ppt - Universität Würzburg

Professionelles Projekt-Management
in der Praxis
Veranstaltung 2 – Teil 2 (28.04.2003) :
Prof. Dr. Phuoc Tran-Gia, FB Informatik, Universität Würzburg
Prof. Dr. Margit Meyer, FB Wirtschaftswissenschaften, Universität Würzburg
Dr. Harald Wehnes, AOK Bayern
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Fachbereich Informatik
Prof. Dr. P. Tran-Gia
Professionelles Projektmanagement in der Praxis
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1
Arbeitstechniken
 Kreativitätstechniken





Brainstorming
Umkehrungstechnik
6-Hüte-Methode
Mind Mapping
Brainwriting
 Problemlösungstechniken


Delphi-Methode
Pro und Kontra
 Planungstechniken


Zeitplanung
Ressourcenplanung
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 Ist-Analyse-Techniken




Interview
Fragebogen
Selbstaufschreibung
Stichprobenverfahren
 Entscheidungstechniken



Punktebewertungsverfahren
Nutzwertanalyse
Portfolioanalyse
 Kommunikationstechniken



Moderation
Präsentation
Verhandlungstechniken
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2
9-Punkte-Problem
 Problemstellung: Wie lassen sich 9 Punkte
mit maximal 4 geraden Strichen verbinden,
ohne den Stift abzusetzen?
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O
O
O
O
O
O
O
O
O
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3
Kreativitätstechniken
 Kreativitätstechniken
Brainstorming
 Brainwriting / 635-Methode
 6-Hüte-Methode
 Umkehrungstechnik
 Mind Mapping (Vortrag am 05.05.2003)

 Rahmenbedingungen!
 Klare
Aufgabenstellung und Zielstellung
 Ungezwungene Arbeitsatmosphäre
 Verschiedene Perspektiven / Optiken / Standpunkte
 Erlaubnis, Dinge auf den Kopf zu stellen
 Meeting außerhalb der täglichen Routine
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4
Brainstorming
Bekannteste Methode der Ideenfindung
(Erfinder: A. S. Osborn)
Die 4 goldenen Brainstorming-Regeln
1.
2.
3.
4.
Keine Kritik oder Bewertung von Ideen
Quantität ist Qualität: Jede noch so wilde Idee ist erlaubt
Freie Entfaltung der Phantasie
Jeder darf die Ideen anderer aufgreifen und weiter
entwickeln
Basis und Ablauf





Gruppe mit 4-8 Teilnehmern; Moderator
Flipchart, Tafel und/oder Moderationswand für Vorschläge
Angenehme, offene Atmosphäre
Ideenfindungsphase: ca. 15 – 20 Minuten; anschließend Pause
Bewertungsphase: ca. 30 – 40 Minuten
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5
Brainwriting (6-3-5-Methode)
Schriftliche Form des Brainstorming
(Erfinder: Prof. Rohrbach)
 6-3-5-Methode
6 Teilnehmer
3 Lösungsvorschläge je Teilnehmer
5 Minuten Zeit
 Erhöhung der Anzahl der Vorschläge



Weitergabe der Vorschläge an den Nachbarn
Durchlesen der Vorgänger-Ideen und Ergänzung um 3 neue
Nach 30 Minuten: max. 108 Ideen
 Vorteile
+ Lösungen zum Teil durchdachter als beim Brainstorming
+ Kritische Ideen werden eher schriftlich formuliert
+ Zwang zur aktiven Mitarbeit in der gesamten Sitzung
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6
Brainwriting-Formular
Problemstellung:
1. Idee
Datum:
2. Idee
3. Idee
1. Teilnehmer
2. Teilnehmer
3. Teilnehmer
4. Teilnehmer
5. Teilnehmer
6. Teilnehmer
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6-Hüte-Methode
Erfinder: Edward de Bono
objektiv/neutral
Prinzip der 6 Hüte Methode
 Jeder „Denkhut“ hat eine Farbe und symbolisiert eine
Denkrichtung / Betrachtungsart
 6 Hüte sind übersichtlich und vielfältig
 Jede beteiligte Person setzt jeden Hut auf
 Erkenntnisse werden notiert
emotional
objektiv negativ
 Jeder erhält ein umfassendes Problembild
 Verbesserung der Problemlösung
objektiv positiv
Vorteile
 Jeder hat die Möglichkeit, alles loszuwerden
 Jeder konzentriert sich durch die symbolischen Hüte
auf das Wesentliche
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neue Ideen
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Dirigent
Umkehrungstechnik
Methode
Beispiel
Bisherige
bekannte Lösung
Schlittschuhe
für den Winter
Vgl. Marchand, Rene; Boethius, Stefan:
Das Vorsprungs-Prinzip. 2001, 49,90 DM
Überreuther, Frankfurt, ISBN 3-7064-0759-0
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Referat 2: Mind Mapping
 Kreativitäts- und Visualisierungstechnik
(Erfinder: Toni Buzan)
 Vortragsinhalte (beispielhaft)
Grundprinzip
 Beispiele
 Vor- und Nachteile der Methode
 Einsatzmöglichkeiten
 Tools (z.B Mind Manager 2002)
 Arbeitsmaterial: Div. Artikel
 Links:




mindmap.ch
Mindjet.de (Download-Möglichkeit; 21-Tage-Test mit Vollversion)
Mugd.de (MindMapping User Group-Deutschland)
 Termin: 05.05.2003
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Ist-Analysetechniken
 Auswertung vorhandener Unterlagen
 Interview (Mitarbeiter- bzw. Kundenbefragung)
muss gut vorbereitet werden (Inhalte und Interviewpartner)
 relativ hoher Aufwand
z.B. über einfache Web-Applikation
 Fragebogen
 Geringerer Aufwand und kürzere Untersuchungszeit
 Regeln
» Fragen kategorisieren, kurz und verständlich halten
» Ausfüllzeit max. 15 Minuten
» Tests vor der Durchführung mit kleinem Personenkreis

 Selbstaufschreibung


Zur Ermittlung von Arbeitszeiten von immer wiederkehrenden
Vorgängen
Betroffene müssen für das Untersuchungsziel motiviert sein!
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Problemlösungstechniken
 Delphi-Methode




Verschiedene Experten erarbeiten – getrennt voneinander –
Lösungsvorschläge für ein bestimmtes Problem
Anonyme Verteilung der Vorschläge
Beurteilung der Vorschläge; ggf. Überarbeitung des eigenen
Vorschlags
Auswahl der besten Alternative
 Pro-und-Kontra-Spiel





Ausgangspunkt: Mehrere Lösungsalternativen liegen
bereits vor
Je Lösungsalternative zwei Vertreter des Lösungsteams
1. Runde: Beide Vertreter tragen Pro- bzw. KontraArgumente vor
2. Runde: Rollentausch, d.h. Pro-Vertreter der 1. Runde
trägt Kontra-Argumente vor und umgekehrt.
Argumente werden protokolliert und vom Plenum bewertet
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Entscheidungstechniken
Entscheidung zwischen verschiedenen
Alternativen
Techniken
 Punktebewertungsverfahren
 ABC-Analyse
 Nutzwertanalyse
 Portfolio-Analyse
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Punktebewertungsverfahren
1. Schritt:
Sammeln von Lösungsvorschlägen
2. Schritt:
Jeder Teilnehmer hat n Punkte, die er entsprechend
seiner persönlichen Priorisierung auf die Lösungsalternativen verteilt
3. Schritt:
Summierung der Punkte pro Lösung ergibt
Rangfolge der Vorschläge
Beispiel: Studenten-Service der AOK im Internet;
Priorisierung der Funktionalitäten
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ABC-Analyse (1)
Motto „Konzentration auf das Wesentliche“
 Ziel: Herausfinden, welchen Dingen (Leistungen,
Produkten, Vorschlägen, Kunden, Lieferanten usw.)
besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden soll
 Prinzip: Klassifizierung von Aufgaben, Probleme,
Produkte, Prozessen in drei Klassen:



A = sehr wichtig / hochwertig / umsatzstark
B = mittelwichtig / mittelwertig / mittlere Umsatzstärke
C = weniger wichtig / niedrigwertig / umsatzschwach
 Pareto-Prinzip oder 80/20-Regel:
Nur ein mengenmäßig kleiner Teil hat einen sehr
hohen Wertanteil (Klasse A)
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ABC-Analyse (2)
Klasse
A
B
C
Mengenanteil
ca. 10 %
ca. 25 %
ca. 65 %
Wertanteil
ca. 70 %
ca. 15 %
ca. 15 %
Wertanteil (%)
100
85
70
10
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35
100
Mengenanteil (%)
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Nutzwertanalyse (1)
Kriterium Gewicht Alternative 1
G
GesamtNutzen
Alternative 2
Note G x Note Note
G x Note
Alternative 3
Note
G x Note
100
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Nutzwertanalyse: Beispiel
Kriterium Gewicht Alternative 1
G
Alternative 2
Note G x Note Note
Alternative 3
G x Note
Note
G x Note
K1
10
3
30
5
50
4
40
K2
40
8
320
5
200
5
200
K3
30
5
150
3
90
3
90
K4
20
4
80
10
200
7
140
GesamtNutzen
100
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580
540
470
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Effizientes Zeitmanagement
„Nimm Dir Zeit zum Planen,
dann hast Du Zeit für die anderen Dinge“
Konsequentes
Zeitmanagement
Erfolg
genießen
Ziele
setzen
Neuen Tag
vorbereiten
BesprechungsRegeln beachten
Prioritäten
setzen
Abschirmen
Gleichartiges
zusammenfassen
Delegieren
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Schwieriges
aufteilen
Quelle: J. Seiwert, 1x1 des
Zeitmanagements, Gabal,
Offenbach, 1995.
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Eisenhower-Prinzip
 Prinzip: Aufteilung der Aufgaben nach zwei Kriterien

wichtig

Wichtig oder unwichtig
Dringend oder nicht dringend
In
Zeitplanung
aufnehmen
Sofort
erledigen
Papierkorb
Möglichst
deligieren
dringend
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Präsentationstechniken (1)
 Gründliche Vorbereitung
 Thema
 Ziel
und Zielgruppe
 Botschaft
und Inhalte der Präsentation
 Visualisierung
 Organisation und Zeitplan
 Technische Hilfsmittel
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Präsentationstechniken (2)
 Medieneinsatz




PC mit Beamer; Funkmaus, Laserpointer
Overheadprojektor und Transparentfolien
Pinwände mit Packpapier (Medienkoffer)
Flipchart, Tafel, ...
Kombi-Technik
(z.B. Beamer und Overheadprojektor) häufig zweckmäßig
 Tipps zur Folienerstellung





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Gute Lesbarkeit
Kurz und treffend
Einheitlicher Aufbau
Einfache Bilder statt vieler Worte
Farbig, aber max. 3 Farben pro Folie
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Präsentationstechniken (3)
 Körpersprache



Blickkontakt!
Festes authentisches Auftreten –
gleichzeitig entspannt sein
Hände: Gestik muß das Gesagte bekräftigen;
sparsam einsetzen
 Stimme





Rhythmuswechsel
Lautstärke und Tonlage variieren
Gezielt Pausen einsetzen
Fragen
Humor
Gute Vorbereitung: Rolle des Zuhörers einnehmen, Proben,
Welche Fragen sind zu erwarten?, ...
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Präsentationstechnik (4)
 Präsentationsdurchführung
Eröffnung
• Anlass
• Thema
• Ziel
Hauptteil
• Inhalte einfach und
übersichtlich vermitteln
• Zusammenfassung
Schluss
• Appell
• Dank
• Fragen/Diskussion
 Präsentationsnachbereitung




Ziel erreicht?
Was ist gut gelaufen?
Wo gab es Probleme?
Was sollte das nächste Mal besser gemacht werden?
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Aufgabe 2: Projektantrag für eine innovative soziale Internet-Dienstleistung
1. Führen Sie zu den in Aufgabe 1 entwickelten Projektideen und ggf. neuen Ideen eine Nutzwertanalyse
(hohe Gewichtung auf „sozial“ und „innovativ“!)
durch
2. Zu Ihrer besten Projektidee ist ein Projektantrag
zu erarbeiten
 Aufgaben des (neuen) Projektleiters


Koordination und Moderation
Dokumentation (ppt-Datei: „Antrag-Team_x.ppt“) der
einzelnen Schritte zur Lösungsfindung und des
Ergebnisses
(Abgabetermin: 02.05.2003 für alle Teams)
» An: [email protected]
» CC: [email protected]

Präsentation in der nächsten Vorlesung (05.05.2003):
Teams 1 – 4
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Gliederungsvorschlag zu A2


Nutzwertanalyse für die in A1 entwickelten Projektideen
Projektantrag
1. Projektname (aussagekräftiger Name)
2. Projektinhalte (Kurzbeschreibung des Vorhabens)
3. Projektziele (Meßbarkeit!)
1. Sachziele 2. Terminziele 3. Kostenziele
4.
Projektorganisation
Projektleiter, Projektteam, mögliche Teilprojekte
5.

Ressourcen und Kosten
1. Direkte Projektkosten: Personalkosten, Reisekosten, Schulungen/
Qualifizierungsmaßnahmen, Raumkosten, Sonstiges
2. Investitionen: Software, Hardware, Sonstiges
6. Nutzenbetrachtung
7. Interessenanalyse
8. Meilensteine mit Terminen
9. Projektrisiken
Erfahrungen in der Projektarbeit
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Vortragsdauer:
ca. 7 - 8 Minuten
Datei: Antrag-Team_x.ppt
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A1: Idee für eine innovative
soziale Internet-Dienstleistung
 Vorgehen und Ergebnisse
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Zieldefinition
Lösungsalternativen
Entscheidungskriterien
Bewertungsverfahren
Commitment: „Ergebnis“
To-Do-Liste
 Erfahrungen in der Projektarbeit
Vortragsdauer: max. 10 Minuten
Datei: Idee-Team_x.ppt
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