ppt - Lehrstuhl für Informatik III

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Professionelles Projekt-Management
in der Praxis
Veranstaltung 4 – Teil 1 (19.05.2003):
Prof. Dr. Phuoc Tran-Gia, FB Informatik, Universität Würzburg
Prof. Dr. Margit Meyer, FB Wirtschaftswissenschaften, Universität Würzburg
Dr. Harald Wehnes, AOK Bayern
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Agenda




Organisatorisches
Review: Projektplanung I
Praxisbeispiel Korfu
Referat 3: Kosten- und Aufwandsschätzung von SW-Projekten
 Projektplanung II
Netzplantechniken
 Ressourcenplanung
 Kostenplanung
 Planungsoptimierung
 Projektleiter- Präsentation zur Übung 3: Teams 5 und 6

 Ressourcen- und Kostenplanung mit Project 2002
 Neue Aufgabe 4
 Projektleiter- Präsentation zur Übung 3: Team 7
 Projektdokumentation
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Organisatorisches (1)
 Arbeitszeiten (und MS Project)




Für Diplom-Informatiker, die den Kleinen Praktikumsschein
erwerben wollen: 13w x 6swh = 78 h
Aufwand beinhaltet Projektdefinition + Planung + Durchführung/
Realisierung (inkl. Dokumentation)
In der MS-Project-Planung ist es ausreichend, den jeweiligen
Zeitraum (!) anzugeben, in dem der Vorgang/AP erledigt
werden soll
In der persönlichen Zeitplanung ist für die Monate Mai und Juni
die geplante Anzahl von Stunden (SOLL) einzutragen.
Die tatsächlichen Stunden (IST) sind tagesgenau zu erfassen.
Am Projektende ist ein Vergleich: IST vs. SOLL durchzuführen.
 Videoaufzeichnungen der Vorträge

vom 19.05.2003 können im direkten Anschluss an die Vorlesung
angesehen werden: im Video-Lab des Lehrstuhls III
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Organisatorisches (2)
 Erste Auswertung „Dozentenbewertung“: Vorschläge





Inhalte: Kurzzusammenfassung am Ende eines Abschnitts
Folien: weniger Farbe und weniger Animation, weniger
Wiederholungen, Sortierung nach Kapiteln
Webseite: warum 2 Möglichkeiten, um an die Folien zu
kommen? über Info III sehr spärlich, Link etwas unübersichtlich
Organisation - Pausen: länger 1x 30 Minuten; auch die 2. Pause
immer bereitstellen; lieber eine Pause mehr - Abgabe der
Lösungen am Freitag nicht so günstig
Beispiele: mehr handfeste Beispiele aus der Praxis, Beispiele
nicht zu umfangreich, Praxisbeispiele auch ins Netz stellen
 20. Internationale Deutsches PM-Forum in Würzburg


Motto: PM – Führungskonzept für die Zukunft
Diplom-Projektmanager demnächst an der Uni Würzburg?
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Projektplanung: Überblick
Review
1. Projekt strukturieren
Projektstrukturplan
AP1
AP2
2. Arbeitspakete (APs) definieren
Projektablaufplan
3. Aufwandsschätzung
4. Abhängigkeitsermittlung
5. Ressourcenplanung
6. Kostenplanung
7. Planoptimierung
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AP1
Ressourcenplan
Kostenplan
Terminplan
AP2
Meilensteinplan
Weitere Planungsthemen
•
•
•
•
Risikomanagement
Projektkommunikation
Projektdokumentation
Qualitätsmanagement, ...
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1. Projektstrukturplan (PSP)
Review
Projekt
Gesamtaufgabe
Aufgabenblock 1
Aufgabe 1.1
Aufgabe 1.2
Aufgabenblock 2
Aufgabe 2.1
Aufgabe 2.2
Aufgabe 2.3
AP
1.1.1
AP
1.2.1
AP
2.1.1
AP
2.2.1
AP
2.3.1
AP
1.1.2
AP
1.2.2
AP
2.1.2
AP
2.2.2
AP
2.3.2
AP
1.2.3
AP
2.1.3
AP
2.2.3
AP
2.1.4
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AP (Arbeitspaket) oder
Vorgang (MS Project 2002):
nicht mehr zu unterteilende Aufgabe
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2. Arbeitspakete definieren
 Kleinste Einheiten des PSP
 Umfang kann sehr unterschiedlich sein
Review
 Bestimmte
Tätigkeiten einer
Einzelperson
Projekt-Nr.:
Projektname:
Projektleiter:
Sachlich
zusammengehörige
Arbeiten, die von einer
AP-Name:
AP-Verantwortlicher:
Gruppe/Person durchgeführt werden sollen
Ziele/Ergebnisse:
 Entwicklungsauftrag an eine Fremdfirma
AP-Nr.:

 Kriterien für Arbeitspakete
Voraussetzungen für Ziele/Ergebnisse:
Konkretes Ergebnis
 Kalkulierbarkeit (Aufwand, Termin, Kosten)
Aufwand:  Keine Überschneidung Kosten:
mit anderen Paketen
 Klare Schnittstellen
 Eindeutige Verantwortlichkeit
Unterschrift:
Unterschrift:
(Projektleiter)
(AP-Verantwortlicher)
 Standardisierte Beschreibung!

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3. Aufwandsschätzung
Review
 Für jedes Arbeitspaket
 Ermittlung der geschätzten Arbeit in Personentagen
(PT) oder in Personenstunden (Ph)
Mitarbeiterkosten := Personentage x Tagessatz bzw.
Mitarbeiterkosten := Personenstunden x Stundensatz
 Wichtiger Hinweis: die Arbeit (= geschätzte PTs) muß
nicht mit der Dauer übereinstimmen
Schätzverfahren
Expertenschätzungen


Delphi-Methode
3-Experten-Konzept
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Schätzverfahren für Softwareprojekte


COCOMO
Function-Points
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4. Ablauf- und Terminplanung
Review
Ziel: Die Arbeitspakete werden in eine
logische Reihenfolge der Abarbeitung gebracht
und terminiert
 Ermittlung der Vorgangsbeziehungen (logische
Abhängigkeiten)
 Zusammengehörige APs / Vorgänge werden zu
Sammelvorgängen zusammengefasst
 Festlegung von Meilensteinen
(Checkpoints; wichtige Zwischenergebnisse)
 Darstellung der Vorgänge mit Dauer und
Abhängigkeiten



Terminlisten (vergleichbar mit To-Do-Liste)
Balkenpläne (Gantt-Diagramme)
Netzpläne
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Balkendiagramm
Review
Vorteile von Balkendiagrammen:
 weit verbreitet
 sehr übersichtlich
 zeitliche Parallelen werden aufgezeigt
 schnell zu erstellen (mit PM-Tool)
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Praxisbeispiel Korfu
 Konzepte
GrobKonzept
GrobGrobKonzept
FeinKonzept
Konzepte
MigrationsKonzept
CheckListe
-------
 Aufbau und Inbetriebnahme einer Test- und einer
Schulungsumgebung im BiZ
 Tests
 Einzeltests der Teilprojekte
 Integrationstests (Zusammenspiel der neuen Komponenten)
 Migrationstests mit Echtdaten-Copy (2-facher Test)
 Drei Piloteinsätze
 Direktion Freising
 Bad Reichenhall
 DLZ Regensburg
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Referat 3: Kosten- und Aufwandsschätzung
von objektorientierten SW-Projekten
 Zuverlässige Projektschätzungen sind ein wichtiger
Erfolgsfaktor im Projektmanagement
 Die Aufwands- und Terminschätzung von
objektorientierten Softwareprojekten mit dem Tool
„Tassc:Estimator“TM wird vorgestellt
 Arbeitsmaterial:

K.Janzen: „Kosten- und Aufwandsschätzung von
Softwareprojekten“;
Informatik_Spektrum_18_Februar_2003; S. 47-52
 Termin: 19.5.2003
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Netzplantechnik (NPT)
 NPT: Planungsinstrument zur Analyse, Darstellung,
Planung, Überwachung und Steuerung von Abläufen
 Graphische Darstellung aller Vorgänge mit Abhängigkeiten, Terminen, Kapazitäten und Kosten
 Grundlage: Graphentheorie
Netzplan: bewerteter Digraph
 Grundbegriffe
 Vorgang (AP):
Zeitfordernde Tätigkeit mit definiertem Anfang und Ende
 Ereignis:
Eintreten eines definierten Zustandes im Projektablauf
 Darstellungsmittel
 Knoten: Rechtecke und Kreise
 Pfeile
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Netzplanarten
 Vorgangsorientierte NPT



Vorgänge werden aneinander gereiht
Die Vorgänge beinhalten Ergebnisse und Zeitgrößen
Darstellung aus Sicht der Projektdurchführenden: „Wie“
steht im Vordergrund
Anforderungen ermitteln
10 t
1
2
System entwerfen
20 t
3
 Ereignisorientierte NPT



Ereignisse werden aneinander gereiht
Die Ereignisse sind Ergebnisse mit Zeitgrößen
Darstellung aus Management-Sicht : „Was“ steht im
Vordergrund
Start
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10 t
Anforderungen
sind ermittelt
nach 10 t
20 t
System
ist
entworfen
nach 30 t
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Anordnungsbeziehungen
Review
Bezeichnung Kürzel
Normalfolge
Ende-Anfang
Anfangsfolge
Anfang-Anfang
Endfolge
Ende-Ende
Überlappung
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Beschreibung
EA
Der Vorgänger muss beendet sein,
bevor der Nachfolger beginnen kann
AA
Gleichzeitiger Start der beiden
Vorgänge
Aktueller Vorgang (Nachfolger) kann
EE
erst dann enden, wenn der andere
Vorgang (Vorgänger) beendet ist.
Durch Zeit- oder Prozentangabe wird
...+ Zeit definiert, wann der Nachfolger vor oder
...+ % nach dem Anfang oder Ende des Vorgängers beginnen kann
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Weitere Grundbegriffe
Beginn
Ende
Vorgang 1
Vorgang 2
Vorgang 3
Vorgang 4
FAZ
FAZ
SAZ
FEZ
SEZ
FEZ
SAZ
Frühester Anfangszeitpunkt
Spätester Anfangszeitpunkt
Frühester Endzeitpunkt
Spätester Endzeitpunkt
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SEZ
FP Freier Puffer
GP Gesamte Pufferzeit
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Critical Path Method (CPM)
 Hauptziele


Auffinden des zeitkritischen Weges vom Projektstart zum
Projektziel
Wirtschaftlich vertretbare Kürzungen dieses Weges
 Erfinder: Morgan R. Walker und James E. Kelley (1957)
 Vorgangs-Pfeil-Netzplan
Pfeile = Vorgänge
Knoten = Ereignisse
Anfangsereignis
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Vorgang
Vorg.-Dauer
Endereignis
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CPM-Beispiel
(3) Materialkosten
errechnen
1
10 11
3 3
0
(4) Lieferzeit des
Materials
5
(5) Arbeitskräfte
einweisen
2
5 6
Frühester Zeitpunkt, zu dem der
Vorgang abgeschlossen sein kann
0
16 16
(6) Lohnkosten
errechnen
0 0
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3
0
Dauer des Vorgangs
4
10 10
Spätester Zeitpunkt, zu dem der
Vorgang abgeschlossen sein kann
Quelle:
G. Zielasek: Projektmanagement
als Führungskonzept, Springer 1999
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Program Evaluation and Review
Technique (PERT)
 Hauptziele

Überwachung von Abläufen durch Abprüfung von Ereigniseintritten
 Erfinder: W. Frazer (1958)
 Ereignis-Knoten-Netzplan
Knoten = Ereignisse (= Ergebnisse aus Vorgängen)
Pfeile = Ordnungsbeziehungen und Dauern zwischen Ereignissen
 Annahme: Gesamtdauer ist normalverteilt
 Schätzung von jeweils drei Zeiten pro Vorgang



Optimistische Dauer: oD
Pessimistische Dauer: pD
Realistische Dauer: rD
 Erwartete mittlere Dauer:

Knoten-Nr.
Ereignis
mD = (oD + 4*rD + pD) / 6
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oD/rD/pD
mD
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PERT-Beispiel
1
3
1
Material
bestellt
3 3
Material- und
Lohnkosten
berechnet
10 11
0
1
Projektstart
0
Projektziel
0 0
0
2
4
Arbeitspläne
aufgestellt
5 6
0
16 16
Material
angeliefert und
Arbeitskräfte
eingewiesen
10 10
Quelle: G. Zielasek: Projektmanagement als Führungskonzept, Springer 1999
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Metra-Potential-Method (MPM)
 Hauptziel

Darstellung komplizierter Ablaufstrukturen mit hohem
Vermaschungsgrad und Modularisierung
 Erfinder: B. Roy (1958)
 Vorgangs-Knoten-Netzplan
Knoten := Vorgänge
Pfeile := Anordnungsbeziehungen und/oder Dauer
zwischen den Vorgängen
Vorg.-Nr.
Vorgang
FAZ
SAZ
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Dauer
FEZ
SEZ
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MPM-Beispiel
(3)
Materialkosten
errechnen
3
6
(1)
4
7
10
(7)
Material bestellen
0
0
3
3
3
(4)
3
3
(0)
Lieferzeit des
Materials
7
Selbstkosten
ermitteln
10
11
5
15
16
10
10
1
Projektstart
Projektziel
(6)
0 0
(2)
0
1
5
6
Arbeitspläne
aufstellen
5
5
6
(5)
5
6
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Lohnkosten
kalkulieren
5
16 16
10
11
(8)
Arbeit ausführen
10
10
Arbeitskräfte
einweisen
4
9
10
6
16
16
Quelle: G. Zielasek: Projektmanagement
als Führungskonzept, Springer 1999
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Gantt versus Netzplantechnik
Gantt-Diagramme
+ Weit verbreitet
+ Sehr verständlich
+ Schnell zu erstellen
(mit PM-Tool)
+ Geeignet für
Präsentationen
+ Vernetzte GanttDiagramm zeigen
logische Abhängigkeiten auf
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Netzpläne
+ Sehr gute Darstellung der zeitlichen
und sachlichen Abhängigkeiten
+ Automatische Berechung des
kritischen Wegs
+ Zuordnung von Mitarbeitern und
Kosten zu den einzelnen Aufgaben
möglich
- Hoher Erstellungsaufwand
- Umfangreiche Kenntnisse
erforderlich
- Ungeeignet für Präsentationen
wegen hoher Komplexität
- Für viele Projekte überdimensioniert
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5. Ressourcenplanung
 Ziel: Bestimmung der Ressourcen, um die
Projektaktivitäten durchführen zu können
 Ressourcenklassen



Personen (interne und externe Mitarbeiter)
Ausrüstung (z.B. Maschinen, Programme)
Verbrauchsmaterialien
 Ressourcen beeinflussen



Termine durch ihre Verfügbarkeit
Sachziele, wenn bestimmte Aufgaben nur von bestimmten Ressourcen durchgeführt werden können
Kosten
 Ressourcenmanagement


Komplex und aufwendig
Steht in engem Zusammenhang mit der Kostenplanung
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Vorgehen bei Ressourcenplanung
1. Bedarfsermittlung
Vorgang a Ressourcen zur Erledigung des Vorgangs



Ressourcenart (Personen, Qualifikationen, Sachmittel)
Menge der benötigten Ressource
Terminliche Notwendigkeiten
2. Ermittlung der im Projektzeitraum verfügbaren
Kapazitäten
3. SOLL/IST-Vergleich: benötigte/vorhandene Ressourcen
Darstellungsmittel: Ressourcen-Histogramme
4. Kapazitätsabgleich
 Anmerkungen


Einsatz von PM-Tools zweckmäßig
Achtung: Wechselwirkung mit Terminplanung beachten
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V 4 .1/ 25
Kapazitätsabgleich
Problem: Kapazitätsüberlastung
08. Mai '00
S
15. Mai '00
M
D
M
D
F
S
S
22. Mai '00
M
D
M
D
F
S
S
100%
Terminverschiebung
um einen Tag
Kapazitätsauslastung
nach Kapazitätsabgleich
50%
Benötigte Ressourceneinheiten:
100%
Hubert
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Überlastet:
100%
100%
100%
100%
100%
Zugeteilt:
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V 4 .1/ 26
6. Kostenplanung
Projekterfolg hängt häufig davon ab, ob der
genehmigte Kostenrahmen (d.h. das ProjektBudget) eingehalten wird
 Ziel: Transparente Darstellung der Projektkosten
Basis: für Kostenkontrolle im Rahmen der Projektdurchführung
 Gliederung der Projektkostenplanung sollte der
Gliederung des Projektstrukturplans entsprechen
 Kostenarten





Personalkosten (Vollkosten)
Materialkosten
Betriebsmittel
Kapital- und Finanzierungskosten
Kosten für Fremdleistungen
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V 4 .1/ 27
Kostenplanung: Beispiel
Muster-Projekt
Ressourcen- und Kostenplan
Kostenanfall
Nr.
Vorgang
1
Prototyp herstellen
Dauer
in Tagen
40
2
Prototyp testen
10
Kostenart
2 Programmierer
1 Server
1 Entwicklungstool
1 Programmierer
1 Anwender
Einzelbetrag Anzahl
500,00 EUR
5.000,00 EUR
800,00 EUR
500,00 EUR
300,00 EUR
Projektgesamtkosten
80
1
2
10
1
Gesamtbetrag
40.000,00 EUR
5.000,00 EUR
1.600,00 EUR
5.000,00 EUR
300,00 EUR
Am
Am
Verteilt
Anfang
Ende
x
x
x
x
x
51.900,00 EUR
 Fälligkeit der Kosten


Am Beginn/Ende des Vorgangs
Anteilsmäßig nach Fortschritt
 Projektkosten = Summe der Arbeitspaketkosten
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Wie kann man eine Verkürzung
des Endtermins erreichen?










mehr Personal einstellen
Abhängigkeiten überprüfen und reduzieren
Arbeiten parallelisieren
Reduktion von Funktionalität
Tagesarbeitszeit erhöhen
Leistungsanreize schaffen
Professionelles Änderungsmanagement
Qualifizierteres Personal einsetzen
Puffer abbauen
Externer Einkauf von Teilfunktionalitäten
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Workshopteil
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7. Planoptimierung
 Ziel: Straffung des Projektplanes



Projekt soll zum frühest möglichen Termin enden
Ressourcen sollen so sinnvoll wie möglich eingesetzt werden
Kosten sollen so gering wie möglich sein
 Idee/Vorgehen


Ersten Planungsentwurf (Termine, Ressourcen, Kosten) wiederholt
überarbeiten
Mehrere Planungsalternativen erstellen a optimale Lösung wählen
 Termine: Konzentration auf den kritischen Pfad
Zeitliche Reduktion kritischer Vorgänge verkürzt Endtermin
Achtung: Nicht-kritische Vorgänge können dabei zu kritischen werden
 Ressourcen: Bessere Auslastung der Ressourcen erzielen
 Kosten: Teuere Ressourcen durch preiswertere ersetzen
damit Kostenreduktion (erzeugt ggf. späteren Projektendetermin) oder
Reduktion des Projektumfangs (Abstimmung mit Auftraggeber i.a.
erforderlich)
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Was wird durch die Projektplanung insgesamt erreicht?
 Gesicherter Vorgehensplan für die
Projektdurchführung
 Zielgerechter Ressourcen-Einsatz
 Die kritischen Faktoren im Projektverlauf
sind ermittelt a Verminderung des
Projektrisikos
 Projektplan:
Basis für effiziente Projektsteuerung
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Aufgabe 3: Projektplanung I
Der von Ihrem Team in Aufgabe 2 erstellte „Projektantrag“
wurde vom Auftraggeber (Dozent) mit der Auflage genehmigt,
dass die innovative soziale Dienstleistung spätestens zum
23.06.2003 bereitsteht. Die „Projektplanung“ ist an diesem
Termin auszurichten.
1. Erstelle Sie für die wichtigsten Teilaufgaben des Projektes einen
3-stufigen Projektstrukturplan in Organigrammform
2. Ermitteln Sie sämtliche Arbeitspakete mit Aufwänden (in h),
Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten
3. Erstellen Sie einen Meilensteinplan
4. Geben Sie die Planungsdaten in MS Project 2002 ein und speichern
Sie den Basisplan (BP) unter „BP1-Team_x.mpp“
5. Die Ergebnisse von 1. - 4. sind zusammen mit den Erfahrungen aus
der Projektarbeit in der Datei „Plan1-Team_x.ppt“ darzustellen
6. Abgabetermin für die beiden Dateien ist der 16.05.2003
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