie kann nicht verwendet werden (automatische Anruferkennung etc.) Internet-Telefonie verwenden (VoIP) Für VoiceOverIP. analog zu TAPI Provider Wahl des Providers, z.B. Skype. Version 2014 Seite 25 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch Einstellungen/ Telefonie Feldbezeichnung Bedeutung SMS versenden Um SMS aus Sage 200 CRM versenden können, muss ein entsprechender Vertrag mit einem externen SMS Provider abgeschlossen werden. Sage 200 arbeitet dabei mit dem Produkt ecall von der Firma Dolphin Systems AG. Weitere Informationen dazu erhalten Sie bei unserem Produktmanagement. Die Serverdaten für ecall lauten wie folgt: Primärzugang IP-Adresse 212.215.24.38 Port: 2711 Sekundärzugang IP-Adresse: 193.192.231.39 Port: 2711 Die entsprechenden Logininformationen erhalten Sie nach Vertragsabschluss von ecall. Absender Als Absender können folgende Einträge gemacht werden: 1. Kein Absender: Auf das versendete SMS kann nicht geantwortet werden. 2. Eine Mobile-Nummer: Das SMS erhält als Absender diese Nummer. Antworten werden auf die eingestellte Nummer gesendet. 3. Eine E-Mail-Adresse: Antworten auf das versendete SMS erhalten Sie auf diese E-Mail-Adresse. Version 2014 Seite 26 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 3.1.4 Register SMTP Sage 200 -Schaltfläche, Einstellungen (unten) Register STMP Um Serienmails aus dem Kommunikations-Assistenten von Sage 200 CRM zu versenden, müssen hier gültige SMTP Angaben hinterlegt sein. Beispiel: Version 2014 Seite 27 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 4 Registerkarte CRM Dieses Kapitel enthält folgende Unterkapitel: Stammdaten Adress/Kontaktansicht Stammdaten Adressen Stammdaten Debitorenstamm Stammdaten Kreditorenstamm Adress-Info Stammdaten Kampagnen Eigene Aufgabe erfassen Eigenen Termin erfassen Aktivitäten-Journal Aktivitätenübersicht Anrufe auswerten Chef-Übersicht Kommunikations-Assistent Layout Kategorien Layout Vorlagen Version 2014 Seite 28 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 4.1 Gruppe Stammdaten Version 2014 Seite 29 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 4.1.1 Adress/Kontaktansicht Registerkarte CRM, Gruppe Stammdaten, Adress/Kontaktansicht Nach dem Start von CRM erscheint das CRM-Arbeitsfenster. Die Grundlage in Sage 200 CRM bildet der Sage 200 Adressstamm. Im Grid Adressansicht können wahlweise die Adressen eines oder mehrerer Mandanten angezeigt werden. Im oberen Teil werden die Auswahlkriterien für die gewünschten Adressen eingegeben. (Kapitel Suchen von Adressen) Darauf werden die passenden Adressen in der Adressansicht (Tabellen-Grid) angezeigt. 1. Selektion der Adressen 2. Evtl. Wahl der Vorlage für die Anzeige 3. Adresse doppelklicken oder Adresse klicken und [Bearbeiten] Das Symbol links über dem Grid wird während eines Telefonanrufs aktiv (Falls die automatische Anruferkennung eingerichtet ist). Klick darauf öffnet die Telefonnotiz (siehe Kapitel Telefon-Anrufe). Version 2014 Seite 30 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch Sobald eine Adresse mit Doppelklick ausgewählt wird, erscheint das Fenster "Adressinformationen": Adress-Informationen Schaltflächen für diverse Links Informations-Panel Hier lassen sich im unteren Fensterteil alle zugeordneten Informationen abrufen und bearbeiten (Kapitel Informations-Panel ). Für die Anzeige der Adressinformationen und für die Schaltflächen lassen sich beliebige Vorlagen verwenden (Kapitel Layout Vorlagen) Hinweis auf Tasten-Kombinationen: Folgende Schaltflächen lassen sich auch mit Tasten aktivieren: [Neu] mit Ctrl + n [Speichern] mit Ctrl + s [Suchen] mit Ctrl + f oder Taste F3 Einzelheiten siehe auch Kapitel Adressinformationen. Das Grid kann wahlweise aus Adress- oder aus Kontakt-Ansicht ausgegeben werden. Im Titelbalken des Fensters wird "Adressansicht" oder "Kontaktansicht" angezeigt. Bei der Kontaktsicht erscheint ein Datensatz pro Kontakt. 4.1.1.1 Adresssicht Nach Klick von auf der Adressansicht Beispiel der Ausgabe wenn das Grid nach Adresssicht ausgegeben wird: Version 2014 Seite 31 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch Meier Anton AG Neuhauserstrasse 37 CH 8500 Frauenfeld Meier Paul Rosenweg 45 DE 10002 Hamburg Pro Adresse wird eine Zeile ausgegeben. 4.1.1.2 Kontaktsicht Nach Klick von auf der Adressansicht Beispiel der Ausgabe wenn das Grid nach Kontaktsicht ausgegeben wird: Meier Anton AG Herr Meier Toni Neuhauserstr. 37 CH 8500 Frauenfeld Meier Anton AG Frau Müller Therese Neuhauserstr. 37 CH 8500 Frauenfeld Meier Anton AG Herr Hugentobler Walter Neuhauserstr. 37 CH 8500 Frauenfeld Meier Paul Herr Meier Rosenweg 45 DE 10002 Hamburg Meier Paul Frau Müller Susanne Rosenweg 45 DE 10002 Hamburg Paul Pro Kontakt wird eine Zeile ausgegeben. Hinweise: Diese Grids enthalten zahlreiche Spalten, die wahlweise angezeigt werden können: Mit Recht-Klick - Spalten bearbeiten lassen sie sich sichtbar machen oder unerwünschte Spalten im Grid unterdrücken. Die einzelnen Grid-Spalten lassen sich verschieben: Spaltenkopf markieren und mit der linken Maustaste ziehen. Die Spalte wird bei der roten Linie abgelegt. Rot hinterlegte Adressen sind für die Bearbeitung gesperrt (Anwendung Admin, Bearbeiten/Zugriffsberechtigung, Register Adressen) Weitere Möglichkeiten in den Anzeige-Tabellen (Grids) finden Sie im Handbuch Anwendungseinführung, Kapitel Gridability (Tabellen-Funktionen). Mit dem Icon (gelb) wird das Fenster Adressansicht / Kontaktansicht als vorderstes Fenster angezeigt bzw. mit der Selektion aus der Symbolleiste Suchfeld ausgegeben, Mit dem Icon Version 2014 unten im Fenster wird die Adressansicht ab der Datenbank aktualisiert. Seite 32 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 4.1.2 Stammdaten Adressen Registerkarte CRM, Gruppe Stammdaten, Adressen oder Registerkarte Daten, Gruppe Allgemeine Stammdaten, Adressen Öffnet den Adressstamm. Der Adressstamm wird in dem Mandanten geöffnet, in dem der aktuelle CRM User angemeldet ist. Der Adressstamm umfasst alle Adressen im angemeldeten Mandanten von Sage 200: Kunden/Debitoren, Lieferanten/Kreditoren, Personal sowie Adressen, die zu keiner dieser Gruppen gehören. Der Unterhalt der Adressen kann in irgendeinem Stamm erfolgen, dem die Adresse angehört. Handbuch Finanzbuchhaltung, Übersicht Verbindung Adressen und Personenkonten (Adressen, Debi, Kredi, Auftrag, Personal) Version 2014 Seite 33 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 4.1.3 Stammdaten Debitorenstamm Registerkarte CRM, Gruppe Stammdaten, Debitorenstamm Direktzugriff auf Debitorenstamm. Der Debitorenstamm wird in dem Mandanten geöffnet, in dem der aktuelle CRM User angemeldet ist. Handbuch Debitorenbuchhaltung, Stammdaten: Debitorenstamm Version 2014 Seite 34 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 4.1.4 Stammdaten Kreditorenstamm Registerkarte CRM, Gruppe Stammdaten, Kreditorenstamm Direktzugriff auf Kreditorenstamm. Der Kreditorenstamm wird in dem Mandanten geöffnet, in dem der aktuelle CRM User angemeldet ist. Handbuch Kreditorenbuchhaltung, Stammdaten: Kreditorenstamm Version 2014 Seite 35 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 4.1.5 4.1.5.1 Auswerten Adress-Info Registerkarte CRM, Gruppe Stammdaten, Auswerten, Adress-Info Die Auswertung Adress-Info liefert alle Adressdaten einer selektierten Adresse. Wahlweise können auch Kontakt- und Debitoren-/Kreditoren-Informationen ausgegeben werden. Die Auswertung kann auch direkt vom Dialog Adressinformationen über Schaltfläche ‚Adress-Info’ gestartet werden. Die Felder des Selektionsfensters: Adresse Mit muss eine Adresse ausgewählt werden. Kontakt-Informationen Auch die Kontakte der Adresse werden ausgegeben Debitoren/Kreditoren-Informationen Auch Informationen aus dem Debitoren- oder/und dem Kreditorenstamm werden ausgegeben. 4.1.5.2 Kunden-Info Registerkarte CRM, Gruppe Stammdaten, Auswerten, Kunden-Info Version 2014 Seite 36 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 4.2 Gruppe Aufgaben / Termine Version 2014 Seite 37 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 4.2.1 Kampagnen Registerkarte CRM, Gruppe Aufgaben/Termine, Kampagnen Unter Kampagnen können sämtliche Marketing-Aktivitäten erfasst werden. Jeder Kampagne lassen sich die daran teilnehmenden Adressen zuweisen. Zusätzlich können pro Kampagne auch Dokumente wie beispielsweise Mailingvorlagen etc. hinterlegt werden. Im Informations-Panel der Adressen werden unter Kampagnen alle Kampagnen aufgelistet, denen die Adresse im Kampagnen-Stamm zugewiesen wurde. Dieses Kapitel enthält folgende Unterkapitel: Kampagnen unterhalten (Kampagnen und Kampagnen-Gruppen) Felder im Fenster Kampagne Adressen einer Kampagne zuteilen Die Zuordnung von Kampagnen aus der Sicht einer Adresse finden sie unter Info-Panel, Kampagnen Die Zuordnung von Kampagnen zu Kontakten finden Sie unter Aufruf eines Kontaktes aus der Kontaktansicht. 4.2.1.1 Kampagnen unterhalten Registerkarte CRM, Gruppe Aufgaben/Termine, Kampagnen Version 2014 Seite 38 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch Eine neue Kampagne eröffnen: 1. Links: Die übergeordnete Kampagnengruppe oder die vorangehende Kampagne markieren. 2. [Neu] (ganz unten) 3. Die Felder rechts ausfüllen (vgl. Felder im Fenster Kampagne) 4. [Speichern] 5. falls erwünscht: Dokumente zuordnen mit [Neu] (unter Dokumente). Erzeugt dasselbe Fenster wie Informations-Panel, Dokumente 6. Die Kampagne kann nun beliebigen Adressen oder Kontakten zugeordnet werden (vgl. Adressen einer Kampagne zuteilen) mit oben: Adressen mit unten: Kontakte Hinweis: Adressen können nur Kampagnen (nicht Kampagnen-Gruppen) zugeteilt werden. Eine neue Kampagnen-Gruppe eröffnen: 1. Links: Die übergeordnete Kampagnengruppe markieren. Neue Gruppen werden immer als Untergruppen der markierten Gruppe gebildet. 2. [Neue Gruppe] (ganz unten) 3. Die Felder rechts ausfüllen (vgl. Felder im Fenster Kampagne) 4. [Speichern] Version 2014 Seite 39 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch Kampagnen-Gruppen lassen sich beliebig verschachteln. Kampagnen/Gruppen verschieben Ziehen mit der Maus. Die Kampagne bzw. Gruppe wird unter derjenigen abgelegt, wo die Maustaste losgelassen wird. Kampagnen/Gruppen löschen 1. Die Kampagne bzw. Gruppe markieren. 2. [Löschen] Hinweis: Löschen einer Kampagnen-Gruppe löscht auch alle ihre Untergruppen und Kampagnen. 4.2.1.2 Felder im Fenster Kampagne Titel Kurzname der Kampagne Beschreibung Beschreibung, bis 255 Stellen Zeilenwechsel sind mit Ctrl-Enter möglich. Datum von / bis Beginn- und Enddatum (informativ) Kategorie Auswahl gemäss Layout Kategorien, Kampagnen. Verkäufer Bei Bedarf: Zuordnung eines Verkäufers gemäss Stammdaten Verkäufer/Einkäufer Zuordnung von Adressen zu dieser Kampagne. Siehe Adressen einer Kampagne zuteilen Version 2014 Seite 40 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch Dokumente: [Neu] Zur Zuordnung eines neuen Dokumentes. Es folgt dasselbe Fenster wie unter Info-Panel, Dokumente. [Löschen] Lösch die markierte Dokumenten-Zuordnung. Die der Kampagne zugeordneten Dokumente werden im Grid angezeigt. 4.2.1.3 Adressen einer Kampagne zuteilen Adressen werden der jeweiligen Kampagne zugeteilt aus Registerkarte CRM, Gruppe Aufgaben/Termine, Kampagnen (Stammdaten Kampagnen) 1. Registerkarte CRM, Gruppe Aufgaben/Termine, Kampagnen 2. Auf die gewünschte Kampagne positionieren Hinweis: Nur der untersten Kampagnen-Hierachie-Stufe können Adressen zugeteilt werden. 3. Eine Schaltfläche 4. Es folgt das Fenster "Adressen zuweisen" bzw. "Kontakte zuweisen": Version 2014 klicken: Obere für Adressen, untere für Kontakte. Seite 41 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 5. Suche einer Adress-Auswahl:: - Mit der Schaltfläche (unten) können die Adressen nach den im Adressstamm üblichen Kriterien selektiert werden (z.B. Name, Ort, Matchcode usw.). Falls bestehende Adressen bei einer Suche nicht im Grid erscheinen, sind sie möglicherweise der Kampagne bereits zugeteilt und im linken Grid schon vorhanden. 6. Die gewünschten Adressen links markieren (erscheinen grün): - Durch Klick auf das kl. Feld links (gibt ein Häcklein) . oder 7. - Mit oder werden alle Adressen im Grid markiert - Mit werden alle Markierungen gelöscht. Mit >> werden die markierten Adressen der Kampagne zugewiesen. Adressen aus einer Kampagne entfernen: 1. Die gewünschten Adressen links markieren (erscheinen grün): (wie bei der Zuteilung, siehe oben). 2. Mit << werden die markierten Adressen aus der Kampagne gelöscht. Hinweis: Die Zuordnung von Kampagnen zu Kontakten finden Sie unter Aufruf eines Kontaktes aus der Kontaktansicht Version 2014 Seite 42 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 4.2.2 Aktivitätenübersicht Registerkarte CRM, Gruppe Aufgaben/Termine, Auswerten, Aktivitätenübersicht Die Aktivitätenübersicht liefert analog zum Aktivitäten-Journal alle Aktivitäten aller User, eines bestimmten Users oder einer bestimmten Adresse in Grid-Form. Über die Schaltfläche am Ende der jeweiligen Grid-Zeile kann direkt auf die bestimmte Aktivität auf den zugehörigen Kunden oder in die Aktivitäten-Bearbeitung einer Eigenen Aktivität (Termin oder Aufgabe) gewechselt werden. In der Aktivitätenübersicht kann auch der Status einer Aktivität pro User verwaltet werden. Um einen Status zu ändern, kann direkt im Grid auf das gewünschte Status-Feld geklickt werden, sofern die benötigten Berechtigungen bestehen (User ist Teilnehmer dieser Aktivität) kann der User hier den Status seiner Aktivität bearbeiten. Die Felder des Selektionsfensters: Benutzer Alle Benutzer (*) oder ein Sage 200 CRM-Benutzer. Adresse: Leer = alle Adressen Mit kann eine Adresse ausgewählt werden, mit wird diese Auswahl gelöscht. Zeitraum wählbarer Zeitraum Aktivität Termine und/oder Aufgaben. Zusätzlich kann nach dem Status der Aktivität selektiert werden. [Aktualisieren] Aktualisiert den Ausgabe-Grid gemäss der eingestellten Selektion. [Drucken] Wechselt ins Aktivitäten-Journal zur Druck-Ausgabe der Daten. Bearbeiten von Aktivitäten: Durch Doppel-Klick auf die betreffende Grid-Zeile. oder Version 2014 Seite 43 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch Durch Klick auf die hinterste Spalte in der betreffenden Grid-Zeile. Darauf öffnet sich dasselbe Fenster wie bei der Erfassung der Aktivität. Siehe Eigene Aufgabe erfassen bzw. Eigenen Termin erfassen Bei aktiviertem Outlook-Abgleich werden diese Aktivitäten mit Outlook synchronisiert: Falls ein Termin oder eine Aufgabe im Outlook besteht, wird sie durch [Speichern] und [Schliessen] gemäss den evtl. veränderten Eingaben aktualisiert, Falls ein Termin oder eine Aufgabe im Outlook gelöscht wurde, wird sie durch [Speichern] und [Schliessen] wieder im Outlook eingetragen. Version 2014 Seite 44 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 4.2.3 Eigene Aufgabe erfassen Registerkarte CRM, Gruppe Aufgaben/Termine, Eigene Aufgabe erfassen Hier können zusätzlich eigene Aufgaben erfasst werden. Diese sind auf den angemeldeten Benutzer erfasst, völlig unabhängig von Adressen im CRM. Hinweis: Eigene Aufgaben unterhalten und auswerten: Über die Aktivitäten-Übersicht Registerkarte CRM, Gruppe Aufgaben/Termine, Auswerten, Aktivitätenübersicht. Oberer Fensterteil: Aufgaben-Spezifikationen, analog zum Outlook. Nach [Speichern] eine Aufgabe können im unteren Fensterteil Kontakte zugeordnet werden. Betreff: Wird als Text in den Outlook-Betreff geschrieben. Verantwortlich: Auswahl eines Sage 200 CRM-Teilnehmers. Weitere Verantwortliche: Bei Bedarf. Auswahl eines Outlook-Teilnehmers aus dem gewählten Adressbuch. Bemerkung: Wird als Text in den Outlook-Termin geschrieben. Unterer Fensterteil: Zuordnen von Kontakten aus dem Adressstamm. Die Eingaben sind analog zu den entsprechenden Eingaben für Eigenen Termin erfassen(siehe dort) Aufgaben im Outlook eintragen: Bei aktiviertem Outlook-Abgleich werden diese Aufgaben mit Outlook synchronisiert: In CRM erfasste Aufgaben werden automatisch in den Outlook-Aufgaben des angemeldeten Benutzers gespeichert. Version 2014 Seite 45 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch Voraussetzung für die Weitergabe ins Outlook ist, dass der Qutlook-Benutzer mit demselben Benutzernamen auch im Sage 200 angemeldet ist. Aufgaben, die nachträglich im Outlook gelöscht werden, bleiben im CRM unter der Aktivitätenübersicht bestehen. Version 2014 Seite 46 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 4.2.4 Eigenen Termin erfassen Registerkarte CRM, Gruppe Aufgaben/Termine, Eigenen Termin erfassen Hier können zusätzlich eigene Termine erfasst werden. Diese sind auf den angemeldeten Benutzer erfasst, völlig unabhängig von Adressen im CRM. Hinweis: Eigene Termine unterhalten und auswerten: Über die Aktivitäten-Übersicht: Registerkarte CRM, Gruppe Aufgaben/Termine, Auswerten, Aktivitätenübersicht. Oberer Fensterteil: Termin-Spezifikationen, analog zum Outlook. Nach [Speichern] eines Termins können im unteren Fensterteil Kontakte und Dokumente zugeordnet werden. Betreff: Wird als Text in den Outlook-Betreff geschrieben. Ort: Wird als Text in den Outlook-Ort geschrieben. Teilnehmer: Auswahl eines Sage 200 CRM-Teilnehmers. Weitere Teilnehmer: Bei Bedarf. Auswahl eines Outlook-Teilnehmers aus dem gewählten Adressbuch. Bemerkung: Wird als Text in den Outlook-Termin geschrieben. Mittlerer Fensterteil: Zuordnen von Kontakten aus dem Adressstamm. Pro Kontakt-Zuordnung: 1. [Neu] aktivieren. Version 2014 Seite 47 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch Mit Nun erscheinen die Kontakte, welche der gewählten Adresse zugeordnet sind: kann eine Adresse gewählt werden. Im Kästchen links den/die Kontakt(e) anklicken, welche dem Termin zugeordnet werden sollen. Mit [Übernehmen] werden die grün markierten Kontakte dem Termin zugeordnet. Unterer Fensterteil: Zuordnen von Dokumenten. Pro Dokument-Zuordnung [Neu] aktivieren. Dann folgt dasselbe Fenster wie unter Info-Panel, Dokumente. Bemerkung: Wird als Text in den Outlook-Termin geschrieben. Dokumente: Die dem Termin zugeordneten Dokumente werden als Attachment dem Termin beigefügt. Erst beim [Schliessen] des Termin-Fensters wird der Termin im Outlook gespeichert. Termine im Outlook eintragen: Bei aktiviertem Outlook-Abgleich werden diese Termine mit Outlook synchronisiert: In CRM erfasste Termine werden automatisch im Outlook des angemeldeten Benutzers gespeichert. Voraussetzung für die Weitergabe ins Outlook ist, dass der Qutlook-Benutzer mit demselben Benutzernamen auch im Sage 200 angemeldet ist. Termine, die nachträglich im Outlook gelöscht werden, bleiben im CRM unter der Aktivitätenübersicht bestehen. Version 2014 Seite 48 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 4.2.5 4.2.5.1 Auswerten Aktivitäten-Journal Registerkarte CRM, Gruppe Aufgaben/Termine, Auswerten, Aktivitäten-Journal Das Aktivitäten-Journal ermöglicht eine Aktivitäten-Auswertung aus verschiedenen Sichten. Als Selektion können Aktivitäten aller Benutzer, eines bestimmten Benutzers oder einer bestimmten Adresse ausgewertet werden. Verschiedene Sortierungs-/ und Gruppierungskriterien ermöglichen eine individuelle Auswertung. Die Felder des Selektionsfensters: Benutzer Alle Benutzer (*) oder ein Sage 200 CRM-Benutzer. Adresse: Leer = alle Adressen Mit kann eine Adresse ausgewählt werden, mit wird diese Auswahl gelöscht. Zeitraum wählbarer Zeitraum Aktivität Auswahl: Termine und/oder Aufgaben sowie des Aufgaben-Status. Sortierung Hier sind bis 4 Sortierungen (Gruppierungen) der Ausgabe möglich. Überschrift = vor der Ausgabe jeder Gruppe erscheint ein Titel Seitenwechsel = nach der Ausgabe jeder Gruppe erfolgt ein Seitenwechsel. Version 2014 Seite 49 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 4.3 Gruppe Auswerten Version 2014 Seite 50 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 4.3.1 Anrufe auswerten Registerkarte CRM, Gruppe Auswerten, Anrufe auswerten Gibt einen Überblick über alle ein- und ausgehenden Anrufe. Bei Anrufen in Abwesenheit (CRM muss am Computer laufen!) kann durch klick auf das Telefon-Icon direkt zurückgerufen werden. Ebenfalls kann eine aufgrund der Telefonnummer identifizierte Adresse direkt über die Schaltfläche am Ende der jeweiligen Grid-Zeile geöffnet werden. Die Selektion Gesprächsdauer von – bis ist nur für Administratoren freigeschaltet. Benutzer ohne Administrtoren-Rechte können nur die Anrufhistory des eigenen Benutzers abrufen, Benutzer mit Administratoren-Rechten (z.B. sbsadmin) können die Anrufhistory aller Benutzers abrufen, Vgl. auch Kapitel Telefon-Anrufe Version 2014 Seite 51 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 4.3.2 Chef-Übersicht Registerkarte CRM, Gruppe Auswerten, Chef-Übersicht Die Chef-Übersicht bietet die Möglichkeit verschiedenste Auswertungen in der Schweizerkarte darzustellen. Grundvoraussetzung ist die Summierung von bestimmten Werten auf Postleitzahlen. Auswahl: Sage 200 CRM bietet standardmässig die Auswertungen nach Saldo oder Umsatz (mit Datumsselektion). Die Datum-Selektion wird nach [Aktualisieren] inaktiv. Um einen anderen Datum-Bereich einzugeben, muss die Chefübersicht neu gestartet werden. Weitere spezifische Auswertungen können individuell für den Kunden gestaltet und versionsunabhängig implementiert werden. [Bearbeiten] Mit dieser Schaltfläche können aktuelle Auswertungen abgespeichert und später zu Vergleichszwecken wieder neu geladen werden. Version 2014 Seite 52 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch [Farben]: Zur Darstellungs-Wahl der Werte (Farbskala). [Aktualisieren] Aktualisiert die Darstellung auf Grund der Daten aus der Datenbank. Mit einem Klick auf die linke Maustaste, wird in der Karte um eine Ebene tiefer gezoomt (Beispiel von Kantonsebene auf Bezirksebene). Mit einem Klick auf die rechte Maustaste gelangt man wieder eine Ebene höher. Das Zoomen auf der gleichen Ebene funktioniert mit den Tasten + / -. Version 2014 Seite 53 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 4.4 Gruppe Tools Version 2014 Seite 54 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 4.4.1 Kommunikations-Assistent Registerkarte CRM, Gruppe Tools, Kommunikations-Assistent Der Kommunikations–Assistent führt von der Auswahl der Vorlage bis hin zum Erstellen und Versenden von Serienbriefen, Serienmails oder Serien-SMS. Sie werden dabei von Fenster zu Fenster geführt. Ausserdem besteht die Möglichkeit, eine Selektion von Adressen direkt in eine Excel-Datei zu exportieren. Dieses Kapitel enthält folgende Unterkapitel: Hinweise auf Voreinstellungen Serienbrief-Vorlagen Vorgehen im Kommunikationsassistenten 4.4.1.1 Hinweise auf Voreinstellungen Für Serienbriefe: Beachten Sie auch die von Sage 200 CRM mitgelieferte Standardvorlage. Diese beinhaltet alle zur Verfügung stehenden Serien-Felder, die Sie für Ihre persönliche Vorlage benutzen können. Siehe unter Serienbrief-Vorlagen Für E-Mail-Versand / Serien-E-Mail: Beachten Sie, dass vorgängig die entsprechenden Einstellungen in den Einstellungen, Register SMTP vorgenommen werden müssen. Für den SMS-Versand aus Sage 200 CRM: Dazu ist ein Vertrag mit einem externen SMS Provider notwendig. Mehr Informationen dazu finden Sie im Kapitel Einstellungen, Register Telefonie. 4.4.1.2 Serienbrief-Vorlagen Vorlagen für Serienbriefe müssen nach Bedarf vorbereitet werden. Gestaltung von Serienbrief-Vorlagen Version 2014 Seite 55 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch Eine von Basisvorlage mit allen zur Verfügung stehenden Serien-Feldern steht im Sage 200 Installationsordner/Vorlagen (meist C:/Programme/Sage 200/Vorlagen) unter dem Namen assistent.dot zu Verfügung. Diese .dot-Datei kann kopiert und für die eigenen Bedürfnisse angepasst werden: Sie enthält alle im Serienbrief möglichen Datenfelder. Der eigentliche Brief muss nach Bedarf gestaltet werden. Eigene Vorlagen müssen als Dateityp .dot (Word-Dokumentvorlage) gespeichert werden. Eigene Vorlagen können irgendwo abgelegt werden. Auswahl der bestehenden Vorlagen im Kommunikations-Assistenten Im Kommunikations-Assistent, Fenster "Vorlagen" werden die zur Auswahl stehenden Vorlagen zugeteilt: (vgl. Vorgehen im Kommunikatonsassistenten, Punkt "Wahl der Vorlage") Mit [Neu] kann eine neue Vorlage der Auswahl zugefügt werden. Mit [Löschen] lässt sich eine Vorlage aus der Auswahl löschen. Mit Doppelklick auf das Feld Vorlage auf einer Gridzeile kann eine andere Vorlage der Auswahlzeile zugeteilt werden. Wichtig: Alle zugeordneten Vorlagen müssen vom Dateityp "Word-Dokumentvorlage" sein. Sie dürfen nur diejenigen Serienfelder enthalten, die in der Basisvorlage vorhanden und für den Kommunikationsassistenten vorgesehen sind. Version 2014 Seite 56 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 4.4.1.3 Vorgehen im Kommunikationsassistenten 1. Registerkarte CRM, Gruppe Tools, Kommunikations-Assistent [Weiter] 2. Wahl Ausgabetyp (im Register Kommunikations-Assistent 2/6): Serienbrief (vgl. auch unter Serienbrief-Vorlagen) Serien-Mail (vgl. auch unter Hinweise auf Voreinstellungen) Absender-E-Mail und Betreff einsetzen. Serien-SMS (vgl. auch unter Hinweise auf Voreinstellungen) oder Excel-Datei: Weiter beim Punkt 4 "Selektion Adressen". [Weiter] 3. (erscheint nicht bei Ausgabe Excel-Datei) Wahl der Vorlage. (im Register Kommunikations-Assistent 3/6) - Vgl. auch Serienbrief-Vorlagen. Falls mehrere Vorlagen gewählt wurden, wird die erste verwendet. [Weiter] 4. Selektion Adressen (im Register Kommunikations-Assistent 4/6): Version 2014 Seite 57 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch Gesperrte Adressen (im Admin, Bearbeiten/Zugriffsberechtigung, Register Adressen) erscheinen mit inaktiver (grauer) Häklein-Spalte. Gesperrte Kunden oder Lieferanten, die im Kunden- oder Lieferantenstamm als gesperrt markiert sind., werden nicht angezeigt. Ansicht auswählen: Mit Über Klick auf bzw. (unten rechts) kann zwischen Adress- oder Kontaktsicht gewechselt werden. Serienbriefe / E-Mails können an Adressen oder bestimmte Kontakte gesendet werden. Werden Serien-E-Mails mit der Kontakt-Ansicht versendet und "Dokument an zugehörige Adresse anhängen" eingeschaltet, erscheinen im Info-Panel, unter "Dokumente" Kontaktname und Kontaktvorname der versendeten E-Mails. (vgl. Info-Panel, Dokumente, Spalten im Anzeige-Grid). Gewünschte Adressen auswählen (grob): Unter Selektion lassen sich aus allen Adressen / aus den Kunden / aus den Lieferanten die gewünschten Adressen auswählen. ( Suchfenster mit zahlreichen Selektionskriterien): Diese Adressen werden oben im Grid angezeigt. ergibt ein Adress- Gewünschte Adressen auswählen (Im Grid nach der Grob-Auswahl): Durch Klick im Grid ins Kontrollkästchen ganz links wird jeweils eine Adresse ausgewählt und erscheint grün. Spezialfälle: Mit Version 2014 (unten rechts) werden alle Adressen im Grid ausgewählt (grün), Seite 58 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch mit (unten rechts) werden alle Adressen im Grid de-selektiert (weiss) mit (unten rechts) wird die Anzeige im Grid neu aufbereitet Mit kann im Grid ein Filter aus verschiedenen Kriterien gesetzt werden. Mit lässt sich ein solcher Filter löschen. Adressen verdichten: (Nur aktiv bei Selektion "Kunden" oder "Lieferanten"): Ist ein Kunde/Lieferant in mehreren Währungen erfasst, erscheint dieser nur einmal im Grid. Ohne dieses Häcklein erscheinen solche Adressen einmal pro Währung. [Weiter] 5. Fenster "Der Assistent hat nun alle Daten um…" (im Register Kommunikations-Assistent 5/6): Für Ausgabe Serien-Brief/Mail/SMS siehe Punkt 6. Für Ausgabe auf Excel-Datei siehe Punkt 9! Für Serien-Brief / -E-Mail: 6. Fenster "Der Assistent hat nun alle Daten (im Register Kommunikations-Assistent 5/6):um den Serien-Brief bzw. -E-Mail zu erstellen": Falls erwünscht: Dokument an zugehörige Adresse anhängen: Das Dokument wird im CRM an alle zugehörigen Adressen im Info-Panel, Register Dokumente angehängt mit Wahl, ob es in der Datenbank oder im Filesystem abgelegt werden soll. Bei Serien-E-Mail, falls erwünscht: "Datei für Attachment": Hier kann ein Attachment beigefügt werden. [Fertigstellen] öffnet den Serienbrief. 7. Falls Dokument an zugehörige Adresse anhängen ausgeschaltet ist, wird der Serienbrief geöffnet. er kann angepasst, gedruckt oder im Dateisystem gespeichert werden. Das Word-Dokument müssen Sie manuell schliessen (Die Word-Task in der Taskleiste beachten!). Weiter bei Punkt 9. 8. Falls Dokument an zugehörige Adresse anhängen eingeschaltet wurde, erscheint folgendes Fenster: Version 2014 Seite 59 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch Der Word-Brief ist im Hintergrund geöffnet: Die Word-Task in der Taskleiste beachten! Das Word-Dokument je nach Bedarf evtl. anpassen und drucken, evtl. zusätzlich im Dateisystem speichern. Falls Speicherung im CRM: Word-Dokument nicht schliessen! Dann die Meldung beantworten: [Ja] speichert die Datei im CRM in der Datenbank oder im Filesystem und schliesst den Word-Serienbrief automatisch. [Nein] speichert die Datei nicht im CRM. Word-Dokument muss manuell geschlossen werden. 9. Im Register Kommunikations-Assistent 6/6: Den Assistenten mit [Beenden] beenden. 10. Hinweis für Serien-E-Mail und Serien-SMS: Bis die Daten gesendet werden, kann es einige Zeit dauern (Prüfungen durch das Virenschutzprogramm). Nur für Excel-Export: 11. Fenster "Der Assistent hat nun alle Daten (im Register Kommunikations-Assistent 5/6) um die Daten in Excel zu exportieren". Version 2014 Seite 60 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch Wahl der Excel-Datei. Der vorgeschlagene Dateiname kann verändert werden. Vorgeschlagen wird ein Dateiname aus Datenbankname und Mandantenkürzel. Wahl des Tabellennamens (Register) in der Excel-Datei. Mit [Fertigstellen] wird die Excel-Datei geöffnet. Sie kann kontrolliert, evtl. angepasst und gespeichert werden. 12. Im Register Kommunikations-Assistent 6/6: Den Assistenten mit [Beenden] beenden. Version 2014 Seite 61 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 4.5 Gruppe Layout Version 2014 Seite 62 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 4.5.1 Kategorien Registerkarte CRM, Gruppe Layout, Kategorien Die Kategorien bieten in diversen Bereichen in Sage 200 CRM zusätzliche KategorisierungsMöglichkeiten. Kategorien werden als Inhalt von Werte-Auswahlen in Comboboxen verwendet. Die betreffenden Comboboxen sind meistens mit "Kategorie" bezeichnet. Die Kategorien sind fakultativ und können individuell genutzt werden. Ihre Bedeutung kann der Anwender frei bestimmen. Jeder Eintrag in einer Kategorie besteht aus Einem Code (bis 30-stellig) einer Beschreibung (bis 128 Stellen). Zeilenwechsel können mit Ctrl-Enter eingegeben werden. Neue Einträge in einer Kategorie werden wie folgt gebildet: 1. Die gewünschte Kategorie (bzw. den Kategorien-Eintrag vor dem neu einzufügenden Eintrag) klicken. 2. [Neu] 3. Code und Bezeichnung erfassen 4. [Speichern] Für folgende Kategorien können Einträge erfasst werden: Gruppe: Frei zuteilbare Gruppen zur Kategorisierung von Adressen. (vgl. Adressen-Textfelder, Combobox links von [Adress-Info]). In der Kategorie "Gruppe" lassen sich jeder Gruppe Adressen bzw. Kontakte direkt zuteilen, bzw. die Zuteilung kontrollieren: Symbole am rechten Rand: - oberes Symbol: Zuteilung von Adressen. - unteres Symbol: Zuteilung von Kontakten. Version 2014 Geschäftsbereiche: Für die Zuteilung im Info-Panel, Informationen Seite 63 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch Informationen: Für die Zuteilung im Info-Panel, Informationen Potienzial: Für die Zuteilung im Info-Panel, Potenzial Loyalität: Für die Zuteilung im Info-Panel, Informationen Quelle: Für die Zuteilung im Info-Panel, Informationen Notizen: Für die Zuteilung im Info-Panel, Notizen Dokumente: Für die Zuteilung Info-Panel, Dokumente Verbindungen: Für die Zuteilung im Info-Panel, Verbindungen Marketing Interessen: Für die Zuteilung im Info-Panel, Informationen Kampagnen: Für die Zuteilung im Info-Panel, Kampagnen. Hinweis: Kampagnen bilden siehe unter Stammdaten Kampagnen. CRM-Gruppen: Für die Zuteilung im Info-Panel, Gruppen Version 2014 Seite 64 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 4.5.2 Vorlagen Registerkarte CRM, Gruppe Layout, Vorlagen Die Darstellung der Adressinformationen und die Schaltflächen auf dem Adressfenster können manuell konfiguriert werden. Dieses Kapitel enthält folgende Unterkapitel: Erstellen/Unterhalten von Vorlagen Vorlagen für Adressen-Textfelder Vorlagen für Schaltflächen Über die Wahl der Vorlage (Symbolleiste Vorlagenfeld) können die verschiedenen Vorlagen ausgewählt oder bearbeitet werden. 4.5.2.1 Erstellen/Unterhalten von Vorlagen Registerkarte CRM, Gruppe Layout, Vorlagen In der Designansicht können verschiedene Vorlagen definiert werden. Gruppenvorlagen Der Administrator hat die Möglichkeit, Vorlagen für alle CRM Benutzer zu gestalten ("Als Gruppenvorlage bereitstellen" eingeschaltet). Diese stehen danach allen Benutzern zur Verfügung. Andere Benutzer können sie nicht verändern, jedoch als Vorlage für eigene Vorlagen verwenden. Die Standardvorlage Version 2014 Seite 65 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch Die Standardvorlage pro Benutzer kann unter Einstellungen, Register CRM 1/n definiert werden. Diese wird dann bei jedem Neustart von CRM automatisch vorgeschlagen. Ist keine Standardvorlage hinterlegt, wird jeweils die zuletzt verwendete Vorlage wieder vorgeschlagen. Defaultmässig stellt CRM die Vorlage ‚Standard’ zur Verfügung, diese kann nicht bearbeitet werden. Hinweis Beachten Sie auch die Möglichkeit, dass mehrere Vorlagen für verschiedene Arbeitsprozesse hinterlegt werden können. So steigt auch die Anzahl der verfügbaren Schnellzugriffe über Schaltflächen. Die aktuell angezeigte Vorlage kann jederzeit über die Symbolleiste Vorlagenfeld geändert werden ( siehe Wahl der Vorlage ). Zusätzlich kann jeder Benutzer eigene Vorlagen für sich gestalten. Erstellen einer neuen Vorlage 1. auf der Symbolleiste Vorlagenfeld [Vorlage] klicken. 2. Auf dem Fenster "Individuelle Adressen (Designansicht)" - für eine ganz neue Vorlage: [Neu] klicken oder - zum Kopieren der aktuellen Vorlage: [Kopieren] klicken 3. Bei "Vorlagebezeichnung" den Namen der Vorlage eintippen. 4. Die gewünschten Adressfelder auswählen (siehe Vorlagen für Adressen-Textfelder) 5. Die gewünschten Schaltflächen einrichten (siehe Vorlagen für Schaltflächen) 6. Falls die Vorlage für andere Benutzer auch zu Verfügung stehen soll: "Als Gruppenvorlage bereitstellen" einschalten. 7. [Speichern] Die erstellte Vorlage steht nun bei der Wahl der Vorlage (Symbolleiste Vorlagenfeld) zur Verfügung. Version 2014 Seite 66 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch Ändern einer bestehenden Vorlage Die Vorlage "Standard" lässt sich nicht verändern. Gruppenvorlagen von anderen Benutzern lassen nur nach Kopieren verändern. Vom aktuellen CRM-Benutzer neu erstellte Voralgen lassen sich jederzeit verändern. 1. auf der Symbolleiste Vorlagenfeld [Vorlage] klicken. 2. Auf dem Fenster "Individuelle Adressen (Designansicht)" die gewünschte Vorlage auswählen. 3. Die gewünschten Adressfelder auswählen (siehe Vorlagen für Adressen-Textfelder) 4. Die gewünschten Schaltflächen einrichten (siehe Vorlagen für Schaltflächen) 5. [Speichern] NB: Mit [Löschen] lässt sich eine nicht mehr benötigte Vorlage löschen, sofern der laufende Benutzer die Berechtigung hat, sie zu ändern (vgl. Hinweis oben!). 4.5.2.2 Vorlagen für Adressen-Textfelder (Registerkarte CRM, Gruppe Layout, Vorlagen) Für die Anzeige stehen sämtliche Felder aus Adress-/Debitoren-(Kunden)/Kreditoren(Lieferanten) und Personalstamm zur Verfügung. Die Menge der verfügbaren Felder hängt von den installierten Modulen und von der Zugriffsberechtigung des jeweiligen Benutzers ab. Feld: Version 2014 Auswahl des gewünschten Feldes. Seite 67 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch Hinweise: Die Felder sind sortiert nach 1. Herkunfts-Stamm 2. Feldname d.h. Zuerst alle Felder aus Adresse, dann alle Felder aus Debitor usw. Fehlt ein Feld in der Auswahl, wird es schon an einer anderen Stelle derselben Vorlage verwendet. Bezeichnung: Die vorgeschlagene Bezeichnung lässt ich (nach der Auswahl des Feldes!) manuell anpassen. Es ist auch möglich, nur eine Bezeichnung ohne Auswahl eines Feldes einzutippen. Damit lassen sich "Titel" für Feldgruppen erzeugen. Hinweis: Gewisse Felder erhalten denselben Namen, unabhängig davon, aus welchem Stamm sie kommen (z.B.: Text, Indiv.Text 01 usw.) Gegebenenfalls Bezeichnung anpassen (z.B. " Text Debi" oder " Text Kredi"). Für den gesamten Ablauf siehe Erstellen/Unterhalten von Vorlagen 4.5.2.3 Vorlagen für Schaltflächen (Registerkarte CRM, Gruppe Layout, Vorlagen) Mit den Schaltflächen auf dem Fenster "Adressinformationen" können beliebige Menüeinträge aus anderen installierten Sage 200 Modulen hinterlegt werden. Dies ermöglicht einen Schnellzugriff auf alle benötigten Funktionen. In den Vorlagen ist festgelegt, welche Schaltflächen vorhanden sind. Durch Klick auf die Schaltfläche lässt sich die Funktion der Schaltfläche auswählen: Version 2014 Seite 68 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch Obere Auswahl: Auswahl bestimmter Funktionen. Die Auswahl bei diesen Auswertungen/Anzeigen wird auf die dazugehörige Adresse eingestellt. Je nach Verwendung der dazugehörigen Adresse wird deren Funktion angepasst, z.B.: "Bewegungen" ergibt Bewegungsliste Debitor oder Kreditor. "Explorer" ergibt den Debitoren- oder den Kreditoren-Explorer. Falls eine Adresse sowohl als Debitor wie als Kreditor verwendet wird, erfolgt ein Untermenu zur Auswahl, z.B.: Untere Auswahlen: Zur Wahl beliebiger Funktionen aus den Sage 200 Anwendungen (Wahl über die Multifunktionsleisten-Hierarchie). Beschriftung ändern: Hier lässt sich die Beschriftung der Schaltfläche beliebig anpassen. Für den gesamten Ablauf siehe Erstellen/Unterhalten von Vorlagen Hinweise zur Adress-Ausgabe: Ist eine Schaltfläche für eine bestimmte Adresse nicht anwendbar, wird sie bei der Ausgabe der Adresse als inaktiv dargestellt. z.B.: "Bewegungen" auf einer Adresse, die weder Debitor noch Kreditor ist. Funktionen, die einem Benutzer gemäss seiner Zugriffsberechtigung nicht erlaubt sind, werden beim Aufruf mit einer entsprechenden Meldung zurückgewiesen. Version 2014 Seite 69 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 5 Registerkarte Daten Dieses Kapitel enthält folgende Unterkapitel: Gruppe Bearbeiten Allg. Stammdaten Adressen Allg. Stammdaten Sachbearbeiter Allg. Stammdaten Verkäufer/Einkäufer Allg. Stammdaten Individuelle Zusätze Allg. Stammdaten Mitbewerber Version 2014 Seite 70 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 5.1 Gruppe Bearbeiten Allgemeine Funktionen, siehe unter Funktionenübersicht Sage 200 CRM, Registerkarte Daten Version 2014 Seite 71 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 5.2 Allg. Stammdaten Adressen Registerkarte Daten, Gruppe Allgemeine Stammdaten, Adressen Gleiche Funktion auch unter: Registerkarte CRM, Gruppe Stammdaten, Adressen Öffnet den Adressstamm. Der Adressstamm wird in dem Mandanten geöffnet, in dem der aktuelle CRM User angemeldet ist. Diese Funktion ist unter Registerkarte CRM, Stammdaten Adressen beschrieben. Der Adressstamm umfasst alle Adressen im angemeldeten Mandanten von Sage 200: Kunden/Debitoren, Lieferanten/Kreditoren, Personal sowie Adressen, die zu keiner dieser Gruppen gehören. Der Unterhalt der Adressen kann in irgendeinem Stamm erfolgen, dem die Adresse angehört. Handbuch Finanzbuchhaltung, Übersicht Verbindung Adressen und Personenkonten (Adressen, Debi, Kredi, Auftrag, Personal) Hinweis: In einem separaten Kapitel finden Sie die Techniken zum Suchen von Adressen Version 2014 Seite 72 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 5.3 Allg. Stammdaten Sachbearbeiter Registerkarte Daten, Gruppe Allgemeine Stammdaten, Sachbearbeiter Direktzugriff auf Sachbearbeiterstamm. Der Sachbearbeiterstamm wird in dem Mandanten geöffnet, in dem der aktuelle CRM User angemeldet ist. Handbuch Finanzbuchhaltung, Sachbearbeiter Version 2014 Seite 73 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 5.4 Allg. Stammdaten Verkäufer/Einkäufer Registerkarte Daten, Gruppe Allgemeine Stammdaten, Verkäufer/Einkäufer Direktzugriff auf Verkäufer/Einkäufer-Stamm. Der Verkäufer/Einkäufer-Stamm. wird in dem Mandanten geöffnet, in dem der aktuelle CRM User angemeldet ist. Handbuch Finanzbuchhaltung, Verkäufer/Einkäufer Version 2014 Seite 74 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 5.5 Allg. Stammdaten Individuelle Zusätze Registerkarte Daten, Gruppe Allgemeine Stammdaten, Individuelle Zusätze Hier kann der Inhalt von Comboboxen für das Register "Individuelle Zusätze" in den AdressStämmen bestimmt werden. Die Individuellen Zusätze werden in dem Mandanten geöffnet, in dem der aktuelle CRM User angemeldet ist. Handbuch Finanzbuchhaltung, Individuelle Zusätze Version 2014 Seite 75 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 5.6 Allg. Stammdaten Mitbewerber Registerkarte Daten, Gruppe Allgemeine Stammdaten, Mitbewerber Direktzugriff auf Mitbewerberstamm. Wird in dem Mandanten geöffnet, in dem der aktuelle CRM User angemeldet ist. Handbuch Finanzbuchhaltung, Mitbewerber Version 2014 Seite 76 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 6 Registerkarte Dienste Diese Funktionen kommen in den meisten Sage 200 Anwendungen vor. Sie sind in den entsprechenden Handbüchern beschrieben. Die Links darauf finden Sie in der Funktionenübersicht Sage 200 CRM, Registerkarte Dienste Version 2014 Seite 77 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch Version 2014 Seite 78 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 7 Outlook-Abgleich Bei entsprechender Einstellung können Termine und Aufgaben automatisch mit dem Outlook-Kalender / Aufgaben der betreffenden Benutzer abgeglichen werden. Dieses Kapitel enthält folgende Unterkapitel Outlook-Einstellungen in CRM Outlook-Einstellungen in Admin Einstellungen im Outlook Arbeiten mit Sage 200 CRM und Outlook Version 2014 Seite 79 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 7.1 Outlook-Einstellungen in CRM In den Einstellungen, Register CRM 1/n: Automatischer Abgleich mit Outlook eingeschalten, damit Aufgaben und Termine mit Outlook abgeglichen werden. Folgendes Adressbuch verwenden: Dieses wird für die Zuteilung weiterer Teilnehmer verwendet. Die übrigen Einstellungen sind zur Zeit inaktiv. Weiter Einstellungen siehe unter Outlook-Einstellungen in Admin Version 2014 Seite 80 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch Version 2014 Seite 81 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 7.2 Outlook-Einstellungen in Admin Ist in den Einstellungen der Outlook-Abgleich aktiviert, muss für die CRM Benutzer zusätzlich in Sage 200 Admin in den Zugriffsberechtigungen eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden: Admin: Registerkarte Mandant, Gruppe Berechtigung, Zugriffsberechtigung Register Mandanten So kann die Referenzierung auf den korrekten Outlook-Benutzer erfolgen und die Termineinladungen werden auch an die CRM-Benutzer versendet. In den Einstellungen, Register Outlook Sage 200 Schaltfläche, Einstellungen, Register Outlook Die entsprechenden Einstellungen vornehmen, falls Outlook-Kontakte zu synchronisieren sind. (aus CRM oder Admin einstellbar, siehe Handbuch Admin, Outlook Einstellungen) Version 2014 Seite 82 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 7.3 Einstellungen im Outlook Um einen Eintrag löschen zu können (Termin-Absage), muss im Ordner des Teilnehmers dem 'Einladenden' die Berechtigung der Stufe 8 erteilt werden: Im Kalender: Auf Kalender: Rechts-Klick / Eigenschaften, Register "Berechtigungen" Berechtigungsstufe 8 auswählen. Version 2014 Seite 83 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 7.4 Arbeiten mit Sage 200 CRM und Outlook die Felder werden 1 : 1 mit dem entsprechenden Outlook-Termin / Aufgabe abgeglichen Es ist nur ein One-Way Abgleich möglich (Sage 200 Outlook), Sage 200 CRM muss das Leading-System sein E-Mails, Termine und Aufgaben lassen sich manuell ins Sage 200 CRM kopieren. Falls die Berechtigung nicht genügt, um Informationen vom Sage 200 CRM ins Outlook zu schreiben, erfolgt eine entsprechende Fehlermeldung. Dieses Kapitel umfasst folgende Unterkapitel: E-Mails verarbeiten Termine und Aufgaben verarbeiten Version 2014 Seite 84 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 7.4.1 E-Mails verarbeiten Bei aktiviertem Outlook-Abgleich. Dieses Kapitel umfasst folgende Unterkapitel E-Mails im Info-Panel, Register Dokumente ablegen E-Mail aus dem Outlook versenden und im Info-Panel, Register Dokumente ablegen 7.4.1.1 E-Mails im Info-Panel, Register Dokumente ablegen Outlook-Einträge lassen sich als Dokumente ins Register "Dokumente" einer Adresse kopieren: Auf einer Adresse: Informations-Panel, Register "Dokumente" 1. Gleichzeitig einen Ordner im Outlook öffnen. (z.B. Posteingang, Ablage-Ordner, Gesendete Objekte usw.) 2. Einen Outlook-Eintrag mit der Maus ins weisse Feld bzw. in den Grid im InformationsPanel, Register "Dokumente" ziehen. 3. Je nach Einstellungen öffnet sich das Fenster zur Spezifikation des neuen Dokumentes (siehe unter Info-Panel, Dokumente ). Der Eintrag wird als "Privat" vorgeschlagen. 4. Der e-Mail-Eintrag wird als Dokument im Informations-Panel als Kopie des OutlookEintrages abgelegt. 5. Wird ein solches Dokument geöffnet (z.B. durch Klick im Grid auf das Symbol unter "Aufruf"), öffnet sich der Eintrag mit dem Outlook-Programm. 7.4.1.2 E-Mail aus dem Outlook versenden und im Info-Panel, Register Dokumente ablegen Wird eine E-Mail-Nachricht aus einem CRM-Fenster mit dem Icon versandt, lässt sich dieses E-Mail als Dokument ins Register "Dokumente" einer Adresse kopieren: 1. Version 2014 Auf dem Fenster "Adressinformationen" das Icon neben der E-Mail-Adresse klicken: Seite 85 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 2. Es öffnet sich das Outlook-Fenster zum Verfassen der E-Mail-Nachricht. Die Nachricht erfassen und senden. 3. Ins CRM wechseln (Icon in der Funktionsleiste blinkt!): Dort die Meldung "Soll das Dokument abgelegt werden" mit [Ja] beantworten. 4. Es folgt das Fenster für den Eintrag im Info-Panel, Register Dokumente. Damit wird ein Dokumenten-Eintrag im CRM erstellt, z.B.: Version 2014 - In der Spalte Datei werden Datum und Sendezeit eingetragen. - In der Spalte Beschreibung erscheint der Betreff aus dem E-Mail. - Mit dem Icon rechts neben der Beschreibung kann das E-Mail aufgerufen werden. Es wird aus dem CRM-Ablage geholt und ist auch noch vorhanden, wenn es im Outlook gelöscht wurde. Seite 86 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 7.4.2 Termine und Aufgaben verarbeiten Bei aktiviertem Outlook-Abgleich. Dieses Kapitel umfasst folgende Unterkapitel Termine und Aufgaben im Info-Panel ablegen Termine und Aufgaben im Outlook ablegen 7.4.2.1 Termine und Aufgaben im Info-Panel ablegen Outlook-Einträge lassen sich wie folgt ins Info-Panel einer Adresse kopieren: 1. Auf einer Adresse: Informations-Panel, Register Termine (für Termine) bzw. Register Aufgaben (für Aufgaben) öffnen. 2. Gleichzeitig im Outlook den Kalender bzw. die Aufgaben öffnen 3. Den Outlook-Eintrag mit der Maus ins weisse Feld bzw. in den Grid im InformationsPanel ziehen. 4. Je nach Einstellungen öffnet sich das Fenster zur Spezifikation des neuen Eintages (siehe unter Info-Panel, Termine bzw. Info-Panel, Aufgaben). Der Eintrag wird als "Privat" vorgeschlagen. 5. Der Eintrag wird im Informations-Panel als Kopie des Outlook-Eintrages abgelegt. 6. Wird ein solches Dokument geöffnet (z.B. durch Klick im Grid auf das Symbol unter "Aufruf"), öffnet sich der Eintrag mit dem Outlook-Programm. 7.4.2.2 Termine und Aufgaben im Outlook ablegen Bei aktiviertem Outlook-Abgleich gilt: Termine und Aufgaben werden automatisch ins Outlook des gleichnamigen Benutzers kopiert. Termine und Aufgaben an "weitere Teilnehmer" werden als in E-Mails diesen Teilnehmern geschickt, mit der Möglichkeit zuzusagen oder abzulehnen. Version 2014 Seite 87 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 8 Telefonanrufe und SMS Sofern die automatische Anruferkennung auf dem Computer eingerichtet ist, lassen sich aus CRM Telefonanrufe starten und SMS versenden sowie eingehende Anrufe anzeigen und mit den entsprechenden Daten in CRM verbinden. Dieses Kapitel enthält folgende Unterkapitel: Voraussetzungen für Telefon/SMS Telefon-Anrufe SMS Version 2014 Seite 88 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 8.1 Voraussetzungen für Telefon/SMS Installation/Einstellungen: Eine Verbindung zwischen Telefonanschluss und Computer muss eingerichtet sein. In den Einstellungen, Register Telefonie müssen die korrekten Einstellungen hinterlegt werden. Adressen/Kontakte: Hier sind Telefon-Nummer im korrekten Format zu erfassen: +Länderkennzahl Leerstelle Vorwahl Leerstelle Nummer, z.B. +41 62 748 90 00 Wenn die automatische Anruferkennung eingerichtet ist, erscheint neben allen TelefonnummerFeldern das Symbol : Mit Klick kann hier ein Telefonanruf gestartet oder ein SMS versandt werden. Vgl. auch unter Adressinformationen, Adressen-Textfelder Version 2014 Seite 89 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 8.2 Telefon-Anrufe Sobald eine Telefon-Verbindung steht (ein- oder ausgehend), wird das Symbol ganz oben auf dem CRM-Arbeitsfenster aktiv. Ein Klick darauf öffnet die Telefon-Notiz. (vgl.). Alle Telefonanrufe werden im Informations-Panel der betreffenden Adresse im Register Anrufhistory gespeichert. Hinweis Nur wenn Sage 200 CRM auf dem Computer gestartet ist, werden die ein- und ausgehenden Anrufe gespeichert. Eingehende Telefon-Anrufe: Sobald ein Telefonanruf erfolgt, öffnet sich rechts unten auf dem Bildschirm ein Fenster, z.B. Durch Klick auf dieses Fenster Öffnet sich das Kontakt und/oder das Adress-Fenster, wo diese Telefonnummer im CRM gespeichert ist. Falls die Telefonnummer in mehreren Adressen gespeichert ist, werden diese zur Auswahl angezeigt. Falls auf einer Adresse im Info-Panel, Register Notizen in einer Notiz das Kontrollkästchen " öffnen bei Anruf" eingeschaltet ist, wird die betreffende Notiz geöffnet. Falls die Telefonnummer im CRM nicht gefunden wird, erfolgen Fenster 1. Zur Wahl des Mandanten 2. Der Adressstamm, wo die Adresse gesucht oder neu erfasst werden kann. Der Anruf wird automatisch in der Anrufhistory der dazugehörigen Adresse im CRM erfasst Ausgehende Telefon-Anrufe: Durch Klick auf das Symbol neben der Telefonnummer (auf dem Adress-Fenster) und Wahl "Telefonnummer wählen" wird diese Nummer angerufen. Version 2014 Dabei öffnet sich das Kontakt und/oder das Adress-Fenster, wo diese Telefonnummer im CRM gespeichert ist. Seite 90 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch Der Anruf wird automatisch in der Anrufhistory der dazugehörigen Adresse im CRM erfasst Anruf-Auswertung: Mit folgender Funktion kann die Anrufhistory eines Benutzers abgerufen werden. Registerkarte CRM, Gruppe Auswerten, Anrufe auswerten Siehe Anrufe auswerten. Version 2014 Seite 91 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 8.3 SMS Um SMS versenden zu können, ist ein Vertrag mit einem externen SMS Provider notwendig. Mehr Informationen dazu finden Sie im Kapitel Einstellungen, Register Telefonie. SMS senden Durch Klick auf das Symbol neben der Telefonnummer (auf dem Adress-Fenster) und Wahl "SMS senden" wird diese Nummer angerufen. Dabei öffnet sich ein Fenster zur Eingabe der SMS-Mitteilung. Wird "SMS (Dokument) an dazugehörige Adresse anhängen" eingeschaltet, wird das SMS im Info-Panel, Register Dokumente auf der betreffenden Adresse gespeichert. Die Einstellung auf dem Adress- bzw. Kunden- oder Lieferantenstamm ist nur informativ und sagt aus, ob der Kunde SMS-Benachrichtigungen empfangen will oder nicht. Sie hat keinen Einfluss darauf, ob SMS gesendet werden können. Antworten auf gesendete SMS: Unter Einstellungen, Register Telefonie bei "Absender" kann man einstellen, dass Antworten auf eine Handynummer oder auf eine Mailadresse oder auf gehen. Vom Outlook her lassen sich die Mails in der Dokumentenablage speichern (siehe E-Mails verarbeiten). Version 2014 Seite 92 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch 9 Handbuchrücken Die auf der folgenden Seite enthaltenen Streifen können zur Beschriftung von Ordnern für die ausgedruckte Dokumentation verwendet werden. Version 2014 Seite 93 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588 Sage 200 CRM Handbuch Sage 200 CRM Sage 200 CRM Sage 200 CRM Sage 200 SAGE 200 CRM Version 2014 CRM Seite 94 / 94 S a ge S c hw e i z A G 75883588
![Interessanter Themenmix auf der diesjährigen crm[GO]community](http://s1.studylibde.com/store/data/001132893_1-b592e76b0c36923b8bb5c54ab08205de-300x300.png)
