Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung

Kennzahlen
von Verwaltungsleistungen
im Kontext von
Organisations- und Produktentwicklung
Friedrich Stratmann
1. Grundlagen - Evaluierung
2. Kennzahlenorientierte Evaluierung
3. Kennzahlenorientierte Evaluierung
von Verwaltungsbereichen
4. Prozessorientierte Evaluierung
Einstellungs-, Berufungsverfahren
5. Kennzahlenorientierte Evaluierung
Beispiel: Studierendenverwaltung
Kennzahlen von Verwaltungsleistungen
22.8.2006
2
Problemstellungen – Anlässe
Die Leistung der Verwaltung soll evaluiert werden
– quantitativ und/oder qualitativ  Legitimationsdruck: „Was macht eigentlich die Verwaltung??
Müssen die nicht auch einsparen?
 Problemdruck: Neue Aufgaben mit vorhandenen Strukturen;
Einsatz neuer IT; Mitarbeiter der Verwaltung sind unzufrieden
 Effizienzdruck: „Produkte“ der Verwaltung sind im Vergleich
mit anderen Hochschulen zu „teuer“
 Effektivitätsdruck: Hochschullehrer beschweren sich über die
Qualität; lange Warteschlangen vor dem Studierendensekretariat;
Ziele im Entwicklungsplan wurden nicht erreicht
Kennzahlen von Verwaltungsleistungen
22.8.2006
3
Unterschiedliche Erwartungen
und Sichtweisen
Kennzahlen von Verwaltungsleistungen
22.8.2006
4
Verfahren der Evaluierung mittels Kennzahlen
Kennzahlenorientiert /
quantitativ:
Prozessorientiert /
qualitativ
 Vergleich von Kennzahlen
(Input / Output)
 Vergleich von Prozessen
 Aufwandsschätzung
Leistungsparameter
 Interpretation der
Ergebnisse
 Folgerungen: Wo stehe
ich? „Rote-LampeFunktion“
Kennzahlen von Verwaltungsleistungen
 Visualisierung,
Prozessbewertung
 ergänzt durch
Aufwandsschätzung und
Kennzahlenbildung
 Maßnahmen zur ProzessOptimierung ableiten
22.8.2006
5
1. Grundlagen - Evaluierung
2. Kennzahlenorientierte Evaluierung
3. Kennzahlenorientierte Evaluierung
Beispiel: Personalverwaltung
4. Prozessorientierte Evaluierung
Einstellungs-, Berufungsverfahren
5. Kennzahlenorientierte Evaluierung
Beispiel: Studierendenverwaltung
Kennzahlen von Verwaltungsleistungen
22.8.2006
6
Verfahren der Evaluierung
1. Klärung von Grundsatzfragen
Festlegen von Zielen und Objekten
6. Evaluierung der
Maßnahmen
5. Planung
von Maßnahmen
2. Auswahl von Aufgaben,
Prozessen und Kriterien
3. Erhebung und
Aufbereitung der Daten/
Informationen
4. Bewertung der Daten/Ergebnisse
Vergleichsmaßstab; Beteiligte (intern, extern)
Kennzahlen von Verwaltungsleistungen
22.8.2006
7
Quantitative kennzahlenorientierte
Evaluierung
 Input:
Personalaufwand in Vollzeitäquivalenten (VZÄ) oder
Personalkosten oder
Produkterstellungskosten (Gesamt)
 Output:
Leistungen (Basiszahlen)
 Kennzahlen für Effizienz (Produktivität)
Effizienz: Personalaufwand zu Leistungen (Basiszahl) für
das Produkt bzw. den Produktbereich
Kennzahlen von Verwaltungsleistungen
22.8.2006
8
Prozessmodell Hochschule
Input
Ressourcen
Output
Leistungen
Organisation
Personal
Finanzen
Technologie
Infrastruktur
Qualifikation
Outcome
Wirkungen
Kennzahlen von Verwaltungsleistungen
Projektanzahl
Einstellungen
Buchungen
Prüfungen
Zulassungen
Arbeitsprozess
Arbeitsorganisation
Organisationsstruktur
Organisationskultur
Mikropolitik
„erfolgreiche“ Absolventen
Nobelpreise
Rankingplatz Nr. 1
Kundenorientierung
Rechtmäßigkeit
22.8.2006
9
1. Grundlagen - Evaluierung
2. Kennzahlenorientierte Evaluierung
3. Kennzahlenorientierte Evaluierung
von Verwaltungsbereichen
4. Prozessorientierte Evaluierung
Einstellungs-, Berufungsverfahren
5. Kennzahlenorientierte Evaluierung
Beispiel: Studierendenverwaltung
Kennzahlen von Verwaltungsleistungen
22.8.2006
10
Identifikation und Abgrenzung
der Verwaltungsbereiche










Studierendenverwaltung
Akademisches Auslandsamt
Prüfungsverwaltung
Personalverwaltung
Haushalts-(Finanz-)verwaltung
Bau- und Gebäudemanagement
Forschungsverwaltung
IT-Management der Verwaltung
Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
Sonstige Hochschulverwaltung
Kennzahlen von Verwaltungsleistungen
22.8.2006
11
Kennzahlenorientiertes Benchmarking:
Ergebnis: Verwaltungs-Portfolio (Beispiel)
Organisationsstruktur
Aufgabenfelder (nach HIS)
Haushalt
Abt.
Haushalt
Abt.
Personal
Abt.
Abt.
StudieBau / GM
rende
AAA
Rechtsstelle
Büro
des
Rektors
Pressestelle
Tech.Trans.
11,20
Forschung
1,40
Personal
1,00
IT
0,50
0,20
11,70 10,1%
3,10 2,7%
1,50
7,00
SUMME
0,20
8,20 7,1%
Studierende
7,70
0,40
8,10 7,0%
Prüfung
8,80
0,80
9,60 8,3%
Akademisches Auslandsamt
3,75 3,2%
3,75
Bau- und Gebäudemanagement
1,00
Übrige Verwaltungsbereiche
2,90
davon Hochschulplanung und Statistik
1,50
davon Controlling und Recht
0,40
davon Akademische Angelegenheiten
1,00
53,40
0,00
0,20
0,00
0,00
2,00
0,20
7,85
1,30
0,50
0,50
54,90 47,3%
2,00
16,75 14,4%
0,20
2,40 2,1%
2,00
2,40 2,1%
0,65
davon Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
1,65 1,4%
1,30
0,30
davon IT (ohne Verwaltungs-DV)
1,60 1,4%
2,00
davon Rektoratsverwaltung
SUMME
0,50
6,70
17,50
7,00
16,90
53,40
3,75
2,00
15,1%
6,0%
14,6%
46,0%
3,2%
1,7%
Kennzahlen von Verwaltungsleistungen
2,00 1,7%
6,70 5,8%
7,85
1,30
2,00
4,40
6,8%
1,1%
1,7%
3,8%
22.8.2006
116,10
12
Identifikation von Aufgaben und Produkten
in einem Verwaltungsbereich
Produktübergreifende
Aufgaben
Personalsachbearbeitung
Personalwirtschaft
Leitung
Einstellungen
Verlängerungen
Stellenplan,
Stellenrahmen,
Mittelplanung,
Stellenbewertung,
Stellenfreigabe
Sekretariat
arbeitszeit- und
vergütungswirksame
Änderungen
arbeitsvertragswirksame
Änderungen
Abrechnungsverfahren
Bezügestelle
0
DV (Administration/
Pflege des
Dokumentenmanagements
Statistik
familienstandsbezogene
Leistungen
Beendigung von
Arbeits- und
Dienstverhältnissen
studentische
Hilfskräfte
Sonstige
Aufgaben der
Personalverwaltung
Dienstreisen,
Umzugskosten,
Trennungsgeld
Widerspruchs- und
Prozessmanagement
Personalentwicklung
Sonstige
Personalsachbearbeitung
Kennzahlen von Verwaltungsleistungen
22.8.2006
13
Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung
Aufwandsschätzung - Leistungsparameter
 Input – Ressourcen des VB „Personal“
Jahresschätzungen des Personalaufwands in VZÄ
für die Produktbereiche
Produktübergreifende Aufgaben, Personalentwicklung,
Personalwirtschaft, Personalsachbearbeitung,
familienstandsbezogene Leistungen, Abrechnungsverfahren,
Sonstige Aufgaben
 Output – Leistungsparameter (Basiszahlen)





Einstellungen/Verlängerungen, Beendigungen
Bearbeitungsfälle stud. Hilfskräfte
Abrechnungsfälle (falls Bezügestelle)
Dienstreisen
Personalakten
Kennzahlen von Verwaltungsleistungen
22.8.2006
14
Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung
Aufwandschätzung im Vergleich
.
HS 1
Gesamt
HS2
in %
Gesamt
in %
Produktübergreifende Aufgaben
4,50
13,0
6,03
15,0
PB Personalentwicklung
2,00
5,8
0,80
2,0
PB Personalwirtschaft
2,00
5,8
1,27
3,2
19,80
57,4
11,42
28,5
2,50
7,2
6,54
16,3
2,10
5,2
26,06
65,0
12,94
32,3
PB Personalsachbearbeitung
Sonstige Standardaufgaben in der PV
davon für Dienstreiseabwicklung
SUMME Personalverwaltung-1
1,00
30,80
89,3
PB Bezügestelle/familienstandsbez. Lei.
Ortsspezifische Sonderaufgaben der PV
SUMME Personalverwaltung-2
Kennzahlen von Verwaltungsleistungen
3,70
10,7
1,10
2,7
34,50
100,0
40,10
100,0
22.8.2006
15
Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung
Aufwandschätzung (Sachbearbeitung) im Vergleich
.
HS1
Gesamt
HS2
in %
Gesamt
in %
Einstellungen
4,00
20,2
2,80
24,5
Arbeitszeit- u. vergütungswirksame Änderungen
2,63
13,3
1,85
16,2
Arbeitsvertragsrelevante Änderungen
3,37
17,0
1,21
10,6
Beendigung von Arbeits- u.Dienstverhältnissen
1,25
6,3
0,42
3,7
11,25
56,8
6,28
55,0
Angelegenheiten stud. Hilfskräfte
2,00
10,1
1,04
9,1
Sonstige Personalsachbearbeitung
6,55
33,1
4,10
35,9
19,80
100,0
11,42
100,0
SUMME Personalsachbearbeitung-1
SUMME Personalsachbearbeitung-2
Kennzahlen von Verwaltungsleistungen
22.8.2006
16
Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung
Leistungsparameter im Vergleich
Basisjahr: 2003
Einstellungen, wiss. + nicht-wiss. Personal
HS1
HS2
1.088
2.760
669
620
Einstellungen, studentische Hilfskräfte
2.078
3.130
Beschäftigte (Stand:31.12.2003)
3.454
3.471
Studentische Hilfskräfte (Stand: 31.12.2003)
1.808
1.070
Dienstreisen
2.380
6.836
Beendigungen, wiss. + nicht-wiss. Personal
Kennzahlen von Verwaltungsleistungen
22.8.2006
17
Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung
Kennzahlen im Vergleich
Basisjahr: 2003
HS1
(1) VZÄ Produktübergreifend zu VZÄ Personalverwaltung
HS2
0,130
0,150
(2) Beschäftigte zu VZÄ Personalverwaltung-1
110
133
(4) Beschäftigte zu Personalsachbearbeitung-1
307
553
(5) Stud. Hilfskräfte zu VZÄ für Bearbeitung stud. Hilfskräfte
904
1.029
(6) Einstellg. + Verlängerg. - Personal (Anzahl) zu VZÄ Einstellungen
272
986
(7) Beendigungen-Personal (Anzahl) zu VZÄ Beendigungen
535
1.476
(8) Einstellg. + Verlängerg - Hilfskräfte (Anzahl) zu VZÄ für
Bearbeitung Hilfskräfte
1.039
3.010
(9) Dienstreisen (Anzahl) zu VZÄ Dienstreiseabwicklung (zentral)
2.380
3.255
31
80
(10) Einstellungen Personal (Fälle) je 100 Beschäftigte
Kennzahlen von Verwaltungsleistungen
22.8.2006
18
Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung
Ergebnisse
 Strukturelle Unterschiede in der Wahrnehmung von
Aufgaben
„Sonstige Aufgaben“
 „Verschätzungen“ beim Aufwand in kleinen
Einrichtungen haben große Auswirkungen
 Spannweite der Kennzahlen ist bei den Produkten
„Einstellungen“ u. „Beendigungen“ erheblich!
 Anteil der Personalsachbearbeitung an
Personalverwaltung sehr unterschiedlich
 „Normen“ des Rechnungshofs werden nicht erreicht
Kennzahlen von Verwaltungsleistungen
22.8.2006
19
1. Grundlagen - Evaluierung
2. Kennzahlenorientierte Evaluierung
3. Kennzahlenorientierte Evaluierung
der Verwaltungsbereiche
4. Prozessorientierte Evaluierung
Einstellungs-, Berufungsverfahren
5. Kennzahlenorientierte Evaluierung
Beispiel: Studierendenverwaltung
Kennzahlen von Verwaltungsleistungen
22.8.2006
20
1. Grundlagen - Evaluierung
2. Kennzahlenorientierte Evaluierung
allgemein + Personalverwaltung
3. Prozessorientierte Evaluierung
Einstellungs-, Berufungsverfahren
4. Kennzahlenorientierte Evaluierung
Beispiel: Forschungsverwaltung
5. Kennzahlenorientierte Evaluierung
Beispiel: Studierendenverwaltung
Kennzahlen von Verwaltungsleistungen
22.8.2006
21
Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung
Standardprozess Einstellungsverfahren
Einstellung eines/einer wiss. Mitarbeiters/in
 Standardprozess in jeder Hochschule
 Art der Kombination von Routine und Einzelfallbearbeitung
 Stand der Automatisierung
 Stand der Dezentralisierung
 Umgang mit Beteiligungsrechten (Personalrat,
Gleichstellungsbeauftragte, Schwerbehindertenbeauftragte(r)
 Rahmenbedingungen (rechtliche und politische Vorgaben)
 Ressourcenaufwändiger Prozess
Kennzahlen von Verwaltungsleistungen
22.8.2006
22
Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung
Einstellungsverfahren: Visualisierung
Kennzahlen von Verwaltungsleistungen
22.8.2006
23
Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung
Einstellungsverfahren: Strukturierung des Prozesses
Teilprozesse
Vorabberatung
Antragsprüfung und
Stellenreservierung
Bewerbungsverfahren
Einstellungsantragsprüfung
Arbeitsplatzbewertung
Mitbestimmungsverfahren
Einstellungsverfahren
Abschlussarbeiten
U1
U2
unverbindliche Beratung zu gewünschgten
Einstellungen der dezentralen Einrichtungen
Vorabberatung zu Stellenanfragen
Stellenfreigabe erforderlich
keine Antragsprüfung und Stellenfreigabe
(dezentrale Verantwortlichkeiten)
dezentrale Aufgabenwahrnehmung
Untersützung bei der Bewerberauswahl durch
PersAbt. (Stellenausschreibung)
Einstellungsantrag ausfüllen (dezentral)
Prüfung (Vollständigkeit der Unterlagen,
Auswahlverfahren, bevorz. Personenkreis,
arbeitsrechtl. Grundlagen, Drittmittelfinanzierung)
Stellenfreigabevermerk einholen
Einstellungsantrag ausfüllen (dezentral)
Prüfung (Vollständigkeit der Unterlagen,
Finanzierbarkeit [Stelle, Mittel, Drittmittel])
Einstellungsvoraussetzungen gegeben
Tätigkeitsbeschreibung prüfen
Eingruppierung festlegen
Eingruppierung festlegen
Beteiligungsverfahren mit PR durchführen
kein Mitbestimmungsverfahren
Einstellungsunterlagen mit DV erstellen
Vollständigkeit der Unterlagen prüfen
Neuen Beschäftigten informieren
Personalakte anlegen
Gelöbnis und
förmliche Verpflichtung zentral durchführen
Bezügeanweisung veranlassen
Personalakte anlegen
Daten eingeben
Arbeitsvertrag erstellen
Einstellungsschreiben erstellen
Unterlagen in Unterschriftengang
Vertrag unterschreiben lassen
Gelöbnis und förmliche Verpflichtung dezentral
durchführen
Personalakte auf Vollst. prüfen
Bezügeanweisung veranlassen
Dienstantritt der PersAbt. anzeigen
Personalakte vervollständigen und ablegen
Dienstantritt der PersAbt. anzeigen
Personalakte vervollständigen und ablegen
Kennzahlen von Verwaltungsleistungen
22.8.2006
24
Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung
Einstellungsverfahren: Ressourceneinsatz
Einstellung eines
wiss. Mitarbeiters
Teilprozesse
HS 1
HS 2
in VZÄ
in %
Kennzahl
Aufwand/
Einstell+Verläng.
in VZÄ
in %
Kennzahl
Aufwand/
Einstell+Verläng.
2
3
4
5
6
7
Vorabberatung
0,50
14,3
0,050
0,30
15,0
0,038
Antragsprüfung
Stellenreservierung
0,20
5,7
0,020
Einstellungantragsprüfung
0,70
20,0
0,070
0,20
10,0
0,025
Arbeitsplatzbewertung
0,05
1,4
0,005
0,05
2,5
0,006
Mitbestimmungsverfahren
0,90
25,7
0,090
Einstellungs-,
Verlängerungsverfahren
1,00
28,6
0,100
1,20
60,0
0,150
Abschlussarbeiten
0,15
4,3
0,015
0,25
12,5
0,031
3,50
100,0
0,350
2,00
100,0
0,250
1
Bewerbungsverfahren
SUMME
Kennzahlen von Verwaltungsleistungen
22.8.2006
25
Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung
Einstellungsverfahren: Prozessbewertung
BewertungsKriterien
Ausprägungen im Prozess "Einstellungt eines/einer
wiss. Mitarbeiters/in
Rahmenbedingungen
BAT, HRG, LandesHSchG, TzBfG, SGB IX, Haushaltsgesetz mit
Durchführungsbestimmungen, LandesPVG, LandesgleichstellungsG, Ausländerrecht,
Vorschriften zur PA-Führung, Beschlüsse der Hochschulleitung
Prozesscharakteristika
Komplexe, teilweise routinemäßige Einzelfallbearbeitung mit Kundenkontakt,
Feuerwehrarbeiten., Handeln auf Eigeninitiative
Schnittstellen
Bewerber, Lehrstuhl, Dekan, (Fachbereich, Institut) Personalabteilung, Personalrat,
Gleichstellungsbeauftragte, Schwerbehindertenbeauftragte(r), Bezügestelle,
Ausländerbehörde, Arbeitsagentur
Arbeits-(Hilfs)mittel
Internet, Software (z.B. SAP-HR, HISSVA , MS-Office, etc.), Telefon, Mail, Formulare,
Checklisten/Kompendium
Qualifikation der
Beschäftigten
gehobener und mittlerer Dienst (Angestellte, Beamte)
"Weiche Faktoren"
Zusammenarbeit mit/durch Personalvertretung, hohe Belastung durch Arbeitsspitzen
(z.B. Semester-, Quartalsbeginn); ständig sich wandelnde Anforderungen durch
umfangreiche Rechtsänderungen; "Eigenheiten" der verschiedenen
Lehrstuhlinhaber/Dekane, DV-Abhängigkeit bei ausgewiesenem
Dokumentenmanagement
Kennzahlen von Verwaltungsleistungen
22.8.2006
26
Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung
Einstellungsverfahren: Ergebnisse
 Struktur und Ausstattung sind abhängig von der
Zielsetzung der Hochschule, einheitliche Standards
(„Arbeits- und Tarifrecht“) zu garantieren
 Struktur und Ausstattung sind abhängig vom Grad der
Dezentralisierung (z. B. Stellenfreigabe,
Bewerbungsverfahren, Durchführung des Gelöbnisses)
 Struktur und Ausstattung sind abhängig von der
Intensität der Beteiligungsverfahren: Verfahren selbst,
Informationspflichten, (Vor)Prüfungsaufwand
 Struktur und Ausstattung sind abhängig vom
Dokumentenmanagement (Umfang, Pflege, Schulungen)
Kennzahlen von Verwaltungsleistungen
22.8.2006
27
Qualitative Evaluierung
Berufungsverfahren: Vergleichbarkeit?
 Berufungsverfahren ist Querschnittsthema (Politik,
Personal, Finanzierung) und mehrebenenorientiert
(Präsidium, Verwaltung, Fachbereiche)
 Berufungsverfahren ist nur z. T. in der „Zuständigkeit“ der
Hochschulverwaltung angesiedelt
 Berufungsverfahren umfasst Aktivitäten, bei denen die
Hochschulen im unmittelbaren Wettbewerb stehen
 Berufungsverfahren sind in Entscheidungsarenen
angesiedelt, die nur beschränkt zugänglich sind oder zu
sensibel sind, um die Ergebnisse kommunizieren zu dürfen
Kennzahlen von Verwaltungsleistungen
22.8.2006
28
Qualitative Evaluierung
Berufungsverfahren: Strukturierungstableau
Beteiligte Stellen/ Referate/ Gremien
Prozess-Schritte
Dezentral
(FB, BA)
Hochschulverwaltung
Hochschulleitung
Gremien
Senat,
HS-Rat
Sonst.
Beteiteiligte
Min
Profil-, Strukturprüfung
Widmung, Stellenfreigabe,
Funktionsbeschreibung,
Ausschreibung
Auswahlverfahren
Beschlussfassung über
Berufungsliste;
Ruferteilung
Berufungsverhandlungen
Verfahren
nach Rufannahme
Kennzahlen von Verwaltungsleistungen
22.8.2006
29
Qualitative Evaluierung
Berufungsverfahren: Aufgaben der Verwaltung
Prozess-Schritte
Operative Aufgaben im Berufungsverfahren
Profil-, Strukturprüfung
Prüfung der Antragsunterlagen aus FB/Fakultät
Widmung, Stellenfreigabe,
(Ausstattung, Funktionsbeschreibung, Ausschreibungstext);
Funktionsbeschreibung,
Ausschreibung
Auswahl verfahren
Beschlussfassung über
Berufungsliste; Ruferteilung
Berufungsverhandlung;
Rufannahme
Verfahren nach Rufannahme
Anfertigung des Vorlageschreibens an die Hochschulleitung;
Gestaltung und Realisierung der Ausschreibung
operative Begleitung des Bewerbungsverfahrens
(Bewerbungsunterlagen, Verfahrensorganisation)
operative Begleitung des Verfahrens bei Hochschulleitung
(und ggf. Senat); Prüfung und Kommentierung des
Berufungsberichts für die Hochschulleitung
Prüfung der sachlichen und baulichen Anforderungen an
die Ausstattung; Vorschlag für persönliche Bezüge;
Protokollführung (Berufungsverhandlungen, -vereinbarungen)
Erstellung des Dienstvertrags; Unterlagen an
Bezügestelle (falls notwendig)
Kennzahlen von Verwaltungsleistungen
22.8.2006
30
Qualitative Evaluierung
Berufungsverfahren: Bewertungskriterien
Berufungen im Kontext von
Struktur- und
Entwicklungsplanung
Berufungsrecht
Qualitätskontrolle beim
Workflow
Berufungsbeauftragter:
Betreuung und Information der
BewerberInnen
Ausschreibung (Anforderungen)
Verfahrenstransparenz für die
BewerberInnen
Verfahrensdauer und
Organisation
Rolle der Hochschulverwaltung
Kennzahlen von Verwaltungsleistungen
Übertragung des Berufungsrechts an
die Hochschulleitung
Bestellung eines Hochschullehrers als
Berufungsbeauftragten
Kriterien der BK ersichtlich
international ausgeschrieben
kein auf eine Person zugeschnittenes
Fachprofil
Zusammensetzung der
Berufungskommission
(u.a.. Beteiligung von
stimmberechtigten Frauen)
Beteiligung externer Experten
22.8.2006
31
Qualitative Evaluierung
Berufungsverfahren: Qualitätsmanagement
HS 1
Verfahrensregeln: hochschulinterne Regeln (Text)
Verfahrensdauer (Stellenfreigabe – Berufung): 30 Wo.
HS 2
Verfahrensregeln: Bereitstellung im Internet
Prozessverantwortlichkeit: Schnittstellenmanagement
HS 3
Verfahrensregeln: hochschulinterner Workflow
HS 4
Verfahrensregeln: webbasiert im Internet
Dokumentenmanagement: webbasiert im Internet
Verfahrensdauer (Einleitung – Berufung): 56 Wo.
Kennzahlen von Verwaltungsleistungen
22.8.2006
32
1. Grundlagen - Evaluierung
2. Kennzahlenorientierte Evaluierung
3. Kennzahlenorientierte Evaluierung
der Verwaltungsbereiche
4. Prozessorientierte Evaluierung
Einstellungs-, Berufungsverfahren
5. Kennzahlenorientierte Evaluierung
Beispiel: Studierendenverwaltung
Kennzahlen von Verwaltungsleistungen
22.8.2006
33
Qualitative Evaluierung der Studierendenverwaltung
wichtige Produkte und ihre Spezifika






Bewerbung
Zulassung
Einschreibung
Rückmeldung
Beurlaubung
Exmatrikulation
Kennzahlen von Verwaltungsleistungen
 Formen der Bewerbungen
(online/postalisch)
 Formen der Zulassung
(mit/ohne HAV, EFV)
 Formen der Einschreibung
(postalisch/persönlich)
 Aufgabenzuordnung
(Bildungsinländer/
Bildungsausländer)
22.8.2006
34
Qualitative Evaluierung der Studierendenverwaltung
Aufwandsschätzung
Produktbereiche
Produkte
Uni 1
Uni 2
Uni 3
Uni 4
VZÄ
VZÄ
VZÄ
VZÄ
Abs.
in %
Abs.
in %
Abs.
in %
Abs.
in %
Leitung
0,21
10,9
0,09
6,4
0,4
5,7
0,35
5,3
Bewerbungen
0,25
13,0
0,06
4,4
1,22
17,5
1,69
25,5
Zulassungen*)
0,18
9,3
0,36
25,1
1,59
22,7
2,29
34,5
Einschreibungen
0,32
16,6
0,28
19,6
0,88
12,5
0,94
14,2
Rückmeldung
0,20
10,3
0,25
17,7
0,30
4,3
0,28
4,1
Beurlaubung
0,16
8,3
0,09
6,8
0,30
4,3
0,08
1,2
Exmatrikulation
0,18
9,3
0,09
6,8
0,36
5,1
0,17
2,6
...
...
1,93
100,0
1,45
100,0
7,00
100,0
6,64
100,0
Beratung
Summe
Studierendenverwaltung
Kennzahlen von Verwaltungsleistungen
22.8.2006
35
Qualitative Evaluierung der Studierendenverwaltung
Aufwandsschätzung - Strukturkennzahlen
Produktbereiche
Produkte
Uni 1
Uni 2
Uni 3
Uni 4
VZÄ
VZÄ
VZÄ
VZÄ
je
je
je
je
absolu
absolu
absolu
absolu
t
t
t
t
10.000
10.000
10.000
10.000
Stud
Stud
Stud
Stud
Leitung
0,21
0,74
0,09
0,23
0,4
0,32
0,35
0,34
Bewerbungen
0,25
0,88
0,06
0,15
1,22
0,97
1,69
1,65
Zulassungen*)
0,18
0,63
0,36
0,88
1,59
1,26
2,29
2,24
Einschreibungen
0,32
1,13
0,28
0,69
0,88
0,69
0,94
0,92
Rückmeldung
0,20
0,70
0,25
0,62
0,30
0,24
0,28
0,27
Beurlaubung
0,16
0,56
0,09
0,24
0,30
0,24
0,08
0,08
Exmatrikulation
0,18
0,63
0,09
0,24
0,36
0,28
0,17
0,17
Beratung
...
...
...
...
...
1,93
6,79
1,45
3,51
7,00
5,54
6,64
6,50
Summe Stud.verwaltung
Anzahl Studierende
Kennzahlen von Verwaltungsleistungen
2.840
4.143
12.632
22.8.2006
10.230
36
Qualitative Evaluierung der Studierendenverwaltung
Leistungsparameter
WS 02/03
SS 03
Bewerbung
Anzahl der Bewerbungen - insgesamt
Anzahl der Bewerbungen von Bildungsausländern
Anzahl der Ausgaben von Bewerbungsmaterialien
(Immatrikulationsamt bzw. ausgelagerte Stelle)
Zulassung
Anzahl der Zulassungen
Anzahl der zugelassenen Bildungsausländer
Anzahl Zulassungen im Rahmen der
Nachrückverfahren (einschl. Losverfahren)
Einschreibung
Anzahl der Einschreibungen insgesamt
Anzahl der Einschreibungen von Bildungsausländern
Anzahl der Studiengang-/Fachwechsel
Rückmeldung
Anzahl der Rückmeldungen
Anzahl der Mahnungen
Kennzahlen von Verwaltungsleistungen
22.8.2006
37
Qualitative Evaluierung der Studierendenverwaltung
Fallbezogene Kennzahlen
1. Personalaufwand je Fallzahl / Basiszahl
Personalaufwand (VZÄ) je 1.000 Zulassungen
Uni 1
0,18
Uni 2
0,28
Uni 3
0,23
Uni 4
0,40
Uni 2
1,46
Uni 3
1,88
Uni 4
1,39
2. Relative Kennzahlen
Zulassungen je Einschreibung
Kennzahlen von Verwaltungsleistungen
Uni 1
2,13
22.8.2006
38
SCHLUSSFOLGERUNGEN ZU DEN VERFAHREN
 Geeignetes Verfahren für Vergleich von Ressourcenund Leistungsunterschieden
wenn keine Monetarisierung und Zahlenfixiertheit und
keine Vernachlässigung von Qualitätsparametern
 Anstöße zur Veränderung interner Arbeitsablaufs und Organisationsstrukturen
wenn kontextabhängigen Rahmenbedingungen der
Partner beim Transfer berücksichtigt werden (kein
reines Kopieren von Praxis )
 Gestaltung eines Lernprozesses für das beteiligte
Führungspersonal
wenn Lernen wollen und Lernen können bei den Beteiligten
möglich sind
Kennzahlen von Verwaltungsleistungen
22.8.2006
39
Vielen Dank für Ihre
Aufmerksamkeit
Material:
HIS-Kurzinformation Bau und Technik 5/2005
„Benchmarking von Hochschulverwaltungen“
Information:
http://www.his.de/Abt3/Analysen/Infoseite
Kennzahlen von Verwaltungsleistungen
22.8.2006
40
Beteiligung am HIS-Verfahren
Quantitatives Benchmarking

Anfordern der HIS-Erhebungsbögen

Finden von zwei – drei Partnerhochschulen

Erhebung der Daten in der Hochschule

Auswertung der Erhebungsergebnisse durch HIS

Plausibilisieren der Daten/Ursachenanalyse mit HIS

HIS-Bericht mit tabellarischer Übersicht der
Ergebnisse und Hinweise auf Auffälligkeiten

Organisation eines Erfahrungsaustausches mit den
Partnerhochschulen und HIS
Kennzahlen von Verwaltungsleistungen
22.8.2006
41
Beteiligung am HIS-Verfahren
Ablauf eines prozessorientierten Benchmarkings

Vier bis sechs Hochschulen beschließen, ein
gemeinsames Benchmarking durchzuführen

Auswahl von HIS als Moderator und Inputgeber

Festlegung des Verfahrens (u. a. Zeitablauf, Umfang,
auszuwählende Prozesse)

Benchmarkingworkshops der Arbeitsgruppe(n) mit
Prozessvisualisierung, Vergleich und Ursachenanalyse, Prozessbewertung, Maßnahmenplanung

Dokumentation der Ergebnisse durch HIS

Abschlussworkshop
Kennzahlen von Verwaltungsleistungen
22.8.2006
42