Sage HWP Sage PRIMUS SQL Edition Nachkalkulation
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Sage HWP Sage PRIMUS SQL Edition Nachkalkulation Arbeitszeitnachweis und Projektkontrolle März 2015 Impressum Die Sage Software GmbH ist eine Gesellschaft deutschen Rechts mit Hauptsitz in Frankfurt am Main. Sie ist im Handelsregister des Amtsgerichts Frankfurt am Main eingetragen unter HRB 55497. Geschäftsführer der Sage Software GmbH Peter Dewald und Álvaro Ramírez López-Terradas Anregungen oder Fragen zum Inhalt dieser Website richten Sie bitte an: [email protected]. Sage Software GmbH Marketing-Kommunikation Emil-von-Behring-Str. 8–14 60439 Frankfurt am Main Telefon: 069 50007-0 © 2015, Sage Software GmbH, Frankfurt am Main. Alle Rechte vorbehalten. Nachkalkulation – Arbeitszeitnachweis und Projektkontrolle Seite 2 Inhaltsverzeichnis Nachkalkulation – Arbeitszeitnachweis und Projektkontrolle 1.0 Arbeitszeitnachweis 1.1 Gesetzliche Grundlagen 1.2 Erfassung der Arbeitszeiten 1.2.1 Manuelle Erfassung 1.2.2 Import von Arbeitszeiten 1.3 Arbeitszeitnachweis 2.0 Projektkontrolle und Deckungsbeitrag 2.1 Begriffserklärung 2.2 Projektinformationen 2.3 Auswertung des Deckungsbeitrags 2.4 Projektkontrolle 2.4.1 Geleistete Arbeitsstunden 2.4.2 Geplante Arbeitsstunden 2.4.3 Gestellte Rechnungen und Gutschriften 2.4.4 Erhaltene Zahlungen Nachkalkulation – Arbeitszeitnachweis und Projektkontrolle 4 4 4 4 6 6 8 8 8 8 9 9 9 9 10 Seite 3 1.0 Arbeitszeitnachweis Gesetzliche Grundlagen, Erfassung der Arbeitszeiten, Arbeitszeitnachweis 1.1 Gesetzliche Grundlagen Mindestlohn nach dem Mindestlohngesetz Nach § 1 des Gesetzes zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohnes –Mindestlohngesetz (MiLoG) – hat jede Arbeitnehmerin und jeder Arbeitnehmer Anspruch auf die Zahlung eines Arbeitsentgeltes mindestens in Höhe des gesetzlichen Mindestlohnes durch den Arbeitgeber (auch in Privathaushalten). Dazu zählen auch Praktikantinnen und Praktikanten im Sinne des § 26 Berufsbildungsgesetzes (BBiG). Ab dem 1. Januar 2015 beträgt die Höhe des Mindestlohnes 8,50 Euro brutto je Zeitstunde. Zur Zahlung des Mindestlohnes sind alle Arbeitgeber mit Sitz im In- oder Ausland verpflichtet, soweit sie Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in Deutschland beschäftigen. Führung von Arbeitszeitnachweisen Arbeitgeber mit Sitz in Deutschland und Arbeitgeber mit Sitz im Ausland, die Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer in einem in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) genannten Wirtschaftsbereich oder Wirtschaftszweig oder Personen geringfügig beschäftigen, sind nach § 17 Abs. 1 Mindestlohngesetz (MiLoG) und Arbeitgeber mit Sitz in Deutschland oder im Ausland, die dem Anwendungsbereich des ArbeitnehmerEntsendegesetzes (AEntG) unterfallen, sind nach § 19 Abs. 1 AEntG verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertags aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren. Weiterführende Informationen: http://www.zoll.de/DE/Fachthemen/Arbeit/Mindestarbeitsbedingungen/Mindestlohn-Mindestlohngesetz/mindestlohn-mindestlohngesetz_node.html 1.2 Erfassung der Arbeitszeiten 1.2.1 Manuelle Erfassung Um die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer ausweisen zu können, müssen diese zuerst einmal erfasst werden. Die Erfassung der Zeiten erfolgt in Nachkalkulationsbelegen. Ob Sie die Werte nach Projekt, nach Mitarbeiter oder kalendarisch gliedern, bleibt Ihnen überlassen. Die Eingabe erfolgt in einer tabellarischen Ansicht. Die angezeigten Spalten sind wählbar, und auch die Reihenfolge der Spalten ist einstellbar. Sie können die Erfassung an die Bedürfnisse Ihres Betriebs anpassen und zum Beispiel entscheiden, ob Sie zusätzlich eine Tätigkeit oder die erledigte Leistungsposition erfassen möchten. Um die Eingabe möglichst effizient durchführen zu können, haben Sie bei den wichtigsten Spalten die Möglichkeit, den zuvor eingegebenen oder einen anderen sinnvollen Wert wie das Tagesdatum Nachkalkulation – Arbeitszeitnachweis und Projektkontrolle Seite 4 bereits automatisch vorschlagen zu lassen. Im Idealfall können Sie einfach mit der Tabtaste durch die Tabelle navigieren und müssen nur einzelne abweichende Werte korrigieren. Um die erfassten Zeiten für den Arbeitszeitnachweis nutzen zu können, sollten Sie darauf achten, dass Sie Spalten „von“, „bis“ und „Pause“ einblenden und auch füllen. Abbildung 1: Erfassung der Arbeitszeiten in Nachkalkulationsbelegen Die erfassten Arbeitszeiten stehen nun nicht nur für den Arbeitszeitnachweis zur Verfügung. Sie werden als Kosten auch den einzelnen Projekten berechnet und sind beispielsweise im Soll-Ist-Vergleich eines Projekts sofort sichtbar. Abbildung 2: Auswertung der erfassten Arbeitszeiten im Soll-Ist-Vergleich Nachkalkulation – Arbeitszeitnachweis und Projektkontrolle Seite 5 Mit dem Soll-Ist-Vergleich können Sie jederzeit den aktuellen Fortschritt in Ihren Projekten einsehen und notfalls steuernd eingreifen. 1.2.2 Import von Arbeitszeiten Alternativ zur manuellen Erfassung können Sie die Arbeitszeiten auch über eine komfortable Schnittstelle aus Excel- oder Textdateien einlesen. Liegen Ihnen die erfassten Arbeitszeiten bereits in elektronischer Form vor (zum Beispiel aus einer Zeiterfassungssoftware), so können Sie diese über die Schnittstelle bequem einlesen. Abbildung 3: Import von Arbeitszeiten aus Excel 1.3 Arbeitszeitnachweis Sobald Sie die Arbeitszeiten für Ihre Arbeitnehmer erfasst haben, können Sie jederzeit den Arbeitszeitnachweis aufrufen. Die gesetzlich geforderten Angaben Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit pro Arbeitnehmer sind im Report enthalten. Sie können sich die Arbeitszeiten für beliebige Zeiträume und für alle oder einzelne Arbeitnehmer jederzeit anzeigen lassen und ausdrucken. Somit ist eine lästige zusätzliche Archivierung von Arbeitszetteln nicht notwendig. Zur besseren Nachvollziehbarkeit enthält der Arbeitszeitnachweis zusätzlich die Angaben „Arbeitszeit“, „Pausenzeit“ und „nicht erfasste Zeiten“. Werden nicht erfasste Zeiten ausgewiesen, so deutet dies auf Lücken in der Arbeitszeiterfassung hin. Außerdem werden Fehleingaben, wie zum Beispiel tägliche Arbeitszeiten von mehr als 24 Stunden, in roter Farbe hervorgehoben. Nachkalkulation – Arbeitszeitnachweis und Projektkontrolle Seite 6 Abbildung 4: Gesetzlich vorgeschriebener Arbeitszeitnachweis Nachkalkulation – Arbeitszeitnachweis und Projektkontrolle Seite 7 2.0 Projektkontrolle und Deckungsbeitrag Erklärung der Begriffe, Auswertung des Deckungsbeitrags, Projektkontrolle 2.1 Begriffserklärung Der Deckungsbeitrag ist in der Kosten- und Leistungsrechnung die Differenz zwischen den erzielten Erlösen (Umsatz) und den variablen Kosten. Es handelt sich also um den Betrag, der zur Deckung der Gemeinkosten und des Gewinns zur Verfügung steht. Der Deckungsbeitrag pro Stunde gibt den durchschnittlich erreichten Deckungsbeitrag pro geleistete Arbeitsstunde an. Der Gewinn errechnet sich aus dem Deckungsbeitrag abzüglich der Gemeinkosten. 2.2 Projektinformationen Zur effektiven Steuerung eines Handwerksbetriebs muss es möglich sein, jederzeit die wichtigsten Kennzahlen jedes Projekts kurzfristig einsehen zu können. Das Projektkontrollblatt bietet Ihnen eine solche Übersicht. Es ist in mehrere Abschnitte gegliedert. Im oberen Bereich bekommen Sie die allgemeinen Informationen zum Projekt, Rahmenbedingungen, Status und Kunden angezeigt. Abbildung 5: Projektkontrollblatt – allgemeine Informationen zum Projekt 2.3 Auswertung des Deckungsbeitrags Im zweiten Abschnitt wird der Deckungsbeitrag für das Projekt hergeleitet. Hierbei fließen die Auftrags- und Rechnungswerte sowie die in den Nachkalkulationsbelegen erfassten Kosten sofort ein. Ein negativer Deckungsbeitrag und/oder ein negativer Gewinn werden zur leichteren Erkennbarkeit in roter Farbe hervorgehoben. Nachkalkulation – Arbeitszeitnachweis und Projektkontrolle Seite 8 Abbildung 6: Projektkontrollblatt – Berechnung des Deckungsbeitrags Der Deckungsbeitrag pro Stunde wird mit den eingestellten Sollwerten verglichen. Für den Projektverantwortlichen ist sofort erkennbar, ob die geplanten Erwartungen erfüllt werden oder ob eine Nachsteuerung des Projekts notwendig ist. 2.4 Projektkontrolle Neben der Betrachtung des Deckungsbeitrags werden jedoch noch weitere Informationen zur effektiven Kontrolle des Projektfortschritts benötigt. 2.4.1 Geleistete Arbeitsstunden Anhand der geleisteten Arbeitsstunden ist der Projektfortschritt einschätzbar. Alle Arbeitszeiten werden inklusive der Lohnart ausgewiesen. Werden zum Beispiel vermehrt Überstunden zur Erreichung der Projektziele geleistet, so ist dies auf einen Blick erkennbar. Abbildung 7: Projektkontrollblatt – geleistete Arbeitsstunden 2.4.2 Geplante Arbeitsstunden Ebenso wichtig zur Einschätzung des Projektfortschritts sind die noch geplanten Arbeitsstunden. Diese Informationen werden direkt aus dem Planungskalender ausgelesen. Abbildung 8: Projektkontrollblatt – geplante Arbeitsstunden 2.4.3 Gestellte Rechnungen und Gutschriften Die Vorleistung im Blick zu behalten ist wichtig, um das Risiko für den eigenen Betrieb zu minimieren. Nachkalkulation – Arbeitszeitnachweis und Projektkontrolle Seite 9 Sind für alle durchgeführten Leistungen auch Rechnungen gestellt? Eine frühzeitige Rechnungsstellung führt auch zu einem frühen Kapitalrückfluss. Abbildung 9: Projektkontrollblatt – Rechnungen und Gutschriften 2.4.4 Erhaltene Zahlungen Wie ist die Zahlungsmoral des Kunden? Werden die gestellten Rechnungen umgehend beglichen? Abbildung 10: Projektkontrollblatt – erhaltene Zahlungen Nachkalkulation – Arbeitszeitnachweis und Projektkontrolle Seite 10
