Projektdefinition - EFI-WAP

EFI Wissensaustausch-Portal
Projektdefinition
Erstellt durch: Eisenhauer / Müller-Basler
Datum: 22.10.2014
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Projektdefinition
EFI Wissensaustausch-Portal
I
N H A L T S V E R Z E I C H N I S
1
Hintergrund
3
2
Ziele
4
3
Umfang
4
4
Technisches Konzept
5
5
Betriebskonzept
5
6
Roadmap
6
7
Projektorganisation
6
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Risiken
7
9
Annahmen
7
10 Randbedingungen
7
11 Kritische Erfolgs Faktoren
7
Historie des Dokuments
Version
Status / Änderungen
Datum / Autor
1.0
Erste Version
22.10.2014 / Eisenhauer /
Müller-Basler
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Projektdefinition
Die Projektdefinition dokumentiert die Ziele, die mit dem Projekt erreicht werden sollen sowie die Arbeiten, die zur
Fertigstellung des Projektes erforderlich sind. Die Projektdefinition beschreibt Breite und Tiefe der durchzuführenden
Arbeiten.
1
Hintergrund
Die EFI Initiative hat deutschlandweit viele Menschen erfolgreich zu seniorTrainerinnen
ausgebildet. Diese seniorTrainerinnen haben diverse Projekte zum bürgerschaftlichen
Engagement gestartet und zum Abschluss gebracht.
EFI sorgt für die ständige Weiterbildung der Ehrenamtlichen durch Fachtagungen und
Weiterbildungsangebote in Form von Seminaren und Webinare.
Neben diesen Angeboten sind die meisten seniorTrainerinnen aber in ihren Projekten
auf sich selbst gestellt. Ein lebendige Community von seniorTrainerinnen mit
gegenseitigen Knowhow-Austausch existiert bisher nicht.
Informationen über seniorTrainerinnen -Projekte sind über lokale EFI-Websites
verstreut, werden wenig gepflegt und sind nur schwer auffindbar, siehe Bild 1.
Bild 1 – Viele verstreute Projektinformationen
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Ziele
Ziel dieses Projekts ist es, zusätzlich zu den EFI Web-Seiten eine WissensaustauschPlattform für seniorTrainerinnen zur Verfügung zu stellen.
Die Wissensaustausch-Plattform bietet folgende Vorteile:
 seniorTrainerinnen können über diese Plattform ihr Wissen und die gesammelten
Erfahrungen aus ihren Projekten anderen seniorTrainerinnen zugänglich machen.
 Durch Lernen von anderen und Austausch von Erfahrungen können Projekte
schneller geplant und effektiver durchgeführt werden. Fehler und Irrungen werden
vermieden.
 Parallelarbeit und Fehlschläge werden vermindert durch den Wissensaustausch
und die Vernetzung der Projekte.
 seniorTrainerinnen können gezielt „Kollegen“ zu bestimmten Themen finden und
mit ihnen Kontakt aufnehmen.
 seniorTrainerinnen können Fragen an die seniorTrainerinnen -Community stellen
und ihre Themen öffentlich diskutieren.
 seniorTrainerinnen können auf das Netzwerk und den Wissens-Pool der
seniorTrainerinnen -Community zurückgreifen und werden dadurch in ihren
Initiativen gestärkt.
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Umfang
Im Rahmen dieses Projekts wird eine Wissensaustausch-Plattform mit den in Bild 2
dargestellten Funktionen realisiert:
Bild 2: Elemente der EFI Wissensaustausch-Platform
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Beschreibung der wesentlichen Wissensaustausch Funktionen:
 Wissenslandkarte / Glossary
Die Wissenlandkarte zeigt Begriffe, die für die Community relevant sind und
clustert sie in Kategorien. Sie dient zur übergeordneten Navigation.
Im Glossary werden diese Begriffe definiert. Das Glossary dient dem einheitlichen
Verständnis dieser Begriffe und vermeidet Begriffswirwar.
Beispiele für Begriffe: Trauerbegleitung, Nachbarschaftshilfe, Seniorenbörse,
Kleinreparaturdienst, Jobpaten, Jugendpaten, Leihopa, Wohnprojekt, Wohnraumberatung,
Buchführung für Vereine, Mitglied im Seniorenbeirat, Energiesparberatung, Seniorenchor,
Theaterprojekt, Senioren ins Internet, Internetcafe, Freiwilligentag, usw.




4
Experten DB
In der Experten DB können sich seniorTrainerinnen als Experten für ein oder
mehrere Themen eintragen. Über die Plattform können dann Hilfesuchende mit
dem Experten persönlich in Kontakt treten.
Projekte DB
In der Projekt DB werden die geplanten, laufenden und abgeschlossenen Projekte
der seniorTrainerinnen eingetragen. Sie werden mit einem Projektsteckbrief kurz
beschrieben. Bei abgeschlossenen Projekten sollten „Lessons Learned“ und
Projektergebnisse (z.B. Planungsunterlagen, Flyer, Broschüren) bereitgestellt
werden können.
Diskussions Forum
Im Diskussionsforum können die Mitglieder der seniorTrainerinnen -Community
Fragen und spezielle Themen diskutieren.
Methoden + Vorlagen + Tools
Im Download-Bereich werden Vorlagen (MS-Word, MS-Excel) für
Projektarbeitsergebnisse bereitgestellt.
Technisches Konzept
Siehe Powerpoint Folien
5
Betriebskonzept
Für den laufenden Betrieb der Wissensaustausch-Pattform müssen folgende Rollen
von einer oder mehreren Personen besetzt werden:
 Administrator – der „Master“ der Datenbanken und der User-Verwaltung
 Editor – der „Wächter“ über die Wissenslandkarte und Glossary
 Moderatoren – die „Wächter“ und Stimmulierer von Diskussionsforen
 Wissensschürfer – Berater, die seniorTrainerinnen dabei helfen,
Projektsteckbriefe und Projektergebnisse für die Projekt DB aufzubereiten
 Kommunikator – der die seniorTrainerinnen motiviert, die Plattform intensiv zu
nutzen.
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Roadmap
Das Projekt wird im Prototyping Ansatz aufgesetzt. In den ersten 3 Schritten wird ein
funktionsfähiger Prototyp erstellt. Es sind erste Inhalte im System eingebracht. Das
System wird von einem ausgewählten Kreis von Reviewern getestet. Es wird eine
Entscheidung zum Vollausbau getroffen.
Bild 3: Projektablauf für die 1. Phase
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Projektorganisation
Das Projekt wir im kleine Kreis gestartet und im Prototyping Verfahren durchgeführt.
Bild 4: Projektorganisation für die erste Phase
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Risiken
Es wird nicht die kritische Menge an aktiven Nutzern gewonnen. Das System trocknet
aus.
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Annahmen
Die Plattform wird zunächst für EFI Bayern bereitgestellt und zum Laufen gebracht.
Wenn sie erfolgreich angenommen wird, wird sie deutschlandweit promoted und die
EFI Verantwortlichen der Länder werden eingeladen, sich daran zu beteiligen.
Jedermann kann die Plattform im Internet sehen. Angemeldete seniorTrainerinnen
bekommen mehr Detailinformationen sehen und aktiv Inhalte einbringen und an den
Diskussionen teilnehmen.
10
Randbedingungen



11
Die Plattform muss sich dem EFI Layout anpassen.
Die Plattform muss auf dem offiziellen EFI Server betrieben werden.
Der Datenschutz muss eingehalten werden. Keine öffentliche Preisgabe von
Adressen und Telefon Nummern. Nur seniorTrainerinnen können detaillierte
Informationen sehen.
Kritische Erfolgs Faktoren



Die Wissens-Plattform muss zum Start bereits eine kritische Menge an
Informationen enthalten, damit Nutzer bei der Stange bleiben.
Eine kritische Menge von aktiven Nutzern muss gewonnen werden.
Einfache, intuitive Bedienung.
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