Vorlesung: Professionelles Projektmanagement
Werbung
Professionelles Projektmanagement in der Praxis Stand: 02.06.2003 Prof. Dr. Phuoc Tran-Gia, FB Informatik, Universität Würzburg Prof. Dr. Margit Meyer, FB Wirtschaftswissenschaften, Universität Würzburg Dr. Harald Wehnes, AOK Bayern Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 1 Agenda Ziele der Übungen Vorlesungsscheine Projektteam Rolle und Verantwortung des Projektleiters Rolle und Verantwortung der Projektmitglieder Übungsaufgaben 1-5 Erwartete Projektergebnisse Präsentationen: Anforderungen Termine Standards Unterstützung Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 2 Ziele der Übungen Die Vorlesungsteilnehmer sollen eigene Erfahrungen in der Projektarbeit(=Teamarbeit) sammeln das in der Vorlesung erlernte methodische Vorgehen erproben und umsetzen praxisnah Projektatmosphäre „erleben“ Ziel der Übungen ist es, im Team ein Projekt zu definieren (Projektantrag) zu planen (Projektplan) durchzuführen und zu controllen (Projektdurchführung und Projektcontrolling) erfolgreich abzuschließen (Projektabschluß) zu dokumentieren (Projektdokumentation) und zu präsentieren (Abschlußpräsentation) Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 3 Vorlesungsscheine Für InformatikerInnen: Für HörerInnen anderer Fachbereiche: Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Kleines Projektpraktikum im Fach Informatik Seminarschein Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 4 Projektteams Bildung von Projektteams In der 1. Vorlesung werden die Projektteams gebildet; dabei wird eine möglichst durchgängige fachbereichsübregreifende Besetzung angestrebt. Jeder Teilnehmer übernimmt für eine Aufgabe die Funktion des Projektleiters (in alphabetischer Reihenfolge) Jedes Projektteam ist verpflichtet, alle fünf Übungsaufgaben vollständig zu lösen und termingerecht abzugeben. Verantwortung des aktuellen PLs! Mit der Genehmigung des Projektauftrags (Vorlesung 3) ist bis zum Projektabschluß eine wöchentliche Projektstatussitzung (Jour fixe) mit Protokollerstellung durchzuführen. Die tatsächlichen Arbeitszeiten sind zu protokollieren und mit den geschätzten Zeiten zu vergleichen. Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 5 Rolle und Verantwortung des Projektleiters Organisation und Durchführung der Besprechungen Aufteilung der Arbeit an die Teammitglieder Überwachung des planmäßigen Fortschritts Bei Problemen direkten Kontakt mit dem Assistenten oder dem Dozenten aufnehmen Erstellung der Jour fixe-Protokolle Termingerechte (spätestens vier Tage! vor der nächsten Vorlesung – wg. Feedback) und vollständige Abgabe der Lösung An: [email protected] CC: [email protected] Präsentation (ppt-Vortrag; Dauer: ca. 7,5 Minuten; max. 10 Folien) vorbereiten und in der Vorlesung halten Eigenbewertung der Präsentation (Fragebogen direkt nach dem Vortrag selbst ausfüllen) Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 6 Rolle und Verantwortung der Teammitglieder Aufgaben Lösen der zugeteilten Teilaufgaben Zeitnahe Information des Projektleiters über Probleme Information des Projektleiters über die Ergebnisse Bewertung der Präsentation des eigenen PLs (Team-Feedback-Fragebogen) Nach jeder Vorlesung übernimmt das nächste Teammitglied die Projektleitung Wechsel der Projektleitung erfolgt in alphabetischer Reihenfolge (A m Z) Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 7 Aufgabenübersicht: Grobplanung 1. Projektidee 2. 3. Projektantrag 4. 5. ProjektProjektProjektplanung I planung II durchführung & PSP, Zeit Ressourcen Ablauf Kosten Controlling mit Projektmanagementtool MS Project 2002 Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 8 Aufgabe 1: Projektidee Das Team soll einen Vorschlag für eine innovative soziale Dienstleistung im Internet erarbeiten Vorgehen/Methodik 6-Schritte-Methode zur Findung der optimalen Lösung Kreativitätstechniken (Brainstorming, Umkehrungstechnik) To-do-Liste Gliederungsvorschlag für ppt-Vortrag (mit MS Office 2000) 6-Schritte-Methode 1. Zieldefinition 2. Lösungsalternativen 3. Entscheidungskriterien 4. Bewertung der Alternativen 5. Commitment 6. Vereinbarung der nächsten Schritte Datei: Idee-Team_x.ppt Erfahrungen in der Projektarbeit Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 9 Aufgabe 2: Projektantrag 1. Führen Sie zu den in Aufgabe 1 erstellten Projektideen eine Nutzwertanalyse durch 2. Zu Ihrer besten Idee soll ein Projektantrag erarbeitet werden Vorgehen/Methodik Kreativitätstechniken Nutzwertanalyse Klärung der Projektanforderungen (Zieldefinition, Termine, Meilensteinplanung usw.) Interessenanalyse Projektantrag Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Datei: Antrag-Team_x.ppt Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 10 Aufgabe 3: Projektplanung I Der von Ihrem Team in Aufgabe 2 erstellte „Projektantrag“ wurde vom Auftraggeber (Dozent) mit der Auflage genehmigt, dass die innovative soziale Dienstleistung spätestens zum 23.06.2003 bereitsteht. Die „Projektplanung“ ist an diesem Termin auszurichten. 1. Erstelle Sie für die wichtigsten Teilaufgaben des Projektes einen 3-stufigen Projektstrukturplan in Organigrammform 2. Ermitteln Sie sämtliche Arbeitspakete mit Aufwänden (in h), Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten 3. Erstellen Sie einen Meilensteinplan 4. Geben Sie die Planungsdaten in MS Project 2002 ein und speichern Sie den Basisplan (BP) unter „BP1-Team_x.mpp“ 5. Die Ergebnisse von 1. - 4. sind zusammen mit den Erfahrungen aus der Projektarbeit in der Datei „Plan1-Team_x.ppt“ darzustellen 6. Abgabetermin für die beiden Dateien ist der 16.05.2003 Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 11 Zu Aufgabe 3: Projektplanung I Um den vorgegebenen Termin einzuhalten, ist umgehend mit der Projektdurchführung zu beginnen Ab sofort ist ein wöchentlicher „jour fixe“ des Projektteams durchzuführen Der jeweils verantwortliche Projektleiter erstellt das (wöchentliche) Protokoll. Die jour fixe-Protokolle sind Bestandteile der später abzugebenden Projektdokumentation Das erste Protokoll „P_1-Team_x.doc“ ist mit den beiden anderen Dateien zu versenden Die Projektarbeitszeiten jedes Mitarbeiters sind zu erfassen Die Datei „Team_x-Name.xls“ ist von jedem Teammitglied anzulegen und mit den geplanten Aufwänden (in h) für die Monate Mai/Juni zu füllen Die tatsächlichen Aufwände für das Projekt sind tagesgenau zu erfassen Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 12 Aufgabe 4: Projektplanung II Ausgehend von Ihrer Lösung von Aufgabe 3 ist eine Ressourcen- und Kostenplanung - mit Kapazitätsausgleich durchzuführen 1. Geben Sie die Daten in MS Project 2002 ein und speichern Sie die resultierende Datei unter dem Namen „BP2Team_x.mpp“ 2. Arbeiten Sie weiter zielstrebig an der Verwirklichung des Projektziels mit wöchentlichem „jour fixe“ und Protokollerstellung „P_n-Team_x.doc“ 3. Aufgabe des Projektleiters ist es, eine Präsentation „Planung-Team_x.ppt“ zu erstellen; Schwerpunkte: Ergebnisse der Projektplanung (I + II) Stand der Umsetzung Erfahrungen aus der Projektarbeit Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 13 Aufgabe 5 : Projektdurchführung und Projektcontrolling Voraussetzungen: Meilensteinplan und Basisplan der Planung2 (MS Project) von Aufgabe 4 1. Führen Sie zu den wöchentlichen jour fixe-Terminen (bis zum Projektende!) jeweils folgende Aufgaben durch Meilenstein-Trend-Analyse - mit Kommentierung Jour fixe Protokoll „P_n-Team_x.doc“ 2. Führen Sie am nächsten jour fixe-Termin folgende Aufgaben durch Projektüberwachung mit MS Project 2002 „PD-Team_x.mpp“ Zeiterfassungsformular für alle Teammitglieder: Team_x-Mai-Name-Vorname.xls für Mai 2003 3. Erstellen Sie (PL) eine Ergebnis-Präsentation 4. „PD-Team_x.ppt“ Spätester Abgabetermin für die Dateien ist der 12.06.2003 Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 14 Projektabschluß: Erwartete Projektergebnisse Im Rahmen der Projektarbeit sind folgende „Produkte“ und „Dokumentationen“ zu erstellen: Entwicklung der neuen sozialen Dienstleistung im Internet Kurzpräsentationen zu jeder Aufgabe (Ergebnisse und Erfahrungsbericht als ppt-Vortrag) Projektdokumentation (Näheres im Kapitel Projektdokumentation) Projektidee, Nutzwertanalyse, Projektauftrag Projektstrukturplan, MS-Project-Basisplan, Meilensteinplan, Zeitplan, Ablaufplan, Ressourcenplan, Kostenplan Verwendete Methodik Jour Fixe-Wochenprotokolle (gem. Muster) Unterschriebene Arbeitszeitprotokolle (gem. Muster) Protokoll der Abschlußbesprechung Abschlußpräsentation (Produkt und Folien) erfolgt in der letzten Vorlesung am 30. Juni 2003; ca. 10 Minuten / PL Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 15 Protokoll Wöchentlich ab 05.05.2003 Wesentliche Inhalte (Muster in der Vorlesung) Protokollführer Teilnehmer Statusberichte der Teammitglieder Gesamtstatus Probleme besprechen und lösen To-do-Liste Erstellung des Protokolls „P_n-Team_x.doc“ durch den aktuellen Projektleiter Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 16 Präsentationen: Anforderungen 1. Folie Vortragstitel, ggf. Untertitel; Vortragende/r, Co-Autoren Ort, Datum der Präsentation Agenda-Folie („Fahrplan“) Folienset Fußzeile mit Titel und Seitenzahlen Tipps zur Folienerstellung (vgl. Vorlesung 2 - Teil Arbeitstechniken) beachten, insb. Lesbarkeit! Vortrag Dauer: ca. 7-8 Minuten (Kurzpräsentationen); Empfehlung: Probevortrag im Team Freier Vortrag; Blickkontakt zu den Zuhörern Eigenbewertung (Fragebogen direkt nach dem Vortrag) Bewertung durch das Team (Fragebogen) Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 17 Termine (Stand: 28.04.03) Datum Auf- gabe 28.4.03 1 5.5.03 2 19.5.03 3 2.6.03 4 16.6.03 5 30.6.03 AP Team Team Team Team Team Team Team 1 V 2 3 4 1 2/V 3 4 V 1 3 2 1 2 3 5 5 6 6 7 7 5 6 7 V V 4 5 V V 4 5 6 7 Jeweils 3 Tage vor der nachfolgenden Vorlesung: Vorab-Versand der Lösungen der aktuellen Aufgabe per Mail an Assistenten und Dozenten 23. Juni 2003: Echt-Einsatz des Web-Auftritts 30. Juni 2003: Projektdokumentation (Papierform) CD mit Projektdokumentation und Softwareprodukt Abschlußpräsentation (AP) (alle Teams) Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 18 Standards Für die Erstellung der Aufgaben sind folgende Tools verbindlich zu verwenden: Dokumentationen: Präsentationen: Zeittabellen: Projektmanagement: MS Word 2000 MS Powerpoint 2000 MS Excel 2000 MS Project 2002 Mailadressen Dr. Harald Wehnes: [email protected] Daniel Schlosser: [email protected] Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 19
