Projektplanung 2

Professionelles Projektmanagement
in der Praxis
Veranstaltung 4 – Teil 1 (29.05.2006):
Projektplanung 2
SS 2006
Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes
Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia
1
Agenda
 Bericht: PL der Teams 2 und 3 zur Aufgabe 3
 Ressourcen- und Kostenplanung
Netzplantechniken
 Ressourcenplanung
 Kostenplanung
 Planungsoptimierung
 Praxisbeispiel
 Bericht: PL des Teams 5 zur Aufgabe 3

 Ressourcen- und Kostenplanung – mit MS Project 2003
 Aufgabe 4
 Vortrag 5: PM-Software PHProjekt
 Projektrisikomanagement
Risikomanagementprozess
 Praxisbeispiel
 Tipps zum Rede-Schluss

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2
Organisatorisches
8.5.
22.5.
Aufgabe Aufgabe
1
2
Datum
29.5.
29.5.
MS 1:
Abnahme
„Planung und
AufgabenVerteilung“
Aufgabe Team 1
8.5.06
1
V
22.5.06
2
x
29.5.06
3
12.6.06
4
26.6.06
5
17.7.06
AP
12.6
19.6.
Aufgabe Aufgabe
4
3
Prototyp und
Projektdoku I
Team 3
Team 4
Team 5
V
x
x
x
V
x
V
x
2
x
3
4
17.7.
AbschlussPräsentation
Aufgabe
• Projekt
5
• Produkt
Projektdoku
Team 6
Team 7
Team 8
x
x
x
V
x
x
x
V
V
6
7
8
x
V
x
1
MS 2:
Abnahme
Team 2
x
26.6.
5
x: Präsentation PL
V: Vortrag aktuelles PM-Thema
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3
Feedback zu den Lösungen von A3 (1)
 Insgesamt sehr ausgereifte Projektplanungen
 Jour fixe-Protokolle:
Ein am Jour fixe verhinderter
Teilnehmer muss die Ergebnisse
nachvollziehen können
 Arbeitszeitnachweise:
Für jeden Monat auch die in dem
Monat geplanten Soll-Stunden
eintragen; Vergleich Ist/Soll erfolgt
am Projektende
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4
Feedback zu den Lösungen von A3 (2)
 Durchgängigkeit: PSP – APs – Basisplan!
APs sind analysierte „Blätter“ des PSP und gehen als Vorgänge
in den Basisplan ein
 Die APs müssen sämtliche Projektaufgaben enthalten
 Zur Basisplanerstellung mit MS Project






Beginn mit den frühesten Vorgängen
Sammelvorgänge erhöhen die Übersichtlichkeit
Meilensteine nicht vergessen!
Meilensteine i.a. nur zu den wichtigsten Sammelvorgängen
Nicht mehrere Meilensteine zum gleichen Termin
Meilensteine sind keine Inseln; sie setzen voraus, dass bestimmte
zugehörige Vorgänge abgeschlossen sind
 Dateinamenskonventionen beachten!
 Dateien immer an Dozenten und Assistenten schicken
 Folien immer mit Fußzeile: Name/Team, Datum, Titel, Seitenzahl
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5
Aufgabe 3: Projektplanung I (3)
Strukturierungsvorschlag für die Präsentationsdatei
Plan1-Team_x .ppt


Projektsteckbrief
Projektstrukturpläne
•
•
•
•



Objektorientierter PSP
Funktionsorientierter PSP
Ablauforientierter PSP
Gemischter PSP
Arbeitspakete
Basisplan in MS Project (Screenshot)
Erfahrungen
•
•
Projektarbeit
MS Project 2003
Präsentationen der PL der Teams 2, 3 und 5
in der nächsten Vorlesung
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6
Projektplanung: Überblick
Zeitplan
Projektstrukturplan
- Ergebnisse
- Termine
- Kosten
AP1
AP2
AP3
Ressourcenplan
AP4
Kostenplan
APn
Budgetansatz
Mrz 03
Feb 04
Jan 04
Dez 03
Nov 03
Okt 03
Sep 03
Aug 03
Jul 03
Jun 03
Mai 03
Apr 03
Mrz 03
Feb 03
Jan 03
Dez 02
Nov 02
Okt 02
Sep 02
Aug 02
Jul 02
€
4.000.000
Arbeitspakete/Vorgänge
- Name, AP-Nr.
- Ziel / Ergebnis / Voraussetzungen
- Verantwortlicher
- Aufwand, Dauer, Kosten
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3.000.000
2.000.000
1.000.000
0
7
Terminplanungsmethoden
Review
 Terminliste
AP
Verantwortlicher
Aufwand
Endtermin
schlechte
Übersichtlichkeit bei
großen Projekten
 Balkendiagramm
 Netzplantechnik
für große Projekte
mit vielen APS
 Vernetztes Balkendiagramm (entspricht Vorgangsknoten-Netzplan)
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8
Netzplantechnik (NPT)
 NPT: Planungsinstrument zur Analyse, Darstellung,
Planung, Überwachung und Steuerung von Abläufen
 Graphische Darstellung aller Vorgänge mit Abhängigkeiten,
Terminen, Kapazitäten und Kosten
 Basis: Graphentheorie (Netzplan: bewerteter Digraph)
 Grundbegriffe


Vorgang (= AP):
Zeitfordernde Tätigkeit mit
definiertem Anfang und Ende
Ereignis:
Eintreten eines definierten
Zustandes im Projektablauf

Dauer:
Zeitspanne zwischen Anfang
und Ende eines Vorgangs
 Darstellungsmittel


Knoten: Rechtecke und Kreise
Pfeile
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9
Netzplanarten
 Vorgangsorientierte NPT



Vorgänge werden aneinander gereiht
Die Vorgänge beinhalten Ergebnisse und Zeitgrößen
Darstellung aus Sicht der Projektdurchführenden:
„Wie“ steht im Vordergrund
Anforderungen ermitteln
10 t
1
2
System entwerfen
20 t
3
 Ereignisorientierte NPT



Start
Ereignisse werden aneinander gereiht
Die Ereignisse sind Ergebnisse mit Zeitgrößen
Darstellung aus Management-Sicht :
„Was“ steht im Vordergrund
10 t
Anforderungen
sind ermittelt
nach 10 t
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20 t
System
ist
entworfen
nach 30 t
10
Anordnungsbeziehungen
Review
Bezeichnung
Normalfolge
Ende-Anfang
Anfangsfolge
Anfang-Anfang
Endfolge
Ende-Ende
Überlappung
Kürzel
Beschreibung
EA
Der Vorgänger muss beendet sein,
bevor der Nachfolger beginnen kann
AA
Gleichzeitiger Start der beiden
Vorgänge
EE
Aktueller Vorgang (Nachfolger) kann
erst dann enden, wenn der andere
Vorgang (Vorgänger) beendet ist.
...+ Zeit
...+ %
Durch Zeit- oder Prozentangabe wird
definiert, wann der Nachfolger vor oder
nach dem Anfang oder Ende des Vorgängers beginnen kann
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11
Weitere Grundbegriffe
Beginn
Ende
Vorgang 1
Vorgang 2
Vorgang 3
Vorgang 4
FAZ
FEZ
FAZ Frühester Anfangszeitpunkt
SAZ Spätester Anfangszeitpunkt
FEZ Frühester Endzeitpunkt
SEZ Spätester Endzeitpunkt
D
Dauer
FEZ = FAZ + D; SEZ = SAZ + D
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FP
SAZ
SEZ
GP
FP freier Puffer (Vorgang 3)
:= FAZ (V4) – FEZ (V3)
GP Gesamt-Puffer (Vorgang 3)
:= SEZ – FEZ = SAZ - FAZ
GP > FP
12
Critical Path Method (CPM)
 Hauptziele
Auffinden des zeitkritischen Weges vom Projektstart zum
Projektziel
 Wirtschaftlich vertretbare Kürzungen dieses Weges
 Erfinder: Morgan R. Walker u. James E. Kelley (1957)

 Vorgangs-Pfeil-Netzplan
Pfeile = Vorgänge
Knoten = Ereignisse
Anfangsereignis
Vorgang
Vorg.-Dauer
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Endereignis
13
CPM: Beispiel
(3) Materialkosten
errechnen
1
3
10 11
3 3
(4) Lieferzeit des
Materials
5
0
(6) Lohnkosten
errechnen
0 0
(5) Arbeitskräfte
einweisen
2
5 6
Frühester Zeitpunkt, zu dem der
Vorgang abgeschlossen sein kann
16 16
4
10 10
Spätester Zeitpunkt, zu dem der
Vorgang abgeschlossen sein kann
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0
0
Dauer des Vorgangs
Quelle:
G. Zielasek: Projektmanagement
als Führungskonzept, Springer 1999
14
Metra-Potential-Method (MPM)
 Hauptziel

Darstellung komplizierter Ablaufstrukturen mit hohem
Vermaschungsgrad und Modularisierung
 Erfinder: B. Roy (1958)
 Vorgangs-Knoten-Netzplan
Knoten := Vorgänge
Pfeile := Anordnungsbeziehungen und/oder Dauer
zwischen den Vorgängen
Vorg.-Nr.
Vorgang
FAZ
SAZ
Dauer
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FEZ
SEZ
15
MPM: Beispiel
(3)
Materialkosten
errechnen
3
6
(1)
4
7
10
(7)
Material bestellen
0
0
3
3
3
(4)
3
3
(0)
Lieferzeit des
Materials
7
Selbstkosten
ermitteln
10
11
5
15
16
10
10
1
Projektstart
Projektziel
(6)
0 0
(2)
0
1
5
6
Arbeitspläne
aufstellen
5
5
6
(5)
5
6
Lohnkosten
kalkulieren
5
16 16
10
11
(8)
Arbeit ausführen
10
10
Arbeitskräfte
einweisen
4
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9
10
6
16
16
Quelle: G. Zielasek: Projektmanagement
als Führungskonzept, Springer 1999
16
Program Evaluation and
Review Technique (PERT)
 Hauptziele: Überwachung von Abläufen durch Abprüfung
von Ereigniseintritten
 Erfinder: W. Frazer (1958)
 Ereignis-Knoten-Netzplan
Knoten = Ereignisse (= Ergebnisse aus Vorgängen)
Pfeile = Ordnungsbeziehungen und Dauern zwischen
Ereignissen
 Zusätzliche Annahme: Gesamtdauer ist normalverteilt
 Schätzung von jeweils drei Zeiten pro Vorgang



Optimistische Dauer: oD
Pessimistische Dauer: pD
Realistische Dauer: rD
 Erwartete mittlere Dauer:

Knoten-Nr.
oD/rD/pD
Ereignis
mD
mD = (oD + 4*rD + pD) / 6 (Erwartungswert)
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17
PERT: Beispiel
1
3
1
Material
bestellt
3 3
Material- und
Lohnkosten
berechnet
10 11
0
1
Projektstart
0
Projektziel
0
0
0
2
4
Arbeitspläne
aufgestellt
5 6
0
16 16
Material
angeliefert und
Arbeitskräfte
eingewiesen
10 10
Quelle: G. Zielasek: Projektmanagement als Führungskonzept, Springer 1999
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18
Balkendiagramme versus Netzpläne
Balken-Diagramme
+
+
+
+
+
Weit verbreitet
Sehr verständlich
Schnell zu erstellen
(mit PM-Tool)
Geeignet für Präsentationen
Vernetzte Gantt-Diagramme
zeigen neben der zeitlichen
Lage der APs auch die
logischen Abhängigkeiten
auf
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Netzpläne
+ Sehr gute Darstellung der
zeitlichen und logischen
Abhängigkeiten
+ Automatische Berechung des
kritischen Wegs
+ Zuordnung von Mitarbeitern
und Kosten zu den einzelnen
Aufgaben möglich
- Hoher Erstellungsaufwand
- Umfangreiche Kenntnisse
erforderlich
- Ungeeignet für Präsentationen
wegen hoher Komplexität
- Für kleine und mittlere Projekte
überdimensioniert
19
Ressourcenplanung
 Ressourcen


Personen: interne und externe Mitarbeiter
Sachmittel: Maschinen, Software, Räume, Verbrauchsmaterial
 Ressourcenplanung



Bestimmung aller Ressourcen, die für die Projektdurchführung
benötigt werden
Abgleich der benötigten mit den vorhandenen Ressourcen
Erstellung des Ressourcenplans (Einsatzplans),
um einen optimalen zeitlichen Projektverlauf zu erzielen
 Ressourcen beeinflussen



Termine durch ihre Verfügbarkeit
Sachziele, wenn bestimmte Aufgaben nur von bestimmten
Ressourcen durchgeführt werden können
Kosten
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20
Ressourcenplanung: Vorgehen
1.
Ermittlung des Ressourcenbedarfs
Vorgang a Ressourcen zur Erledigung des Vorgangs



2.
3.
4.
Ressourcenart (Personalressourcen; Sachmittel)
Menge der benötigten Ressource
Terminliche Notwendigkeiten (Vorlauf beachten!)
Ermittlung der im Projektzeitraum verfügbaren
Kapazitäten
SOLL/IST-Vergleich:
benötigte Ressourcen vs. vorhandene Ressourcen
(Darstellungsmittel: Ressourcen-Histogramm)
Optimale Auslastung der eingesetzten Ressourcen;
ggf. Kapazitätsausgleich durchführen
Anmerkungen


Einsatz von PM-Tools zweckmäßig
Achtung: Wechselwirkung mit Terminplanung!
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21
Kapazitätsausgleich
Problem:
Kapazitätsüberlastung
08. Mai '00
S
15. Mai '00
M
D
M
D
F
S
S
22. Mai '00
M
D
M
D
F
S
S
100%
Terminverschiebung
um einen Tag
Kapazitätsauslastung
nach Kapazitätsausgleich
50%
Benötigte Ressourceneinheiten:
100%
Hubert
Überlastet:
100%
100%
100%
100%
100%
Zugeteilt:
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22
Möglichkeiten des Kapazitätsausgleichs
 Termintreue


Verschiebung oder zeitliche Dehnung von nicht kritischen
Vorgängen
Personalerweiterung: unternehmensinterne Personalverschiebung, externes Personal heranziehen
„Adding Manpower to a late project makes it later“
Brook´sches Gesetz


Externer Einkauf von Teilfunktionalitäten
Reduktion des Umfangs
 Kapazitätstreue




Maximale Kapazitätsgrenze wird vorgegeben, die einzuhalten ist
Projektende kann sich verschieben
Ziel: optimale Ressourcenausnutzung
Z.B. Verschiebung kritischer Vorgänge
a Verschiebung des Projektende-Termins
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23
Kostenplanung
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24
Kostenplanung (1)
 Ziel: Ermittlung und Darstellung der Projektkosten
Basis: für Kostenkontrolle im Rahmen der
Projektdurchführung
 Gliederung der Projektkostenplanung analog der
Gliederung des Projektstrukturplans (Kosten pro AP)
Webseite
2.400 €
Planung
300 €
AP1
100 €
AP2
200 €
Realisierung
1.300 €
AP3
1.300 €
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Tests
800 €
AP4
300 €
AP5
500 €
25
Kostenplanung (2): nach APs
 Gliederung nach Arbeitspaketen
Beispiel
Muster-Projekt
Ressourcen- und Kostenplan
Nr.
Vorgang
1
Prototyp herstellen
Dauer
in Tagen
40
2
Prototyp testen
10
Kostenart
2 Programmierer
1 Server
1 Entwicklungstool
1 Programmierer
1 Anwender
Einzelbetrag Anzahl
500,00 EUR
5.000,00 EUR
800,00 EUR
500,00 EUR
300,00 EUR
Projektgesamtkosten

40.000,00 EUR
5.000,00 EUR
1.600,00 EUR
5.000,00 EUR
300,00 EUR
51.900,00 EUR
Fälligkeit der Kosten




80
1
2
10
1
Gesamtbetrag
Kostenanfall
Am
Am
Verteilt
Anfang
Ende
x
x
x
x
x
Am Beginn des Vorgangs
Am Ende des Vorgangs
Anteilsmäßig nach Fortschritt
Projektkosten = Summe der Arbeitspaketkosten (+ PM-Kosten)
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26
Kostenplanung (3): nach Kostenarten
 Gliederung nach Kostenarten



Personalkosten, Reisekosten, Schulungen, Betriebsmittel, Materialkosten
Fremdleistungen, Beratungskosten
Kapital- und Finanzierungskosten, Steuern, Versicherungen, Gebühren
 Beispiel:
Personal
Schulung
Hardware
Lizenzen
Sonstiges
Gesamt
Jan. 04 Feb. 04
60.000 € 120.000 €
40.000 € 10.000 €
0 € 40.000 €
0 € 12.000 €
5.000 €
5.000 €
105.000 € 187.000 €
Mrz. 04 Apr. 04
120.000 € 75.000 €
5.000 €
0€
40.000 € 40.000 €
12.000 € 12.000 €
5.000 €
5.000 €
182.000 € 132.000 € 606.000 €
Sonstiges
Lizenzen
Apr. 04
Hardware
Schulung
Mrz. 04
Feb. 04
Jan. 04
Personal
Sonstiges
0 EUR 20.000 40.000 60.000 80.000 100.000 120.000
EUR
EUR
EUR
EUR
EUR
EUR
Lizenzen
Jan. 04
Feb. 04
Hardware
Mrz. 04
Schulung
Apr. 04
Personal
0€
100.000 €
200.000 €
300.000 €
400.000 €
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27
Kostenplanung (4): Kostenverlauf
Kostenkurve
200.000 EUR
180.000 EUR
160.000 EUR
140.000 EUR
Sonstiges
120.000 EUR
Lizenzen
100.000 EUR
Hardware
80.000 EUR
Schulung
60.000 EUR
Personal
40.000 EUR
Kumulierte Kostenkurve
20.000 EUR
0 EUR
Jan 04
Feb 04
Mrz 04
Apr 04
700.000 EUR
600.000 EUR
500.000 EUR
Sonstiges
400.000 EUR
Lizenzen
Hardware
300.000 EUR
Schulung
200.000 EUR
Personal
100.000 EUR
0 EUR
Jan 04
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Feb 04
Mrz 04
Apr 04
28
Kostenplanung (5): Praxisbeispiel
Ressourcen- und Kostenplanung im Projekt Korfu
sep. Foliensatz
oder aktuelles Beispiel N/MBUS
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29
Planoptimierung
 Ziel: Optimierung des Projektplanes



Projekt soll zum frühest möglichen Termin enden
Ressourcen sollen so sinnvoll wie möglich eingesetzt werden
Kosten sollen so gering wie möglich sein
 Idee/Vorgehen


Ersten Planungsentwurf iterativ überarbeiten
Mehrere Planungsalternativen erstellen a optimale Lösung
wählen
 Termine: Konzentration auf den kritischen Pfad
Zeitliche Reduktion kritischer Vorgänge verkürzt Endtermin
Achtung: Nicht kritische Vorgänge können dabei „kritisch“ werden
 Ressourcen: Bessere Auslastung der Ressourcen erzielen
durch Analyse der Ressourcendiagramme
 Kosten: Teuere Ressourcen durch preiswertere ersetzen
dadurch Kostenreduktion (erzeugt ggf. späteren Projektendetermin) oder Reduktion des Projektumfangs (Abstimmung mit
Auftraggeber erforderlich!)
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Was wird durch die Projektplanung
insgesamt erreicht?
 Gesicherter Vorgehensplan für die Projektdurchführung
 Zielgerechter Ressourcen-Einsatz
 Die kritischen Faktoren im Projektverlauf sind
ermittelt a Verminderung des Projektrisikos
Projektplan:
Basis für effiziente Projektsteuerung
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Aufgabe 3: Projektplanung I (3)
Strukturierungsvorschlag für die Präsentationsdatei
Plan1-Team_x .ppt


Projektsteckbrief
Projektstrukturpläne
•
•
•
•



Objektorientierter PSP
Funktionsorientierter PSP
Ablauforientierter PSP
Gemischter PSP
Arbeitspakete
Basisplan in MS Project (Screenshot)
Erfahrungen
•
•
Projektarbeit
MS Project 2003
Präsentationen der PL der Teams 2, 3 und 5
in der nächsten Vorlesung
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