Bausteine eines systematischen Customer Relationship

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[ PC&M-Schriftenreihe Mittelstands-Management ]
Bausteine eines systematischen
Customer Relationship Management
für mittelständische Unternehmen
Prof. Dr. Holger Buxel
Prof. Dr. Alexander Klee
Herausgeber:
PC&M Pensions Communication & More e.V.
Gothaer Platz 2-8
37083 Göttingen
Tel. 05 51 / 7 01 – 53 845
Fax
05 51 / 7 01 – 54 344
Email [email protected]
Verfasser:
Prof. Dr. Holger Buxel, Fachhochschule Münster
Prof. Dr. Alexander Klee, Fachhochschule Flensburg
Göttingen 2006
Seite 2
Buxel/Klee "Customer Relationship Management für mittelständische Unternehmen"
Inhalt
1 Einleitung ............................................................................................................................... 4
2 Customer Relationship Management: Erfolgspotenziale und Herausforderungen ....... 6
2.1 Begriff und Charakter des Customer Relationship Management ............................... 6
2.2 Customer Relationship Management und Unternehmenserfolg ................................. 8
2.3 Integriertes Management als Herausforderung im CRM.......................................... 10
3 Bausteine eines ertragsorientierten CRM-Systems für Mittelständler .......................... 12
3.1 Gestaltung von CRM-Prozessen ............................................................................... 13
3.2 Einbindung in die übrigen Managementprozesse..................................................... 16
3.3 Data Warehousing, Data Merging und Data Mining als Unterstützungsaufgabe..... 19
4 Fazit ...................................................................................................................................... 21
Literatur ................................................................................................................................. 22
Abstract
Mittelständische Unternehmen stehen vor grundsätzlich anderen Managementherausforderungen
als Großkonzerne. Die spezifischen strategischen Stärken und Schwächen des unternehmerischen
Mittelstands spielen auch im Customer Relationship Management bzw. Zielkundenmanagement
eine bedeutende Rolle. Der vorliegende Beitrag skizziert, welche Bausteine und Schritte bei der
Entwicklung integrierter Kundenmanagement-Konzepte für Mittelständler zu berücksichtigen
sind. Im Mittelpunkt steht dabei die Perspektive eines integrierten Konzepts, welches das enge
„Kästchendenken“ von isolierten Maßnahmen etwa im Beschwerdemanagement oder der
Kundenzufriedenheitsforschung überwindet und alle Ansätze des Kundenmanagements in einer
konzeptionellen Gesamtschau zusammenfasst.
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Buxel/Klee "Customer Relationship Management für mittelständische Unternehmen"
1 Einleitung
Es ist eine "ewige Frage" des Management mittelständischer Unternehmen, wie deren
strategische Stärken und Schwächen gegenüber denen komplexer Großkonzerne zu beurteilen
sind und ob sich daraus im Wettbewerbsvergleich per saldo eher Vorteile oder eher Nachteile
ergeben (vgl. Pfohl 2006). Einer hohen Flexibilität, ergebnisorientiertem Pragmatismus in der
Nutzung unternehmerischer Marktchancen und schlanken unbürokratischen Prozessen in der
Administration auf der Haben-Seite stehen auf der Soll-Seite u.a. Nachteile im Recruiting
qualifizierter Mitarbeiter, im Aufbau strategisch fundierter Planungs- und Führungssysteme zur
Unternehmenssteuerung und im Zugang zu Kapitalmärkten gegenüber.
Fakt ist zunächst, dass für beide Arten von Unternehmen das Kundenmanagement immer mehr
zum strategischen Schlüsselfaktor für den Unternehmenserfolg wird (vgl. Hippner/Wilde 2006).
Infolge einer gleichzeitig zunehmenden Sensibilisierung der Kunden für das Preis/Leistungsverhältnis bei gleichzeitiger Zunahme des Anspruchsniveaus wird eine konsequente
Ausrichtung der Leistungsprozesse auf den Kunden sowie die Bindung der Kunden an das
Unternehmen zum zentralen Schlüssel des Erfolgs. Daher ist eine kontinuierliche Integration von
Qualität und Kundenorientierung in die Wertschöpfungskette der Unternehmen erforderlich, um
eine für den Kunden wahrnehmbare und dauerhafte Differenzierung gegenüber den
Wettbewerbern zu dokumentieren und den Flexibilitätsanforderungen des Marktes gerecht
werden zu können.
Das Management von Kundenbeziehungen im Sinne eines längerfristig angelegten Customer
Relationship Management (CRM) hat vor diesem Hintergrund in den letzten Jahren eine ganz
zentrale Bedeutung im Marketing und der Unternehmensführung eingenommen. Ausgehend von
der Erkenntnis, dass der Ausbau von Marktanteilen häufig aufwändiger ist als das Ausweiten
bestehender Geschäftsbeziehungen, ist eine zunehmende Verlagerung des Schwerpunktes des
Marketinginteresses von einer reinen Betrachtung des Marktanteils eines Unternehmens (share of
market) hin zur stärkeren Fokussierung des Kundenanteils (share of customer) im Sinne einer
Pflege, Entwicklung und Ausschöpfung der Kaufbereitschaft von Bestandskunden zu beobachten
(vgl. Buxel 2001, S. 16).
Im Kontext der sich nachhaltig veränderten Markt- und Wettbewerbsverhältnisse (bspw. globale
Absatzmärkte, globale Kapitalmärkte, hybride Kunden, etc.) haben sich also in nahezu allen
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Buxel/Klee "Customer Relationship Management für mittelständische Unternehmen"
Branchen in den vergangenen Jahren gerade im Bereich des Kundenmanagement neue
Herausforderungen für Unternehmen herausgebildet, bei denen vermehrt unbekannte Chancen
und Risiken in Geschäftsfeldern auftreten, die es zu beherrschen gilt. Insbesondere die
wachsende Komplexität, Dynamik und zunehmende Reaktionszeit unternehmerischer Vorgänge
erschweren der Unternehmensleitung einen gewinnbringenden Umgang mit neuartigen, bislang
noch unentdeckten Chancen, was ein sehr hohes Maß an Flexibilität in der Unternehmensführung
erfordert. Die klassischen "Tugenden des Mittelstands", insbesondere in Gestalt schlanker,
flexibler und unbürokratischer Prozesse kommen hier gerade an der Schnittstelle zum Kunden
voll zum Tragen. Insoweit haben unter den sich verschärfenden Marktbedingungen Mittelständler
aus dieser Warte deutliche strategische Vorteile gegenüber organisatorisch meist weitaus
starreren Großunternehmen.
Ein systematisches, ertragsorientiertes Customer Relationship Management erfordert jedoch nicht
nur organisationale Flexibilität an den Kundenschnittstellen, sondern auch die Implementierung
eines
unternehmerischen
Management-
und
Steuerungssystems,
das
sämtliche
kundenrelevanten Prozesse erfasst und an den Unternehmenszielen ausrichtet. Hier wiederum
fällt der strategische Saldo eher zugunsten der Großunternehmen aus – Mittelständlern fehlt es oft
schlicht an genügend personellen, finanziellen und Know how-Ressourcen, um komplexere
Systeme im Kundenmanagement zu konzipieren und zu implementieren (Brendel 2003). Mit
Blick auf den aktuellen Entwicklungstand von Konzepten für das Management von
Kundenbeziehungen können derzeit daher im unternehmerischen Mittelstand noch spürbare
Defizite in der Praxis konstatiert werden. Neben Defiziten in der „richtigen“ Implementierung
und Anwendung zur Verfügung stehender Kundenmanagementinstrumente besteht vor allem
einiger Nachholbedarf bei der Entwicklung integrierter Kundenmanagement-Konzepte, ohne die
man den Flexibilitätsanforderungen des Marktes nicht mehr wirkungsvoll begegnen kann.
Das Hauptziel dieses Beitrags liegt vor dem skizzierten strategischen Hintergrund darin, einen
konzeptionellen Rahmen und die Bausteine eines ganzheitlichen Ansatzes für ein integriertes
Customer Relationship Management für mittelständische Unternehmen zu skizzieren, mit
deren Hilfe eine strukturierte Aufdeckung und Diskussion konkreter Schwachstellen im
Kundenbeziehungsmanagement ermöglicht wird und Ansatzpunkte für die Einleitung von
Optimierungsprozessen im Zielkundenmanagement abgeleitetet werden können.
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Buxel/Klee "Customer Relationship Management für mittelständische Unternehmen"
2 Customer Relationship Management: Erfolgspotenziale und Herausforderungen
2.1 Begriff und Charakter des Customer Relationship Management
Im Zuge der Diskussion um Konzepte und Instrumente für das Management von
Kundenbeziehungen hat in den letzten Jahren der Begriff des Customer Relationship
Management (CRM) eine weite Verbreitung gefunden. Dabei handelt es sich wohl um einen der
schillerndsten Begriffe der Marketingdiskussion der letzten Jahre: Die mit dem CRM in
Verbindung stehenden Konzepte und Assoziationen reichen von informationstechnologischen
Lösungen im Sinne von Softwareprodukten über die Durchführung von Zufriedenheitsstudien bis
hin zur (eher fragwürdigen) Proklamation einer ‘neuen Marketing-Denkhaltung im Sinne einer
Weiterentwicklung des traditionellen Marketing‘, die (angeblich) den Blickwinkel einer eher
transaktionsorientierten Betrachtung des Marketing zu Gunsten einer Betrachtung der Steuerung
von Kundenbeziehungen erweitert (vgl. zur Diskussion vertiefend Bruhn 2001, S. 8 ff.).
Grundsätzlich muss zunächst festgehalten werden, dass sich bislang keine allgemein anerkannte
Definition des Begriffes Customer Relationship Management herausgebildet hat. Ebensowenig
hat sich der CRM-Begriff selbst als anerkannter Oberbegriff oder gar Synonym für Konzepte und
Instrumente, die mit dem Management von Kundenbeziehungen in Verbindung stehen,
durchgesetzt. So werden an Stelle des CRM-Begriffs für die Gestaltung von Kundenbeziehungen
häufig auch die alternativen Begriffe des Relationship Marketing (bspw. Henning-Thurau/Hansen
2000), des Beziehungsmanagement (bspw. Henning-Thurau/Klee/Langer 1999; Klee 2000) oder
des Beziehungsmarketing (bspw. Hentschel 1991) verwandt.
Trotz des Fehlens eines allgemeingültigen Konsenses, welcher der Begriffe nun der „richtige“ ist,
sind jedoch einige zentrale Merkmale in nahezu allen Ansätzen und Abhandlungen über das
Management von Kundenbeziehungen zu finden, die als grundlegende Charakteristika
aufgefasst werden können. Das Management von Kundenbeziehungen ist ein Kernprozess der
marktorientierten Unternehmensführung, mit dem der Ertrag des Unternehmens nachhaltig
gesteigert werden kann und in dessen Mittelpunkt
•
die konsequente Ausrichtung der Unternehmensaktivitäten an den Kunden und ihren
Bedürfnissen sowie
•
die konsequente Betrachtung von langfristigen Geschäftsbeziehungen zu den Kunden stehen.
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Buxel/Klee "Customer Relationship Management für mittelständische Unternehmen"
Darüber hinaus rückt beim Kundenmanagement auch eine erweiterte Perspektive in Form einer
konsequenten Anspruchsgruppenorientierung ganz im Sinne eines gesellschaftsorientierten
Marketingansatzes in den Betrachtungsfokus, der explizit nicht nur das enge Dreieck aus Kunde,
Unternehmen
und Wettbewerber betrachtet,
Umweltdeterminanten
eines
sondern
Kundenmanagements
darüber hinaus alle relevanten
berücksichtigt.
Dabei
hat
das
Kundenmanagement nicht nur die Aufgabe, strategische Entwicklungspfade des Unternehmens
zu gestalten, aufzugreifen und in schlüssige Maßnahmenkonzepte zu übersetzen, sondern es muss
auch die regulative Umwelt des Unternehmens durch ein aktives Kontextmanagement
beeinflussen (vgl. Wiedmann 1989).
Im Hinblick auf eine Optimierung des Unternehmensgewinns kann es grundsätzlich nicht darum
gehen, Konzepte für die Etablierung und Gestaltung von Beziehungen zu allen potenziellen
Kunden am relevanten Markt zu entwickeln. Vielmehr müssen die Kosten, die mit einer
Investition in die Anbahnung und Ausgestaltung der Geschäftsbeziehungen verbunden sind, in
einem vernünftigen Verhältnis zum erzielbaren Return on Customer (RoCu) stehen. Daher
erscheint es sinnvoll, sich primär auf solche Kundenbeziehungen zu konzentrieren, die nicht
zuletzt gerade auch in einer langfristigen Perspektive ein hohes Ertragspotenzial versprechen. In
der logischen Konsequenz bedeutet das Management von Kundenbeziehungen damit auch, sich
von solchen Beziehungen zu lösen, die kein oder nur ein geringes Ertragspotenzial versprechen.
Vor diesem Hintergrund soll im Folgenden nicht der allgemeine Begriff des Customer
Relationship Management, sondern der treffendere Begriff des Zielkundenmanagement (ZKM)
Anwendung
finden
(vgl.
Wiedmann/Jung
1996;
Raffée/Wiedmann
1997).
Zielkundenmanagement umfasst damit zum einen ein konsequentes Beziehungsmanagement,
zum anderen auch ein alle Erfolgspotenziale ausschöpfendes Transaktionsmanagement, bei dem
Beziehungen an ihrem ökonomischen Wert zu messen sind.
Beim Customer Relationship Management (CRM) geht es um die Akquisition, Betreuung,
Bindung, Entwicklung und ggf. Rückgewinnung von ertragspotenzialstarken Kunden mit dem
Oberziel,
den
Ertrag
des
Unternehmens
durch
eine
effiziente
Aussteuerung
der
Geschäftsbeziehung nachhaltig zu steigern.
Das Aktivitätsfeld von CRM-Managern besteht in allen Aktivitäten der Analyse, Planung,
Durchführung und Kontrolle von Maßnahmen, die mit der Gestaltung von Beziehungen zu
Zielkunden in Verbindung stehen.
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Buxel/Klee "Customer Relationship Management für mittelständische Unternehmen"
2.2 Customer Relationship Management und Unternehmenserfolg
Mit der Verfolgung eines konsequenten Zielkundenmanagement-Kurses lassen sich im Zuge der
Etablierung von langfristigen Kundenbeziehung zu ertragspotenzialstarken Kunden positive
Effekte auf den Unternehmenserfolg erzielen. Folgende Punkte sind von besonderer Bedeutung
(vgl. Lasslop 2000, S. 2ff.):
•
Durch dauerhafte Kundenbeziehungen wächst zunächst die Planungssicherheit der
Unternehmung. Dies ist primär auf die im Laufe einer Geschäftsbeziehung wachsenden
Austritts- und Wechselbarrieren aufgrund eines zunehmend habitualisierten Kaufverhaltens
zurückzuführen, welches sich direkt umsatzstabilisierend auswirkt.
•
Im Laufe einer Kundenbeziehung steigt das Cross- und Up-Selling-Potenzial aufgrund einer
besseren Kenntnis der Kundenbedürfnisse, durch welches sich das Umsatzvolumen pro
Kunde im Zeitablauf tendenziell erhöht. Im Idealfall gelingt es, bei frühzeitiger Bindung des
Kunden an das Unternehmen den gesamten Bedarf an brancheneigenen Leistungen über den
kompletten Kundenbedarfslebenszyklus hinweg mit eigenen Produkten zu decken.
•
Der Aufbau einer langfristigen Kundenbeziehung ermöglicht die Schaffung eines
preispolitischen Spielraumes und damit die Möglichkeit der direkten Umsatzsteigerung.
•
Indirekt wirkt eine dauerhafte Geschäftsbeziehung auf die Höhe des Umsatzes durch ein
positives Weiterempfehlungsverhalten. Dabei korreliert das Referenzpotenzial eines
Kunden unmittelbar mit seiner Wiederkaufabsicht.
•
Zudem kann sich infolge verstärkter Interaktion eine höhere Auskunfts- und
Beschwerdeneigung entwickeln, die eine verbesserte Abschätzung zukünftiger Chancen und
Risiken und eine kontinuierliche Verbesserung der Prozesse erlaubt.
•
Darüber hinaus ergeben sich erhebliche Kostensenkungspotenziale, welche sich
insbesondere durch eine geringere Betreuungsintensität von Stammkunden im Sinne
sinkender Verwaltungs-, Vertriebs- und Kontrollaufwendungen realisieren lassen.
•
Schließlich schützen stabile Kundenbeziehungen das Unternehmen vor Risiken, die
durch die oben skizzierte Marktdynamik entstehen und bilden die Basis für einen
gewinnbringenden
Umgang
mit
neuen
Chancen,
indem
sie
Freiheitsgrade
der
Unternehmensführung erweitern und damit Flexibilitätspotenziale zu kanalisieren helfen.
Auch wenn die positiven Wirkungen der Kundenbindung auf das Unternehmensergebnis in der
Wissenschaft und Praxis unbestritten sind, da die Kosten pro Kunde im Laufe der
Geschäftsbeziehung tendenziell sinken, bleibt aber zu erwähnen, dass jedoch im Vergleich zu
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Buxel/Klee "Customer Relationship Management für mittelständische Unternehmen"
einem primär transaktionsorientierten Marketing auch einige zusätzliche Kostenwirkungen
eines Zielkundenmanagement zu berücksichtigen sind:
•
Hier lassen sich zunächst Einzelkosten in Form von freiwilligen Rabatten, Prämien oder
Zusatzleistungen (z.B. durch Upgrading oder als Kulanz bei Beschwerden) nennen, um
positiv auf die Kundengewinnung und -bindung einzuwirken.
•
Daneben
entstehen
bei
der
Umsetzung
des
Zielkundenmanagement
zusätzliche
Gemeinkosten, welche primär in Personalkosten (Bildung von Service-Einheiten wie z.B.
Call-Center, Schulungen) und Kosten für die Einrichtung einer informationstechnologischen
Infrastruktur bestehen.
•
Zielkundenmanagement erfordert ja nach Ausgestaltung eine aktivere, mit Kosten
verbundene Beobachtung und Ansprache des Kunden, um Kaufwiderstände zu
überwinden.
•
Schließlich können durch die angestrebte Leistungsindividualisierung und die dazu
notwendige
Vernetzung
und
Abstimmung
aller
Kundenkontaktpunkte
weitere
Komplexitätskosten entstehen.
Die Erträge, die im Zuge der Umsetzung von Zielkundenmanagement-Konzepten erzielt werden
können, sind den Kosten daher sorgfältig gegenüber zu stellen. Im Spannungsfeld zwischen
Kosten und Erträgen besteht die wahre "Kunst" des Zielkundenmanagement darin, den
„Customer Added Value“ mittels geeigneter Konzepte nachhaltig zu maximieren (vgl. Abb. 1).
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Buxel/Klee "Customer Relationship Management für mittelständische Unternehmen"
Zielkundenmanagement
Ertragssteigerungseffekte
Kosteneffekte
Umsatzstabilisierung durch Aufbau von
Wechsel- und Austrittsbarrieren
Kosten für Zusatzleistungen, Prämien,
Rabatte, etc.
Steigerung des Cross-Selling- und UpSelling-Erfolges
Kosten für Personal, IT, etc.
Schaffung eines preispolitischen
Spieltraums
Anstieg von Komplexitätskosten
Ausnutzung von Referenzeffekten
„Widerstandskosten“
Senkung Kundenkosten durch sinkende
Anforderung an Betreuungsintensität
Etc.
Prozessverbesserungen durch
Kundenfeedback
Etc.
Wertgewinn
-> max.!
+
-
Abb. 1: Ertragsmaximierung als Kernaufgabe des CRM
2.3 Integriertes Management als Herausforderung im CRM
Für das effizientere Management von Kundenbeziehungen sind in den letzten Jahren eine ganze
Reihe an Konzepten und Instrumenten entwickelt und diskutiert worden. Dabei handelt es sich
bspw.
•
um Instrumente zur Messung von Kundenzufriedenheit (bspw. Kaiser 2002),
•
Maßnahmenprogramme zum Beschwerdemanagement (bspw. Stauss/Seidel 1998),
•
Modelle zur Bestimmung von Kundenwerten (bspw. Cornelsen 2000),
•
Storno-Prognose-Tools
als
Instrument
der
Früherkennung
drohender
Kundenabwanderungen (vgl. Michalski 2002),
•
Kundenbindungskonzepte zum Aufbau von Wechselbarrieren (vgl. Sperl 2000),
•
Customer Management Scorecards zum Controlling des Kundenmanagements (vgl.
Wiedmann/Buxel/Siemon 2005) oder
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Buxel/Klee "Customer Relationship Management für mittelständische Unternehmen"
•
Konzepte zur Gestaltung des Kundenkontaktmanagements entlang der wichtigen
Kundenkontaktprozesse (Buxel 2005).
Die mit der Anwendung der angesprochenen Konzepte und Instrumente erhofften
Ertragspotenziale haben sich in vielen Unternehmen bislang nur teilweise realisieren lassen. Als
ursächlich dafür können gerade in mittelständischen Unternehmen Mängel bei der Planung
und Konzeption der Zielkundenmanagement-Konzepte sowie Umsetzungsdefizite angesehen
werden (Brendel 2003). So zeigt bspw. eine Studie der Meta-Group, dass fast 80 % aller
Customer Relationship Management-Projekte, die von der Unternehmensleitung verabschiedet
wurden, ihr angestrebtes Zielniveau nicht vollständig erreichten. Diese Tatsache ist u.a. darauf
zurückzuführen, dass
•
im Kundenmanagement eine starke, häufig auch recht einseitige Konzentration auf den
Auf- und Ausbau von IT-Infrastrukturen (Data Warehouses, Customer Data Warehouses)
sowie die Investition in Softwareprogramme für die Analyse des Nachfrageverhaltens zu
beobachten ist, mit deren Hilfe man sich Informationen für die Erschließung von
Ertragspotenzialen auf Kundenseite erhofft (im Durchschnitt entfallen 70 Prozent der Kosten
von CRM-Projekten auf Investitionen in Hard- und Software und lediglich 10 Prozent auf die
Entwicklung tragfähiger CRM-Strategien (vgl. Wübker/Buckler 2002, S. 27)),
•
unverbunden
nebeneinander
stehende
Einzelkonzepte
und
Instrumente
des
Kundenmanagements aufgrund ihres engen Betrachtungsfokus zu kurz greifen und damit eine
alle Unternehmensprozesse umfassende kundenorientierte Ausrichtung durch sie nicht
ermöglicht wird,
•
im
Rahmen
der
Strategieentwicklung
zentrale
Erfolgsdeterminanten
des
Zielkundenmanagements wegen mangelnder Transparenz bzw. mangels „bessern Wissens“
unberücksichtigt bleiben,
•
keine geeignete Übersetzung von Kundenwissen und Marktinformationen in konkrete
Maßnahmenprogramme und Aktionspläne für das Management von Kundenbeziehungen
in Vertrieb und Marketing stattfindet (Problem der fehlenden Verzahnung),
•
die Strategie von denjenigen nicht verstanden wird, die für die Umsetzung verantwortlich
sind,
•
die Steuerungs- und Informationssysteme nicht auf die Strategie, sondern auf die
operative Führung ausgerichtet werden,
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Buxel/Klee "Customer Relationship Management für mittelständische Unternehmen"
•
die initiierten Maßnahmenprogramme nicht greifen, weil zum einen die Instrumente an den
zentralen Stellhebeln des Beziehungsmanagements vorbei operieren und zum anderen
aussagekräftige Informationen für die Adjustierung und über den Erfolg fehlen (Problem der
„Existenz blinder Flecken“) und
•
die persönlichen Ziele, der Know-how-Aufbau und die Kompetenzen der Mitarbeiter
nicht
effektiv
genug
mit
den
Anforderungen
an
eine
kundenorientierte
Strategieimplementierung in Einklang gebracht werden.
Grundsätzlich muss in diesem Zusammenhang festgehalten werden, dass das Management von
Kundenbeziehungen ohne den Einsatz von (Einzel-)Maßnahmen und Instrumenten zwar kraftlos,
ohne integrative Verknüpfung der Maßnahmen vor einem schlüssigen strategischen
Gesamtkonzept jedoch kopflos ist. Damit wird insgesamt deutlich, dass es beim
Kundenmanagement keinesfalls nur um die Durchführung von Einzelmaßnahmen wie
Kundenzufriedenheitsstudien oder die Anwendung spezieller Softwareprodukte gehen kann.
Vielmehr muss eine konsequente Betrachtung und Gestaltung aller Instrumente und relevanten
Werttreiber der Erfolgskette im Zielkundenmanagement in den Mittelpunkt rücken, weil sich die
Unternehmensziele erst in dem intelligenten Zusammenspiel aller ihrer Glieder erreichen lassen.
Gefordert sind daher angesichts der Konzipierungs- und Implementierungsdefizite integrierte
Zielkundenmanagement-Systeme für den unternehmerischen Mittelstand, welche die enge
Perspektive spezifischer Problemstellungen überwinden und eine ganzheitliche Ausrichtung des
Unternehmens auf die Kundenbeziehung ermöglichen.
3 Bausteine eines integrierten CRM-Systems für Mittelständler
Um den Aufbau und Ausbau eines erfolgsträchtigen Zielkundenmanagement-Systems für
mittelständische Unternehmen zu kanalisieren, bietet sich die Wahl einer integrierten Perspektive
an, mit deren Hilfe eine strukturierte Aufdeckung und Diskussion konkreter Schwachstellen im
Kundenbeziehungsmanagement ermöglich wird und Ansatzpunkte für die Einleitung von
Optimierungs-Prozessen im Zielkundenmanagement abgeleitetet werden können. Im Kern geht
es dabei damit um ein langfristig und ganzheitlich ausgerichtetes, konsequent kunden-, potenzialund wettbewerbsorientiertes Management der Beziehungsentwicklung im eigenen Unternehmen
sowie im relevanten markt- und gesellschaftlichen Umfeld. Das Grundkonzept eines
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Buxel/Klee "Customer Relationship Management für mittelständische Unternehmen"
ganzheitlichen Zielkundenmanagements, das zugleich alle relevanten Bausteine abbildet, soll hier
kurz skizziert werden soll (vgl. Abb. 2).
Data Mining & Analysis
Data Matching & Merging
Data Warehousing
Management-Prozesse
Informationsprozesse
Daten
Normative
Methoden
CRMRahmenplanung
und
Strategische
ManagementProzesse
Modelle
CRM
Programmplanung
CRM
Maßnahmenplanung
Theorien
CRM
Instrumenteneinsatz
CRM-Schlüsselprozesse
Zielkundenakquise
Zielkundenbetreuung
Zielkundenbindung
Zielkundenentwicklung
ZielkundenRückgewinnung
ControllingProzesse
+ Teilprozesse
Steuerungsprozesse
U-Kultur
Organisation
Anreizsysteme
Lernsysteme
Abb. 2: Bausteine eines integrierten CRM-Systems für Mittelständler
3.1 Gestaltung von CRM-Prozessen
Im Zentrum des Zielkundenmanagement steht an erster Stelle die Gestaltung der
Zielkundenmanagementprozesse. Zielkundenmanagementprozesse sind alle Vermarktungs- und
Vertriebsprozesse im Unternehmen, die mit der Zielkundenakquisition, -betreuung, -entwicklung,
-bindung und ggf. -rückgewinnung in Verbindung stehen. Diese Prozesse sind im Hinblick auf
ihren Wertbeitrag permanent auf den Prüfstand zu stellen und unter Berücksichtigung der
Ressourcen des Unternehmens optimal an den Kundenbedürfnissen auszurichten. Die
Gestaltungsaufgabe umfasst dabei drei Bereiche, die Identifikation, Analyse sowie die
Optimierung der Schlüsselprozesse.
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Buxel/Klee "Customer Relationship Management für mittelständische Unternehmen"
Bei der Identifikation der Schlüsselprozesse kann zum einen auf ein Stufenmodell zurück
gegriffen werden, bei dem ausgehend von einer Untergliederung relevanter Prozesse in die
Bereiche Strategisches
Finanzmanagement
Zielkundenmanagement, Operatives
eine
hierarchische
Zielkundenmanagement und
Top-Down-Down-Gliederung
einzelner
Prozesse
stattfindet. Abb. 3 gibt ein Beispiel für einen solchen Ansatz zur Identifikation ausgewählter
Schlüsselprozesse für Bausparkassen. Dieses Grundmodell lässt sich konzeptionell problemlos
"downsizen" und auf jegliche Art von Kundenprozessen in mittelständischen Unternehmen
anwenden. Alternativ kann bei der Identifikation der Schlüsselprozesse auch ein Vorgehen
entlang der Kundenkontaktkette (Customer Touchpoints) gewählt werden, das eine systematische
Betrachtung aus Kundensicht in einer prozessualen Perspektive ermöglicht.
Schlüsselprozesse Zielkundenmanagement
Strategisches ZKM
Operatives ZKM
Finanzmanagement
Operatives Zielkundenmanagement
Anlageberatung
Vertragsabschluß
Ansparphase
Zuteilung
Vertragsauszahlung
Verwendungsberatung
Vertragserhöhung
Alternative
Anlageformen
Finanzierungs- Bonitätsberatung
analyse
Zwischenfinanzierung
Auszahlung
Tilgung
Bausparversicherung
Objektvermittlung
Objektbetreuung
Zuteilungsmanagement
Fondsmanagement
Finanzmanagement
Abb. 3: Beispiels-Phasenmodell zur Identifikation ausgewählter Schlüsselprozesse
(Beispiel Bausparkasse)
Als hilfreich im Rahmen der Identifikation der Schlüsselprozesse kann insbesondere bei
Dienstleistungen auch die Anwendung von Blueprinting-Techniken angesehen werden, bei denen
grafische Ablaufdiagramme von Dienstleistungsprozessen mit dem Ziel einer späteren Analyse
und Optimierung erstellt werden (vgl. Meffert/Bruhn 2003, S. 308). Abbildung 4 zeigt einen
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Buxel/Klee "Customer Relationship Management für mittelständische Unternehmen"
Ausschnitt eines Blueprints der Prozesse eines Cafés als typisches Beispiel eines Mittelständlers
bzw. Kleinunternehmens.
Abb. 4: Beispiels-Blueprint für ein Cafe
Sind die relevanten Zielkundenmanagementprozesse identifiziert, sind diese anschließend in
einem Analyseprozess detailliert aufzunehmen, abzubilden und im Rahmen eines AuditingProzesses
hinsichtlich
ihres
Wertbeitrages
und
ihrer
Verbesserungspotenziale
im
Zielkundenmanagement systematisch zu durchleuchten. Die entdeckten Schwachstellen sowie
Blindleistungen, die keinen nennenswerten Beitrag im Zielkundenmanagement leisten und als
"Kostenfresser" einzustufen sind, sind konsequent anzugehen. Bei der Bewertung der einzelnen
Prozesse sind diese idealer Weise mit Zeit-, Mengen-, Ertrags- und Kostengerüsten zu bewerten,
die konsequent an Best-Practices der Branche zu benchmarken sind. Abb. 5 gibt einen Überblick
über eine solche Prozessanalyse am Beispiel der Eröffnung eines Girokontos (auch hier gilt
wiederum, dass sich diese Vorgehensweise problemlos und unmittelbar auf jegliche
Kundenprozesse in Mittel- und Kleinunternehmen anwenden lässt). Aufbauend auf einer Analyse
und Bewertung der Prozesse ist ihre Optimierung vorzunehmen.
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Buxel/Klee "Customer Relationship Management für mittelständische Unternehmen"
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fa
D
ss
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M
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Prozessschritte
Analyse P2.3:
Häufige Rückfragen Datenerfassung in Filiale
wegen Unsauberkeiten
1
D
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Fi
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ita
Ku
rb
ei
nd
te
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P2.3: Eröffnung Girokonto
Kundengespräch,
Vertragsabschluss
Ausfüllen der Formulare
1
Kundenanlage in
Kundensystem
Standardformular überholt/ nicht „up to date“
2
Kundenanlage durch Marketingabteilung ist
Treiber von Durchlaufzeiten und Fehlerquellen
3
Häufige Rückfragen Datenerfassung und
fehlende Verantwortlichkeit in Filiale verursacht
lange Durchlaufzeiten bei „Nicht-StandardVerträgen“
2
Eröffnung Konto
Kundenanlage in CRMSystem
3
Bestellung EC-/ S-Karte
Anfragen p.M.
800-850
Abschlüsse p.M.
200-225
Bestellung Kreditkarte
Kontrolle: Abgleich
Vertragsunterlagen
gegen Liste
Durchschnittliche DLZ
Oberes Quartil DLZ
12 MT
Scannen inkl.
Unterschriftsprüf-System
Durchschnittliche PK
43 EUR
Optimierungspotenzial
Prio. 4
Ablage
9 KT
Anmerkungen
Verantwortung
Mitarbeit
Fallweise Beteiligung/
Information
Abb. 5: Beispiel für eine Prozessanalyse im CRM
3.2 Einbindung in die übrigen Managementprozesse
Die Gestaltung von Prozessen kann als die wichtigste Aufgabe des Zielkundenmanagement
angesehen werden. Um im Zuge der Entwicklung und Anwendung eines ganzheitlichen
Zielkundenmanagement-Systems die Leistungsfähigkeit der Prozesse möglichst nachhaltig und
ertragswirksam nutzen zu können, sind die Prozesse systematisch in ein manageriales und
informatorisches Gesamtkonzept einzubinden und in die übrigen Managementprozesse des
Unternehmens zu integrieren.
Eine wesentliche Rolle im Rahmen der Ausgestaltung des Zielkundenmanagements spielt dabei
zunächst die Frage nach der Integration des Zielkundenmanagements in die angestrebte bzw. aus
Marketingsicht anzustrebende Unternehmensentwicklung. Dies berührt sich mit Fragen nach
einer
zukunftsweisenden
Unternehmensvision
und
einem
längerfristig
tragfähigen
Geschäftsmodell (Defining the Business, Defining the Business Mission), die als zentrale
Problemfelder
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der
strategischen
Managementprozesse
begriffen
werden
können.
Buxel/Klee "Customer Relationship Management für mittelständische Unternehmen"
Voraussetzung einer effizienten und effektiven strategischen Rahmenplanung ist dabei ein
konsequentes normatives Management, mit dem zunächst dafür gesorgt wird, dass ein genügend
hohes
Maß
an
Sensibilität
für
die
Chancen
und
Risiken
eines
professionellen
Kundenmanagements vorhanden ist und zart aufkeimende innovative Konzepte nicht eo ipso
durch das bestehende Normen- und Wertsystem erdrückt werden.
Gerade mittelständische Unternehmen haben im normativen Management oft ausgeprägte
relative Gestaltungsvorteile gegenüber Großunternehmen, da die Philosophie und Kultur des
Unternehmens oftmals stark von nur wenigen bzw. nur einer Person (oft der Inhaber bzw. die
Inhaberfamilie) abhängt und damit weitaus besser steuer- und veränderbar ist als in komplexen,
anonymen, produktseitig und geographisch diversifizierten Großunternehmen. Im Mittelpunkt
stehen hier etwa Fragen nach
•
dem Stellenwert von Kunde und Zielkundenmanagement im Vision-/Mission-Statement
(bspw. „Ist die Kundenorientierung expliziter Bestandteil der Unternehmensphilosophie?“),
•
der Enkulturation der Philosophie/Konzentration der Kundenorientierung im Unternehmen
(bspw. „Wie wird der Kunde wahrgenommen?“, „Welche Kundenmanagement-Barrieren
sind in der Organisation vorhanden?“) und
•
der Basisziele und strategischen Stoßrichtungen des Kundenmanagement (bspw. „Welche
Angebote/Produkte?“,
„Welche
Prozesse?“,
„Welche
Kundensegmente
und
Zielgruppenkonzeption?“, „Welche Absatzwege und Kommunikationskanäle?“).
Hier gilt es letztlich, im Sinne eines Corporate Identity-orientierten Change Management
geeignete Leitvorstellungen und Grundsätze in die Unternehmensphilosophie einzubringen und
diese
innerhalb
der
gesamten
Unternehmenskultur
und
hier
vor
allem
in
der
Organisationsstruktur, den betrieblichen Anreiz- und Entlohnungssystemen etc. so zu verankern,
dass sich eine positive Steuerungswirkung hinsichtlich der geplanten Unternehmensentwicklung
ergibt (vgl. Wiedmann 1996).
Die Entwicklung eines Steuerungssystems kann sich freilich nicht allein an jenen grundlegenden
Ziel- und Leitvorstellungen sowie strategischen Stoßrichtungen orientieren, wie sie durch die
strategische Rahmenplanung und das normative Management vorgegeben werden. Erforderlich
ist es vielmehr, für ein enges Zusammenspiel zwischen der Ausdifferenzierung eines
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Buxel/Klee "Customer Relationship Management für mittelständische Unternehmen"
leistungsfähigen Steuerungssystems und der Verwirklichung einer weitsichtigen strategischen
Programmplanung Sorge zu tragen, bei der im Lichte der unternehmensspezifischen
Herausforderungen
(Chancen
und
Risiken)
konkrete
Zielkundenmanagement-
Handlungsprogramme entworfen und dann in präzise taktische wie operative Zielvorgaben
übersetzt werden, die mittels des Einsatzes geeigneter Zielkundenmanagement-Instrumente
erreicht werden sollen. Die Ableitung konkreter Ziele für das Zielkundenmanagement (bspw.
Steigerung der Kundenzufriedenheit bei Endkunden in Deutschland innerhalb der nächsten 6
Monate
um
5
%)
und
die
Übertragung
dieser
Ziele
auf
die
einzelnen
Zielkundenmanagementprozesse bildet dabei den Dreh- und Angelpunkt im Blick auf die
Verwirklichung des eingeschlagenen Unternehmenskurses.
Für die Umsetzung der Zielkundenmanagementmaßnahmen sind in der Regel auch einige
Anpassungen in den Steuerungsprozessen des Unternehmens (Organisation, Anreizsysteme,
etc.) erforderlich, die einen optimalen Support des Zielkundenmanagement aus der eigenen
Organisation heraus forcieren. Hier gilt es beispielsweise, Entlohnungssysteme im Vertrieb an
den Zielkundenmanagementerfolg zu koppeln oder durch Schulungsmaßnahmen „Service-lags“
systematisch zu schließen.
Der Erfolg im Zielkundenmanagement ist maßgeblich davon abhängig, in wie weit das eigene
Unternehmen auf der Basis der vorhanden Kundendaten in der Lage ist, seine Interaktion mit den
Kunden selektiv planen, auszugestalten und kontrollieren zu können. Daher muss ein besonderes
Augenmerk auf den Aus- und Aufbau intelligenter Informationsmanagement-Konzepte gelegt
werden, mit deren Hilfe die für die Kundenkontaktsteuerung benötigten Informationen zeitnah
und in geeigneter Form bereitgestellt werden können. Eine erfolgreiche Bewältigung aller
erwähnten Management- bzw. Planungsaufgaben setzt daher last but not least auch professionelle
Informationsprozesse voraus - und zwar von der frühzeitigen Identifikation relevanter
Herausforderungen im Zielkundenmanagement bis hin zum Aufbau einer leistungsfähigen
Database als Grundlage für ein erfolgreiches Management der Kundenbeziehungen.
Schließlich ist Begleitend sollte das gesamte Zielkundenmanagement-System durch ein
umfassendes Controlling im Kunden-, Prozess- und Ergebnisbereich überwacht werden. Hier
sind geeignete Kennzahlen zur Erfolgsmessung zu definieren und in den Berichtssystemen als
fester Bestandteil zu integrieren.
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3.3 Data Warehousing, Data Merging und Data Mining als Unterstützungsaufgabe
Damit das Unternehmen im Rahmen des Zielkundenmanagements die richtigen (d.h.
kundenorientierten) Entscheidungen trifft, ist es erforderlich, dass das Informationsmanagement
intelligente Verfahren zur Verfügung stellt, um die Entscheidungen auf eine quantitativ
fundierte Basis zu stellen. Dies setzt zunächst die Existenz einer geeigneten Customer Database
voraus, in der die relevanten Informationen abgebildet werden. Der Aufbau einer solchen
Datenbasis aus einem Data Warehouse heraus ist in der Regel ein nicht trivialer Prozess, bei dem
die Daten, die aus Transaktionen des Unternehmens resultieren, systematisch mit Informationen
aus gezielte Marktforschungsstudien zu verknüpfen sind (Data Merging/Data Matching), um die
Aussagekraft zu erhöhen um im Lichte der Marktbegebenheiten bestmöglich interpretieren zu
können (vertiefend Buxel 2003). Die am Markt heute verfügbaren IT-Systeme bieten jedoch auch
mittelständischen Unternehmen sehr gute und weit reichende Möglichkeiten zum datenseitigen
Aufbau der nötigen Infrastruktur.
Nach der Schaffung einer geeigneten Datengrundlage ist diese systematisch zu verwerten. Um
eine Quantifizierung der Entscheidungen des Zielkundenmanagement zu unterstützen, stehen
heute eine Vielzahl von Tools und Analysekonzepten zur Verfügung. Die Instrumente lassen sich
grundsätzlich in Präsentations- und Analyse-Systeme systematisieren. Die folgenden Beispiele
geben einen Überblick über die traditionellen bzw. innovativen Verfahren:
• Ergebnisgesteuerte
Präsentationstechniken
wie
Entscheidungstabellen
und
Visualisierungstools stellen grundlegende Techniken der Datenverarbeitung dar. Solch einfache
Tools tragen erheblich zur Verbesserung der Übersichtlichkeit bei der Lösung komplexer
Aufgabenstellungen des Zielkundenmanagements bei. Hier sind auch OLAP-Techniken
(Online Analytical Processing) einzuordnen, mit deren Hilfe Daten in mehrdimensionale
Strukturen transferiert werden können, die der Struktur des Unternehmens bzw. der
Zielkundenaufgabenstellung entsprechen (vgl,. Wilhelm/Unwin/Theus 1996).
• Multivariate statistische Anwendungen liefern ein breites Spektrum an strukturentdeckenden
(z.B. Faktorenanalyse, Clusteranalyse, MDS) und strukturprüfenden (z.B. Regressionsanalyse,
Varianzanalyse,
Diskriminanzanalyse,
Kontingenzanalyse,
Kausalanalyse,
Conjoint
Measurement) Methoden zur Analyse von Zielkunden, deren Bedarfe und Ertragspotenziale
(vgl. Backhaus et al. 1996).
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• Wissensbasierte
Analysesysteme
bestehen
aus
einer
Schlussfolgerungsmaschine
(Regelinterpreter), Regeln und Objekten, auf die sich die Regeln beziehen. Neben der
Prädikatenlogik existieren neuere Ansätze wie die Fuzzy-Logic, die nicht nur die beiden
Extreme FALSCH oder WAHR, sondern auch quantifizierbare Zwischenlösungen etwa bei der
Selektion der Zielkunden zulassen (vgl. Spies 1993).
• Evolutionäre
Analysesysteme
umfassen
sowohl
genetische
Algorithmen
als
auch
Evolutionsstrategien. Nach dem Vorbild der Natur werden hier vielseitig einsetzbare
Optimierungsstrategien
-
etwa
für
die
Ermittlung
zielkundenoptimaler
Preis-
/Leistungskombinationen oder die Realisierung zielkundenoptimaler Reichweiten im Rahmen
der Kommunikationsplanung - genutzt.
• Neuronale Analysesysteme sind besonders effiziente und generell einsetzbare Analysesysteme
(universelle Approximatoren), die heute bereits erfolgreich zur Lösung vielfältiger
Aufgabenstellungen im Zielkundenmanagements genutzt werden (z.B. Analyse, Prognose,
Simulation, Optimierung). Sie sind in der Lage, Zielkundenbedarfe in ihrer Komplexität,
Nichtlinearität und Dynamik realitätsnah abzubilden, da sie nicht den Restriktionen klassischer
multivariat-statistischer Methoden unterliegen (vgl. Wiedmann/Buckler 2001).
Die genannten Präsentations- und Analysesysteme sind im Zielkundenmanagement nicht als
Stand-Alone-Lösungen zu betrachten. Entscheidend für die Leistungsfähigkeit ist letztendlich die
Entwicklung von intelligenten Methodenverbünden. Grundlage dafür wiederum bildet die
zieladäquate Sammlung von Daten, Informationen und Wissen über Zielkunden nicht nur in
zeitpunktspezifischer, sondern auch in zeitraumbezogener Form (z.B. Zielkunden-Historie,
Zielkundenpotenzial-Projektion). Mit Hilfe eines derart analytisch fundierten, integrierten
Management-Ansatzes wird letztlich der Rahmen geschaffen, um die Potenziale einen
ertragsorientierten Zielkundenmanagement bestmöglich umzusetzen.
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4 Fazit
Das Customer Relationship Management hat vor dem Hintergrund der wachsenden Markt- und
Kundendynamik in den letzten Jahren eine zentrale Bedeutung im Marketing und Management
für mittelständische Unternehmen eingenommen, insbesondere mit Blick auf eine notwendige
Flexibilisierung der Unternehmensführung. Beim Customer Relationship Management geht es
um die Akquisition, Betreuung, Bindung, Entwicklung und ggf. Rückgewinnung von
ertragspotenzialstarken Kunden mit dem Oberziel, den Gewinn des Unternehmens durch eine
effiziente Aussteuerung der Geschäftsbeziehung nachhaltig zu optimieren.
Erfolgreiches Zielkundenmanagement zeichnet sich vor allem dadurch aus, dass alle relevanten
kundenmanagementbezogenen Prozesse im Unternehmen im Hinblick auf ihren Wertbeitrag
auf den Prüfstand gestellt und durchleuchtet werden. Gelingt es nicht, die im Rahmen von Marktund Kundenverhaltensanalysen gewonnen Informationen in echte Prozessinnovationen entlang
der
Kundenkontaktkette
(Customer
Touchpoints)
zu
übersetzen,
kann
das
Zielkundenmanagement sein Potenzial letztlich nur unzureichend entfalten. Gefordert sind daher
ganzheitliche Konzepte, die das enge „Kästchendenken“ von isolierten Maßnahmen etwa des
Beschwerdemanagements oder der Kundenzufriedenheitsforschung überwinden und alle Ansätze
aus den unterschiedlichsten Bereichen in einer konzeptionellen Gesamtschau zusammen fassen.
Das
in
diesem
Beitrag
aufgezeigte
Grundkonzept
eines
ganzheitlichen
Zielkundenmanagement für mittelständische Unternehmen kann als Bezugsrahmen für die
Diskussion und Entwicklung tragfähiger Zielkundenmanagement-Konzepte Hilfe bieten. Bei der
Gestaltung von Zielkundenmanagement-Systemen ist darauf zu achten, dass sie als Bestandteil
eines integrierten Management-Ansatzes konzipiert und umgesetzt werden. Hier bestehen die
zentralen Herausforderungen in der optimalen Gestaltung von Zielkundenmanagementprozessen,
einer gekonnten Einbindung dieser Prozesse in die übrigen Managementprozesse sowie der
Schaffung einer Informationsgrundlage durch das Data Warehousing, Merging und Mining.
Damit wird letztlich die Grundlage für einen gewinnbringenden Umgang mit neuen Chancen und
Risiken im Rahmen der flexiblen Führung mittelständischer Unternehmen geschaffen.
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