ppt - Universität Würzburg
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Professionelles Projekt-Management in der Praxis Veranstaltung 2 – Teil 2 (28.04.2003) : Prof. Dr. Phuoc Tran-Gia, FB Informatik, Universität Würzburg Prof. Dr. Margit Meyer, FB Wirtschaftswissenschaften, Universität Würzburg Dr. Harald Wehnes, AOK Bayern Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 1 Arbeitstechniken Kreativitätstechniken Brainstorming Umkehrungstechnik 6-Hüte-Methode Mind Mapping Brainwriting Problemlösungstechniken Delphi-Methode Pro und Kontra Planungstechniken Zeitplanung Ressourcenplanung Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Ist-Analyse-Techniken Interview Fragebogen Selbstaufschreibung Stichprobenverfahren Entscheidungstechniken Punktebewertungsverfahren Nutzwertanalyse Portfolioanalyse Kommunikationstechniken Moderation Präsentation Verhandlungstechniken Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 2 9-Punkte-Problem Problemstellung: Wie lassen sich 9 Punkte mit maximal 4 geraden Strichen verbinden, ohne den Stift abzusetzen? Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia O O O O O O O O O Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 3 Kreativitätstechniken Kreativitätstechniken Brainstorming Brainwriting / 635-Methode 6-Hüte-Methode Umkehrungstechnik Mind Mapping (Vortrag am 05.05.2003) Rahmenbedingungen! Klare Aufgabenstellung und Zielstellung Ungezwungene Arbeitsatmosphäre Verschiedene Perspektiven / Optiken / Standpunkte Erlaubnis, Dinge auf den Kopf zu stellen Meeting außerhalb der täglichen Routine Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 4 Brainstorming Bekannteste Methode der Ideenfindung (Erfinder: A. S. Osborn) Die 4 goldenen Brainstorming-Regeln 1. 2. 3. 4. Keine Kritik oder Bewertung von Ideen Quantität ist Qualität: Jede noch so wilde Idee ist erlaubt Freie Entfaltung der Phantasie Jeder darf die Ideen anderer aufgreifen und weiter entwickeln Basis und Ablauf Gruppe mit 4-8 Teilnehmern; Moderator Flipchart, Tafel und/oder Moderationswand für Vorschläge Angenehme, offene Atmosphäre Ideenfindungsphase: ca. 15 – 20 Minuten; anschließend Pause Bewertungsphase: ca. 30 – 40 Minuten Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 5 Brainwriting (6-3-5-Methode) Schriftliche Form des Brainstorming (Erfinder: Prof. Rohrbach) 6-3-5-Methode 6 Teilnehmer 3 Lösungsvorschläge je Teilnehmer 5 Minuten Zeit Erhöhung der Anzahl der Vorschläge Weitergabe der Vorschläge an den Nachbarn Durchlesen der Vorgänger-Ideen und Ergänzung um 3 neue Nach 30 Minuten: max. 108 Ideen Vorteile + Lösungen zum Teil durchdachter als beim Brainstorming + Kritische Ideen werden eher schriftlich formuliert + Zwang zur aktiven Mitarbeit in der gesamten Sitzung Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 6 Brainwriting-Formular Problemstellung: 1. Idee Datum: 2. Idee 3. Idee 1. Teilnehmer 2. Teilnehmer 3. Teilnehmer 4. Teilnehmer 5. Teilnehmer 6. Teilnehmer Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 7 6-Hüte-Methode Erfinder: Edward de Bono objektiv/neutral Prinzip der 6 Hüte Methode Jeder „Denkhut“ hat eine Farbe und symbolisiert eine Denkrichtung / Betrachtungsart 6 Hüte sind übersichtlich und vielfältig Jede beteiligte Person setzt jeden Hut auf Erkenntnisse werden notiert emotional objektiv negativ Jeder erhält ein umfassendes Problembild Verbesserung der Problemlösung objektiv positiv Vorteile Jeder hat die Möglichkeit, alles loszuwerden Jeder konzentriert sich durch die symbolischen Hüte auf das Wesentliche Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia neue Ideen Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 8 Dirigent Umkehrungstechnik Methode Beispiel Bisherige bekannte Lösung Schlittschuhe für den Winter Vgl. Marchand, Rene; Boethius, Stefan: Das Vorsprungs-Prinzip. 2001, 49,90 DM Überreuther, Frankfurt, ISBN 3-7064-0759-0 Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 9 Referat 2: Mind Mapping Kreativitäts- und Visualisierungstechnik (Erfinder: Toni Buzan) Vortragsinhalte (beispielhaft) Grundprinzip Beispiele Vor- und Nachteile der Methode Einsatzmöglichkeiten Tools (z.B Mind Manager 2002) Arbeitsmaterial: Div. Artikel Links: mindmap.ch Mindjet.de (Download-Möglichkeit; 21-Tage-Test mit Vollversion) Mugd.de (MindMapping User Group-Deutschland) Termin: 05.05.2003 Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 10 Ist-Analysetechniken Auswertung vorhandener Unterlagen Interview (Mitarbeiter- bzw. Kundenbefragung) muss gut vorbereitet werden (Inhalte und Interviewpartner) relativ hoher Aufwand z.B. über einfache Web-Applikation Fragebogen Geringerer Aufwand und kürzere Untersuchungszeit Regeln » Fragen kategorisieren, kurz und verständlich halten » Ausfüllzeit max. 15 Minuten » Tests vor der Durchführung mit kleinem Personenkreis Selbstaufschreibung Zur Ermittlung von Arbeitszeiten von immer wiederkehrenden Vorgängen Betroffene müssen für das Untersuchungsziel motiviert sein! Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 11 Problemlösungstechniken Delphi-Methode Verschiedene Experten erarbeiten – getrennt voneinander – Lösungsvorschläge für ein bestimmtes Problem Anonyme Verteilung der Vorschläge Beurteilung der Vorschläge; ggf. Überarbeitung des eigenen Vorschlags Auswahl der besten Alternative Pro-und-Kontra-Spiel Ausgangspunkt: Mehrere Lösungsalternativen liegen bereits vor Je Lösungsalternative zwei Vertreter des Lösungsteams 1. Runde: Beide Vertreter tragen Pro- bzw. KontraArgumente vor 2. Runde: Rollentausch, d.h. Pro-Vertreter der 1. Runde trägt Kontra-Argumente vor und umgekehrt. Argumente werden protokolliert und vom Plenum bewertet Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 12 Entscheidungstechniken Entscheidung zwischen verschiedenen Alternativen Techniken Punktebewertungsverfahren ABC-Analyse Nutzwertanalyse Portfolio-Analyse Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 13 Punktebewertungsverfahren 1. Schritt: Sammeln von Lösungsvorschlägen 2. Schritt: Jeder Teilnehmer hat n Punkte, die er entsprechend seiner persönlichen Priorisierung auf die Lösungsalternativen verteilt 3. Schritt: Summierung der Punkte pro Lösung ergibt Rangfolge der Vorschläge Beispiel: Studenten-Service der AOK im Internet; Priorisierung der Funktionalitäten Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 14 ABC-Analyse (1) Motto „Konzentration auf das Wesentliche“ Ziel: Herausfinden, welchen Dingen (Leistungen, Produkten, Vorschlägen, Kunden, Lieferanten usw.) besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden soll Prinzip: Klassifizierung von Aufgaben, Probleme, Produkte, Prozessen in drei Klassen: A = sehr wichtig / hochwertig / umsatzstark B = mittelwichtig / mittelwertig / mittlere Umsatzstärke C = weniger wichtig / niedrigwertig / umsatzschwach Pareto-Prinzip oder 80/20-Regel: Nur ein mengenmäßig kleiner Teil hat einen sehr hohen Wertanteil (Klasse A) Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 15 ABC-Analyse (2) Klasse A B C Mengenanteil ca. 10 % ca. 25 % ca. 65 % Wertanteil ca. 70 % ca. 15 % ca. 15 % Wertanteil (%) 100 85 70 10 Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia 35 100 Mengenanteil (%) Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 16 Nutzwertanalyse (1) Kriterium Gewicht Alternative 1 G GesamtNutzen Alternative 2 Note G x Note Note G x Note Alternative 3 Note G x Note 100 Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 17 Nutzwertanalyse: Beispiel Kriterium Gewicht Alternative 1 G Alternative 2 Note G x Note Note Alternative 3 G x Note Note G x Note K1 10 3 30 5 50 4 40 K2 40 8 320 5 200 5 200 K3 30 5 150 3 90 3 90 K4 20 4 80 10 200 7 140 GesamtNutzen 100 Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia 580 540 470 Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 18 Effizientes Zeitmanagement „Nimm Dir Zeit zum Planen, dann hast Du Zeit für die anderen Dinge“ Konsequentes Zeitmanagement Erfolg genießen Ziele setzen Neuen Tag vorbereiten BesprechungsRegeln beachten Prioritäten setzen Abschirmen Gleichartiges zusammenfassen Delegieren Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Schwieriges aufteilen Quelle: J. Seiwert, 1x1 des Zeitmanagements, Gabal, Offenbach, 1995. Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 19 Eisenhower-Prinzip Prinzip: Aufteilung der Aufgaben nach zwei Kriterien wichtig Wichtig oder unwichtig Dringend oder nicht dringend In Zeitplanung aufnehmen Sofort erledigen Papierkorb Möglichst deligieren dringend Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 20 Präsentationstechniken (1) Gründliche Vorbereitung Thema Ziel und Zielgruppe Botschaft und Inhalte der Präsentation Visualisierung Organisation und Zeitplan Technische Hilfsmittel Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 21 Präsentationstechniken (2) Medieneinsatz PC mit Beamer; Funkmaus, Laserpointer Overheadprojektor und Transparentfolien Pinwände mit Packpapier (Medienkoffer) Flipchart, Tafel, ... Kombi-Technik (z.B. Beamer und Overheadprojektor) häufig zweckmäßig Tipps zur Folienerstellung Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Gute Lesbarkeit Kurz und treffend Einheitlicher Aufbau Einfache Bilder statt vieler Worte Farbig, aber max. 3 Farben pro Folie Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 22 Präsentationstechniken (3) Körpersprache Blickkontakt! Festes authentisches Auftreten – gleichzeitig entspannt sein Hände: Gestik muß das Gesagte bekräftigen; sparsam einsetzen Stimme Rhythmuswechsel Lautstärke und Tonlage variieren Gezielt Pausen einsetzen Fragen Humor Gute Vorbereitung: Rolle des Zuhörers einnehmen, Proben, Welche Fragen sind zu erwarten?, ... Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 23 Präsentationstechnik (4) Präsentationsdurchführung Eröffnung • Anlass • Thema • Ziel Hauptteil • Inhalte einfach und übersichtlich vermitteln • Zusammenfassung Schluss • Appell • Dank • Fragen/Diskussion Präsentationsnachbereitung Ziel erreicht? Was ist gut gelaufen? Wo gab es Probleme? Was sollte das nächste Mal besser gemacht werden? Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 24 Aufgabe 2: Projektantrag für eine innovative soziale Internet-Dienstleistung 1. Führen Sie zu den in Aufgabe 1 entwickelten Projektideen und ggf. neuen Ideen eine Nutzwertanalyse (hohe Gewichtung auf „sozial“ und „innovativ“!) durch 2. Zu Ihrer besten Projektidee ist ein Projektantrag zu erarbeiten Aufgaben des (neuen) Projektleiters Koordination und Moderation Dokumentation (ppt-Datei: „Antrag-Team_x.ppt“) der einzelnen Schritte zur Lösungsfindung und des Ergebnisses (Abgabetermin: 02.05.2003 für alle Teams) » An: [email protected] » CC: [email protected] Präsentation in der nächsten Vorlesung (05.05.2003): Teams 1 – 4 Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 25 Gliederungsvorschlag zu A2 Nutzwertanalyse für die in A1 entwickelten Projektideen Projektantrag 1. Projektname (aussagekräftiger Name) 2. Projektinhalte (Kurzbeschreibung des Vorhabens) 3. Projektziele (Meßbarkeit!) 1. Sachziele 2. Terminziele 3. Kostenziele 4. Projektorganisation Projektleiter, Projektteam, mögliche Teilprojekte 5. Ressourcen und Kosten 1. Direkte Projektkosten: Personalkosten, Reisekosten, Schulungen/ Qualifizierungsmaßnahmen, Raumkosten, Sonstiges 2. Investitionen: Software, Hardware, Sonstiges 6. Nutzenbetrachtung 7. Interessenanalyse 8. Meilensteine mit Terminen 9. Projektrisiken Erfahrungen in der Projektarbeit Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Vortragsdauer: ca. 7 - 8 Minuten Datei: Antrag-Team_x.ppt Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 26 A1: Idee für eine innovative soziale Internet-Dienstleistung Vorgehen und Ergebnisse 1. 2. 3. 4. 5. 6. Zieldefinition Lösungsalternativen Entscheidungskriterien Bewertungsverfahren Commitment: „Ergebnis“ To-Do-Liste Erfahrungen in der Projektarbeit Vortragsdauer: max. 10 Minuten Datei: Idee-Team_x.ppt Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes 27
