Projektdefinition - EFI-WAP
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EFI Wissensaustausch-Portal Projektdefinition Erstellt durch: Eisenhauer / Müller-Basler Datum: 22.10.2014 -1/7document1, 16.05.2016 Projektdefinition EFI Wissensaustausch-Portal I N H A L T S V E R Z E I C H N I S 1 Hintergrund 3 2 Ziele 4 3 Umfang 4 4 Technisches Konzept 5 5 Betriebskonzept 5 6 Roadmap 6 7 Projektorganisation 6 8 Risiken 7 9 Annahmen 7 10 Randbedingungen 7 11 Kritische Erfolgs Faktoren 7 Historie des Dokuments Version Status / Änderungen Datum / Autor 1.0 Erste Version 22.10.2014 / Eisenhauer / Müller-Basler -2/7document1, 16.05.2016 Projektdefinition EFI Wissensaustausch-Portal Projektdefinition Die Projektdefinition dokumentiert die Ziele, die mit dem Projekt erreicht werden sollen sowie die Arbeiten, die zur Fertigstellung des Projektes erforderlich sind. Die Projektdefinition beschreibt Breite und Tiefe der durchzuführenden Arbeiten. 1 Hintergrund Die EFI Initiative hat deutschlandweit viele Menschen erfolgreich zu seniorTrainerinnen ausgebildet. Diese seniorTrainerinnen haben diverse Projekte zum bürgerschaftlichen Engagement gestartet und zum Abschluss gebracht. EFI sorgt für die ständige Weiterbildung der Ehrenamtlichen durch Fachtagungen und Weiterbildungsangebote in Form von Seminaren und Webinare. Neben diesen Angeboten sind die meisten seniorTrainerinnen aber in ihren Projekten auf sich selbst gestellt. Ein lebendige Community von seniorTrainerinnen mit gegenseitigen Knowhow-Austausch existiert bisher nicht. Informationen über seniorTrainerinnen -Projekte sind über lokale EFI-Websites verstreut, werden wenig gepflegt und sind nur schwer auffindbar, siehe Bild 1. Bild 1 – Viele verstreute Projektinformationen -3/7document1, 16.05.2016 Projektdefinition EFI Wissensaustausch-Portal 2 Ziele Ziel dieses Projekts ist es, zusätzlich zu den EFI Web-Seiten eine WissensaustauschPlattform für seniorTrainerinnen zur Verfügung zu stellen. Die Wissensaustausch-Plattform bietet folgende Vorteile: seniorTrainerinnen können über diese Plattform ihr Wissen und die gesammelten Erfahrungen aus ihren Projekten anderen seniorTrainerinnen zugänglich machen. Durch Lernen von anderen und Austausch von Erfahrungen können Projekte schneller geplant und effektiver durchgeführt werden. Fehler und Irrungen werden vermieden. Parallelarbeit und Fehlschläge werden vermindert durch den Wissensaustausch und die Vernetzung der Projekte. seniorTrainerinnen können gezielt „Kollegen“ zu bestimmten Themen finden und mit ihnen Kontakt aufnehmen. seniorTrainerinnen können Fragen an die seniorTrainerinnen -Community stellen und ihre Themen öffentlich diskutieren. seniorTrainerinnen können auf das Netzwerk und den Wissens-Pool der seniorTrainerinnen -Community zurückgreifen und werden dadurch in ihren Initiativen gestärkt. 3 Umfang Im Rahmen dieses Projekts wird eine Wissensaustausch-Plattform mit den in Bild 2 dargestellten Funktionen realisiert: Bild 2: Elemente der EFI Wissensaustausch-Platform -4/7document1, 16.05.2016 Projektdefinition EFI Wissensaustausch-Portal Beschreibung der wesentlichen Wissensaustausch Funktionen: Wissenslandkarte / Glossary Die Wissenlandkarte zeigt Begriffe, die für die Community relevant sind und clustert sie in Kategorien. Sie dient zur übergeordneten Navigation. Im Glossary werden diese Begriffe definiert. Das Glossary dient dem einheitlichen Verständnis dieser Begriffe und vermeidet Begriffswirwar. Beispiele für Begriffe: Trauerbegleitung, Nachbarschaftshilfe, Seniorenbörse, Kleinreparaturdienst, Jobpaten, Jugendpaten, Leihopa, Wohnprojekt, Wohnraumberatung, Buchführung für Vereine, Mitglied im Seniorenbeirat, Energiesparberatung, Seniorenchor, Theaterprojekt, Senioren ins Internet, Internetcafe, Freiwilligentag, usw. 4 Experten DB In der Experten DB können sich seniorTrainerinnen als Experten für ein oder mehrere Themen eintragen. Über die Plattform können dann Hilfesuchende mit dem Experten persönlich in Kontakt treten. Projekte DB In der Projekt DB werden die geplanten, laufenden und abgeschlossenen Projekte der seniorTrainerinnen eingetragen. Sie werden mit einem Projektsteckbrief kurz beschrieben. Bei abgeschlossenen Projekten sollten „Lessons Learned“ und Projektergebnisse (z.B. Planungsunterlagen, Flyer, Broschüren) bereitgestellt werden können. Diskussions Forum Im Diskussionsforum können die Mitglieder der seniorTrainerinnen -Community Fragen und spezielle Themen diskutieren. Methoden + Vorlagen + Tools Im Download-Bereich werden Vorlagen (MS-Word, MS-Excel) für Projektarbeitsergebnisse bereitgestellt. Technisches Konzept Siehe Powerpoint Folien 5 Betriebskonzept Für den laufenden Betrieb der Wissensaustausch-Pattform müssen folgende Rollen von einer oder mehreren Personen besetzt werden: Administrator – der „Master“ der Datenbanken und der User-Verwaltung Editor – der „Wächter“ über die Wissenslandkarte und Glossary Moderatoren – die „Wächter“ und Stimmulierer von Diskussionsforen Wissensschürfer – Berater, die seniorTrainerinnen dabei helfen, Projektsteckbriefe und Projektergebnisse für die Projekt DB aufzubereiten Kommunikator – der die seniorTrainerinnen motiviert, die Plattform intensiv zu nutzen. -5/7document1, 16.05.2016 Projektdefinition EFI Wissensaustausch-Portal 6 Roadmap Das Projekt wird im Prototyping Ansatz aufgesetzt. In den ersten 3 Schritten wird ein funktionsfähiger Prototyp erstellt. Es sind erste Inhalte im System eingebracht. Das System wird von einem ausgewählten Kreis von Reviewern getestet. Es wird eine Entscheidung zum Vollausbau getroffen. Bild 3: Projektablauf für die 1. Phase 7 Projektorganisation Das Projekt wir im kleine Kreis gestartet und im Prototyping Verfahren durchgeführt. Bild 4: Projektorganisation für die erste Phase -6/7document1, 16.05.2016 Projektdefinition EFI Wissensaustausch-Portal 8 Risiken Es wird nicht die kritische Menge an aktiven Nutzern gewonnen. Das System trocknet aus. 9 Annahmen Die Plattform wird zunächst für EFI Bayern bereitgestellt und zum Laufen gebracht. Wenn sie erfolgreich angenommen wird, wird sie deutschlandweit promoted und die EFI Verantwortlichen der Länder werden eingeladen, sich daran zu beteiligen. Jedermann kann die Plattform im Internet sehen. Angemeldete seniorTrainerinnen bekommen mehr Detailinformationen sehen und aktiv Inhalte einbringen und an den Diskussionen teilnehmen. 10 Randbedingungen 11 Die Plattform muss sich dem EFI Layout anpassen. Die Plattform muss auf dem offiziellen EFI Server betrieben werden. Der Datenschutz muss eingehalten werden. Keine öffentliche Preisgabe von Adressen und Telefon Nummern. Nur seniorTrainerinnen können detaillierte Informationen sehen. Kritische Erfolgs Faktoren Die Wissens-Plattform muss zum Start bereits eine kritische Menge an Informationen enthalten, damit Nutzer bei der Stange bleiben. Eine kritische Menge von aktiven Nutzern muss gewonnen werden. Einfache, intuitive Bedienung. -7/7document1, 16.05.2016 Projektdefinition EFI Wissensaustausch-Portal
